TAKLIMAT PENYEWAAN RUANG PEJABAT DI PREMIS BUKAN MILIK

TAKLIMAT PENYEWAAN RUANG PEJABAT DI PREMIS BUKAN MILIK KERAJAAN PERSEKUTUAN OLEH PUAN JULIA BINTI JOHARI PENOLONG SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK UNIT PEMBANGUNAN BAHAGIAN PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN HARTA PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK 1

SURAT PEKELILING AM BILANGAN 3 TAHUN 2011 PERMOHONAN KELULUSAN PENYEWAAN RUANG PEJABAT DI PREMIS BUKAN MILIK KERAJAAN PERSEKUTUAN TUJUAN: Untuk memaklumkan kepada semua Kementerian dan Jabatan Kerajaan Persekutuan mengenai tatacara permohonan bagi tujuan penyewaan bangunan bukan milik Kerajaan Persekutuan. 2

PREMIS BUKAN MILIK KERAJAAN PERSEKUTUAN 3

PREMIS BUKAN MILIK KERAJAAN PERSEKUTUAN 4

TERMA: 1. RUANG PEJABAT Ruang kosong dalam bangunan yang munasabah dan selesa untuk tujuan penyewaan bagi kegunaan sesuatu jabatan berkaitan dengan fungsi jabatan itu. 2. TEMPOH PENYEWAAN Tempoh sewaan ruang pejabat yang diluluskan oleh Jawatankuasa Ruang Pejabat (JRP) dengan tempoh sewaan tidak melebihi tiga (3) tahun. 3. JAWATANKUASA RUANG PEJABAT Ditubuhkan bagi menimbang dan membuat keputusan ke atas permohonan penyewaan ruang pejabat oleh Kementerian atau Jabatan Kerajaan Persekutuan. 5

URUS SETIA JRP: 1. BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH (BPH) Untuk Semenanjung Malaysia dan Labuan 2. PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH Untuk Negeri Sabah 3. PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK Untuk Negeri Sarawak 6

KEANGGOTAAN JRP SARAWAK: PENGERUSI Setiausaha Persekutuan Sarawak AHLI-AHLI 1. Pegawai Kewangan Persekutuan Sarawak Perbendaharaan Malaysia Sarawak atau wakil, 2. Pengarah Penilaian Negeri Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) atau wakil, 3. Pengarah Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian (JKPTG)atau wakil, 7

Samb… AHLI-AHLI 4. Pengarah Keselamatan Negeri Pejabat Keselamatan Kerajaan Negeri Sarawak atau wakil, 5. Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan (MAMPU) Cawangan Sarawak atau wakil, 6. Pengarah Negeri Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia atau wakil, 7. Pegawai Kemajuan Negeri Pejabat Pembangunan Negeri (SDO) atau wakil. 8

Samb… SETIAUSAHA Ketua Penolong Setiausaha (KPSU) Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Harta Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak atau wakil. KEAHLIAN MINIMUM MESYUARAT JRP 6 orang termasuk Pengerusi dan Setiausaha 6 9

JENIS PENYEWAAN BARU Jabatan tidak pernah menyewa di lokasi berkenaan PINDAH RUANG Jabatan mengosongkan ruang yang telah disewa dan menduduki ruang yang lain. TAMBAH RUANG Jabatan menambah ruang yang telah sedia ada disewa. PELANJUTAN Jabatan bercadang untuk terus menduduki ruang yang disewa selepas tiga (3) tahun. 10

BORANG PERMOHONAN JRP 1 - Permohonan baru - Keluasan 465 mp dan lebih JRP 2 - Permohonan baru - Keluasan kurang 465 mp JRP 3 - Permohonan tambah ruang - Keluasan 465 mp dan lebih JRP 4 - Permohonan tambah ruang - Keluasan kurang 465 mp JRP 5 - Permohonan pindah ruang - Keluasan 465 mp dan lebih JRP 6 - Permohonan pindah ruang - Keluasan kurang 465 mp JRP 7 - Pelanjutan penyewaan selepas tamat tempoh 11

KEPERLUAN ULASAN (i) Permohonan Penyewaan BARU KEPERLUAN BIL PERKARA 1 Permohonan Baru melibatkan ruang melebihi 465 mp. 2 Permohonan Baru melibatkan ruang kurang daripada 465 mp. KEM. KEW JPPH EPU KPKK BOMBA JKPTG 12

KEPERLUAN ULASAN (ii) Permohonan Penyewaan TAMBAH RUANG KEPERLUAN BIL PERKARA 1 2 3 KEM. KEW JPPH EPU KPKK BOMBA JKPTG Permohonan Tambah Ruang Pejabat melebihi 465 mp. Permohonan Tambah Ruang Pejabat kurang 465 mp dan jumlah keseluruhan kurang 465 mp. 13

KEPERLUAN ULASAN (iii) Permohonan Penyewaan PINDAH RUANG KEPERLUAN BIL 1 2 3 4 PERKARA KEM. KEW JPPH EPU KPKK BOMBA Permohonan Pindah Ruang Pejabat dengan keluasan melebihi 465 mp dan keluasan melebihi ruang sediada. Permohonan Pindah Ruang Pejabat dengan keluasan melebihi 465 mp dan keluasan sama atau kurang daripada sediada. Permohonan Pindah Ruang Pejabat dengan keluasan kurang daripada 465 mp dan keluasan melebihi ruang sediada. Permohonan Pindah Ruang Pejabat dengan keluasan kurang 465 mp dan jumlah keluasan kurang daripada ruang sediada. 14

KEPERLUAN ULASAN (iv) Permohonan PELANJUTAN Penyewaan Ruang Pejabat BI L 1 2 3 4 KEPERLUAN PERKARA Permohonan Pelanjutan penyewaan ruang pejabat melebihi 465 mp dan kenaikan kadar sewa 10% dan ke atas. Permohonan Pelanjutan penyewaan ruang pejabat melebihi 465 mp dan kenaikan kurang 10%. Permohonan Pelanjutan penyewaan ruang pejabat kurang 465 mp dan kenaikan kadar sewa 10% dan ke atas. Permohonan Pelanjutan penyewaan ruang kurang 465 mp dan kenaikan kadar sewa kurang 10%. KEM. KEW JPPH EPU KPKK BOMBA JKPTG 15

SENARAI SEMAK KELULUSAN MOF KELULUSAN EPU 16

SENARAI SEMAK KELULUSAN MOF 17

SENARAI SEMAK KELULUSAN MOF KELULUSAN EPU 18

SENARAI SEMAK KELULUSAN MOF KELULUSAN EPU 19

SENARAI SEMAK KELULUSAN MOF KELULUSAN EPU 20

SENARAI SEMAK KELULUSAN MOF 21

SENARAI SEMAK KELULUSAN MOF 22

CONTOH BORANG Mohon kemukakan nama dan nombor telefon pegawai yang menguruskan permohonan ini. Maklumat bagi ruang yang sedia ada 23

Samb… CONTOH BORANG Sewa ruang yang sedia ada Sewa ruang yang hendak dilanjutkan (kekal / berubah) Kelulusan peruntukan Keluasan berdasarkan Garis Panduan dan Peraturan Bagi Perancangan Bangunan oleh Jawatankuasa Standard dan Kos, EPU 24

Samb… CONTOH BORANG Keluasan berdasarkan Garis Panduan dan Peraturan Bagi Perancangan Bangunan oleh Jawatankuasa Standard dan Kos, EPU Ketua Jabatan pemohon 25

Samb… CONTOH BORANG Di isi oleh pihak JPPH 26

Samb… CONTOH BORANG Di isi oleh pihak KPKK 27

Samb… CONTOH BORANG Di isi oleh pihak BOMBA dari Balai Bomba yang berdekatan 28

Samb… CONTOH BORANG Surat rasmi dari MOF juga diterima. Di isi oleh pihak JKPTG 29

ISU-ISU DAN MASALAH 1. Tidak mengemukakan surat kelulusan Kementerian Kewangan Malaysia apabila kenaikan kadar sewa 10% dan ke atas. 2. Tidak mengemukakan surat kelulusan EPU sekiranya keluasan melebihi 465 mp. 3. Tidak mengemukakan surat tawaran daripada pemilik premis. 4. Surat tawaran pemilik premis tidak menyatakan kadar sewa sebulan dan tempoh penyewaan. 5. Surat tawaran pemilik premis yang berdaftar dengan Jabatan Kastam untuk kenaan Cukai Perkhidmatan Kerajaan (GST) tidak menyatakan sama ada akan mengenakan GST atau tidak ke atas sewaan ruang pejabat ini. 30

… ISU-ISU DAN MASALAH 6. Tidak melengkapkan borang JRP. 7. Tidak mengemukakan nama dan nombor telefon pegawai yang bertanggungjawab dengan tepat. 8. Tidak mendapatkan surat kebenaran daripada pihak berkepentingan. Contoh: Dari institusi kewangan sekiranya hartanah tersebut masih di kaveat. 9. Pemilik premis tidak mendapatkan kelulusan tukar syarat kegunaan sementara daripada Jabatan Tanah dan Survei Sarawak. Contoh: Syarat kegunaan asal hartanah adalah rumah kediaman, perindustrian atau lain-lain. 10. LEWAT MENGEMUKAKAN PERMOHONAN (Permohonan hendaklah mula di proses 6 bulan sebelum tamat tempoh penyewaan di kemukakan kepada urus setia JRP di Pejabat SUP Sarawak TIDAK LEWAT daripada 3 bulan sebelum tamat tempoh penyewaan pejabat tersebut). 31

PEGAWAI UNIT PEMBANGUNAN BAHAGIAN PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN HARTA PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK PUAN JULIA BINTI JOHARI Penolong Setiausaha Persekutuan (B) / M 44 Unit Pembangunan No. Tel : 082 -255 350 Emel: julia@supsrwk. gov. my ENCIK FHAIZULHAFFEQ BIN AMIT Penolong Pegawai Tadbir (B) / N 27 Unit Pembangunan No. Tel : 082 -259 741 Emel: fhaizul@supsrwk. gov. my CIK DAYANG FARIDA BINTI AWG MALIKI Pembantu. Tadbir (B) / N 17 Unit Pembangunan No. Tel: 082 -255 271 Emel: dayang. farida@supsrwk. gov. my 32

ALAMAT Setiausaha Persekutuan Sarawak Pejabat Setiausaha Persekutan Sarawak Jabatan Perdana Menteri Tingkat 3 & 17 Bangunan Sultan Iskandar Jalan Simpang Tiga 93300 Kuching, Sarawak : 082 -417 733 : 082 -239 742 Laman Web: www. supsrwk. gov. my 33

34