TAKLIMAT PENYEDIAAN DOKUMENTASI PPSM TARIKH 13 MAC 2017

TAKLIMAT PENYEDIAAN DOKUMENTASI PPSM TARIKH : 13 MAC 2017 (ISNIN) MASA : 3. 45 PETANG TEMPAT: BILIK MESY. UTAMA, CICT (SIDANG VIDEO : BILIK MESY. CICT UTMKL) 1

MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA PERINGKAT UNIVERSITI BIL. 1/2017 TARIKH : 30 MAC & 2 APRIL 2017 (KHAMIS & AHAD) TEMPAT : BILIK MESYUARAT UTAMA, CICT (SIDANG VIDEO BILIK MESYUARAT CANSELERI, TINGKAT 17, MENARA RAZAK, UTM KL) MASA : (RUJUK JADUAL PEMBENTANGAN) (RUANG TUNGGU SEDIA BERTEMPAT DI BILIK MESYUARAT EKSEKUTIF, CICT) 2

BIL PERKARA TARIKH TINDAKAN 13 MAC 2017 SEMUA PSM PTJ 19 MAC – 24 MAC 2017 SEMUA PSM PTJ 26 MAC 2017 SEMUA PSM PTJ 1 TAKLIMAT DOKUMENTASI PPSM KEPADA PSM PTJ 2 PELAKSANAAN MESY. PPSM PERINGKAT PTJ 3 TARIKH AKHIR PENGHANTARAN DOKUMEN PPSM UNTUK PEMBENTANGAN MARKAH DAN PERAKUAN APC 4 MESYUARAT PPSM PERINGKAT UNIVERSITI BIL. 1/2017 30 MAC & 2 APRIL 2017 SEMUA PSM PTJ / URUS SETIA PPSM 5 SEMAKAN / PENYEDIAAN KERTAS KERJA / SERAHAN PENCALONAN KEPADA URUS SETIA CITRA KARISMA 9 APRIL- 20 APRIL 2017 URUS SETIA PPSM 6 TARIKH TUTUP ROC 11 APRIL 2017 SEMUA PSM PTJ 7 MAJLIS CITRA KARISMA 16 MEI 2017 URUS SETIA PPSM 3

JADUAL PEMBENTANGAN PTJ 30 MAC 2017 (KHAMIS) Bil. Fakulti/Jabatan Masa 1 UTM Razak School 9: 30 pagi – 9: 50 pagi 2 Advanced Informatics School (UTM AIS) 9: 50 pagi – 10: 10 pagi 3 International Business School (IBS) 10: 10 pagi – 10: 30 pagi 4 UTM Perdana School 10: 30 pagi – 10: 50 pagi 5 Malaysia-Japan International Institute of Technology (MJIIT) 10: 50 pagi – 11: 10 pagi 6 Pejabat Canseleri 11: 10 pagi – 11: 30 pagi 7 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) 11: 30 pagi – 11: 50 pagi 8 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 11: 50 pagi – 12. 10 tghari 9 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) 12: 10 pagi – 12: 30 tghri 10 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni) 12. 30: tghri – 12: 50 tghri REHAT 12: 50 tghari – 2. 15 ptg 11 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal 2. 15 ptg– 2. 35 ptg 12 Fakulti Kejuruteraan Elektrik 2. 35 ptg – 2. 55 ptg 13 Fakulti Kejuruteraan Awam 2. 55 ptg – 3: 15 ptg 14 Fakulti Kejuruteraan Kimia & Kejuruteraan Tenaga 3: 15 ptg– 3: 35 ptg 15 Fakulti Sains 3: 35 ptg– 3: 55 ptg 16 Fakulti Alam Bina 3: 55 ptg – 4: 15 ptg 17 Fakulti Geoinformasi dan Harta Tanah 4: 15 ptg – 4: 55 ptg 4

JADUAL PEMBENTANGAN PTJ 2 APRIL 2017 (AHAD) Bil. Fakulti/Jabatan Masa 18 Fakulti Pendidikan 9: 00 pagi – 9: 20 pagi 19 Fakulti Biosains dan Kejuruteraan Perubatan 9: 20 pagi – 9: 40 pagi 20 Fakulti Tamadun Islam 9: 40 pagi – 10: 00 pagi 21 Fakulti Pengurusan 10: 00 pagi – 10: 20 pagi 22 Fakulti Komputeran 10: 20 pagi – 10: 40 pagi 23 Akademi Bahasa 10: 40 pagi – 11: 00 pagi 24 Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi 11: 00 pagi – 11: 20 pagi 25 Pejabat Bendahari 11: 20 pagi – 11. 40 tghari 26 Perpustakaan 11: 40 pagi – 12: 00 tghri 27 Pejabat Harta Bina 12. 00: tghri – 12: 20 tghri 28 UTMLead 12. 20: tghri – 12: 40 tghri 29 Pejabat Pendaftar 12: 40 tghari – 1. 00 ptg • Masa sebenar adalah tertakluk kepada sesi pembentangan setiap PTJ. • Mohon bersedia sekiranya terdapat perubahan masa sesi pembentangan • Jamuan tidak disediakan 5

AGENDA PPSM UNIVERSITI 1. 2. 3. 4. 5. – – Aluan Pengerusi Meluluskan Minit Mesyuarat PPSM Universiti Laporan Perkara Berbangkit Taklimat Urus setia 4. 1 Kriteria dan Kuota Pembentangan PPSM PTJ (Mulai jam 9. 30 pagi) 5. 1 Pembentangan Kuota dan Perakuan Penerima APC/PPC –Lampiran A & B 5. 2 Perakuan Markah Staf Bagi Penilaian Prestasi (termasuk Laporan Perkembangan Cuti Belajar, Sabatikal, Post-Doctoral dan lain-lain yang berkaitan) a) Staf Yang Berprestasi Rendah (Markah kurang daripada 60%) dan Dicadangkan untuk Menjalani Proses di bawah Dasar Pemisah (Exit Policy) –Lampiran C b) Staf Yang Tidak Diperakukan Kenaikan Gaji Tahunan (KGT) (Markah Kurang daripada 50%) c) Tindakan Terhadap Staf Berprestasi Sederhana (Markah Kurang 80%) 1. Senarai PYD/PPP/PPK Yang Tidak Melengkapkan Penilaian Prestasi 2. Rayuan Pindaan Markah (jika ada)-Lampiran F Hal-Hal Lain a) Rayuan PYD Penangguhan Mesyuarat

TINDAKAN PSM PTJ 7

MAKLUMAT YANG PERLU DIHANTAR BIL DOKUMEN Hardcop y Softcop y CATATAN 1 Minit Mesyuarat PPSM PTJ yang telah DISAHKAN oleh Dekan/Ketua PTJ / / • • 2 Lampiran A Jadual Kuota APC/PPC / / Lampiran Rujuk format di Lampiran Minit mesti lengkap! i. Lampiran B Senarai Pencalonan/Perakuan APC/PPC : 3 Senarai Staf Yang Diperakukan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) / Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun XXXX Lampiran C Senarai Staf Yang Mendapat Markah Kurang 60% 4 / / Submit Pencalonan melalui sistem ii. Hardcopy yang disahkan iii. Sediakan calon simpanan mengikut format pencalonan iv. Jika ada pindaan dari senarai ini, sediakan lampiran tambahan (Contoh: Jika ada staf yang berpindah) Senarai staf yang mendapat markah kurang 60% dan dicadangkan untuk Dasar Pemisah Semua hardcopy disediakan 3 salinan sahaja 8

MAKLUMAT YANG PERLU DIHANTAR BIL DOKUMEN Hardcop y Softcop y / i. Lampiran C yang dicetak dari sistem dan disahkan ii. Markah mengikut turutan tinggi ke rendah iii. Jika ada pindaan dari Lampiran C sediakan lampiran tambahan (Contoh: Jika ada staf yang berpindah) / Rujuk format yang telah diemel sebelum ini dan perlu nyatakan alasan Lampiran D Senarai Markah 3 Tahun Staf 5 Senarai Markah Laporan Penilaian Prestasi 3 Tahun terakhir beserta Anugerah Yang Pernah Diperolehi / CATATAN Lampiran E Lampiran Senarai Staf Yang Tidak Mengisi Penilaian Prestasi Beserta Alasan termasuk : 6 7 i. PYD yang tidak menilai dalam tempoh penilaian ii. PPP yang tidak menilai dalam tempoh penilaian iii. PPK yang tidak menilai dalam tempoh penilaian Lampiran F Borang Pindaan Markah Semua hardcopy disediakan 3 salinan sahaja / / Hanya staf yang dicalonkan untuk APC (yang mana e. LPPT ada masalah teknikal sahaja yang akan dibincangkan semasa PPSM Bil 1/2017). 9

ISU BERBANGKIT 1. Minit Mesyuarat Tidak Lengkap. Cth: i. Tiada Senarai Staf Yang Tidak Melengkapkan Penilaian Prestasi, ii. Tidak Memperakukan Markah, iii. Tidak Menyenaraikan Staf Yang Tidak Diperakukan Kgt 2. Tiada Calon Simpanan 3. Dokumen Tidak Mengikut Format 4. Dokumen Tiada Pengesahan Dekan/Ketua Ptj 5. Salinan Dokumen Tidak Mencukupi 6. Tidak Mematuhi Tempoh Penghantaran 7. Calon Tidak Melepasi Syarat. Cth: i. Staf Tidak Mencapai Markah 85% ii. Calon Mendapat Kenaikan Pangkat (Hakiki, Tbbk), Opsyen Dsb 10

ISU BERBANGKIT 8. Dokumen Tidak Dimasukkan Di Dalam Sampul Bercop Sulit 9. Staf kontrak lantikan tabung akan dipertimbangkan APC mulai penilaian prestasi 2017 kerana kriteria dan surat pelantikan daripada BSM. 11

FORMAT MINIT 12

JADUAL KUOTA APC & PPC 13

SENARAI PENCALONAN/PERAKUAN APC & PPC ONLINE Klik Penilaian Prestasi>>PSM Fakulti/Jabatan>>Pencalonan APC PTJ 14

SENARAI PENCALONAN/PERAKUAN APC & PPC ONLINE CETAK DARI SISTEM DAN SAHKAN 15

SENARAI MARKAH 3 TAHUN CETAK DARI SISTEM DAN SAHKAN 16

TARIKH PENTING HANTAR 3 SALINAN SEBELUM ATAU PADA 26 MAC 2017 Dokumen boleh dicapai melalui laman web PEJABAT PENDAFTAR > BSM > Anugerah 17

TAKLIMAT URUS SETIA APC P. P. C TOR / PERANAN PPSM SENARAI SEMAK 18

ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC) 19

KRITERIA PEMILIHAN 1. Tertakluk kepada kuota 8% dan memperolehi markah e-LPPT/e-LNPT 360°/e-LNPT sebanyak 85% ke atas; 2. Perkhidmatan cemerlang adalah perkhidmatan yang diberikan oleh seseorang staf yang mutu atau penghasilannya melebihi daripada keperluan tanggungjawab biasa bagi jawatannya. Perkhidmatan yang diberikan itu boleh dijadikan contoh dan ikutan, serta memberi pengaruh yang menggerakkan kecergasan bekerja dan daya usaha staf yang lain; 3. Staf semua kumpulan, gred dan kategori sama ada dilantik secara tetap, sementara atau kontrak di bawah skim JKK, SSB dan SSM; 4. Telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun penuh pada hari terakhir tahun penilaian; 20

KRITERIA PEMILIHAN 5. Pemilihan juga berasaskan kepada penilaian PPSM ke atas sumbangan staf berkenaan kepada organisasi, Perkhidmatan Awam, komuniti, daerah, negeri, negara dan peringkat antarabangsa; 6. Pemilihan hendaklah dibuat mengikut taburan lokasi tempat bekerja, kategori jawatan dan lain-lain yang berkaitan; 7. Keutamaan kepada staf yang dapat membina nilai-nilai bekerjasama dan berpasukan serta dapat mewujudkan perhubungan yang baik di semua peringkat; 21

KRITERIA PEMILIHAN 8. Bagi staf yang pernah menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang layak dipertimbangkan dengan menunjukkan prestasi yang amat cemerlang. Di antaranya ialah: a. Mendapat e-LPPT/e-LNPT 360°/e-LNPT sebanyak 90% ke atas; b. Mendapat pengiktirafan dari dalam/luar negeri dan sebagainya. 9. Calon tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib dalam tempoh 3 tahun kebelakangan; 10. Calon yang pernah dinaikkan pangkat sama ada secara hakiki, Khas Untuk Penyandang (KUP) atau setuju menerima Opsyen dan sebagainya pada tahun yang dinilai tidak boleh dipertimbangkan untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang tahun 2016 kecuali tiada calon lain yang layak di fakulti/jabatan berkenaan. 22

INSENTIF Ø SIJIL PERKHIDMATAN CEMERLANG; DAN Ø SIJIL SIMPANAN PREMIUM BERNILAI RM 1, 000. DIBERI PELUANG DALAM PENCALONAN UNTUK MENERIMA DARJAH KEBESARAN, BINTANG DAN PINGAT PERSEKUTUAN ATAU NEGERI. 23

PINGAT PERKHIDMATAN CEMERLANG (P. P. C) SUMBER PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 13 TAHUN 2012 24

KELAYAKAN 1. Staf tetap yang telah disahkan dalam perkhidmatan; 2. Bagi pencalonan kali pertama, telah genap 5 tahun berkhidmat dalam perkhidmatan awam pada tahun prestasinya dinilai; 3. Staf gred 1 sehingga 54 atau setaraf; 4. Pencapaian cemerlang dalam prestasi kerja dan aktiviti atau sumbangan di luar tugas rasmi dalam tempoh tiga (3) tahun terakhir; 5. Lulus tapisan keselamatan (jenayah dan keselamatan) polis diraja malaysia (PDRM); 6. Lulus tapisan keutuhan suruhanjaya pencegahan rasuah malaysia (SPRM); 7. Lulus tapisan keutuhan jabatan insolvensi malaysia; 8. Tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib; dan 9. Diperakukan oleh panel pembangunan sumber manusia (PPSM). Staf layak dipertimbangkan bagi penganugerahan P. P. C. Buat kali kedua jika memenuhi syarat seperti berikut: 1. Memenuhi syarat di butiran 3 hingga 9 dan; 2. Perkhidmatan tidak terputus dalam tempoh 5 tahun dari tarikh penganugerahan kali pertama. 25

ASAS PENILAIAN Penilaian berdasarkan kepada lima (5) kategori kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi seperti berikut: 1. Keahlian pertubuhan kemasyarakatan / NGO/ kelab/ persatuan/ pasukan sukarela 2. Sumbangan inovatif/kreatif/bakat/kemahiran; 3. Sukan dan permainan; 4. Penglibatan dalam aktiviti/program; dan 5. Komitmen kepada tugasan di luar waktu pejabat. 26

KAWALAN REKOD 1. P. P. C. ini adalah dikawal oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA); 2. Senarai pegawai yang dicalonkan untuk penganugerahan P. P. C. hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada JPA untuk semakan sebelum penganugerahan dilaksanakan; dan 3. Senarai penerima P. P. C. untuk tahun tersebut akan disahkan diwartakan oleh JPA. 27

PERANAN KETUA JABATAN 1. Mengemukakan senarai P. P. C. bagi tahun semasa kepada JPA untuk pengesahan dan pewartaan. 2. Melaksanakan penganugerahan P. P. C. dan pemberian APC serta penyediaan insentif kepada penerima di kementerian/jabatan. 3. Menyelenggara rekod penerima P. P. C. dan APC di kementerian/jabatan masing-masing. 4. Mempamerkan nama dan gambar penerima P. P. C. dan APC di lokasi yang strategik atau yang sering dikunjungi orang ramai di pejabat. 28

PERHATIAN Mesti ada dokumen sokongan Pegawai Yang Dinilai (PYD) dan Pegawai Penilai (PP) hendaklah memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut semasa membuat penilaian: 1. PYD hendaklah melengkapkan maklumat di Bahagian I dan II; 2. PYD hendaklah mengemukakan bukti yang disahkan bagi penglibatan dalam setiap aktiviti yang disenaraikan; 3. PP hendaklah menyemak kesahihan bukti penglibatan yang dikemukakan sebelum membuat penilaian dan pengesahan; 4. PP hendaklah memberi markah dengan membulatkan skala pemarkahan di ruangan yang disediakan; 5. PP hendaklah melengkapkan maklumat dan menurunkan tandatangan di Bahagian III; dan 6. PYD dan PP hendaklah merujuk kepada Garis Panduan Pengisian Borang Aktiviti dan Sumbangan PPC. 29

PERANAN KETUA JABATAN a) Mengemukakan senarai P. P. C. bagi tahun semasa kepada JPA untuk pengesahan dan pewartaan. b) Melaksanakan penganugerahan P. P. C. dan pemberian APC serta penyediaan insentif kepada penerima di kementerian/jabatan. c) Menyelenggara rekod penerima P. P. C. dan APC di kementerian/jabatan masing-masing. d) Mempamerkan nama dan gambar penerima P. P. C. dan APC di lokasi yang strategik atau yang sering dikunjungi orang ramai di pejabat. 30

PERANAN KETUA JABATAN Diuruskan oleh MPPSM Universiti 31

PERANAN KETUA JABATAN 32

PERANAN KETUA JABATAN 33

TOR/PERANAN PPSM 34

KEAHLIAN TERMA RUJUKAN PPSM Pengerusi Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) Ahli 1. Pendaftar 2. Pengarah QRi. M 3. Pengarah Kaunseling 4. Pengarah Kanan UTMLead 5. Timbalan Pendaftar, Seksyen Pembangunan 6. Dekan/Ketua PTJ (pembentangan secara giliran) Setiausaha Timbalan Pendaftar Kanan, BSM Kekerapan 4 kali setahun Dokumen Rujukan Utama Pengurusan 1. 2. 3. 4. 5. 6. Urus setia Timbalan Pendaftar (Perkhidmatan) PP Bil. 4/2002 PP Bil. 6/2005 PP Bil. 13/2012 SPP Bil. 2/2009 PKPA Bil. 2/2002 Keputusan Mesyuarat PPSM 35

TERMA RUJUKAN PPSM BIDANG KUASA 1. MENGESAHKAN MARKAH PENILAIAN PRESTASI SESEORANG PYD. SEKIRANYA TERDAPAT KERAGUAN DAN MEMPUNYAI ASAS YANG KUKUH, PPSM BOLEH MENGUBAHSUAI DAN MENYELARAS MARKAH BERKENAAN. 2. MEMBERI PERHATIAN YANG LEBIH TELITI DAN PERTIMBANGAN YANG MENDALAM KEPADA PYD YANG MENDAPAT MARKAH PRESTASI YANG RENDAH UNTUK MEMASTIKAN PENILAIAN DIBUAT DENGAN BETUL DAN TERATUR TANPA SEBARANG UNSUR PENGANIAYAAN. 3. MENGESYOR ATAU MENENTUKAN PENEMPATAN DAN KEMAJUAN KERJAYA SESUAI DENGAN POTENSI, KEBOLEHAN, KESTIMEWAAN, SERTA KEMAJUAN STAF. 4. MENGESYORKAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING DENGAN TUJUAN MEMPERBAIKI DAN MEMPERTINGKATKAN PRESTASI DAN MOTIVASI STAF. 5. MENENTUKAN KELAYAKAN ATAU KESESUAIAN UNTUK PERGERAKAN GAJI, PINGAT, BINTANG, KEBESARAN DAN SURAT PENGHARGAAN. 6. MENGENALPASTI DAN MERANCANG KEPERLUAN LATIHAN STAF. 7. MENGESAHKAN DAN MELULUSKAN PEMILIHAN ANUGERAH-ANUGERAH KECEMERLANGAN STAF 36

37