SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN Yana R Sopian Direktorat TIK

SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN Yana R. Sopian Direktorat TIK - UPI Email : yana@upi. edu April 2011

Apa itu Sharepoint ? sebuah platform Sistem Pengelolaan Dokumen (Versioning, Metadata dan Workflow) berbasis web yang diciptakan oleh Microsoft Corporation 2

Apa yang dapat dilakukan dengan Sharepoint ? 1. Intranet Portal untuk organisasi dan setiap department di dalamanya 2. Internet Site yang bersifat publik 3. Document Management system yang sesuai dengan ISO 9000 4. Personal Site untuk setiap anggota dari sebuah site 5. Record Management System 3

Sistem Pengelolaan Dokumen UPI http: //sipedo. int-upi. edu/upi

Login dengan menggunakan Akun internet dengan format acs-upiakun_internet dan masukan passwordnya Catatan : Tidak semua orang yang mempunyai akun internet bisa menggunakan fasilitas sistem pengelolaan dokumen ini, hanya user tertentu saja yang sudah di set dan dikelompokan kedalam beberapa group (menggunakan metoda Access Control List) sesuai dengan peruntukanya

Tampilan Setelah Login Setelah login berhasil, maka akan muncul nama pengguna di bagian kanan atas dan menu di bagian kiri 10/2/2020 6

Agenda Kegiatan Agenda kegiatan adalah fasilitas untuk mencatat kalender kegiatan sehingga setiap user bisa melihat agenda apa saja yang akan terjadi, dengan demikian manajemen jadwal menjadi lebih terkontrol dan bentroknya acara (misalnya rapat) minimal bisa dihindari. 10/2/2020 7

Menambahkan Agenda Kegiatan klik menu agenda kegiatan pada daftar menu di sebelah kiri, kemudian akan muncul tampilan seperti gambar di bawah. Selanjutnya klik panah New dan klik New Item

Menambahkan Agenda Kegiatan Isilah nama kegiatan, tempat kegiatan, deskripsi kegiatan dan tanggal mulai sampai tanggal selesai kegiatan sehingga informasi yang akan disampaikan lengkap

Melihat Agenda Kegiatan Untuk melihat detail agenda kegiatan, klik judul agenda kegiatan pada list agenda kegiatan, sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini

Surat Masuk Surat masuk adalah suatu fasilitas untuk melakukan pencatatan surat-surat yang masuk ke Universitas melalui Sekretariat Universitas (SU) Fasilitas ini dilengkapi dengan workflow sederhana sehingga ketika staff SU melakukan input surat yang masuk, maka secara otomatis surat masuk tersebut akan disalin ke folder surat masuk berdasarkan tujuan untuk kemudian ditindaklanjuti oleh bagian yang bersangkutan

Mengisi Surat Masuk Klik link surat masuk yang ada disebelah kiri, klik New kemudian klik menu , klik menu New Item Isilah form dengan lengkap (tanda * merah menandakan form harus diisi), kemudian jangan lupa pilih tujuan surat dengan melakukan ceklis. Jika sudah diisi, klik tombol OK

Edit Surat Masuk klik terlebih dahulu surat yang akan diedit, atau arahkan cursor mouse pada bagian hal surat sampai muncul tanda panah, kemudian klik Edit sehingga muncul tampilan form seperti gambar di samping

Workflow adalah alur kerja yang sudah didefinisikan dalam sistem pengelolaan dokumen Universitas Pendidikan Indonseia. Dengan menggunakan workflow, maka proses otomasi dapat dikerjakan sendiri oleh sistem. Sebagai contoh workflow yang sudah dibuat, Jika pada surat masuk Sektretariat Universitas dilakukan entry data baru, maka workflow akan menyalin surat ke folder sesuai dengan tujuan surat, misalnya rektor.

Workflow klik panah pada bagian Hal dari list surat seperti pada gambar di samping, kemudian pilih workflow

Workflow

Update Status dan Keterangan Surat klik panah pada bagian Hal, kemudian pilih Edit Item Kemudian muncul form isian edit surat. Lihat di bagian bawah, ada Status dan Keterangan yang harus diisi oleh Staff Rektor.

Update Status dan Keterangan Surat Pilis status yang dimaksud dengan mengklik Radio Button, dan beri keterangan seperti pada gambar, lalu Klik OK

Sharing Dokumen adalah fasilitas untuk menyimpan file atau folder sehingga bisa diakses oleh user yang mempunyai hak akses ke dalam sistem (Hak akses ini bisa diatur kemudian disesuaikan dengan keperluan)

Sharing Dokumen Untuk mulai menyimpan file, Klik Link Dokumen Bagi Pakai, kemudian klik menu Upload selanjutnya pilih file yang akan diupload, kemudian klik OK

Sharing Dokumen File dokumen yang sudah tersimpan di server bisa langsung diedit tanpa harus di download ke komputer lokal terlebih dahulu, caranya dengan klik panah dan pilih menu Edit in Microsoft Office Word

Terima Kasih !!! 10/2/2020 22