PARTE 1 DE 3 TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PARTE 1 DE 3: TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Equipo # 8 Tema 9

AUDITORIA Examen y evaluación de objetivos, funciones, operaciones, etc. Aplicación de un sistema de medición y evaluación para los fenómenos administrativos diversos. Comparación de usos alternativos de recursos y planes. Medio de control y sincronización

Auditor desempeña: Verifica la exactitud de la informacion administrativa. Proporciona los resultados de la investigación (información). Realiza sesiones de consulta con la dirección superior.

Tips la forma de realizarla influye en los resultados Seleccionar con cuidado el tipo de auditoria que será aplicada Existen 4 clases principales: 1. Funcional. 2. Procesal. 3. Analítica. 4. Del medio Ambiente.

NATURALEZA ENFOQUE FUNCIONAL Examen y evaluación de las áreas funcionales de una organización a fin de detectar deficiencias e irregularidades PROCESAL Examen y evaluación del proceso administrativo y sus funciones ANALÍTICA Examen y evaluación del sistema operativo. M. AMBIENTE Examen y evaluación de los objetivos y las actividades sociales.

AUDITORIA FUNCIONAL

Listar cada 1 de las funciones orgánicas. Determinar su efectividad y vinculación con los objetivos organizacionales. Aportaciones para si mismo y a la organización. Detectar áreas que necesiten + productividad Evaluar las actividades generales y las especificas Elegir las áreas

Auditoria de ventas 1. Descripción del área: colocar bienes o servicios en manos de la gente dispuesta a pagar + de lo que cuesta elaborarlo u ofrecerlo. 2. Objetivo: analizar e identificar la función de ventas dentro de la estructura organizacional determinando la efectividad de su operación y la forma de emplear recursos. 3. Alcance: revisión de su estructura, objetivos, planes, normas de ejecución, funciones, costos totales de ventas y costo departamental.

4. Plan de la auditoria VENTAS Distribución • Políticas • Registros • Control Comercialización Estrategia (planeación) • Análisis de ventas • Pronostico de ventas • Investigación de mercados • Planeación de mercadotecnia Táctica (acción) • Promoción y Publicidad • Admon ventas • Servicio al cliente • Capacitación

Auditoria de compras y abastecimiento 1. Descripción Compras: operación de suministrar en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo; los materiales necesario para alcanzar objetivos. Abastecimiento: actividades con objetivo de proveer a las áreas sus materiales en la cantidad adecuada en el momento preciso y al mejor costo *(la diferencia esta en que compras adquiere de terceras personas y abastecimiento provee dentro de la empresa)

2. Objetivo: examinar y evaluar si la función de compras realiza en la cantidad, calidad, tiempo y a precios adecuados las compras. 3. Alcance: verificación de tiempos y costos implicados. 4. Plan: COMPRAS Organización • Responsabilidades • Información • Procuración • Investigación Abastecimiento • Operación • Análisis de costo y tiempo • Planeación de compras • Políticas

Auditoria de Crédito y Cobranza Crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor Cobranza

Descripción de la Función Objetivo de la Auditoria • Aprobar el crédito • Recuperar el importe de la cartera • Servir al cliente Alcance de la Auditoria Plan de la Auditoria

Crédito y Cobranza Mecánica del Crédito Mecánica de Cobro • Operación • Políticas • Sistemas de Crédito • Control de Operaciones • Forma de Operar • Políticas • Gestiones de Cobro • Control de Operaciones

Mecánica del Crédito Operación Políticas Crédito a Comerciante Crédito a Consumidores Riesgo del Crédito Establecer y determinar el riesgo Comprobación Analizar la información obtenida Decidir si se aprueba o rechaza

Sistema de Crédito Sistemas • Pago Mensual • Crédito Renovable • Carta Crédito • Cupones por cooperativa Control de Operaciones

Mecánica de Cobro Forma de Operar Políticas Gestión del Cobro Control de Operaciones

AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS DEFINICI ON Descripción de funciones Plan Alcance Objetivo

Concepto Auditoria de recursos humanos Definición es un examen objetivo, minucioso y lógico de los objetivos, las políticas, sistemas, los controles, la aplicación de recursos y la estructura de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos; constituye entonces, un instrumento de la función de control.

Descripción de la función Es necesario aplicarla en una organización para examinar la actuación y el desempeño del personal (administradores, ejecutivos, supervisores, personal operativo) a fin de analizar sus logros (lo que se ha hecho, cómo se ha hecho) y las posibles alternativas para mejorías a corto y largo plazo Requiere del examen y evaluación de las políticas, procedimientos y programas que se están aplicando al respecto en la forma de operar en una empresa. Toda organización requiere de un funcionamiento armónico, el cual implica una coordinación de todas las funciones organizacionales y de los recursos con los que cuanta teniendo una participación del recurso humano.

Objetivos de la Auditoria Examinar y evaluar funciones, actividades y formas en que se operan lao recursos humanos para determinar si se ajustan a los programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas en la materia, Sugiriendo, en su caso los cambios y mejoras que deban hacerse para mejorar el cumplimiento de los fines de la administración de recursos humanos La parte principal de esta auditoría implica que, que se realce o se lleve a cabo un examen profundo que nos permita evaluar si lo realizado y aun lo que no se realizo ha servido para los fines y objetivos que en materia de recursos humanos se ha fijado la empresa y de no ser así ajustar lo necesario

Alcance de la auditoria La misión de un departamento de recursos humanos consiste en aumentar al máximo el rendimiento de la inversión de la empresa en lo referente a recursos humanos, estableciendo un clima donde los mejores talentos que ingresen de desarrollen y se utilicen al máximo Esta auditoría no puede realizarse exclusivamente en los registros y elementos de control, si no que tendría un alcance muy amplio; por ejemplo: aéreas de objetivos, políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relación con el sindicato, movimiento de personal entre otros.

Plan de Auditoria Recursos Humano Administración de Personal 1. - Objetivos y políticas de personal 2. - Posición y funciones. 3. - Proceso de suministros de recursos humanos. 4. Administración de sueldos y salarios. 5. - Actitudes 6. - Control de personal. Relaciones Laborales 1. - Contratación colectiva 2. Reglamento de trabajo. 3. Relaciones laborales 4. - Higiene y seguridad industrial

AUDIRTORIA PROCESAL

¿CÓMO SE REALIZA LA AUDITORIA PROCESAL? Se da en un ambiente interno y microadministrativo, eventualmente relacionado con los sectores administrativos y económicos.

EXAMEN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Se hace necesario llevar acabo la investigación de los factores internos y externos: FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS 1. Funcional 2. Procesal 3. Analítico 1. Medio ambiente

AUDITORÍA PROCESAL Organización de personal Otros recursos relacionados Interrelación de funciones de la administración. Dirección técnica Medio ambiente Proceso de administración. Optimización

Planeación Coordinación Organización ADMINISTRACIÓN Obtención de recursos Control Dirección

EXAMEN DEL SISTEMA DE PLANEACIÓN Es un proceso para decidir anticipadamente lo que ha de hacerse y cómo. Implica la fijación de objetivos, desarrollo de políticas, establecimiento de procedimientos, programas y presupuestos para lograrlos.

PROCESO ADMINISTRATIVO Objetivos Presupuestos Políticas PLANEACIÓN Programas Procedimientos

OBJETIVO • Es una meta que se fija, que requiere un campo de acción definido y que requiere la orientación para los esfuerzos de un dirigente. POLÍTICAS • Son un conjunto de normas generales de acción, orientadas a la administración de una empresa. PROCEDIMIENTOS • Son una serie de labores conectadas que constituyen una sucesión cronológica. PROGRAMAS • Determinan con mayor precisión el desarrollo de las actividades en función de los elementos esenciales: tiempo y dinero. PRESUPUESTOS • Manifestación financiera de los ingresos y gastos estimados, correspondientes a un periodo determinado.

EXAMEN DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Se relaciona entre sí las actividades necesarias y dispone quien debe desempeñarlas, une al personal en tareas de interrelaciones. División y especialización del trabajo Coordinación del trabajo Jerarquización ORGANIZACIÓN Descripción de funciones Departamentalización

DIVISIÓN Y ESPECIALIZACIÓN • Es la separación y delimitación de las actividades. DEL TRABAJO • Individuos específicos JERARQUIZACIÓN DEPARTAMENTALIZACIÓN • Disposición de las funciones de una organización por orden de rango y grado de importancia. • Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES • Actividad necesaria coordinada afines. COORDINACIÓN DEL TRABAJO • Integra los objetivos y actividades de las diversas unidades con el fin de alcanzar eficientemente las metas organizacionales.

EXAMEN DEL SISTEMA DE OBTENCIÓN DE RECURSOS Son el conjunto de bienes que son necesarios proveer, para que un organismo social funcione hacia un objetivo común. Recursos humanos Recursos técnicos OBTENCIÓN DE RECURSOS Recursos materiales Recursos financieros

RECURSOS HUMANOS • Es el término genérico que se aplica a todo elemento humano que realiza una contribución valiosa para el logro de objetivos organizacionales. RECURSOS FINANCIEROS • Aquellos elementos de carácter económico y monetario necesarios para alcanzar objetivos organizacionales. RECURSOS MATERIALES RECURSOS TECNICOS • Es el término genérico que se aplica a todo elemento material o físico necesario y que contribuye al logro de objetivos organizacionales. • Es la totalidad de métodos racionales alcanzados y que tienen eficiencia absoluta en cualquier campo de la actividad humana.

Examen del sistema de Dirección. Personal adecuado y capaz de realizar un buen trabajo Acción de DIRIGIR por parte del administrador El dirigir gente empezó originalmente llamándose MANDAR el cual es vital para alcanzar una buena administración.

Dirección. • Joel Lerner y H. A. Baker definen la dirección como «dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener productividad mediante la motivación y supervisión. • El órgano ejecutivo de un organismo social, encargado y responsable de realizar los fines del mismo, de acuerdo con los objetivos y normas generales fijadas por los órganos superiores. Proceso de Dirección. Realiza los aspectos mas críticos de la tarea administrativa, esto es, la integración de esfuerzos individuales hacia los objetivos organizacionales. Una parte del sistema de direccion en los organismos sociales, esta relacionado con los intentos de influir en el comportamiento. Se Refiere a los componentes necesarios por medio de los cuales se lleva a cabo la acción de dirigir, los cuales son difíciles de establecer ya que se dan en la practica indistintamente.

Flujo de autoridad. • Se refiere a las líneas por donde se transmiten; una orden dada por el director a un ejecutivo de tercer nivel debe conseguir el camino marcado por el organigrama, es decir, el flujo al que se denomina también «CANAL DE AUTORIDAD» Delegación de autoridad. • Significa conferir atribuciones a una persona colocada en un nivel jerárquico inferior proporcionándose los sig. beneficios: • A) Permite quitar detalles , para ocuparse de cosas de mayor importancia. • B) Aumentar la eficiencia administrativa, ya que los jefes están descargados de detalles. • C) Favorece la especialización, ya que se suele delegar por funciones especificas. • D) Permite que las decisiones se tomen con mayor realidad.

Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y se recibe información en un grupo social. Autoridad. Es la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos. Este otorga poder por el puesto y da con ello una base para influir en el comportamiento de la gente de una organización. Toma de decisiones. Es el «trabajo que realiza un director para llegar a conclusiones y determinaciones» . *proceso por el cual se elige un camino de acción para solucionar un problema especifico. DECISIONES PROGRAMADAS DECISIONES NO PROGRAMADAS. Supervisión. Conjunto de conocimientos, técnicas utilizadas para inducir a las personas a comportarse y actuar en una forma deseada, sin coacción, sino como resultado derivados del su propia voluntad. Supervisión. Lo definen como el arte de trabajar con un grupo de personas, sobre las que se ejercen autoridad, encaminada a obtener de ellos su máxima eficiencia, en un esfuerzo combinado para llevar a buen cumplimiento el trabajo. *Supervisión a nivel superior. *supervisión a nivel medio. *Supervisión inmediata o de línea.

EXAMEN DEL SISTEMA DE COORDINACION. • Jmes A. F. Stoner: el proceso de integrar los objetivos y actividades de las diversas unidades con el fin de alcanzar eficientemente las metas organizacionales. • La coordinación cubre desde el nivel de alta administración (nivel estratégico) hasta el nivel bajo (nivel operativo). • Sus necesidades de esta función administrativa depende de la naturaleza y requisitos de comunicación de las tareas que se ejecutan y el grado de interdependencia de las diversas unidades que las ejecutan.

• La coordinación es una de las funciones básicas en la acción de administrar cualquier organismo social, es indispensable identificar cada uno de los elementos que interviene en su proceso. Comunicación Medio Ambiente Unidad de Acción. Coordinación. Tiempo Espacio Cantidad. Colaboración

Técnica para realizar en forma sistemática el y evaluación examen Los subsistemas a través de los cuales se realizan Sistemas Procedimientos Métodos Costos Actividades Formas Etc. Objetivo actuación Sistema operativo Sugerencias a problemas encontrados Eficiencia eficacia Auditoria administrativa Conjunto de actividades sistemáticas que enlazan operaciones flexibles

AUDITORIA ANALÍTICA

Necesidades de la Auditoria Analítica Independientemente de analizar funciones administrativas se debe de revisar la estructura de procesos La confianza en la ofíciense administrativa se hace necesaria La exactitud de procedimientos , métodos actividades, costos etc. No puede realizarse solo con verificación funcional o procesal

Ventajas de la Auditoria Analítica Se logra una comprensión clara del sistema de control y del sistema operativo Se obtiene una mayor apreciación del control interno de la empresa Se proporcionan recomendaciones objetivas tanto del sistema de control como de la eficacia Se lleva acabo una racionalización administrativa, en las áreas que requieren de mayor atención Se fomenta el incremento de la productividad al lograr un mayor rendimiento del personal

Ejecución de la Auditoria Analítica Análisis de sistemas y procedimientos Identificación del sistema actual Análisis y síntesis Jerarquización y evaluación de resultados Examen de áreas problema Análisis detallado de problemas importantes Propuestas de cambio Selección de jerarquización de cambios propuestos Características principales de nuevos sistemas de procedimientos

Aspectos importantes políticas Cada uno de los objetivos perseguidos mediante orientaciones de conducta son políticas Siempre entregadas por escrito Texto claro y comprensible para todos organización Con funciones buenas y organizadas se puede lograr la solución total del problema Información sobre su trabajo Conocidos los problemas , se deben de establecer los objetivos del sistema a con el fin de mejorar las relaciones en recursos humanos, financieros y materiales

investigación del sistema control del sistema Planear la investigación, determinar y resolver los problemas Planeación: implica el determinar las actividades indispensables de investigación para la planeación del estudio de sistemas Estadio preliminar Definición del problema Recopilación de datos Registro de datos Anales de datos Desarrollo de soluciones Facilitar y controlar la actuación, para asegurar su idoneidad Organización componentes de trabajo de oficina Formas Informes Archivos Equipo Espacio Personal actividades