PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN Diklat Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN Diklat Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

Tujuan Pembelajaran Umum 1. Peserta mampu menjelaskan unsur pemantauan pengendalian intern 2. Peserta memiliki gambaran pengimplementasiannya di lingkungan instansi pemerintah (sesuai PP 60/2008).

Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mengikuti diklat ini, peserta diklat diharapkan mampu: 1. menjelaskan pengertian pemantauan pengendalian intern; 2. menjelaskan arti penting pemantauan, pihak-pihak yang bertanggung jawab, dan fokus kegiatan pemantauan pengendalian intern. 3. menjelaskan pengertian setiap subunsur pemantauan pengendalian intern; 4. menjelaskan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pelaksanaan masing-masing subunsur pemantauan pengendalian intern. 5. menjelaskan hubungan pemantauan pengendalian intern dengan penilaian risiko. 6. memperoleh gambaran bagaimana penerapan unsur pemantauan pengendalian intern.

Outline TOPIK BAHASAN 1 Konsep Unsur Pemantauan PI 2 Konsep Subunsur Pemantauan PI 3 Implementasi Subunsur Pemantauan PI

OVERVIU SPIP

Pengertian Pemantauan: suatu proses menilai kualitas kinerja pengendalian intern dalam suatu periode tertentu. Mencakup : penilaian desain, operasi pengendalian dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan. Memastikan apakah SPI pada suatu instansi pemerintah telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan sesuai dengan perkembangan

MENGAPA PERLU DILAKUKAN PEMANTAUAN PI ? Pengendalian dan Lingkungan yang Berubah • Pergantian Pegawai • Ketersediaan Sumber Daya • Prioritas • Teknologi • Akuntansi dan Pelaporan

ARTI PENTING PPI PENGENDALIAN YANG TERPANTAU • Kinerja membaik bila pegawai tahu ada pemantauan • memungkinkan identifikasi dan koreksi sebelum berpengaruh secara material • Terkait erat dengan pencapaian visi-misi

ARTI PENTING PPI PENGENDALIAN YANG TIDAK TERPANTAU • Tidak diketahui kelemahan SPIP • Tidak tahu bagaimana risiko yang dihadapi manajemen

PIHAK YANG BERTANGGUNGJAWAB ATAS PPI BERGANTUNG PADA KEDUDUKAN DAN TANGGUNG JAWAB : Staf Pelaksanaan tugasnya Supervisor Tugas, fungsi dan pelaksanan staff dibawahnya Manajemen Menengah PI dalam unit yang dipimpinnya Pimpinan Pencapaian tujuan organisasi

FOKUS KEGIATAN YG DILAKSANAKAN STAF, SUPERVISOR, PIMPINAN: TUJUAN INSTANSI apakah tercapai atau tidak KEGIATAN PENGENDALIAN apakah efektif atau tidak Perilaku, kompetensi, filosofi manajemen LINGKUNGAN PENGENDALIAN KOMUNIKASI Pelaporan RISIKO DAN KESEMPATAN apakah ada perubahan

PROSES PEMANTAUAN

KONSEP SUBUNSUR PEMANTAUAN PI Pemantauan Berkelanjutan (on-going monitoring) Evaluasi terpisah (separate evaluation) Tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya

PEMANTAUAN BERKELANJUTAN (ON-GOING MONITORING) 1. 2. 3. 4. Pimpinan Instansi Pemerintah memiliki strategi untuk memastikan bahwa monitoring yang sedang berjalan efektif dan melaksanakan evaluasi terpisah bila terjadi keadaan kritis. Dalam kegiatan rutin, terdapat informasi yang menggambarkan apakah pengendalian intern berfungsi dengan baik. Komunikasi dengan pihak luar dikonfirmasikan dengan data intern yang dimiliki oleh organisasi. Struktur organisasi yang sesuai kebutuhan, dan adanya supervisi untuk mengawasi fungsi pengendalian intern.

PEMANTAUAN BERKELANJUTAN (ON-GOING MONITORING) 5. Adanya pembandingan data yang dicatat dengan fisiknya secara periodik 6. Respon yang segera terhadap rekomendasi auditor ekstern dan intern sebagai alat untuk memperkuat pengendalian intern 7. Pertemuan rutin pimpinan instansi pemerintah dengan staf dan pelaksanaan pelatihan digunakan untuk memperoleh umpanbalik agar diketahui apakah pengendalian intern telah berjalan efektif. 8. Adanya pemantauan secara teratur kepada seluruh pegawai untuk mengetahui tingkat pemahaman dan kepatuhan terhadap aturan perilaku yang berlaku.

EVALUASI TERPISAH (SEPARATE EVALUATION) 1. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi yang terpisah terhadap pengendalian internal IP sudah memadai 2. Metode evaluasi pengendalian intern IP harus logis dan memadai 3. Bila evaluasi terpisah dilakukan oleh auditor internal (Inspektorat Jendral) harus dilaksanakan oleh sumberdaya yang memiliki kemampuan yang memadai dan independen 4. Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi terpisah segera diatasi

PENYELESAIAN AUDIT DAN REVIU LAINNYA 1. IP memiliki mekanisme untuk memastikan adanya penyelesaian atas temuan hasil audit dan reviu lainnya dengan segera 2. Pimpinan instansi pemerintah tanggap atas temuan -temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya yang bertujuan memperkuat pengendalian intern. 3. IP menindaklanjuti temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya dengan tepat.

STRATEGI PEMANTAUAN PI Mengembangkan prosedur yang mengarah pada hasil pengukuran risiko. Menilai risiko entitas dan pengendalian yang terkait. PROSES PEMANTAUAN Evaluasi penerapan prosedur dan lakukan perubahan bila diperlukan. Laksanakan prosedur pengendalian.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PEMANTAUAN • Tone at the top • Struktur Organisasi yg efektif • Pemahaman dasar perlunya Pemantauan yg efektif DESAIN & PELAKSANAAN • Memprioritaskan risiko • Identifikasi pengendalian • Identifikasi infomasi ttg efektivitas pengendalian • Menerapkan prosedur monitoring PENILAIAN DAN LAPORAN • Prioritaskan temuan • Laporkan hasil pada tingkat yang sesuai • Tindak lanjut LAPORAN EFEKTIVITAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN

BENTUK PENYIMPANGAN YANG PERLU DIIDENTIFIKASI Control Deficiency Terjadi bila disain atau pelaksanaan dari suatu pengendalian tidak memungkinkan manajemen atau pegawai, dalam kondisi normal untuk melaksanakan tugas dan fungsinya, untuk mencegah atau mendeteksi secara kontinu hal – hal yang tidak sesuai peraturan dengan peraturan yang berlaku Significant Deficiency Suatu kelemahan pengendalian atau gabungan dari beberapa kelemahan pengendalian, yang mempengaruhi kemampuan instansi untuk melaksanakan kegiatannya dalam melakukan inisiasi, otorisasi, pencatatan, pemrosesan atau pelaporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dimana hal tersebut mengakibatkan risiko tidak terdeteksinya atau tercegahnya terjadinya penyimpangan yang lebih buruk. Material Weakness Suatu significant deficiency, atau kombinasinya, yang mengakibatkan kesalahan yang sifatnya material dari pelaksanaan suatu kegiatan yang tidak terdeteksi maupun tercegah.

IMPLEMENTASI PEMANTAUAN BERKELANJUTAN Pemantauan berkelanjutan menyatu dengan kegiatan operasional organisasi • Kegiatan supervisi • Membuat rekonsiliasi • Saling uji • Dan lainnya

IMPLEMENTASI EVALUASI TERPISAH • Tujuan: untuk mengevaluasi pengendalian secara periodik dan tidak menyatu dengan kegiatan sehari-hari organisasi • Semakin efektif pemantauan berkelanjutan, semakin rendah dilakukannya evaluasi terpisah • Frekuensinya disesuaikan dengan risiko Dapat menggunakan teknik pemantauan berkelanjutan, spt: • Membuat rekonsiliasi • Saling uji • Dan Lainnya

PROSES PEMANTAUAN (CONTOH PADA DEPARTEMEN) MONITORING RISIKO 1 RISIKO 2 RISIKO 3 Kegiatan Pengendalian Lingkungan Pengendalian Kegiatan Pengendalian Informasi dan komunikasi

TAHAPAN PENGEMBANGAN SPIP NO FASE KEBUTUHAN KEGIATAN PRODUK 1 Knowing • Pemahaman, • Penyamaan persepsi Penelitian, Kajian, Benchmarking, Sosialisasi, Diklat Laporan pelaksanaan 2 Mapping Kondisi, Tujuan, Gap Diagnostic assessment IC Map 3 Norming Membangun fondasi / infrastruktur sistem • Kebijakan s. d. SOP: Draft Pedoman Umum dan Draft Pedoman Teknis (Limited Hearing, Public Hearing, Pilotting) • Pembuatan Modul Diklat • Pengembangan Kompetensi: Diklat, • Pedoman Umum • Pedoman Teknis • Modul Diklat • Aturan-aturan intern • Lap pelaks. • Satgas-satgas dan produknya 4 Forming Membangun unsur-unsur SPI • Implementasi • Internalisasi Laporan tahapan pengembangan SPI BPKP 5 Performing Pemanfaatan SPI (memetik kegunaan) • Monitoring • Evaluasi Laporan Hasil Evaluasi TIME FRAME Waktu yang dibutuhkan bergantung pada besarnya dukungan pimpinan dan organisasi tersebut.

10 PRINSIP PEMANTAUAN 1. Organisasi menerapkan proses sistematik dalam menentukan “apa” dan “bagaimana” melakukan pemantauan. 2. Pemantauan mempertimbangkan bagaimana keseluruhan pengendalian intern mengelola risiko, bukan bagaimana setiap kegiatan pengendalian beroperasi dalam sistem tertutup. 3. Pimpinan mempunyai peran penting dalam pemantauan pengendalian intern (khususnya pengendalian terkait dengan “tone of the top”) dan dalam rangka memitigasi risiko dari “override” oleh pimpinan. 4. Pemahaman dasar atas desain dan efektivitas operasi suatu pengendalian intern bermanfaat sebagai titik tolak yang baik dalam mengimplementasikan prosedur pemantauan yang efektif dan efisien. 5. Menetapkan apa yang harus dipantau dipengaruhi oleh: a. Dampak dan probabilitas dari risiko; b. Sifat dari pengendalian yang dirancang untuk mengelola atau memitigasi risiko; dan c. Informasi yang diperlukan untuk menyimpulkan apakah pengendalian yang diterapkan telah efektif.

10 PRINSIP PEMANTAUAN 6. Organisasi harus mempertimbangkan untuk menggunakan pemantauan berkelanjutan, jika memungkinkan 7. Pemantauan yang efektif mendasarkan pada informasi tentang pengendalian yang berjalan atas elemen pengendalian operasi, berdasarkan evaluasi oleh pihak yang kompeten dan independen. 8. Pimpinan harus menggunakan pertimbangan yang logik untuk melakukan pemantauan. 9. Pemantauan mencakup penggunaan informasi langsung dan tidak langsung. Penggunaan informasi tidak langsung hanya untuk periode tertentu. 10. Kelemahan pengendalian yang diidentifikasi harus: a. Dievaluasi dampaknya; b. Dilaporkan; dan c. Dipertimbangkan tindakan perbaikannya. Source: COSO draft, Dec. 2008

Prosedur Pemantauan yang Efektif Informasi yang diperoleh dari penilaian risiko (probabilitas dan dampak dari setiap risiko) mempengaruhi ruang lingkup pemantauan. Faktor yang mempengaruhi ruang lingkup pemantauan adalah: • • Ukuran dan Kompleksitas Organisasi Sifat Operasi Organisasi Tujuan Pemantauan Pentingnya Pengendalian untuk Mencapai Tujuan Organisasi

FINAL WORDS SPI : • Bersifat holistik, terintegrasi • Faktor manusia dominan • Memberikan keyakinan yang memadai • Pendekatan pada tujuan instansi • 2 jenis tingkat pengendalian • Proses yang berlangsung terus menerus • Best practice ≠ Best fit

TERIMA KASIH

Yang perlu dipertimbangkan 1. Pimpinan Instansi Pemerintah memiliki strategi untuk memastikan bahwa monitoring yang sedang berjalan efektif dan melaksanakan evaluasi terpisah bila terjadi keadaan kritis. a. Strategi pimpinan untuk menyediakan feedback rutin, pemantauan kinerja dan mengendalikan pencapaian tujuan b. Strategi pemantauan: i. Metode utk menekankan tgjb pengendalian intern dan efektivitas program oleh pimpinan program dan operasional dlm kegiatan sehari-hari ii. Metode menekankan tgjb pimpinan program atas PI bhw mrk memantau evektivitas pengendalian secara teratur iii. Mencakup identifikasi kegiatan operasi penting dan sistem pendukung pencapaian misi yg memerlukan reviu dan evaluasi khusus

Yang perlu dipertimbangkan 2. Dalam kegiatan rutin, terdapat informasi yang menggambarkan apakah pengendalian intern berfungsi dengan baik a. Laporan operasional terintegrasi/direkonsiliasi dengan data laporan keuangan dan anggaran b. Tanggungjawab pimpinan atas informasi kegiatan atau informasi operasional lainnya c. Pegawai operasional menjamin keakuratan laporan keuangan unit dan bertanggungjawab jika ditemukan kesalahan

Yang perlu dipertimbangkan 3. Komunikasi dengan pihak luar dikonfirmasikan dengan data intern yang dimiliki oleh organisasi a. Pengaduan rekanan mengenai praktik tidak adil harus diselidiki b. Badan Legislatif dan badan pengawas mengkomunikasikan informasi kepada IP mengenai kepatuhan atau hal lain ttg fungsi IC c. Kegiatan PI yang gagal mencegah atau mendeteksi adanya masalah yang timbul harus direviu

Yang perlu dipertimbangkan 4. Struktur organisasi yang sesuai kebutuhan, dan adanya supervisi untuk mengawasi fungsi pengendalian intern a. Pengeditan dan pengecekan otomatis serta penatausahaan digunakan untuk membantu dalam mengontrol keakuratan dan kelengkapan transaksi b. Pemisahan tugas dan tgjb digunakan untuk membantu mencegah penyelewengan c. APIP harus independen dan memiliki wewenang untuk melapor langsung ke pimpinan IP dan tidak melakukan tugas operasional apapun bagi kepentingan pimpinan IP

Yang perlu dipertimbangkan 5. Adanya pembandingan data yang dicatat dengan fisiknya secara periodik a. Persediaan barang, perlengkapan dan aset lainnya dicek secara berkala, selisihnya dikoreksi dan dijelaskan b. Frekuensi pembandingan antara pencatatan dan fisik aktual didasarkan atas tingkat kerawanan aset c. Tanggungjawab utk menyimpan, menjaga dan melindungi aset dan sbr daya lain dibebankan kepada orang yang ditugaskan

Yang perlu dipertimbangkan 7. Pertemuan rutin pimpinan instansi pemerintah dengan staf dan pelaksanaan pelatihan digunakan untuk memperoleh umpanbalik agar diketahui apakah pengendalian intern telah berjalan efektif a. Masalah Informasi dan masukan relevan dengan PI digunakan pimpinan utk memperkuat SPI b. Saran pegawai dipertimbangkan ditindaklanjuti c. Pimpinan mendorong pegawai mengidentifikasi kelemahan PI

Yang perlu dipertimbangkan 8. Adanya pemantauan secara teratur kepada seluruh pegawai untuk mengetahui tingkat pemahaman dan kepatuhan terhadap aturan perilaku yang berlaku a. Pegawai secara berkala menyatakan kepatuhan mereka thd kode etik b. Tandatangan diperlukan utk membuktikan pelaksanaan PI