TCNICO EM SECRETARIADO Disciplina Administrao I e II

TÉCNICO EM SECRETARIADO Disciplina: Administração I e II

Professor da disciplina �Prof. Dr. ngelo Fróes �Doutor e mestre em educação �Administrador de Empresas

1. A ORIGEM DA ADMINISTRAÇÃO �A Administração recebeu influências de diversas áreas do conhecimento humano. A Filosofia deu sua grande contribuição para a administração. Já antes de Cristo, os filósofos da Antiguidade expunham seu ponto de vista sobre esta área fascinante que viria a ser importante nos dias atuais. SÓCRATES (470 a. C – 399 a. C. ), citado por CHIAVENATO (1997, p. 50) afirmou que a Administração é uma habilidade pessoal separada do conhecimento técnico e da experiência.

1. 1. Conceito de Administração �O termo administração vem do latim, ad (junto de) e ministratio (prestação de serviço); portanto, administração é uma ação de prestar um serviço. Contemporaneamente, administração não é somente relacionado ao governo ou à condução de uma empresa, e sim a todas as atividades que envolvem planejamento, organização, direção e controle.

�[. . . ] a tarefa da Administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira mais adequada à situação. (CHIAVENATO, 1997, p. 12).

�Dessa definição de Chiavenato, podemos concluir que administrar é o ato de executar as missões de uma empresa, por meio e com as pessoas para atingir concomitantemente os objetivos da organização quanto de seus colaboradores. Nessa linha de pensar, existem aspectos relevantes a serem destacados: � 1. Ênfase no elemento humano na organização. � 2. Focalizar a atenção nos resultados a serem alcançados; � 3. Inclusão dos objetivos dos colaboradores como parte integrante dos objetivos da organização.

O processo administrativo é classicamente dividido em 4 planos (essa divisão pode variar dependendo da literatura pesquisada): � 1. Planejamento: neste plano ocorre a definição objetivos, atividades e recursos. Nesta etapa são definidos antecipadamente o que se deve fazer e quais os objetivos que devem ser atendidos. � 2. Organização: as atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa são agrupadas e elas são atribuídas a um colaborador que possua as competências e autoridade necessárias para executar tais atividades, é também o momento de distribuir os recursos disponíveis. � 3. Direção: Essencialmente dependente do modelo de liderança existente na organização. Nessa etapa a preocupação é direcionada com e quais operações serão executadas e quais os objetivos que serão atingidos. � 4. Controle: é o processo de acompanhamento e ajustes das operações previamente estabelecidas de acordo com os feedbacks recebidos. Nessa fase são identificadas todas as ações que precisam ser reajustadas com relação ao cronograma de desenvolvimento das atividades, gasto dos recursos materiais e financeiros disponibilizados e metas não atingidas.

1. 2 – Objetivos Históricos da Administração �Segundo CHIAVENATO (1989, p. 3), tal revolução se desenvolveu em duas épocas distintas: � • Primeira época: (1780 -1860). Carvão como primeira fonte de energia e ferro como principal matériaprima; � • Segunda época: (1860 -1914). A revolução da eletricidade e derivados do petróleo.

CHIAVENATO (1997, p. 56) divide a Revolução Industrial em quatro fases: �Primeira fase: a mecanização da indústria e da agricultura: fase em que a máquina começou a substituir alguns trabalhos braçais; �Segunda fase: a aplicação da força motriz à indústria: invenção da máquina a vapor; �Terceira fase: o desenvolvimento do sistema fabril: o artesão desapareceu para dar lugar ao operário, às fábricas e usinas; e �Quarta fase: um espetacular aceleramento dos transportes e das comunicações: surgimento da primeira estrada de ferro. Surgiu a navegação a vapor, a locomotiva a vapor foi aperfeiçoada, invenção do telégrafo elétrico, selo postal e a principal invenção: o telefone.

1. 3 - A Administração �Durante toda a vida, fazemos parte de alguma organização (familiar, religiosa, profissional, etc. ). Toda organização, seja ela formal ou informal, possui objetivos e metas para alcançar e, por este motivo, define quais recursos serão necessários para chegar ao resultado almejado.

II - TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO �As teorias nos ajudam a entender processos essenciais. Para STONER (1999, p. 22) teoria é um conjunto coerente de pressupostos elaborado para explicar as relações entre dois ou mais fatos observáveis. A teoria é aquela que embasa todas as nossas ações dentro da organização e sobre todos os seus processos.

Escola Clássica �No campo específico da administração das empresas, coube a dois engenheiros o lançamento dos fundamentos de uma Teoria Geral da Administração, dando origem à chamada Escola Clássica da Administração.

Escola clássica �O primeiro deles foi o norte-americano Frederick Taylor (1856/1915), com sua obra “Shop Management” (Gerência de Fábrica), lançada em 1903, que teve uma repercussão enorme nos meios acadêmicos e empresariais. O segundo, grego de nascimento, porém educado na França, foi o conhecido engenheiro Henri Fayol (1841/1925), com seu trabalho “Administracion Industrielle et Generale” (Administração Industrial e Geral), publicado em 1916, e que, como o livro de Taylor, ganhou um prestígio extraordinário.

Escola clássica �Do ponto de vista didático, costuma-se dividir a Escola Clássica ou Teoria Clássica da Administração em dois grupos: o primeiro grupo, encabeçado por F. Taylor, chamado “Administração Científica”; e o segundo, liderado por H. Fayol, denominado “Teoria Clássica da Administração”.

Escola clássica �Assim, a abordagem clássica da Administração cobre duas áreas distintas: a operacional, de Taylor, com ênfase nas tarefas; e a administrativa, de Fayol, com ênfase na estrutura organizacional.

Administração Científica �Esta teoria surgiu da necessidade de aumentar a produtividade, no início do século passado, e preocupava-se principalmente com a organização das tarefas, com a racionalização do trabalho. E consiste em que os administradores podem determinar cientificamente a melhor maneira para realizar uma determina atividade e/ou tarefa. Os princípios da administração científica se basearam na estrutura formal e nos processos da organização.

Administração Cientifica �Frederick Winslow Taylor (1856 -1915), era engenheiro e é considerado o pai da administração científica, porque aos 18 anos, como empregado de uma fábrica de bombas hidráulicas, observou o que considerava uma má administração, pois via o “corpo mole” dos funcionários e as relações de má qualidade entre os trabalhadores e os gerentes.

� 1. A administração não tinha noção clara da divisão de suas responsabilidades com o trabalhador; � 2. Não havia incentivos para melhorar o desempenho do trabalhador; � 3. Muitos trabalhadores não cumpriam suas responsabilidades; � 4. As decisões dos administradores baseavam-se na intuição e no palpite; � 5. Não havia integração entre os departamentos da empresa; � 6. Os trabalhadores eram colocados em tarefas para as quais não tinham aptidão; � 7. Os gerentes pareciam ignorar que a excelência no desempenho significaria recompensas tanto para eles próprios quanto para a mão-de-obra; � 8. Havia conflitos entre capatazes e operários a respeito da quantidade da produção.

Princípios da Administração Científica � Taylor definiu 4 princípios científicos para a administração das empresas. São eles: � 1. Princípio do planejamento - consiste em substituir o critério individual do operário, a improvisação e o empirismo por métodos planejados e testados. 20 � 2. Princípio da preparação dos trabalhadores - os trabalhadores são selecionados cientificamente de acordo com suas aptidões, preparados e treinados para produzirem mais e melhor. Faz parte ainda dessa etapa, a preparação das máquinas e equipamentos em um arranjo físico e disposição racional. Tem que levar em conta o estudo das tarefas ou dos tempos e movimentos e a lei da fadiga. � � 3. Princípio do controle - Consiste em controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com o método estabelecido e segundo o plano de produção. � 4. Princípio da execução - Um dos princípios mais importantes da administração científica de Taylor. As atribuições e as responsabilidades são distintamente distribuídas, para que a execução do trabalho seja o mais disciplinado possível. Cabe a administração se concentrar nas tarefas estratégicas e de grande importância, deixando as tarefas padronizadas e de rotina para o pessoal operacional.

Características da Administração Científica: �Ciência em lugar do empirismo; �Harmonia em vez de discórdia; �Cooperação, não-individualismo; �Máxima produção e não- restrição de produção;

Henry Ford �O Fordismo é um modelo de produção em massa que revolucionou a indústria automobilística da sua época. A empresa na visão de Ford, do mesmo modo que na de Taylor, divide-se em dois níveis distintos planejamento e execução: � 1. Planejamento - os técnicos elaboram os métodos e o próprio trabalho; � 2. Execução – os operários só efetuam o trabalho que lhes é levado às mãos.

Três aspectos suportam o sistema Ford: �A progressão do produto através do processo produtivo é planejada, ordenada e contínua; �O trabalho é entregue ao trabalhador em vez de deixálo com a iniciativa de ir buscá-lo; �As operações são analisadas em seus elementos constituintes.

Princípios de Ford �O modelo administrativo de Ford se caracteriza pelo trabalho dividido, repetido, contínuo, baseando-se principalmente nos princípios, da intensificação, da economicidade e da produtividade: �a. Princípio da intensificação: consiste em diminuir o tempo de produção com o emprego imediato dos equipamentos e da matéria-prima e a rápida colocação do produto no mercado. �b. Princípio da economicidade: consiste em reduzir ao mínimo o volume do estoque da matéria prima em transformação. �c. Princípio de produtividade: consiste em aumentar a capacidade de produção do homem no mesmo período através da especialização da linha de montagem.

Teoria Clássica Da Administração �Teoria Clássica da Administração foi formulada por Henri Fayol (1841 -1925), que é considerado o pai da administração moderna e é o principal representante da teoria clássica. Seus estudos caracterizam-se pela ênfase na estrutura organizacional, pela visão do Homem Econômico e pela busca da máxima eficiência.

As funções básicas da empresa: � 1. Funções Técnicas: relacionadas com a produção, fabricação, transformação de bens ou de serviços da empresa. � 2. Funções Comerciais: relacionadas com transações de compra, venda e permutação. � 3. Funções Financeiras: relacionadas com a captação e bom uso do capital. � 4. Funções de Segurança: relacionadas com proteção e preservação dos bens e das pessoas. � 5. Funções Contábeis: relacionadas com os controles e registros como inventários, balanços, custos e estatísticas. 24 � 6. Funções Administrativas: integração de todas as operações da organização. As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa.

Para Fayol administrar era: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar . �Para ele são funções do administrador: � 1. Previsão – Tentativa de avaliar o futuro por meio de um plano e fazer previsões para realizar este plano; � 2. Organização – Mobilização dos recursos humanos e materiais para transformar o plano em ação; � 3. Comando – Estabelecer orientações para os empregados e obter as coisas feitas; � 4. Coordenação – Obtenção da unificação e harmonia de todas as atividades e esforços; � 5. Controle – Verificação de que as coisas aconteçam em conformidade com as regras estabelecidas e expressas pelo comando.

Os 14 Princípios Gerais Da Administração � 1. Divisão de trabalho – entre grupos e indivíduos, para garantir que esforço e atenção estejam focados em porções especiais da tarefa. Seria para Fayol, a melhor maneira de usar os recursos humanos da organização; � 2. Autoridade e Responsabilidade – são faces de uma mesma moeda: autoridade implica no direito de dar ordens e o poder para obter a exata obediência do trabalhador e responsabilidade corresponde a responder pelo poder e capacidade de dar as ordens; � 3. Disciplina – implica obediência, aplicação, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos; � 4. Unidade de Comando – os trabalhadores nas organizações deveriam receber ordens de um único superior (diretor, gerente ou chefe) somente, para evitar conflitos e mal-entendidos; � 5. Unidade de Direção – a organização toda deveria estar se movendo em direção a um objetivo comum, numa direção comum; � 6. Subordinação do interesse individual ao interesse geral – os interesses da organização como um todo sobrepõem se aos interesses de uma pessoa (ou grupo);

� 7. Remuneração do Pessoal – o pagamento deveria ser justo e deve recompensar bom desempenho; � 8. Centralização – os graus de centralização/descentralização adotados dependem de cada organização específica na qual o “gerente” está trabalhando; � 9. Cadeia Escalar ou Hierarquia – conhecida por linha de autoridade, significa que certa quantidade de autoridade correspondente à uma posição hierárquica; � 10. Ordem – todos os materiais e pessoas relacionadas a um tipo específico de trabalho deveriam ser designados à mesma localização geral na organização. Um lugar para cada um, cada um no seu lugar; � 11. Equidade – todos os empregados devem ser tratados o mais “igualmente” possível; � 12. Estabilidade do pessoal no cargo – a retenção dos trabalhadores mais produtivos deve ter alta prioridade da administração. O “turnorver” gera custos de recrutamento e seleção, bem como de defeitos; � 13. Iniciativa – toda iniciativa do trabalhador deve ser encorajada; � 14. Espírito de equipe – os administradores deveriam enfatizar a harmonia e a boa vontade geral entre os empregados, como grandes forças da organização.

Teoria das Relações Humanas �A Escola Comportamental surgiu por volta do ano de 1940. Surgiu devido à ineficiência da administração científica em relação à produção e à harmonia no local de trabalho.

Teoria Comportamental � Uma das mais famosas teorias de motivação foi desenvolvida por Abhram Maslow. Ele desenvolveu a teoria de que a satisfação dos desejos e necessidades motiva o ser humano a buscar o objetivo de auto realização. A abordagem da hierarquia de necessidades de Maslow se baseia em quatro premissas: � 1) Todos os seres humanos adquirem um conjunto semelhante de motivos através de dotação genérica e de interação social; � 2) Alguns motivos são mais básicos ou fundamentais do que outros; � 3) Os motivos mais básicos têm que ser satisfeitos primeiro, e; � 4) À medida que os motivos mais básicos forem satisfeitos, surgirão os motivos mais avançados.

Teoria X �Essa teoria apregoa um estilo de administração onde a fiscalização e o controle externo rígido, constituem mecanismos para neutralizar a desconfiança da empresa quanto às pessoas que nela trabalham e tem como premissa uma série de pressuposições errôneas acerca do comportamento humano. �O administrador que conduz a empresa dentro deste estilo, tem como pressuposto: � 1. O homem é indolente e preguiçoso por natureza, ele evita o trabalho � 2. Falta-lhe ambição, não gosta de assumir responsabilidades. � 3. O homem é egocêntrico. � 4. A sua própria natureza o leva a resistir às mudanças. � 5. A sua dependência o torna incapaz de autocontrole e autodisciplina.

Teoria Y �É um estilo oposto à teoria X. �O trabalho é uma coisa tão natural quanto o lazer e o descanso. Punições e ameaças não são as únicas formas de obter a cooperação e a participação do indivíduo. É a moderna concepção de administração, de acordo com a teoria comportamental.