COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA Auditoria Definies Auditorias

COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

Auditoria Definições

Auditorias em Sistemas de Gestão Atividades Sistemáticas Atividades Independentes • Detectar vícios • Avaliar degradação • Não pertencer à área auditada • Ter mente aberta Critérios de auditorias adotados • Eficácia (“O que fazer”) • Eficiência (“Como fazer”) As Auditorias. . . • Verificam Conformidade • Avaliam controles (diferentes de inspeção) • Não possuem caráter punitivo • Constituem processo amostral

IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA ü ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO ü DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO ü CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA ü RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS” ü FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO ü ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR > ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO > PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES > SER IMPARCIAL E OBJETIVO > ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS > MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA AUDITADO § COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA § COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR § DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO § FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES § PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS

Tipos de Auditoria ® Finalidade Auditoria de adequação ou conformidade ® Objeto de auditoria Processo, produto ou sistema

Etapas das Auditorias PLANEJAMENTO PREPARAÇÃO CONDUÇÃO RELATO * ESCOPO * OBJETO * OCASIÃO * CRITÉRIOS DE AUDITORIA * ESTUDO DOS DADOS * LISTAS DE VERIFICAÇÃO * NOTIFICAÇÃO * REUNIÃO DE ABERTURA * EXECUÇÃO * REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * VERBAL * DOCUMENTADO AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS * ÁREA AUDITADA * CONSENSO * NOVA AUDITORIA * ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS * GRUPO AUDITOR * AUDITADO SISTEMÁTICO

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS OBJETIVO § Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação) e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade)

Preparação para a Auditoria CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) * CONFIRMAÇÃO DOS PAR METROS PLANEJADOS VISITAS ÀS INSTALAÇÕES * SE NECESSÁRIO E VIÁVEL ATIVIDADES A REALIZAR GRUPO AUDITOR * DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO

EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO (Trilhamento)

CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS > ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS Reunião de abertura Visita às instalações Condução da auditoria Reuniões parciais com o auditado Reunião de encerramento

REUNIÃO DE ABERTURA 4 Apresentação dos auditores Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável 4 Confirmação do panejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria 4 Confirmação da agenda Alterações devem ser feitas, se necessário 4 Confirmação dos arranjos administrativos Transporte, almoço, sala de reunião e etc.

REUNIÃO DE ABERTURA 4 Confirmação dos contatos Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria Interferir, se necessário Conhecer objeto e critérios de auditoria Não é auditado (a princípio) 4 Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

CONDUÇÃO DA AUDITORIA 4 Visitar as instalações Se necessário, antes da condução da auditoria Apenas observar. Interferir em situações de risco 4 Coletar evidências por meio de Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades 4 Realizar amostragem Aleatória e em quantidade “suficiente” 4 Utilizar documentos de trabalho Listas de verificação (diretriz) Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)

CONDUÇÃO DA AUDITORIA 4 Utilizar técnicas de rastreamento Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório (“trace random) 4 Interferir o mínimo possível Solicitar permissão 4 Gerenciar o tempo da auditoria Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o auditado

Reuniões parciais com o auditado ® Objetivo: consolidar os resultados da auditoria Envolver os auditados do dia (no mínimo) Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte Reportar eventuais não conformidades ou observações > > Facilita a reunião de encerramento Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO 4 Reapresentação dos auditores Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não estavam na reunião de abertura 4 Agradecimentos ao auditado Cooperação e tempo dedicado, por exemplo 4 Reconfirmação do planejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria 4 Reconfirmação da agenda Destacar eventuais alterações 4 Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos” Resumidamente

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO 4 Entrega dos relatórios individuais de não conformidade Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso contrário, acordar prazo. 4 Esclarecimento de dúvidas, Se existirem 4 Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

RELATO DE AUDITORIA * RELATO VERBAL AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO DA AUDITORIA AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * RELATO DOCUMENTADO NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS CONCLUSÃO FINAL RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL * CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS CONFIDENCIALIDADE PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL

Relatório Individual de NC

Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias NÃO CONFORMIDADES REAIS POTENCIAIS AÇÃO PREVENTIVA AÇÃO CORRETIVA > > > AUDITOR > Identificar a causa Propor solução Implementar solução Avaliar efetividade AUDITADO

Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva * RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO * FORMA DE AVALIAÇÃO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER PRÓXIMA AUDITORIA * FORMA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES)

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - ISO 19011 e outras referências -

PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

Desafios do Auditor · Primeiro desafio ® Lidar com pessoas Estabelecer confiança Acrescida de respeito: harmonia, transparência e ganhos mútuos Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competência (treinamento e experiência) · Segundo desafio ® Distinguir entre avaliação e asserção Exige do auditor Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo Capacidade de distinguir julgamentos de fatos “O tempo está ruim” “O tempo está nublado”

A comunicação na auditoria. . · Qualificação inicial do auditado: ® Chame-o pelo nome ® Quebre o “gelo” inicial Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e busque a empatia Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento: - Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificação? ” - Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras. - E vocês já conseguiram muitas melhorias? - Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade. . . ”

A comunicação na auditoria. . · Ouça o auditado: ® Conduza o diálogo ® Não demonstre sinais de impaciência ou distração ® Faça perguntas do tipo “aberta” “O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia) “Mostre-me” ® Faça perguntas do tipo “fechadas” Obter respostas “Sim” ou “Não” ® Faça perguntas do tipo “alternativas” Fornecer alternativas no questionamento ® Considere a ansiedade do auditado Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado Comunicação

Situações típicas de auditoria. . · O auditado. . ® Fala demais, desviando o assunto ® É resistente ® ® Discorda das eventuais não conformidades Prepara “balão fixo” Chega atrasado Solicita sugestões · E durante a auditoria. . ® ® O tempo planejado é insuficiente O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade A independência do auditor é “ameaçada” Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado