TAKLIMAT PENGGUNAAN UTMEMS 2015 Tarikh Masa Tempat 23

TAKLIMAT PENGGUNAAN UTM-EMS 2015 Tarikh Masa Tempat : 23 November 2015 : 2. 30 petang : Bilik Mesyuarat Utama, Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim Bahagian Pengurusan Organisasi Pejabat Pendaftar

TUJUAN Memaklumkan status penggunaan sistem Penerangan proses kerja sebenar keluar dan masuk surat menggunakan UTM-EMS Memaklumkan perancangan peraturan baru Pengurusan Mel Universiti Memaklumkan penambahbaikan sistem dibentangkan oleh CICT -

PENGENALAN o UTM telah mula menggunakan Sistem Pengurusan Dokumen Berelekronik bermula tahun 2010 dan sistem diberi nama UTM-EMS. o Sistem UTM-EMS digunakan bagi pengurusan penyimpanan rekod Universiti secara elektronik selaras dengan pengurusan rekod elektronik Arkib Negara Malaysia. o Pembangun sistem – Datarunding dengan kerjasama CICT. o Urusetia sistem – Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar http: //ems. utm. my/

PROSES KERJA SURAT MASUK & KELUAR

Proses Kerja Pengeluaran Surat Deraf Surat • Menggunakan sistem UTM-EMS Dapatkan Nombor Rujukan • Menggunakan sistem UTM-EMS Fail Surat • Secara digital terus menggunakan sistem EMS & cetak untuk fail fizikal Hantar Surat • Menggunakan EMS dan hantar ke emel UTM penerima (@utm. my)

Proses Kerja Penerimaan Surat -Jika Surat Hardcopy- Daftar Rekod • Menggunakan sistem UTM-EMS Imbas Surat • Menggunakan sistem UTM-EMS Fail Surat • Secara dalam sistem EMS & fail fizikal Hantar Surat • Emel surat menggunakan EMS ke emel UTM (@utm. my) penerima/ petindak

PENGGUNAAN & PELAKSANAAN UTM-EMS

Pelaksanaan UTM EMS 2014 Aktiviti/Program Tarikh Aktiviti Catatan Penyelenggaraan scanner UTM JB 23, 30 Januari & 6 Februari 2014 CICT dengan kerjasama Datarunding Penyelenggaraan scanner UTM KL 24 -27 Januari 2014 Semakan & bantuan hand-on di lokasi pengguna UTMEMS UTM JB Januari – Disember 2014 Semakan juga melalui emel group kerani fail dan bantuan menggunakan teamviewer Bengkel UTM-EMS untuk trainer 26 Januari 2014 Kemaskini maklumat fail PTJ & pembelajaran semula trainer Mesyuarat Teknikal UTM-EMS 20 Februari 2014 Bersama CICT dan Datarunding Bengkel Teknikal Mac 2014 BPO, CICT & Datarunding Taklimat & Latihan Penggunaan UTM-EMS UTM JB & KL 1&2 Jun 2014 Fokus – kerani fail, kerani kanan & setiausaha pejabat

Aktiviti/Program Tarikh Aktiviti Catatan Perbincangan Tambahbaik Sistem 2 Jun 2014 Bersama Datarunding & CICT Semakan sistem oleh Arkib Negara Malaysia 17 Jun 2014 Semakan supaya sistem dibina mengikut spesifikasi Sistem Rekod Elektronik ANM Pembentangan “Polisi Penggunaan Sistem UTM-EMS” 2 Julai 2014 Mesyuarat Jawatankuasa PEMUDAH UTM Taklimat Khas Penggunaan UTM-EMS 26 Ogos 2014 Peserta adalah TP & PP PMI

Pelaksanaan UTM EMS 2015 Aktiviti/Program Tarikh Aktiviti Catatan Penyerahan PC baru khas untuk kegunaan UTM-EMS kepada PTJ Januari 2015 Diberikan untuk pengguna yang berkelayakan sahaja (pengguna aktif & spesifikasi PC tidak menyokong penggunaan sistem) Latihan Penggunaan UTM-EMS UTM JB & KL 2& 3 Mac 2015 Perbincangan perancangan perkembangan sistem 18 Oktober 2015 BPO bersama CICT Semakan & bantuan hands-on di lokasi pengguna UTMEMS UTM JB Januari – Disember 2015 Semakan juga melalui emel group kerani fail dan bantuan menggunakan teamviewer Taklimat Perkembangan UTM-EMS 23 November 2015 Peserta adalah TP & PP PMI

Transaksi UTM-EMS UTM JB JANUARI-OKTOBER 2015 25000 20000 19511 20057 16857 15668 15000 13947 13218 13737 13929 14536 10951 10000 5000 R BE TO OK SE PT EM BE R OS OG JU LA I N JU EI M RI L AP AC M RI BR UA FE JA NU AR I 0

FP IB F AH TI A FP SA RE E FK FB K M E EM AD AK 5150 2661 1769 4633 1331 1265 4487 96 551 687 1304 151 0 0 1 0 21 0 4159 10000 2634 4536 2 426 5000 3137 20000 15000 13621 22574 21233 25000 FC FM CA PE NSE PE N LO RP US BE DAF RI TA ND TA KA AH R AN AR UT I TN M C PH (H B EM TN C A) C ICT TN (A& C A) (P PE &I J. PE S ) NE PS RB I RMT C UT I M CC LE TN AD C (P ) FA B FK A FK E FK M F FG S HT 27428 28554 30000 TRANSAKSI UTM-JB JANUARI-OKTOBER 2015 0

Transaksi UTM-EMS UTM KL JANUARI-OKTOBER 2015 3000 2487 2500 2000 1938 1924 1684 1500 1715 1815 1000 704 626 500 307 BE R TO OK SE PT EM BE R OS OG I JU LA N JU EI M RI L AP M AC I AR BR U FE JA NU AR I 0 2014

1000 3 0 0 0 137 0 0 0 17 0 0 2000 1918 1791 1446 3000 4 0 0 0 13 0 0 4000 IB S CA N PE SEL PE N O RP B DA RI US EN FT TA DA AR KA H AN AR UT I M TN C PH (H B EM A) TN C C ICT ( TN A&A C ) (P &I ) SP SP S AC E RM C TN ICC C (P ) FK A FK E FK M PE RD FT AN I RA A S A AK ZA CH IS AD K OO EM SCH L I B OO AH L AS A M JII T 9885 TRANSAKSI UTM KL JANUARI-OKTOBER 2015 10000 9000 8000 7000 6000 5000 0

POLISI PENGGUNAAN UTM-EMS

OBJEKTIF POLISI Memastikan staf UTM dapat menggunakan Sistem UTM-EMS dengan lebih berkesan dan memberi faedah yang optima Memberi panduan kepada pengguna dan pentadbir sistem dalam pengurusan sistem

PERANAN PENGGUNA *Daftar Pengguna hendaklah berdaftar dengan urusetia bagi mendapat User ID dan akses kepada sistem. *Akses Pengguna sistem di jabatan/ fakulti diberi akses sebagai pengguna biasa dan akses hanya diberikan kepada pengguna aktif sahaja. *Akses *Aktif Akses pentadbir sistem hanya akan diberikan kepada kerani fail tetapi masih terhad kepada pendaftaran rekod dan fail fakulti/jabatan sahaja. Pengguna yang tidak menggunakan sistem melebihi dua (2) bulan akan menjadi tidak aktif secara automatik.

PERANAN JABATAN/ FAKULTI *Penggunaan *Keperluan Setiap fakulti/ jabatan hendaklah menggunakan sistem UTM-EMS untuk mendaftar surat/ dokumen keluar dan masuk dan penyimpanan rekod rasmi Universiti. Proses naik taraf software atau komputer yang diperlukan bagi memenuhi keperluan penggunaan sistem diuruskan sendiri oleh fakulti/ jabatan. *Rekod *Pendaftaran Fail *Senarai PTJ *Fail Terperingkat Pihak fakulti/jabatan perlu memastikan maklumat yang direkodkan pada sistem UTM-EMS adalah selari dengan rekod fizikal pada fail. Semua pendaftaran nama dan kod fail baharu mestilah mendapat kelulusan dan khidmat nasihat daripada pihak urusetia (BPO). Segala pengemaskinian senarai PTJ perlu dimaklumkan dan akan dilakukan oleh pihak BPO selaku urusetia sistem. Fail berstatus terperingkat (TERHAD, SULIT, RAHSIA DAN RAHSIA BESAR) di fakulti/jabatan tidak digalakkan menggunakan Sistem UTM-EMS melainkan pihak fakulti/jabatan yakin akan prosidur dan proses yang perlu dipatuhi untuk melaksanakannya.

PERANAN PENTADBIR (TEKNIKAL) Melaksana Penyelenggaraan • Melaksanakan penyelenggaraan sistem mengikut keperluan. Memaklumkan Penyelengaraan • Memaklumkan kepada pemilik sistem berkenaan penyelenggaraan yang sedang dibuat. Backup • Memastikan dokumen backup disimpan dalam sistem dengan baik.

PERANAN URUSETIA User ID • Memberi user ID/ akses kepada pengguna yang berkelayakan sahaja Selaras dengan ANM • Memastikan sistem selaras dengan Pengurusan Rekod Elektronik Arkib Negara Malaysia. Pelupusan • Melaksanakan pelupusan rekod elektronik Universiti mengikut permohonan pelupusan fakulti/ jabatan dan tertakluk kepada Jadual Pelupusan Arkib Negara Malaysia. Laporan Transaksi • Pihak urusetia berhak untuk mengeluarkan laporan transaksi setiap Jabatan/fakulti atau individu sekiranya diperlukan oleh pihak Pengurusan Universiti.

PERATURAN PENGURUSAN MEL UNIVERSITI

Perkara Berkaitan Peraturan Pengurusan Mel Universiti 3. 0 3. 7 Perkhidmatan Despatch : Surat rasmi dengan tujuan dibawah hendaklah dihantar kepada penerima melalui sistem UTM-EMS atau emel UTM (@utm. my) : i. surat pemakluman, ii. surat panggilan mesyuarat/ bengkel, iii. surat tawaran menyertai latihan, iv. surat memohon maklumat, dan v. lain-lain surat berstatus TERBUKA yang tidak melibatkan perundangan

TERIMA KASIH • BAHAGIAN PENGURUSAN ORGANISASI • • PEJABAT PENDAFTAR •