auditoria FASES DA AUDITORIA Introduo Reunio de Abertura

auditoria FASES DA AUDITORIA: üIntrodução Reunião de Abertura Execução Reunião “Wash up”-Resultado parcial (auditor e RD) Reunião intermediária-Equipe de auditores (análise crítica dos dados) Relatório de Não Conformidade Reunião de Fechamento EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria AUDITORIA (DICIONÁRIO AURÉLIO): ØExame Analítico e Pericial que segue o desenvolvimento das operações contábeis, desde o início até o balanço. ØExame de operações financeiras ou registros contábeis visando determinar sua correção ou legalidade. AUDITORIA (PONTO DE VISTA ISO 9000/2000): ØProcesso sistemático, independente e documentado para se obter evidência e avalia-la objetivamente visando determinar a extensão na qual os critérios são atendidos. EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria FERRAMENTAS ESSENCIAIS PARA AUDITORIAS COMUNICAÇÃO X ANOTAÇÕES INFORMAÇÃO EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria INFORMAÇÃO (DICIONÁRIO AURÉLIO): • Ato ou efeito de informar(-se); • Dados acerca de alguém ou de algo. NO CONTEXTO DE GESTÃO : As informações são dados ou meios de comunicação (transporte de dados) das necessidades (requisitos, expectativas, preferências, atributos, características, propriedades, dados ou condições de contorno) de um produto ou processo. Essas necessidades são a informação na comunicação. Conclui-se que, no contexto de gestão, a informação nunca será produto, serviço, insumo, recurso ou processo. EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria COMUNICAÇÃO (DICIONÁRIO AURÉLIO): • Ação, ato de se comunicar, de transmitir alguma coisa = = COMUNICAÇÃO = COMUM. + TORNAR COMUM + AÇÃO = AÇÃO DE TORNAR COMUM EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria Princípios da Comunicação é o processo e as diferentes formas deste, que os homens utilizam para receber e transmitir idéias, impressões e imagens. OS MEIOS (COMO? ) EMISSOR (QUEM? ) AS MENSAGENS(O QUE? ) RECEPTOR (A QUEM? ) EFEITO (AÇÃO) EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ANOTAÇÃO (DICIONÁRIO AURÉLIO): • Nota, apontamento por escrito, comentário, nota • Ato ou ação de anotar As Anotações: • Devem ser claras e ordenadas • Devem ser seqüenciais • Devem abranger o maior número de informações possíveis • Devem ser recuperáveis • Devem ser tomadas com caneta • Devem ser mostradas aos auditados, RD”s e demais envolvidos que solicitem EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria FASES DA AUDITORIA: üIntrodução üReunião de Abertura Execução Reunião “Wash up”-Resultado parcial (auditor e RD) Reunião intermediária-Equipe de auditores (análise crítica dos dados) Relatório de Não Conformidade Reunião de Fechamento EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria REUNIÃO DE ABERTURA Objetivo: • Estabelecer boa comunicação e cooperação entre auditados e auditores proporcionado um bom clima durante todo o restante do processo. O Auditor Líder deverá: • • Assegurar de que a equipe de auditoria e auditados entenderam todos os aspectos da auditoria; Explicar o escopo da auditoria durante a reunião ; Apresentar os membros da equipe; Apresentar a seqüência dos eventos; Estabelecer os canais de comunicação e interfaces ; Confirmar a adequação da agenda proposta, acertar definitivamente a seqüência e a duração da auditoria Disposição estratégica Assegurar aos anfitriões que os auditores procuram “conformidades” e não o contrário. EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria REUNIÃO DE ABERTURA Agenda (Típica) • Introdução dos Auditores • Metologia da Auditoria • Escopo e Objetivos • Discussão e análise da Documentação, quando aplicável • Discussão do Itinerário • Discussão dos Planos para reunião de fechamento • Definição/Confirmação dos acompanhantes na auditoria • Arranjos Logísticos ü A reunião deverá ser registrada em Ata EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria FASES DA AUDITORIA: üIntrodução üReunião de Abertura üExecução Reunião “Wash up”-Resultado parcial (auditor e RD) Reunião intermediária-Equipe de auditores (análise crítica dos dados) Relatório de Não Conformidade Reunião de Fechamento EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Sensibilidades Culturais • Auditorias podem ser realizadas em ambiente multicultural • Esteja ciente das diferenças e sensibilidades culturais • Pesquise os temas específicos • Entenda como estabelecer um bom relacionamento com o auditado EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Sensibilidades culturais - exemplos: Dou a mão para todo mundo? Qual é o espaço privado? Esteja consciente dos gestos ofensivos! EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Como criar o clima para a comunicação: FColoque o auditado à vontade FRemova os medos FExplique sobre as anotações FMantenha o auditado informado sobre suas observações EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA COMUNICAÇÃO EFICAZ • Selecione e desenvolva o objetivo • Analise o público • Organize a mensagem • Estruture as idéias • Selecione o meio • Gere respostas • Visualize-se ~Visualize sua própria atitude e comportamento • Visualize a platéia • Visualize a atitude e o comportamento da platéia • Visualize as interações EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA A ARTE DE OUVIR • Eliminar distrações • Preste atenção no conteúdo • Suspenda o julgamento • Preste atenção nos temas • Use o tempo livre • Busque esclarecimentos EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Maus hábitos a serem evitados: • Fingir prestar atenção • Preocupação • Reação exagerada • Interromper quem está falando • Prestar atenção sem olhar • Prestar atenção somente naquilo queremos ouvir • Usar o tempo de ouvir para dispersar o pensamento EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Técnica de questionamento As perguntas deveriam: • gerar informações relevantes • não sugerir respostas • não deveriam conter palavras ou implicações emotivas EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Técnica de questionamento • Faça as perguntas de maneira coloquial • Entrelace as perguntas dentro da conversação geral • Não faça um interrogatório • Evite o exercício de pergunta/resposta EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Técnicas de questionamento • Perguntas abertas geram respostas descritivas • Perguntas fechadas e diretas geram respostas sim ou não • Questões esclarecedoras EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Perguntas abertas - OS SETE AMIGOS DO AUDITOR: O quê? Por quê? Onde? Quem? Quando? Como? • Gere resposta afirmativa • Limites pode levar ao desvio da conversação! • Uma maneira de se evitar a diluição: Mostre-me EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Perguntas fechadas e diretas • Perguntas fechadas- resposta: Sim/Não • Perguntas diretas - resposta: umas poucas palavras • Quando se pretende gerar informação específica Desvantagens: • não trazem muita informação • se usadas muito freqüentemente podem dar a impressão de ser um interrogatório EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Perguntas esclarecedoras • Têm a intenção de esclarecer, recuperar informações completas e prevenir o mal entendido • Permitem capturar a idéia geral Desvantagens: • se usadas muito frequentemente podem dar a impressão de que você não estava ouvindo • tomam muito tempo • se você não está disposto a prestar total atenção, não as faça EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Técnica de questionamento • Evite perguntas indutivas • Não faça perguntas antagônicas EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Abordagem bem sucedida da auditoria • Faça perguntas esclarecedoras • Evite perguntas indutivas • Estabelecer clima adequado • Colocar o auditado à vontade • Usar a técnica de questionamento apropriada • Usar perguntas abertas e esporadicamente usar perguntas fechadas • Não faça perguntas antagônicas • Use a linguagem corporal • Use a paralinguagem • Seja amigável & diplomático EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA O relacionamento entre auditores e auditados é crítico para uma auditoria bem sucedida. EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Checagem do Entendimento Informação Idéias Atitudes Emissor Feed Back Receptor EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA • Uso do tempo & espaço • Linguagem Corporal • Paralinguagem Verbal EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Emissor Codifica Mensagem Receptor Codifica & Interpreta Retorno de Informação Feed Back EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Barreiras para uma comunicação EFICAZ • Físicas • Intelectuais • Psicológicas EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Fatores físicos Fatores fisiológicos: Ambiente: • fome • temperatura • sede • ventilação • descanso • luminosidade • dor • qualidade de impressão EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Canal intelectual Entendimento: Mensagem: • conceitos • significado • terminologia • padrão • linguagem • razão • estrutura • ordem EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Fatores Emocionais Conforto emocional: • auto respeito • segurança • confiança • medo • intimidação EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Como criar clima para a comunicação: F Espaço F Tempo F Contato visual F Linguagem corporal F Paralinguagem F Sensibilidades culturais EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Espaço • Localização certa • Plano de distribuição de assentos • Mínima distração física • Uma mesa entre pessoas pode ser uma barricada • Auditor & auditados devem ser uma equipe só EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Tempo • Dê algum tempo para os auditados antes de sua chegada a organização • Nunca chegue adiantado • Considere: • horários de costume • refeições • “siesta” • hora de encerramento do expediente EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Quanto de contato visual? • A cultura de comunicação européia requer muito contato visual • Em outros lugares, contato visual de perto pode ser ofensivo ou deseducado • Falta de contato visual não tem querer dizer que há um esforço para esconder informações EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Linguagem corporal • Posturas, gestos, expressões faciais • Comunica uma quantidade de informações • Mensagens não controladas podem perturbar o auditado • Significados comuns • Diferenças culturais EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria ABORDAGEM DA AUDITORIA Paralinguagem • Tosses • Entonação • Paradas • Outros assuntos • Dialeto • Velocidade • Tom de voz • Suavidade EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria FASES DA AUDITORIA: üReunião de Abertura üExecução üReunião “Wash up”-Resultado parcial (auditor e RD) üReunião intermediária-Equipe de auditores (análise crítica dos dados) üRelatório de Não-Conformidade Reunião de Fechamento EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria Relatório de Não-Conformidade • Umas vez que a Auditoria tenha sido concluída, é necessário que o Auditor/Equipe Auditora faça uma análise crítica de todas as informações e dados obtidos, organizando o que for significativo. • Neste momento, as Não-Conformidades são listadas e classificadas O que é não-conformidade? É o não atendimento a um requisito. • As não-conformidades são com freqüência percebidas como um acidente e são vistas como alguma coisa negativa. • NOTA: A identificação de um problema já é metade de sua solução, oferecendo uma oportunidade de melhoria do sistema por meio de uma Ação Corretiva. EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria Relatório de Não-Conformidade Classificação das Não-Conformidades • Não -Conformidade Maior: Deficiência séria que pode afetar gravemente a qualidade do produto ou serviço. Pode ser uma completa falta ou uma completa quebra de um sistema especificado, ex. : • Nenhum procedimento documentado • Procedimento documentado existe mas não está implantado • Autoridade insuficiente dada ao gerente do departamento • empregados podem negligenciar instruções de trabalho sem ação corretiva • auditorias internas não são mantidas • deficiências no sistema não são corrigidas dentro de um tempo razoável • Procedimentos obsoletos usados regularmente (controlados ou não) EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria Relatório de Não-Conformidade Observação (sugestão de melhoria) : • Prática ruim mas que não chega a ser uma violação aos requisitos • Situação eminente para uma não-conformidade(potencial) • Pode levar a uma ação preventiva Ex: • Procedimentos complexos • Área especial para produto não conforme EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin

auditoria Relatório de Não Conformidade Não-Conformidade Menor: Omissão temporária observada para atingir as exigências do sistema requerido. Este pode ser um caso isolado de falha para atingir o requisito especificado. Exs. : • Falha no cumprimento de procedimento documentado • Falha na redação do procedimento para fins de clareza de texto • Pequeno número de instrumentos fora da calibração • Um exemplo isolado de não-conformidade de auditoria interna não esclarecida no prazo planejado. • Pequeno número de casos onde a situação dos ensaios não está identificada. EXECUÇÃO DA AUDITORIA Dra. Maria Beatriz/Wilson Scapin