PERENCANAAN KEPEGAWAIAN Perencanaan Kepegawaian employment planning mencakup supai

PERENCANAAN KEPEGAWAIAN • Perencanaan Kepegawaian (employment planning) mencakup supai karyawan saat ini dan dimasa depan dari berbagai kategori pekerjaan, dan membandingkan permintaan SDM dengan suplai yang ada. • Prakiraan permintaan karyawan berarti penentuan jumlah karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. • Prakiraan suplai karyawan berarti penentuan jumlah karyawan dalam kategori pekerjaan tertentu yang tersedia untuk kepegawaian. • Perencanaan kepegawaian melibatkan tiga tahap : 1. analisis permintaan SDM 2. analisis SDM yang tersedia 3. rekonsiliasi permintaan dan suplai SDM yang tersedia

Lanjutan… • Analisis Permintaan SDM Prakiraan (forecasting) adalah proses penggunaan peristiwa di masa lalu untuk membuat prediksi sistematik tentang hasil atau trend di masa depan. • Prakiraan dilakukan untuk mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas, perilaku, dan dampak tindakan organisasional. • Prakiraan SDM tidaklah harus menghasilkan estimasi akurat akan membutuhkan SDM dimasa depan agar dapat dikatakan bermanfaat. • Prakiraan menyebabkan manajer wajib memikirkan masa mendatang serta mengantisipasi berbagai peristiwa yang kemungkinan terjadi, meskipun peristiwa tersebut pada akhirnya tidak seperti yang diduga semula.

Lanjutan … • Faktor yang mempengaruhi permintaan SDM 1. Perubahan lingkungan eksternal 2. Perubahan kondisi organisasi 3. Perubahan kondisi tenaga kerja • Perubahan lingkungan eksternal sulit diprediksi oleh spesialis SDM dalam jangka pendek, bahkan kadangkala dalam jangka panjang perekonomian sangat sulit dilakukan secara akurat, tingkat aktivitas perekonomian perlu dicermati tatkala merencanakan kebutuhan SDM. Contoh : kemajuan teknologi komputer memicu penurunan jumlah tenaga pembukuan dan peningkatan jumlah pemrograman komputer.

Lanjutan … • Perubahan Kondisi Organisasi Pada saat organisasi merespon perubahan lingkungannya, keputusan dibuat untuk memodifikasi rencana strategik. Rencana strategik mengikat perusahaan kepada tujuan jangka panjang seperti tingkat pertumbuhan dan produk baru, pasar, atau jasa. Tujuan ini menentukan jumlah dan tipe karyawan yang dibutuhkan di masa depan. • Perubahan Kondisi Tenga Kerja Kebutuhan tenaga kerja perusahaan saat ini juga mempengaruhi kebutuhan akan tenaga kerja baru. Apabila teknologi perusahaan berubah, dan sekiranya lini produk baru menggantikan lini produk lama, maka sangat mungkin tenaga kerja saat ini perlu dilatih kembali, atau jikalau tidak, “darah baru” mestilah disuntikan ke dalam perusahaan dari luar guna mengisi posisi tertentu. Selain itu, kekosongan dapat terjadi di posisi kkunci (eksekutif, teknis, dan profesional) di mana tidak ada orang yang kompeten di dalam organisasi, situasi ini jelas memerlukan pengangkatan dari luar.

Lanjutan … • Faktor yang mempengaruhi pemilihan teknik prakiraan SDM. Organisasi-organisasi yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berlainan, sehingga prakiraan harus dibuat bersesuaian. • Tipe Organisasi, perusahaan manufaktur cenderung lebih kompleks daripada organisasi jasa sejauh perusahaan itu terdiri atas beberapa departemen yang berbeda dan beragam pekerjaan. • Ukuran organisasi, mempunyai imbas langsung terhadap prakiraan. Hal ini bermakna bahwa semakin banyak jumlah karyawan, kian besar jumlah pegawai khusus, dan semikin banyak pula pekerjaan. Organisasi yang lebih besar cenderung beroperasi di kawasan geografis yang lebih luas (nasional, regional dan internasional)

Lanjutan … • Penyebaran Organisasi, semakin organisasi tersebar secara geografis, semakin rentan karyawan terhadap perbedaan tekanan pasar tenaga kerja yang kompetitif. • Akurasi Informasi, ketepatan informasi yang tersedia mengarah kepada batasan praktis pada tingkat rincian yang dikembangkan. Sebagai contoh sebelum era kepedulian terhadap polusi dan kesulitan energi nuklir, pertumbuhan tenaga listrik berjalan baik selama beberapa tahun cara yang agak teratur dan terprediksi, dan perusahaan pembangkit tenaga listrik mampu membuat rencana rinci perihal SDM dan organisasi mereka. Namun sekarang ini tingkat ketidakpastian yang baru telah memasuki perencanaan masa depan mereka, sehingga terdapat kebutuhan kritis akan informasi yang andal.

Lanjutan… • Teknik prakiraan permintaan SDM. Prakiraan kebutuhan SDM meliputi dua periode waktu yang berbeda : prakiraan jangka pendek dan prakiraan jangka panjang. Dua periode ini berbeda dari segi teknik yang dipergunakan, implikasinya terhadap organisasi, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas prakiraan tersebut. • Prakiraan jangka pendek biasanya berarti memprediksi permintaan SDM untuk periode satu tahun. • Prakiraan jangka panjang normalnya mencakup jangka waktu dua sampai sepuluh tahun, dan umumny disesuaikan setiap tahun secara bergulir. Sebagai contoh, prediksi berjangka empat tahunan menjadi berjangka tiga tahunan dan sebuah prediksi empat tahunan yang baru lantas disusun. • Berbagai teknik prakiraan yang dapat dipergunakan diantara meliputi : Teknik prakiraan Anggaran Beban kerja

Lanjutan … Anggaran Bagi kebanyakan organisasi, prakiraan kepegawaian jangka pendek dilakukan melalui proses penganggaran (budgeting). Para manajer diharapkan menentukan jenis sumberdaya yang mereka butuhkan untuk periode bisnis mendatang. Kualitas prediksi jangka pendek sangat dipengaruhi oleh kemampuan manajer membuat estimasi yang akurat, meskipun prakiraan merupakan sesuatu yang bersifat pertimbangan beraneka macam teknik telah dibuat untuk memudahkan prkiraan jangka pendek.

Lanjutan… Analisa beban kerja Metode paling akurat untuk prakiraan jangka pendek adalah dengan menggunakan informasi muatan kerja, sesungguhnya berdasarkan analisis pekerjaan terhadap kerja yang perlu diselesaikan. Teknik analisis beban kerja memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan SDM.

Lanjutan… • Teknik prakiraan jangka panjang 1. Permintaan unit dan permintaan organisasional 2. Pendapat para pakar 3. Model probabilistik / stokastik 4. Analisis trend 5. Analisis Markov 6. Model prakiraan agregat • 1. Permintaan unit dan permintaan organisasional Teknik permintaan unit merupakan pendekatan bawah—atas. Penyelia memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu dan melaporkan hal itu kepada atasannya. Penyelia kemudian mengumpulkan prediksi dari setiap unit yang diawasinya dan mengkalkulasi permintaan dari unit tersebut.

Lanjutan … • Salahsatu keunggulan prakiraan permintaan unit adalah manajer unit biasanya mengetahui informasi yang sangat akurat tentang pengaruh peningkatan produksi terhadap kebutuhan tambahan karyawan. • Salahsatu kelemahan prakiraan permintaan unit adalah bahwa pengumpulan datanya memerlukan kerjasama dari banyak orang. Lebih lanjut, informasi kadang-kadang tidak dapat dikumpulkan dengan baik karena setiap manajer unit mungkin memakai asumsi yang berbeda.

Lanjutan … • 2. Pendapat para pakar Dalam situasi tertentu, seperti pengenalan teknologi baru atau adanya perubahan peraturan baru pemerintah menyangkut penyusunan staf, seorang manajer mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana memprediksi dengan baik orang yang dibutuhkan ataupun yang tersedia untuk melakukan sebuah pekerjaan. Dalam keadaan seperti ini, pakar dapat menyodorkan pertimbangan terbaik manyangkut permintaan SDM guna membantu mencapai tujuan organisasi. Pendapat pakar dapat berasal dari sekelompok pakar ataupun perorangan, seperti direktur SDM atau spesialis perencanaan jangka panjang. Bentuk prakiraan ini dianggap kurang canggih untuk perencanaan kepegawaian, karena para pakar baiasanya mendasarkan pertimbangan mereka pada intuisi atau pengalaman masa lalu, pendapat orang lain, atau kondisi sosial dan ekonomi yang mereka amati.

Lanjutan… • 3. Model Probabilistik / stokastik Model probabilistik adalah prakiraan kebutuhan SDM jangka panjang yang menggunakan probabilitas kejadian masa depan untuk memproyeksikan tingkat kepegawaian masa depan. Simulasi komputer yang membentuk lingkungan bisnis organisasi dapat dirancang agar menggambarkan bagaimana organisasi kemungkinan akan terlihat dikemudian hari yang tergantung pada kondisi ekonomi dan keputusan alternatif. Simulasi dapat memaparkan dampak setiap keputusan terhadap SDM dan terhadap hasil bisnis seperti harga, penjualan, dan laba usaha. Model probabilistik sangat lazim diterapkan di dalam organisasi kontraktor, pemerintah, konstruksi, dan firma konsultan manajemen di mana permintaan SDM bermuara dari beberapa proyek/program. Hal-hal mendasar yang penting dan perlu dipertimbangkan dalam menentukan kebutuhan SDM adalah : Berbagai probabilitas untuk mendapat setiap kontrak Ketidakpastian menyangkut penundaan tanggal pelaksanaan proyek. Ketidakpastian tenaga kerja yang dibutuhkan selama siklus hidup proyek yang digarap.

Lanjutan… • 4. Analisis Trend. Teknik prakiraan yang paling cepat adalah dengan memproyeksikan trend (kecondongan) di masa lalu. Analisis trend memprediksi permintaan SDM berkenaan dengan hubungan antara karyawan dengan variabel organisasional seperti tingkat penjualan, keluaran produksi, atau pendapatan. Sebagai contoh, di banyak organisasi kebutuhan pekerjaan terkait dengan tingkat penjualan, produksi, atau jenis yang ditawarkan. • Analisis trend menyediakan dua metode yang sangat sederhana, yaitu ekstrapolasi dan regresi. Ekstrapolasi bertumpu pada tingkat perubahan di masa lalu untuk membuat proyeksi di masa depan. • Jika volume aktivitas bisnis organisasi untuk lima tahun mendatang diproyeksikan berlanjut pada tingkat volume yang sama seperti sepuluh tahun sebelumnya, sebuah ekstrapolasi linier sederhana dapat dibuat untuk menunjukkan volume bisnis setiap tahun dalam lima tahun ke depan. . Contoh, seandainya rata-rata 20 orang karyawan produksi diangkat setiap bulan selama sepuluh tahun terakhir, trend ekstrapolasi ke masa depan berarti 240 kaaryawan produksi akan ditambah selama tahun berikutnya.

Lanjutan… • Analisis regresi adalah prosedur matematis yang memprediksi variabel terikat/dependen, berdasarkan variabel bebas/independen. Apabila hanya satu variabel dependen dan satu variabel independen yang dikaji, proses ini disebut regresi linier sederhana. Sekiranya terdapat lebih dari satu variabel independen yang digunakan, teknik ini disebut regresi ganda. • Analisis regresi sering dipakai karena hubungan langsung antara permintaan dengan barang dan/atau jasa perusahaan serta tingkat pekerjaan. • 4. Analisis Markov adalah teknik matematis untuk menganilisis perpindahan dan memperlihatkan kebutuhan rekrutmen dan pengembangan serta menyediakan basis perencanaan karir yang lebih objektif. Analisis Markov merupakan bentuk sederhana dari prakiraan probabilistik.

Lanjutan… • Dalam analisis Markov, perpindahan karyawan di antara klasifikasi pekerjaan yang berbeda dapat diestimasi berdasarkan perpindahan karyawan di masa silam. Analisis Markov dapat digunakan tidak hanya untuk diprediksi perppindahan karyawan dari satu kategori jabatan ke kategori yang lain, namun juga perpindahan yang mungkin terjadi di antara unit-unit organisasi. • Secara konseptual, analisis Markov memakai tiga jenis data yakni : 1. jumlah karyawan di setiap posisi pada awal periode 2. matriks probabilitas transisional yang mencerminkan perpindahan (pola penyusunan staf) karyawan yang diharapkan akan terjadi atau dianalisis. 3. berapa jumlah periode ke depan yang ingin diproyeksikan berdasarkan suplai karyawan yang ada pada saat ini.

Lanjutan … • Pemillihan teknik prakiraan permintaan SDM Faktor-faktor yang perlu dicermati tatkala memilih teknik prakiraan SDM adalah : Stabilitas dan kepastian Tidaklah laik menggunakan metode yang sangat bergantung pada masa lalu sekiranya organisasi dan lingkungan berubah secara cepat dan dengan cara yang tidak terduga. Ketersediaan data Seberapa akurat dan lengkap data masa lalu menyangkut jumlah, keahlian dan arus karyawan? Apabila datanya tidak tersedia, beberapa pendekatan statistikal tidak dapat dipakai. Jumlah Karyawan Beberapa teknik statistikal, seperti analisis Markov dan analisis regresi, dapat diandalkan hanya untuk jumlah karyawan yang banyak. Jumlah karyawan yang sedikit mungkin lebih membutuhkan pertimbangan manajemen.

Lanjutan… - Sumberdaya yang tersedia Seberapa lama, daya komputasi, dan kapabilitas statistikal yang tersedia untuk menyusun proyeksi? - Kredibilitas kepada manajemen akankah manajer kunci menerima proses dan meyakini prediksinya? Kadangkala metode yang lebih sederhana yang membutuhkan manajemen yang substansial mempunyai kredibilitas yang lebih tinggi, kendatipun di dalam organisasi berteknologi tinggi pembuatan model yang canggih mungkin diterima dengan cepat. - Horison waktu Metode yang bersifat kebijakan mungkin lebih unggul dalam mengantisipasi arah trend jangka panjang yang kompleks, meskipun metode statistikal barangkali lellbih akurat dalam jangka pendek.

Manfaat Analisis Kebutuhan SDM • Manfaat analisis kebutuhan SDM bagi perusahaan meliputi beberapa hal berikut : Optimalisasi sistem manajemen informasi, utamanya tentang data karyawan. Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin Mengembangkan sistem perencanaan SDM dengan efesien dan efektif. Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal. Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat. Dengan demikian anaisis kebutuhan perusahaan akan SDM menjadi sebuah proses penting, penting karena hal itu merupakan pusat atau jantungnya perencanaan-perencanaan SDM. Sementara itu, dengan analisis yang handal, perusahaan diharapkan mampu mengarahkan perencanaan SDM dalam memperoleh jumlah, tipe, dan mutu karyawan untuk mengerjakan sesuatu yang tepat dengan waktu yang tepat pula.