PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL 2 FORMASI Dasar

PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL

2 FORMASI Dasar Hukum 1. Undang-undang : Nomor 43 Tahun 1999. 2. PP Nomor 97 Tahun 2000 Jo PP Nomor 54 Tahun 2003 4. Keputusan Prsiden Nomor 42 Tahun 2002 Jo Keppres Nomor 72 Tahun 2004 5. Keputusan Menpan Nomor 75 tahun 2004 6. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004

UU NO. 43 TAHUN 1999 1) Kelancaran tugas pemerintahan dan pembangunan nasional sangat tergantung pada kesempurnaan aparatur negara khususnya PNS. 2) Jumlah PNS yang diperlukan ditetapkan berdasarkan beban kerja suatu orgaisasi.

4 TENTANG FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL FORMASI adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. FORMASI ditetapkan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan.

5 PETA JABATAN adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi. PENYEDIAAN PEGAWAI adalah upaya suatu satuan organisasi negara untuk mencari dan mengembangkan pegawai sesuai dengan standar, kualifikasi dan kompetensi jabatan dalam rangka memenuhi kebutuhan suatu satuan organisasi negara.

6 MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003 Usul Dikoordinasikan Oleh Usul ditujukan Pertimbangan Perumusan kebijakan oleh Men. PAN Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men. PAN Men. Keu Men. PAN Inst. Pusat BKN • JUMLAH FORMASI PNS NAS. Prop/ Kab/ Kota KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP: Gub • PRIORITAS BKN TAP FORMASI PNS PUSAT PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD TAP FORMASI OLEH PPKD

7 PROSEDUR DAN STANDAR WAKTU PENETAPAN FORMASI PROSEDUR BATAS WAKTU 1. DEP/LEMBAGA PADA AWAL TIAP TAHUN ANGGARAN MENYUSUN DAFTAR SUSUNAN KEKUATAN PEGAWAI BAGI TIAP UNIT ORGANISASI/KANTOR/SATUAN KERJA. 2. PPK, PUSAT DAN DAERAH MENYUSUN FORMASI 3. PPK PUSAT MENGAJUKAN USUL FORMASI KEPADA MENPAN DAN BKN 4. AKHIR BULAN JANUARI PENETAPAN AKHIR BULAN FEBRUARI GUBERNUR MENGAJUKAN USUL FORMASI PROPINSI/ KAB/KOTA KEPADA MENPAN DAN KA. BKN AKHIR BULAN MARET 5. PERTIMBANGAN MENPAN 6. PERSETUJUAN PENETAPAN FORMASI PNS DAERAH OLEH MENPAN BULAN JUNI 7. PERSETUJUAN FORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN KEPADA GUBERNUR DAN GUBERNUR MENYAMPAIKAN KEPADA PPK KAB/KOTA TUJUH HARI PERSETUJUAN OLEH KEPALA BKN KEPADA AKHIR BULAN MEI SETELAH

TAHAP PENYUSUNAN FORMASI JABATAN • PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN • PERUMUSAN TINGKAT EFISIENSI JABATAN • PENYUSUNAN PETA JABATAN • PENYUSUNAN FORMASI JABATAN

9 q JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA q FORMASI TERSEDIA KARENA ADANYA POSISI JABATAN YANG LOWONG. q KEBUTUHAN PEGAWAI DINYATAKAN DALAM JABATAN DAN SYARAT JABATAN q TERSEDIA PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN q PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN HASIL ANALISIS JABATAN

10 ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI ANALISIS JABATAN PETA JABATAN v KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN PENYUSUNAN FORMASI KEBIJAKAN PEMERINTAH v SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA v KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN

11 ASPEK – ASPEK DALAM MENGHITUNG KEBUTUHAN PEGAWAI v BEBAN KERJA v STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA v WAKTU KERJA

12 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA ADA 4 PENDEKATAN : v HASIL KERJA v OBYEK KERJA v PERALATAN KERJA v TUGAS PER TUGAS JABATAN

13 1. PENDEKATAN HASIL KERJA adalah metoda penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. a. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. CONTOH : JABATAN PENGENTRI DATA

14 b. Metoda ini dpt dipergunakan juga untuk jabatan yang hasil kerjanya non fisik yg berupa abstrak. Hasil kerja abstrak : informasi, rencana program , konsultasi, servis AC

15 INFORMASI YG DIPERLUKAN v SATUAN HASIL KERJA v BEBAN KERJA v STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA

PENDEKATAN HASIL KERJA : RUMUS : Σ BEBAN KERJA X 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA CONTOH : JABATAN HASIL KERJANYA BEBAN KERJA STANDAR KEMAMPUAN : PENGENTRI DATA : DATA ENTRIAN : 200 DATA ENTRIAN : 30 DATA PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 200 DATA ENTRIAN X 1 ORANG = 6, 67 ORANG = 7 ORANG 30 DATA PER HARI (DIBULATKAN) 16

17 2. PENDEKATAN OBJEK KERJA Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. contoh : dokter melayani pasien, maka objek kerja untuk JABATAN DOKTER adalah pasien.

18 INFORMASI YG DIPERLUKAN v SATUAN OBYEK KERJA v JUMLAH OBYEK KERJA v STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA

19 PENDEKATAN OBJEK KERJA : Σ OBJEK KERJA RUMUS : X 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA CONTOH : JABATAN OBYEK KERJA BEBAN KERJA STANDAR KEMAMPUAN : DOKTER : PASIEN : 80 PASIEN : 25 PASIEN PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 80 PASIEN X 1 DOKTER = 3, 2 ORANG DOKTER = 3 ORANG 25 PASIEN (DIBULATKAN)

20 3. PENDEKATAN PERALATAN KERJA adalah metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. contoh : JABATAN PENGEMUDI pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

21 PENDEKATAN PERALATAN KERJA RUMUS : Σ PERALATAN KERJA X 1 ORANG RASIO PENGUNAAN ALAT KERJA CONTOH : SATUAN ALAT KERJA : BUS JABATAN YANG DIPERLUKAN : PENGEMUDI BUS, KERNET BUS DAN MONTIR BUS JUMLAH ALAT KERJA YANG DIOPRS: 20 BUS RASIO PENGOPRS ALAT KERJA : 1 PENGEMUDI 1 BUS : 1 KERNET 1 BUS : 1 MONTIR 5 BUS

22 PENGHITUNGANNYA ADALAH : PENGEMUDI BUS = KERNET BUS = MONTIR BUS = 20 BIS X 1 Pengemudi = 20 Pengemudi 1 BIS 20 BUS 1 BUS 20 BUS 5 BUS X 1 Kernet = 20 Kernet X 1 Montir = 4 Montir

23 4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN adalah metoda ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya contoh : JABATAN PENGADMINISTRASI UMUM.

24 PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS RUMUS : WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) adalah waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut. WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE) adalah Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari

25 INFORMASI YG DIPERLUKAN v URAIAN TUGAS/JUMLAH SETIAP TUGAS v WAKTU PENYELESAIAN TUGAS v JAM KERJA EFEKTIF

26 CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT 1 2 3 4 5(3 x 4) 10 surat/hari 5 menit/surat 50 menit 1 Mengagenda Surat 2 Mengonsep srt 5 surat/hari 30 menit/surat 150 menit 3 Mengetik Surat 5 surat/hari 20 menit/surat 100 menit 4 Melayani Tamu 4 tamu/hari 10 menit/tamu 40 menit 5 Menyusun Laporan Daftar Hadir 1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit 6 dan seterusnya n menit Σ WPT 370 menit + n JKE

27 Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah : 370 + n menit ( WPT) x 1 Orang = …………. Orang 300 menit ( WKE/hari) 370 menit ( WPT) 300 menit (WKE/hari) x 1 Orang = 1, 23 Orang

PENGHITUNGAN JAM KERJA EFEKTIF : Satu Tahun Hari Libur Sabtu, Minggu Hari Libur Nasional Cuti Dalam Satu Tahun = 104 Hari = 12 Hari Jadi Hari Kerja Efektif/Tahun = 365 Hari = 128 Hari (-) = 237 Hari KEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN 1972 JO KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 : Jumlah Jam Kerja/Minggu = 37, 5 Jam Hari Kerja Dalam Seminggu = 5 Hari/6 Hari Jumlah Jam Kerja/Hari (Unt. 5 Hari Kerja) = 37, 5 : 5 = 7, 5 JAM Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo Jumlah Jam Kerja/Hari Waktu Boros Jumlah Jam Effektif/Hari = 30 % = 7, 5 Jam = 30 % X 7, 5 = 2, 25 Jam (-) = 5, 25 Jam (5 Jam) 28

29 Jam Kerja Efektif/Hari (Pola 5 Hari Kerja) dibulatkan menjadi 5 Jam; Maka didapat Jam Kerja Efektif : - Per Hari : 1 hari x 5 jam = - Per Minggu : 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1. 500 menit - Per Bulan : 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6. 000 menit - Per Tahun : 240 hari x 5 jam = 1. 200 jam = 72. 000 menit 5 jam = 300 menit

30 DASAR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JENIS JABATAN JML KEB PEG PER JABATAN NORMA WAKTU X BEBAN KERJA = JAM KERJA EFEKTIF Norma Waktu = adalah jml waktu yg wajar & benar yang digunakan utk menyelesaikan satuan produk/hasil kerja dlm satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan Beban Kerja = adalah Frekuensi dan Volume rata-2 masing-2 jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi dlm jangka waktu tertentu

Contoh peta jabatan Kepala Biro kepegawaian Kabag Pengembangan peg. Kasubag Perencanaan 1. Penyusun rencana kebutuhan pegawai 2. Pengadm. Umum Kasubag Pengembangan Kabag MUTASI Kasubag Mutasi 1. Penyusun rencana 1. Pemroses SK pengemb. pegawai KP 2. Penyusun rencana 2. Pemroses SK diklat pegawai. pensiun Kasubag Pengadaan Kabag Kesejahteraan Kasubag Kesejahteraan 1. Pemroses SK CPNS 1. Pemroses TASPEN dan 2. Operator Komputer BAPETARUM. 2. Pemroses SK Penghaargaan dan Hukuman Disp. Kasubag Pemeliharaan Kesehatan 1. Pemroses Askes 2. Pengadm. Umum

32 Contoh peta jabatan : Jumlah Kekuatan Pegawai = 11 IV/b = 1 III/b = 4 IV/a = 1 III/d = 2 II/c = 1 III/c = 1 Ka. Bagian Kepegawaian IV/b Kasubbag Umum Kepegawian Ka. Subbag Mutasi Pegawai III/d IV/a 1. Penyusun rencana Kebutuhan pegawai, III/b 1. Penyusun rencana Mutasi pegawai, III/b Ka. Subbag Pengadaan Pegawai III/d 1. Operator Komputer, II/c 2. Penyusun rencana Pengadaan pegawai, III/b Ka. Subbag Diklat Pegawai III/c 1. Operator Komputer, III/a 2. Penyusun rencana Diklat pegawai, III/b

INFORMASI JABATAN 1. Nama Jabatan 2. Kode Jabatan 3. Unit Organisasi 9. Tanggung Jawab 10. Wewenang 11. Nama Jabatan yg ada dibawahnya 4. 5. 6. 7. 8. 12. Korelasi Jabatan 13. Kondisi Lingkungan Kerja 14 Resiko Pekerjaan 15. Syarat Jabatan 16 Prestasi Kerja Yang diharapkan 17. Butir Informasi lain Ikhtisar Jabatan Uraian Tugas Bahan Kerja Alat Kerja Hasil Kerja

KEGUNAAN INFORMASI JABATAN • • INFORMASI PEMEGANG JABATAN MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB MENGETAHUI BATAS WEWENANG MENGETAHUI HASIL KERJA DIKLAT INFORMASI SYARAT JABATAN

KEGUNAAN INFORMASI JABATAN • PETUNJUK KERJA • MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP • MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB • MENGETAHUI BATAS WEWENANG • MENGETAHUI HASIL KERJA

PEMEGANG JABATAN * Apa yang akan saya kerjakan ? • Apa tanggung jawab saya ? • Apa wewenang saya ? * Apa hasil kerja saya ?