SESI PERKONGSIAN ILMU PENGURUSAN MESYUARAT DAN PENULISAN MINIT

SESI PERKONGSIAN ILMU: PENGURUSAN MESYUARAT DAN PENULISAN MINIT MESYUARAT

ISI KANDUNGAN 1 Pengurusan Mesyuarat 2 Penulisan Minit Mesyuarat

OBJEKTIF PEMBELAJARAN Pengurusan Mesyuarat � Untuk mengetahui pengurusan mesyuarat yang berkualiti agar tindakan pra mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat Penulisan Minit Mesyuarat � Untuk mengetahui cara penulisan minit mesyuarat dengan tepat, padat dan ringkas

RUJUKAN PEKELILING Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (rujuk pekeliling)

PENGURUSAN MESYUARAT

PENGURUSAN MESYUARAT 1. TINDAKAN PRA MESYUARAT PERANCANGAN 2) PEMBERITAHUAN 3) PERSEDIAAN 1) 2. 3. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

TINDAKAN PRA MESYUARAT: PERANCANGAN Bincang dengan Pengerusi mesyuarat perkara berikut 1. i. ii. Penetapan tarikh, masa dan tempat Penyedian agenda Penempahan bilik mesyuarat (sekiranya perlu) Penyediaan bahan rujukan 2. 3. i. ii. Minit mesyuarat yang lalu (jika ada) Atau bahan rujukan lain yang berkaitan Perutusan Pengerusi 4. i. Sediakan perutusan (talking points) pengerusi seperti berikut: a. Tujuan mesyuarat b. Ahli yang tidak dapat hadir dan sebabnya c. Hal-hal lain yang berkaitan

TINDAKAN PRA MESYUARAT: PEMBERITAHUAN 1. Undangan mesyuarat hendaklah diedarkan sekurangnya 10 hari sebelum mesyuarat Kandungan undangan: i. ii. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nama mesyuarat Tarikh, masa dan tempat Agenda Nama pengerusi Jenis pakaian (dress code) Lampiran (jika ada) Nyatakan sama ada wakil dibenarkan; jika ya, maklumat “Jawatan” wakil diperlukan

TINDAKAN PRA MESYUARAT: PERSEDIAAN 1. Pastikan: Bilik mesyuarat tersedia bersih, kemas dan sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat 2) Nama dan jawatan ahli mesyuarat tersusun 3) Alat tulis, alat multimedia (projector dan laptop) telah tersedia 4) Makanan dan minuman telah tersedia (satu jam sebelum mesyuarat) 1) 2. Perbincangan pra mesyuarat dengan pengerusi: 1) Tindakan yang perlu diambil terhadap maklum balas yang diterima dua (2) hari sebelum mesyuarat sebenar

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT 1. Catatan minit mesyuarat Kehadiran 2) Perkara penting yang dibincangkan 3) Keputusan yang dibuat 4) Tindakan susulan yang perlu diambil 1)

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT 1. Minit mesyuarat 1) 2) 3) 4) 5) 2. Penyediaan Format Susunan nama Susunan agenda Catatan perbincangan Maklum balas Pengesahan 2) Laporan urus setia 3) Penyediaan laporan 1)

PENULISAN MINIT MESYUARAT

PENGERTIAN MINIT Minit mesyuarat ialah rekod rasmi bertulis sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat menjelaskan tindakan yang perlu diambil dan menjadi rekod untuk rujukan pada masa hadapan. Minit mesyuarat hendaklah tepat, mempunyai fakta yang betul dan bebas daripada sebarang kekaburan.

FORMAT MINIT MESYUARAT (MERUJUK KEPADA PKPA BIL. 2/1991) MINIT MESYUARAT… (Catatkan nama mesyuarat) Bil …Tahun… (Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh : Masa : Tempat :

SENARAI KEHADIRAN DALAM MINIT HADIR � HADIR BERSAMA � Senaraikan nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi diundang khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan. TIDAK HADIR � Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama pengerusi mesyuarat. Susun nama ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan. Tidak perlu catat: Tidak hadir dengan maaf URUSETIA (jika ada)

ISI KANDUNGAN MINIT MESYUARAT

1. PERUTUSAN PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting berkenaan tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau pada akhir mesyuarat.

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 1. 2. 3. Ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang dikemukakan dalam mesyuarat yang lepas. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. i. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

4. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA/TAJUK AGENDA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan dalam ruangan berkenaan merupakan: Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan; 2) Isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan 3) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isuisu yang dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan; dan 4) Keputusan mesyuarat terhadap isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. 1)

5. HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan dalam mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk dalam agenda mesyuarat.

6. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: 1) 2) 3) Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan; Ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat; dan Catatan tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.

CONTOH TANDATANGAN MINIT Contoh 1: Disediakan oleh: Disahkan oleh: (RUJINAH AMAT) Setiausaha (DATUK HIDIR BIN TONY) Tarikh: 07 Februari 2018 Pengerusi Tarikh: Contoh 2: Disediakan oleh: Disemak oleh: Disahkan oleh: (ELENA JOSEPH) Pencatat Minit (RUJINAH AMAT) Setiausaha (DATUK IDIR BIN TONY) Tarikh: 07 Februari 2018 Pengerusi Tarikh:

CONTOH MINIT DAN MAKLUMBALAS TINDAKAN

TERIMA KASIH