MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN MKSP BIL 12018 LAPORAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) BIL. 1/2018 LAPORAN AUDIT KUALITI DALAMAN JANUARI – JUN 2018 Unit Pengurusan Maklumat Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi

OBJEKTIF Menjalankan Audit Kualiti Dalaman ke atas Perkhidmatan Pengurusan Data Hidrologi untuk Rangkaian Hidrologi Nasional di JPS Malaysia supaya ianya dilaksanakan secara berkesan dan mematuhi Sistem Kualiti MS ISO 9001 : 2015.

STATUS PELAKSANAAN AUDIT KUALITI DALAMAN JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA

PERATUSAN STATUS PELAKSANAAN AUDIT KUALITI DALAMAN BAGI TAHUN 2018 Selesai Audit Belum Selesai Audit 54% 46% Bil. Negeri Status 1 Ibu Pejabat BPSAH SELESAI 2 Perlis - 3 Kedah SELESAI 4 P. Pinang SELESAI 5 Perak SELESAI 6 Selangor SELESAI 7 W. P. Kuala Lumpur - 8 N. Sembilan SELESAI 9 Melaka - 10 Johor - 11 Kelantan Hujung Ogos 12 Terengganu Hujung Ogos 13 Pahang Hujung Ogos

JADUAL PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN BAGI TAHUN 2018 Bil. Negeri Keputusan Audit Penghantaran Laporan 0 NCR, 13 OFI 13 Julai 2018 1 Ibu Pejabat BPSAH 2 Perlis - - 3 Kedah 1 NCR, 8 OFI - 4 Pulau Pinang 2 NCR, 1 OFI - 5 Perak 0 NCR, 6 OFI 26 Julai 2018 6 Selangor 0 NCR, 3 OFI - 7 W. P. Kuala Lumpur - - 8 Negeri Sembilan 2 NCR, 4 OFI - 9 Melaka - - 10 Johor - - 11 Kelantan - - 12 Terengganu - - 13 Pahang - - JUMLAH NCR + OFI 40 KES

PERATUSAN PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN (NCR&OFI) MENGIKUT KATEGORI BAGI TAHUN 2018 23% 25% Rekod Kualiti Promosi/Komunikasi/Kesedaran ISO 2% Tidak Patuh Prosedur Kualiti 12% 10% 25% Pengurusan Fail Stesen Hidrologi Cadangan Penambahbaikan JUMLAH BILANGAN NCR + OFI SEHINGGA JUN 2018 = 40 Kes

LAPORAN TERPERINCI PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA

TERIMA KASIH

BIL. NEGERI JURUAUDIT 1 Ibu Pejabat 1. Mohamed@Hizam Bin Mohamed Hashim (K) 2. Pn. Nor Hashifa Binti Ahmad 3. Pn. Nur wahidah Bt Hj. Abdul Rahman KETAKAKURAN & KLAUSA - Tiada - PEMERHATIAN & KLAUSA PK(P)- 01 9. 1. 2 9. 1. 3 6. 2 Peratusan pembekalan data dalam tempoh masa 7 hari bekerja tidak mencapai 100% kerana terdapat permohonan data yang terlalu banyak. Kurang promosi MS ISO 9001: 2015 di perkarangan Ibu Pejabat 7. 5. 2 Laporan analisis dan kenalpasti maklumbalas pelanggan perlu di masukkan di dalam fail yang berkaitan. 7. 5. 2 Laporan minit mesyuarat perlu menyatakan rujukan lampiran

BIL. NEGERI 1 Ibu Pejabat Sambungan JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA PK(0)-08 7. 5. 3. 2 Perlu wujudkan “Disclaimer” kepada pelanggan dengan menyatakan “Data ini dicetak oleh komputer dan tandatangan tidak diperlukan” PK(0)-08 7. 5. 2 Auditor mencadangkan wujudkan buku penerimaan data dari pelanggan. PK(0)-08 9. 1. 3 Tiada resit sementara dikeluarkan bagi pelanggan setelah pelanggan membuat pembayaran pembelian data. PK(0)-09 7. 5. 3. 1 Wujudkan fail yang mengumpulkan semua borang-borang rekod kualiti bagi memudahkan pencarian. PK(0)-05 7. 5. 3 Kawalan terhadap rekod kualiti perlu penambahbaikan. PK(0)-06 7. 5. 3 Sistem pengurusan fail perlu penambahbaikan dan perlu kajian semula

BIL. NEGERI 1 Ibu Pejabat Sambungan JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA PK(0)-06 7. 4 Aspek sokongan dalam komunikasi perlu diperkasakan lagi. PK(P)-09 7. 2 Skop prosedur latihan perlu di semak semula selaras dengan objektif kualiti. PK(P)-09 7. 2 Perlu meningkatkan pendedahan pelaksanaan MS ISO 9001: 2015 kepada semua kakitangan BPSAH.

BIL. NEGERI JURUAUDIT 2 Perak 1. Mohamed@Hizam Bin Mohamed Hashim (K) 2. Khairul Anuar Bin Ahmad Rosli 3. Mohd Fadhli Bin Alias KETAKAKURAN & KLAUSA - Tiada - PEMERHATIAN & KLAUSA 4. 1 & 4. 2 Kurang kesedaran terhadap pelaksanaan MS ISO 9001: 2015 6. 1 JPS Perak belum lagi membuat kawalan terhadap risiko. 7. 5. 3 Kawalan rekod dan dokumen perlu ditambahbaik 8. 7 Tidak menggunakan borang sukatan kadar alir sungai seperti di dalam prosedur 9. 3. 2 Kesilapan menggunakan borang rekod kualiti keluaran lama 9. 3. 2 Tiada tarikh direkodkan bagi penghantaran data ke ibu pejabat

BIL. NEGERI JURUAUDIT 3 Selangor 1. Mohamed@Hizam Bin Mohamed Hashim (K) 2. Pn. Nor Hashifa Binti Ahmad 3. Pn. Faridatul Azna Bt Abdul Halim KETAKAKURAN & KLAUSA - Tiada - PEMERHATIAN & KLAUSA PK(P) – 03 7. 1. 3 Auditor mengesyorkan pihak Ibu Pejabat mengemukakan jadual penyelenggaraan server secara berkala 10. 2 Borang Tindakan Pembetulan tidak direkodkan bagi kerosakan alat. 7. 5 Auditor mencadangkan kolum tanggungjawab di dalam prosedur diletakkan sekali tanggunjawab “Ibu Pejabat” atau “ JPS Negeri” PK(O)04 Borang DRGRF tidak digunakan. PK(O)03 Tiada sticker tarikh kalibrasi pada peralatan. PK(O)03 Tiada pelaporan terhadap masalah data di stesen 3415001

BIL. NEGERI JURUAUDIT 4 Kedah 1. Pn. Zuriyati Yusof (K) 2. Muhammad Yuzairee Yusof 3. Noor Surayah Bt Yaakop KETAKAKURAN & KLAUSA 8. 4 Minor -Kawalan terhadap proses, prosedur dan perkhidmatan seliaan luar -Semakan Audit mendapati surat daripada BPSAH bertarikh 11/1/2018 menyatakan supaya operasi kerja-kerja sukat luah ditanguhkan dan pejabat negeri perlu membantu perunding yang dilantik dalam urusan berkenaan. Namun tiada bukti prosedur memungut data mentah hidrologi oleh perkhidmatan sediaan luar diwujudkan seperti kehendak standard. PEMERHATIAN & KLAUSA 6. 2. 1 Staf kurang kesedaran terhadap objektif kualiti seperti dinyatakan di dalam manual kualiti. PK(P)- Terdapat kerosakan pagar 03 bagi Stesen 7. 1. 3 5704055. Dikhuatiri berlaku pencerobohan. PK(P)- Terdapat percanggahan 07 arahan kerja di dalam 7. 5. 2 prosedur PK(P)- Terdapat pegawai yang 09 masih belum menghadiri 7. 1. 6 kursus ISO 9001: 2015. PK(P)- Borang penilaian kursus 09 tidak diisi dengan format 7. 5. 2 yang betul

BIL. NEGERI 4 Kedah Sambungan JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA PK(O) -04 8. 5. 1 Data hujan bagi bulan Mei 2018 tidak dimasukkan tarikh penghantaran on-line. PK(O) -04 8. 5. 1 Rekod borang penyata sejatan bulan tidak diisi dengan sempurna. PK(P)- Dokumen prosedur 02 keluaran 6 tidak dilupuskan sepertimana arahan pihak Ibu Pejabat

BIL. NEGERI JURUAUDIT 5 Penang 1. Buslima Bin Che We (K) 2. Muhammad Yuzairee Yusof 3. Noor Surayah Bt Yaakop KETAKAKURAN & KLAUSA 7. 5. 2 Minor NCR Penggunaan borang rekod kualiti lama (keluaran 6) dan bukan seperti keluaran terkini yang berkuatkuasa (keluaran 7) 8. 3. 5 Minor NCR Tiada laporan kewangan bagi bulan Mac hingga April 2018 Borang Kewangan LKBMJPSN (2) bagi bulan Mei dan Jun 2018 tidak diisi dengan lengkap PEMERHATIAN & KLAUSA PK(O) -03 8. 7. 1 Tiada rekod dalam buku catatan bagi penghantaran data ke Ibu Pejabat.