Perencanaan Formasi PNS Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

Perencanaan Formasi PNS Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi Badan Kepegawaian Negara

PERENCANAAN PNS 1. Suatu proses yang sistematis untuk memprediksi kondisi jumlah PNS, jenis keahlian dan kompetensi yang diinginkan di masa depan. 2. Menjamin tersedianya SDM dalam jumlah tertentu serta kualifikasi dan kompetensinya. 3. The right people in the right jobs at the right time.

ASPEK PERENCANAAN PNS • Persediaan SDM saat ini • Peramalan permintaan dan suplay SDM • Rencana untuk menambah jumlah SDM

KONSEP PERENCANAAN PNS • Memprediksi secara sistematis tuntutan kebutuhan dan persediaan PNS di masa depan. • Merencanakan pengembangan Pegawai guna mendukung strategi organisasi melalui pengisian formasi secara proaktif. • Mengidentifikasi kebutuhan Pegawai jangka pendek dan jangka panjang.

PERSEDIAAN SDM 1. Estimasi Persediaan Internal • Audit SDM, menentukan status, kinerja PNS, sebagai dasar rotasi, promosi dan pengembangan. • Merencanaan suksesi penggantian (Succession Planning) • Peta jabatan, penggantian PNS dibuat dengan penempatan berisi nama dan jabatan incumbent dan nama pengganti potensial ditulis di bawah nama incumbent 2. Estimasi Persediaan Eksternal • Kebutuhan eksternal • Analisis pasar tenaga kerja • Perilaku masyarakat atau sikap masyarakat terhadap organisasi • Kependudukan persediaan tenaga kerja yang tersedia dalam berbagai katagori umum • Fluktuasi angkatan kerja dari tahun ke tahun

UKURAN FOKUS DALAM PERENCANAAN PNS SEMPIT • Rekrutmen • Seleksi MENENGAH • Rekrutmen • Seleksi • Pelatihan & Pengembangan LUAS • Rekrutmen • Seleksi • Pelatihan & Pengembangan • Remunerasi • Penilaian Kinerja • Perencanaan Karier • Sistem Informasi SDM

FORMASI • Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. • Tujuan ditetapkannya formasi adalah agar satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu/kualitas pegawai yang memadai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.

DASAR HUKUM FORMASI q q q Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, Pasal 15 Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 Keputusan Kepala Bkn Nomor 26 Tahun 2004 Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2005 Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2007

PENYUSUNAN FORMASI v KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JABATAN ANALIS KEBUTUHAN PEGAWAI ANALISIS JABATAN PETA JABATAN PENYUSUNAN FORMASI KEBIJAKAN PEMERINTAH v KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT SYARAT JABATAN DAN KOMPETENSI v SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA v KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN

PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI q Jumlah Pegawai Sesuai Dengan Beban Kerja q Formasi Tersedia Karena Adanya Posisi Jabatan Yang Lowong q Beban Kerja Tidak Berubah, Komposisi Jumlah Pegawai Tidak Berubah q Kebutuhan Pegawai Dinyatakan Dalam Jabatan Syarat Jabatan, dan Kompetensi q Penyusunan Formasi disertai Dengan Peta Jabatan yang Menggambarkan Jumlah, Kualifikasi, dan Kompetensi

1. Jenis pekerjaan, yaitu macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya. 2. Sifat pekerjaan, yaitu pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. 3. Beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang PNS dalam jangka waktu tertentu, yaitu frekuensi rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

4. Prinsip pelaksanaan pekerjaan, yaitu pekerjaan yang dilakukan oleh satuan organisasi itu, maka harus diangkat pegawai untuk melaksanakan tugas tersebut. 5. Peralatan yang tersedia, yaitu sarana yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Faktor lain yang harus diperhitungkan dalam penyusunan Formasi PNS adalah kemampuan keuangan negara/daerah.

PETA JABATAN Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

PETA JABATAN Struktur Organisasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan Beban Kerja Kekuatan Pegawai Rekapitulasi Kekuatan Pegawai IV/d = - III/d = 2 Beban Kerja II/d = - IV/c = 1 III/c = 6 II/c = 2 I/c = - IV/b = 1 III/b = 2 II/b = 1 I/b = - Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi IV/a = 1 III/a = 3 II/a = - Ida Ayu Rai Sri Dewi, SH. M. Si 19 Orang Terdiri Dari Es. II = 1 Es. III = 3 Es. IV = 7 JFT = - JFU = 8 - Monitoring dan Evaluasi Perencanaan Pegawai. - Bimbingan Teknis Penyusunan Formasi PNS Pusat dan Daerah. Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai Badi Mulyono, S. Sos Drs. Haryomo DP, S. Pd, M. Hum Drs. Sukamto III/d - S 1 IV/a - S 2 IV/b - S 1 Kasie Peny. Perenc. Formasi Pegawai A Kasie Peny. Perenc. Formasi Pegawai B Kasie Perenc. Pengemb. Pegawai A Susilowati, SH. III/d - S 1 JABATAN 2 Kasie Perenc. Pengemb. Pegawai B Marleny Manatar, SE, M. Si Hariyani, S. Sos III/c - S 2 III/c - S 1 III/c - S 2 JABATAN Operator Komputer Adi Suharto Muniroh, S. Sos Antonius Suyono, S. Sos III/b - SLTA III/c - S 1 JABATAN Pengolah Data Formasi JML 1 JABATAN JML Sekretaris 1 Pengad. Data Formasi 1 Caraka 1 Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu JML 1 Kasie Pelayanan Direktorat Kasie Peny. Perenc. Tunjangan Pegawai Kasie Peny. Perenc. Formasi Pegawai C Kasie Peny. Perenc. Kesejahteraan Pegawai Kasie Perenc. Pengemb. Pegawai C Janri Haposan, S. Si, M. Si Kasie Peny. Perenc. Gaji Pegawai JML Pengolah Data Formasi Nomenklatur JFU Lengkap dengan Jumlah Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai - Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Pegawai. - Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Kompensasi Pegawai. IV/c - S 2 - Renja dan Lakip Unit Organisasi Pertimbangan Teknis Kepala BKN Kepada Menpan dan RB tentang Penambahan CPNS Pusat dan Daerah. JABATAN JML Peny. Perenc. Tunj. 1 Pegawai *) Keadaan Juli 2010

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA A. Pendekatan Hasil Kerja B. Pendekatan Objek Kerja C. Pendekatan Peralatan Kerja D. Pendekatan Tugas Per Tugas Jabatan

PENDEKATAN HASIL KERJA Pendekatan Hasil Kerja adalah metoda penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

PENDEKATAN HASIL KERJA RUMUS : Σ BEBAN KERJA x 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA CONTOH : JABATAN : PENGENTRI DATA HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 200 DATA ENTRIAN x 1 ORANG = 6, 67 ORANG = 7 ORANG 30 DATA PER HARI (DIBULATKAN)

PENDEKATAN OBJEK KERJA Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. contoh : dokter melayani pasien, maka objek kerja untuk JABATAN DOKTER adalah pasien.

PENDEKATAN OBJEK KERJA Σ OBJEK KERJA RUMUS : x 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA CONTOH : JABATAN OBYEK KERJA BEBAN KERJA STANDAR KEMAMPUAN : DOKTER : PASIEN : 80 PASIEN : 25 PASIEN PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 80 PASIEN x 1 DOKTER = 3, 2 DOKTER = 3 DOKTER (dibulatkan) 25 PASIEN

PENDEKATAN PERALATAN KERJA Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. Σ PERALATAN KERJA RUMUS : x 1 ORANG RASIO PENGGUNAAN ALAT KERJA contoh : pengemudi, beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

PENDEKATAN PERALATAN KERJA CONTOH : SATUAN ALAT KERJA JABATAN YANG DIBUTUHKAN JUMLAH ALAT KERJA RASIO PENGGUNAAN ALAT KERJA : : BUS PENGEMUDI & MONTIR 20 BUS 1 PENGEMUDI 1 BUS 1 MONTIR 5 BUS PENGHITUNGANNYA ADALAH : 20 BUS PENGEMUDI = x 1 PENGEMUDI = 20 PENGEMUDI 1 BUS 20 BUS MONTIR = x 1 MONTIR = 4 MONTIR 5 BUS

Metoda ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya. contoh : pengadministrasi umum

PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN Σ WPT RUMUS : x 1 ORANG WKE/hari WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) adalah waktu yang digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut. WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE) adalah jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari

PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN Penghitungan Jam Kerja Efektif KEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN 1972 JO KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 • Jumlah Jam Kerja/Minggu = 37, 5 Jam • Hari Kerja Dalam Seminggu = 5 Hari • Jumlah Jam Kerja/Hari = 37, 5 : 5 = 7, 5 Jam/Hari • Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo = 30 % • Jumlah Jam Kerja/Hari • Waktu Boros = 30 % x 7, 5 • Jumlah Jam Effektif/Hari = 7, 50 Jam = 2, 25 Jam (-) = 5, 25 Jam = + 5 Jam

Contoh : Jabatan Pengadminstrasi Umum Mempunyai Uraian Tugas Sebagai Berikut : No Uraian Tugas Beban Tugas SKR WPT 1 Mengetik Surat 70 lbr/hri 12 mnt/lbr 840 menit 2 Mengagenda Surat 24 srt/hr 6 mnt/srt 144 menit 3 Mengarsip Surat 24 srt/hr 5 mnt/srt 120 menit 4 Melayani Tamu 4 tamu/hr 6 mnt/tamu 24 menit 5 Menyusun Laporan 1 lap/hr 30 mnt/lap 30 menit 6 dll. n menit Σ WPT 1. 158 menit + n menit

PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah: Σ WPT 1. 158 menit x 1 Orang = x 1 Orang WKE/hari 300 menit = 3, 86 Orang = 4 Orang (dibulatkan)

DASAR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JENIS JABATAN Jumlah Kebutuhan Norma Waktu x Beban Kerja = Pegawai Per Jabatan Jam Kerja Efektif Norma Waktu adalah jumlah waktu yang wajar dan benar yang digunakan untuk menyelesaikan satuan produk/hasil kerja dalam satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan. • Beban Kerja adalah frekuensi dan volume rata-rata masing jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi dalam jangka waktu tertentu. •

PENUTUP q Perencanaan formasi PNS hendaknya terintegrasi dengan rencana strategis organisasi. q Penyusunan formasi PNS dilakukan secara sistematis, logis, dan didasarkan pada kebutuhan akan keahlian dan kompetensi. q Penyusunan formasi PNS terlebih dahulu perlu dilakukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan pegawai.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PROFIL PEGAWAI NEGERI SIPIL FORMULIR 1 : PENYUSUNAN FORMASI TAHUN 2010 FORMULIR 2 : PENGOLAHAN FORMASI TAHUN ANGGARAN 2011 FORMULIR 3 : DAFTAR JUMLAH PEGAWAI YANG BERHENTI, PENSIUN, DAN MENINGGAL DUNIA TAHUN ANGGARAN 2010 FORMULIR 4 : REKAPITULASI JUMLAH PEGAWAI PER SATUAN UNIT KERJA FORMULIR 5 : USUL TAMBAHAN PEGAWAI BARU MENURUT JABATAN TAHUN ANGGARAN 2011 FORMULIR 6 : SUSUNAN JABATAN STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN RUANG IV/a KE ATAS FORMULIR DAFTAR KEBUTUHAN PEGAWAI LOCAL STAFF TA. 2011 FORMULIR DAFTAR KEBUTUHAN PEGAWAI NEGERI SIPIL TA. 2011

CONTOH PENYUSUNAN BEZETTING

Contact Person : Dit. Renpegfor Telp/Fax : 021 -8001780

T I R E A M A K H I S