KOKOUSTEKNIIKKA KOULUTUKSEN TAVOITE Osaat kokoustekniikan perusteet Tiedt miten

KOKOUSTEKNIIKKA

KOULUTUKSEN TAVOITE: • Osaat kokoustekniikan perusteet • Tiedät miten toimia kokouksessa • Hallitset kokoustermistön 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 2

Kokoustyypit • • • 1. 2. 2011 Hallituksen kokoukset Kuukausikokoukset Vuosikokous Vaalikokous PNAT - kokoukset Piirihallituksen kokoukset Toimikuntien kokoukset Piirikokous Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 3

Lions Clubs International MD 107 Finland Kokouksen valmistelu Kokouskutsun kaksi tehtävää: 1. Kokouksen laillistaminen Yhdistyslaissa ja klubin säännöissä mainituille sääntömääräisille kokouksille on määritelty tarkat koollekutsumisperiaatteet. Koollekutsujien on tarkistettava, milloin kokous on kutsuttava koolle, mitä asioita kutsussa on mainittava ja miten kutsu on julkaistava. 2. Kokoaa kokousväen Kutsun tarkoituksena on saada väkeä paikalle. 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 4

Lions Clubs International MD 107 Finland Kokouksen toimihenkilöiden asema • kokouksen täysivaltaisia osanottajia, samat oikeudet ja velvollisuudet kuin muilla • ottavat osaa keskusteluun ja tekevät ehdotuksia • ottavat osaa äänestyksiin ja vaaleihin • oltava ehdottoman tasapuolisia • ei kuitenkaan ole suotavaa, että puheenjohtaja ja sihteeri osallistuvat keskusteluun kovin runsaasti 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 5

Lions Clubs International MD 107 Finland Kokouksen toimihenkilöt Puheenjohtaja • puheenvuorojen jakaminen • yhteenvetojen tekeminen • asian jakaminen osiin • täsmennysten ja selvitysten pyytäminen • päätösten muotoilu • yleisen järjestyksen valvonta • lain ja sääntöjen noudattamisen seuranta 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 6

Lions Clubs International MD 107 Finland Kokouksen toimihenkilöt Puheenjohtajan ominaisuuksia: • kokouksen tärkein toimihenkilö, valintaan kiinnitettävä erityinen huomio • tasapuolinen ja oikeudenmukainen • hyvä suullinen esitystaito ja nopea käsityskyky • hyvä keskittymiskyky, itsevarma ja rauhallinen • yhdistyslain tuntemus ja kokoustekniikan hyvä hallinta • yhdistyksen ja sen kattojärjestön sääntöjen tuntemus 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 7

Kokouksen toimihenkilöt Sihteeri • • • 1. 2. 2011 tekninen sihteeri/avustava sihteeri läsnäolijoitten toteaminen pöytäkirjan pitäminen pöytäkirjan lajit ja rakenne pöytäkirjan tarkistaminen puheenjohtajan avustaminen Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 8

Kokouksen toimihenkilöt Ääntenlaskijat • • 1. 2. 2011 äänestystapahtuman valvonta avoin äänestys suljettu äänestyspöytäkirjan tekeminen Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 9

Kokouksen toimihenkilöt Pöytäkirjan tarkastajat • • kokous itse tarkistaa tai valitut henkilöt tarkastavat huolelliset muistiinpanot tarkastuslausunto ja allekirjoitus ei tehdä muutoksia itse pöytäkirjaan, vaan huomiot kerrotaan tarkastuslausunnossa 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 10

Kokouksen valmistelu. Kokouskutsun peruskaava • • 1. 2. 2011 • yhteisön nimi • kokouksen laatu • kokouspaikka ja osoitetiedot • aika • asiat • kutsun antamispaikka ja -aika • allekirjoitus Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 11

Esityslistamalli Alkutoimet : 1. KOKOUKSEN AVAUS 2. JÄRJESTÄYTYMINEN 3. LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 4. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN 5. ILMOITUSASIAT Päätösasiat: 6 PÄÄTÖSASIAT (eri otsikoin) Lopputoimet: 7 MUUT MAHDOLLISET ASIAT 8 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 12

Kokouksen alkutoimet • 1. KOKOUKSEN AVAUS – koollekutsuja (presidentti) – avajaispuhe (seisaaltaan) – puheen pituus riippuu kokouksen arvokkuudesta – usein toistuvissa kokouksissa suoraan asiaan, esim. hallituksen kokous ja useimmat kuukausikokoukset – alkamisaika on ilmoitettu, odottaminen on turhaa. Myöhästelevien osanottajien odottaminen tapahtuu paikalle saapuneiden kustannuksella ja siirtää lopetusaikaa 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 13

Kokouksen alkutoimet (jatkuu) 2. JÄRJESTÄYTYMINEN – kokouksen avaaja johtaa puhetta, valittu – kokouksen puheenjohtaja jatkaa järjestäytymistä – valitaan kokousvirkailijat kokouksen tarpeen ja sääntöjen mukaan; puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 14

Kokouksen alkutoimet (jatkuu) 3. LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS – Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisessa on kolme vaihetta: • Todetaan päätösvaltaisuuden ehdot (luetaan ääneen säännöistä ao. kohta). • Todetaan ehtojen täyttyminen ja esitetään tarvittavat dokumentit (lehden numero tms. ) • Todetaan päätös 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 15

Kokouksen alkutoimet 4. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN • - esityslista vahvistetaan työjärjestykseksi • - työjärjestyksestä ei puheenjohtaja saa poiketa • - siihen voidaan tehdä muutoksia kokouksen päätöksellä (työjärjestyspuheenvuorolla) 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 16

Kokouksen alkutoimet • 5. ILMOITUSASIAT • - oltava luonteeltaan informoivia • - eivät saa olla päätösluonteisesti sitovia 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 17

Kokouksen päätösasiat 6. 6 - n PÄÄTÖSASIOITA ERI OTSIKOIN - asiat, joita varten kokous on koolle kutsuttu - käsitellään aina ehdottomasti asian käsittelyn peruskaavan mukaisesti - päätöspykälät esityslistalla/työjärjestyksessä johdonmukaisessa järjestyksessä - tavallisesti käsitellään ensin sääntömääräiset asiat, sitten hallituksen valmistelemat ajankohtaiset asiat ja lopuksi muut, esim. toimikuntien esille tuomat asiat 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 18

Työjärjestyspuheenvuoro • puheenvuoro, jonka avulla kuka tahansa osanottaja voi tehdä ehdotuksensa kokouksen tekniseen kulkuun, puheenjohtajan työskentelyyn tai muuhun sellaiseen liittyvään asiaan • sitä pyydettäessä on ilmoitettava, että kyseessä on työjärjestyspuheenvuoro: esim. Lion presidentti, työjärjestykseen. • annetaan heti kun se pyydetään, ei kuitenkaan keskeytä toista puheenvuoroa • puheenjohtaja siis keskeyttää sen asian käsittelyn, jota työjärjestyspuheenvuoroa pyydettäessä oltiin käsittelemässä ja kokous siirtyy käsittelemään ehdotettua asiaa 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 19

Työjärjestyspuheenvuoro (jatkuu) • 1. 2. 2011 Työjärjestyspuheenvuorossa voidaan puuttua: - puheenvuorojen rajoittamiseen ajallisesti tai lukumääräisesti - asian käsittelyn jakamiseen, kokouksen keskeyttämiseen neuvottelua, ruokailua tai tuuletusta varten - ehdotus kokouksen, sen osan tai asian lykkäyksestä - tärkeä ilmoitus kokoukselle - puheenjohtajan vaihtaminen - huomautus puheenjohtajan virheestä - ehdotus työjärjestyksen muutoksesta Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 20

Päätöksenteko kokouksessa (jatkuu) • ERIÄVÄ MIELIPIDE JA VASTALAUSE - eriävän mielipiteen tai vastalauseen avulla kokouksen osanottaja sanoutuu irti kokouksen päätöksestä ja vapautuu myös päätösvastuusta - jätetään päätöksen julistamisen jälkeen työjärjestyspuheenvuorossa: esim. Lion presidentti. Haluan jättää päätökseen eriävän mielipiteeni. - vastalause jätetään ensiksi eriävänä mielipiteenä ja samalla ilmoitetaan, että se tullaan myöhemmin jättämään kirjallisena • puheenjohtaja ilmoittaa, milloin vastalause tulee viimeistään jättää pöytäkirjaan liitettäväksi 1. 2. 20 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 21

Päätöksenteko kokouksessa • ÄÄNESTYSTAVASTA PÄÄTTÄMINEN • Äänestystavasta päätetään lyhyttä asian käsittelyn kaavaa noudattaen. • Puheenjohtaja tekee esityksen. • Suljettua lippuäänestystä käytetään aina vaadittaessa ja aina henkilövaaleissa. 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 22

Kokouksen lopputoimet • MUUT MAHDOLLISET ASIAT • Esityslistalla siltä varalta, että kokouksessa nousee esille asioita, joille ei ole omaa kohtaa varattu. Esim. osanottajien tekemiä kysymyksiä ja ehdotuksia. • Varsinaisten päätösten tekemistä tässä kohdin on kuitenkin vältettävä ja mieluummin jätettävä esille tulleet asiat evästyksenä hallitukselle tai tietylle työryhmälle. Näin ne voidaan viedä asianmukaiseen valmisteluun ja tuoda tarvittaessa uudelleen käsiteltäväksi yleiseen kokoukseen. 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 23

Kokouksen lopputoimet • KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN • -päätetään seuraavan kokouksen ajankohdasta ja paikasta • - kokouksen puheenjohtaja kiittää osallistujia • - puhuu lyhyesti 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 24

Lionskokouksien esityslistoja • Klubikokous: 1. Kokouksen avaus (leijonalaulu) 2. Läsnäolo ja päätösvaltaisuus 3. Asialistan hyväksyminen 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 5. Hallituksen pöytäkirja (tiedoksi) 6. Ilmoitusasiat 7. Toimikuntien raportit 8. Muut asiat 9. Kokouksen päättäminen 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 25

Lionskokouksien esityslistoja (jatkuu) • Hallituksen kokous • • 1. 2. 2011 1. Kokouksen avaus 2. Läsnäolo ja päätösvaltaisuus 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 4. Saapuneet kirjeet/tiedotteet 5. Toimikuntien raportit 6. Klubikokouksen valmistelu 7. Muut asiat 8. Kokouksen päätös Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 26

Lionskokousten esityslistoja (jatkuu) • Klubin vuosikokous, lokakuu (Pidetään lisäksi myös normaali klubikokous) 1. Valitaan puheenjohtaja 2. Valitaan sihteeri 3. Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat 4. Edellisen kauden toimintakertomus 5. Edellisen kauden tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus 6. Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen 7. Vuosikokouksen päättäminen 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 27

Lionskokousten esityslistoja (jatkuu) Klubin vaalikokous, huhtikuu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 2011 Kokouksen avaus Läsnäolo ja päätösvaltaisuus Asialistan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hallituksen pöytäkirja tiedoksi Ilmoitusasiat Toimikuntien raportit Vaaliasiat - valitaan seuraavan kauden hallitus - valitaan tilintarkastajat - todetaan toimikuntien jäsenet - vahvistetaan toimintasuunnitelma - vahvistetaan liittymis- ja jäsenmaksu - vahvistetaan talousarvio 9. Muut asiat 10. Kokouksen päättäminen Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 28

PNAT-kokoukset (Piirikuvernöörin neuvoa antava toimikunta) • Kokoukset pidetään joko lohkoittain, alueittain tai koko piirin Suur-PNAT: tina. Riippuen kokouksen laajuudesta joko lohkon tai alueen puheenjohtaja tai piirikuvernööri vastaa kokouksen järjestelyistä • 1. kokous pidetään elo-, syyskuussa. – Piirin, liiton ja kansainväliset tavoitteet kaudelle. – Klubien toimintasuunnitelmat. • 2. kokous pidetään marraskuussa. – Klubien innostaminen osallistumaan kokouksiin ja projekteihin – Toimintasuunnitelmien toteutuminen • 3. kokous pidetään helmi- maaliskuussa – Kauden suunnitelmien toteutuminen – Klubien ongelmat 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 29

Piirihallituksen kokoukset - 1. 2. 2011 1. kokous elokuussa 2. kokous marraskuussa 3. kokous helmikuussa 4. kokous viimeistään ennen vuosikokousta Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 30

Piirihallituksen kokoukset (jatkuu) 1. kokous Kokouksen järjestäytyminen 1. Kokouksen avaus (piirikuvernööri), leijonamarssi 2. Todetaan läsnäolijat (1. ssä kokouksessa hallituksen esittelyt) 3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. Asialistan hyväksyminen Kokousasiat 5. Piirihallituksen kokoonpanon ja tehtävien toteaminen 6. Piirihallituksen jäsenten puhe- ja äänioikeus 7. Piirin alue- ja lohkojako 8. Piirin talousarvio sekä tilit ja tiliasemat kauden alussa 9. Piirin rahastonhoitajan takuut 10. Piirin varoista maksettavien laskujen hyväksyminen ja piirihallituksen korvaukset (jatkuu) 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 31

Piirihallituksen kokoukset (jatkuu) 11. Piirin toimintavuoden tavoitteet, piirikuvernöörin toimintasuunnitelma Ryhmätyöskentely (RC: t, ZC: t, DC: t, PDG: t) 12. Ryhmätyöskentelyn raportointi - Alueiden ja lohkojen tavoitteet - Toimialueiden tavoitteet - PDG ryhmän esitykset 13. Piirin ja hallituksen toimintaedellytykset 14. Piirikilpailut, sääntöjen vahvistaminen 15. Ilmoitusasiat 16. Saapuneet kirjeet 17. Muut asiat 18. Kokouksen päättäminen 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 32

Piirihallituksen kokoukset (jatkuu) 2. kokous 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kokouksen avaus, leijonamarssi Läsnäolijoiden toteaminen Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Asialistan hyväksyminen Rahastonhoitajan tiliseloste Edellisen kokouksen keskenjääneet asiat Saapuneet kirjeet Ryhmätyöskentely (ZC: t, RC: t, DC: t, PDG: t) 9. 10. 11. 12. 1. 2. 2011 Raportointi lohkoista, alueilta ja toimialoilta (PNAT-kokoukset, jäsentilanne, jäsenilmoitukset, läsnäolot, aktiviteetit, toiminta) Ilmoitusasiat Muut asiat Kokouksen päättäminen Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 33

Piirihallituksen kokoukset (jatkuu) 3. kokous 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Kokouksen avaus, leijonamarssi Läsnäolijoiden toteaminen Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Esityslistan hyväksyminen Rahastonhoitajan tiliseloste Edellisessä kokouksessa keskenjääneet asiat Saapuneet kirjeet Edellisen kauden toimintakertomus ja tilinpäätös. Ryhmätyöskentely (ZC: t, RC: t, DC: t, PDG: t) 11. 12. 13. 14. 15. 1. 2. 2011 Raportointi (rästimaksut, jäsenmäärät, jäsenilmoitukset, läsnäolot, aktiviteetit, toiminta) Todetaan uudet virkahakemukset (DG, VDG, piirikokouspaikka) Ilmoitusasiat Muut asiat Kokouksen päätös Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 34

Piirihallituksen kokoukset (jatkuu) 4. kokous 1– 8 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1. 2. 2011 Katso edelliset 2 – 3 kokoukset Vuosikokouksen valmistelu Selvitys piirihallituksen työskentelystä Piirikilpailu ja muut palkittavat Toimintasuunnitelma seuraavalle kaudelle. Talousarvio seuraavalle kaudelle Piirikokouspaikka seuraavalle kaudelle Ilmoitusasiat Muut asiat Kokouksen päättäminen Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 35

Piirin vuosikokous Vuosikokouksesta on tehtävä perinteitä vaaliva, juhlava piirin ykköstapahtuma lippuineen ja seremonioineen. Päivä voidaan aloittaa järjestävän klubin paikkakunnan sankarihaudoilla käynnillä ja seppeleen laskulla. Paikalla ovat piirikuvernööri, piirisihteeri ja järjestävän alueen aluepuheenjohtaja, jotka laskevat kukkalaitteen. Paikalla ovat myös Suomen lippuvartioineen, piirin lippu ja järjestävien klubien liput. Klubit toimittavat omat lippunsa kokouspaikalle, jossa ne ovat esillä vuosijuhlan ja kokouksen ajan. Kokousta ja vuosijuhlaa ennen voidaan järjestää koulutus tuleville presidenteille, sihteereille, rahastonhoitajille, tiedotussihteereille ja puolisoille. Vuosijuhla on noin tunnin kestävä juhlallinen tilaisuus kunkin piirin vakiintuneen perinteen mukaisesti. Siellä tai vuosikokouksen alussa on hyvä muistaa kauden aikana poisnukkuneita lioneita. 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 36

Piirin vuosikokous (jatkuu) Piirikuvernööri tarkastaa hyvissä ajoin klubien määrällisen osallistumisoikeuden. Äänestysmenettely on salainen lippuäänestys henkilövalinnoissa. Se Toteutetaan klubien aakkosjärjestyksessä sihteerin lukeman nimenhuudon Perusteella. Jokaisella PDG: llä on myös äänioikeus. PDG: n ääni ei vähennä klubin määrällistä osallistumisoikeutta. Äänentoistolaitteet on oltava puheenjohtajiston pöytään ja puhujapönttöön. Lehdistötilaisuus pidetään kokouksen jälkeen. Piirikuvernöörillä puheenjohtajana on velvollisuus huolehtia kokouksen aikataulussa pysymisestä. 1. 2. 2011 Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 37

Piirin vuosikokouksen esityslista 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 2011 Kokouksen avaus - piirikuvernööri, samalla muistetaan vuoden aikana poisnukkuneita lioneita esim. nimet lukemalla ja sytyttämällä kynttilän Kokouksen puheenjohtajan toteaminen - piirikuvernööri johtaa sääntöjen mukaan. Hän voi kutsua puheenjohtajistoon myös VDG: n ja aluepuheenjohtajat Kokousvirkailijoiden valinta - sihteeri, pöytäkirjantarkastajat, ääntenlaskijat Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Esityslistan hyväksyminen Edellisen kauden toimintakertomus (IPDG esittelee) Piirin tilien esittely ja tilintarkastajien lausunto Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 38

Piirin vuosikokouksen esityslista (jatkuu) 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 1. 2. 2011 Päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä Esitetään ja hyväksytään piirin toimintasuunnitelma seuraavaksi kaudeksi Esitetään ja hyväksytään seuraavan kauden talousarvio Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille varahenkilöt Valitaan piirikuvernööriehdokas Valitaan varapiirikuvernöörit. Valitaan seuraavan piirikokouksen järjestäjä ja/tai kokouspaikka. Palkitsemiset ja huomionosoitukset Muut asiat Kokouksen päättäminen Suomen Lions-liitto ry Kokoustekniikka RJ/OE 39