PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA KERAJAAN PENGURUSAN

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA KERAJAAN

PENGURUSAN MESYUARAT Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. l Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. l Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. l Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. l

TINDAKAN PRA-MESYUARAT 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat l Tempahan secara bertulis l Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan l Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat l Tentukan bilangan salinan kertas kerja l Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat l Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat l Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

AGENDA MESYUARAT l Perutusan pengerusi l Pengesahan minit mesyuarat yang lepas l Perkara-perkara berbangkit l Pembentangan kertas kerja l Hal-hal lain l Penutup

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat l Bilik bersih dan kemas l Tempat duduk mencukupi l Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara 6. Menentukan kehadiran l Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir l Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

7. Perbincangan pra-mesyuarat l Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat l Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi l Tepati masa l Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat l Senarai kehadiran mesyuarat l Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat l Keputusan yang dibuat l Tindakan susulan yang perlu diambil

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Penyediaan minit Format minit mesyuarat Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat l Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia l Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan l Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggung jawab l l l

i) Penyediaan Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat l Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat l ii) Format Minit Mesyuarat l Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat l Disusun mengikut kekananan ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan Direkodkan secara padat, tepat dan jelas l Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja l

v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat l l l l l Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Status

vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia l l Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas

vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian/Jabatan l l l Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah

viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian/Jabatan Bertanggungjawab Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam l Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program l

PENUTUP l Menggaris serta menetapkan norma kerja yang minimum bagi perkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan.