Szervezeti memria Anyag Argote 2013 4 fejezet A

Szervezeti memória Anyag: Argote (2013): 4. fejezet

A fejezet alapkérdései • Mire tesznek szert, mit tanulnak a szervezetek a tapasztalatszerzés során? • Hol ágyazódik be a tudás a szervezetekbe(n)? • Hogyan függ a teljesítmény attól, hogy hova ágyazódik be a tudás?

A tapasztalatszerzés során kialakuló termelékenységnövekedés forrásai A tényezők fő csoportjai. 1. Az egyes alkalmazottak egyéni teljesítménynövekedése. • Operatív dolgozók • Menedzserek • Támogató személyzet (technikai) 2. Fejlődés a szervezet struktúrájában és eljárásaiban (rutinjaiban) 3. A szervezet által alkalmazott technológia fejlődése

Az egyéni teljesítmény növekedése • A tapasztalat hatására növekvő egyéni teljesítmény pszichológiailag jól dokumentált. • A legtöbb tanulási-görbe modell elsősorban erre épít. • Hogyan működik mindez csoport- és szervezeti környezetben? • Pl. pizzakészítés egyéni tudás maradt, a szalagmunka átadhatónak bizonyult • Kérdés: Mi a helyzet a hamburgerpogácsa-forgató robottal?

Struktúrák és eljárások • Kidolgozásuk, finomításuk teszi hatékonyabbá a munkát • Hely: Pl. Hol vannak legjobb helyen az adott részlegek, munkatársak, felszerelés, műveletek stb. ? • Folyamatok: Mi a műveletek leghatékonyabb sorrendje, ütemezése? • Műveletek: maguk a műveletek leghatékonyabb végzése, akár mozdulatszinten.

Technológia (hardware & software) • A helyszín fizikai kialakítása • Az egyes technológiai megoldások előnyeinek mérlegelése, az optimális megoldás keresése („nincs ingyen ebéd”) • Szerszámok és felszerelés optimalizálása és standardizálása

A szervezeti tudástárak • Milyen tudástároló egységekkel rendelkez(het)nek a szervezetek? • Milyen előnyei és hátrányai vannak az egyes táraknak? • Milyen következményei vannak, hogy milyen tárak mellett döntünk?

Szervezeti memória • Schein: olyan eszköz, amelyen keresztül a múltbéli tapasztalatai hatnak a jelen tevékenységeire, és amely tartós (nem függ a küldő és a feladó közti szoros kapcsolattól). • Casey: a múlt tapasztalatainak közös értelmezése. • Olyan múltbéli tapasztalat által létrejött tudás, amely tartósan, értelmezhető módon megőrződik, rendelkezésre áll a szervezet tagjai számára, és a jelenben is hatást gyakorol a szervezet működésére, a szervezeti tagok viselkedésére. • Nem azonos a tagok egyéni memóriáinak összegével. • A szervezeti memória bizonyos fokig független a tagok memóriájától, és akár a tagok teljes körének kicserélődése után is megmarad, amennyiben ez a kicserélődés kellően lassú és fokozatos (azaz lehetőség van a tudás átadására).

A szervezeti tudástárak evolúciója • Yates: - a korai 1800 -as évekig a szervezeti tudás elsősorban a szervezet tagjaiban őrződött. - ez a vasútépítés során változott meg, mivel a földrajzilag szétszórt munkálatok koordinálása csak a részletes tervek és szabályozott eljárások útján voltak menedzselhetőek.

A rutinok, mint a szervezeti tudás tárai • A rutinok a tevékenységek ismétlődő mintázatai, amelyeket anélkül alkalmazunk, hogy pontosan értenénk, miért pont úgy végezzük őket. • A rutinok a szervezet korábbi tapasztalataiból alakulnak ki, a múltbéli kihívásokra adott sikeres válaszok őrződnek meg bennük. Így a rutinok egyszerre szolgálják a változást és a stabilitást (e két szerepük konfliktusban is áll egymással). • Ahhoz, hogy a szervezetek rutinszerű működése hatékony legyen, tagjainak: • Alaposan ismernie kell a munkakörökhöz tartozó rutinokat • És azt is, hogy milyen helyzetben melyiket kell ezek közül alkalmazni. Ugyanakkor nem szükséges ismerni a többi tag munkaköréhez tartozó rutinokat, tevékenységeket. • Elég ismerniük a saját rutinjaik kiváltó körülményeit, amelyeket más tagok outputjai is megteremthetnek. Vagyis a tagok a munkájukon keresztül kapcsolják össze rutinjaikat, közvetlen, személyes kommunikációra nincs szükség. • Az egyes munkakörök rutinjait a szervezeti szabályzatok és tervek hangolják össze

A szervezeti tudástárak csoportosítása A szervezeti tudás tárolható: 1. Egyénekben: 1. Menedzserekben 2. Technikai támogató személyzetben 3. Operatív tagokban 2. A szervezet által alkalmazott technológiában (elrendezés, hardver, szoftver) 3. A szervezeti struktúrában, rutinokban, koordinációs módszerekben 4. A szervezeti kultúrában

A szervezeti memória vizsgálatának modellje A tudás beágyazódhat: • a szervezet alapelemeibe: • Tagok • Tevékenységek • Eszközök • és az alapelemeket összekapcsoló hálózatokba: • Tag – tag hálózat: a szervezet szociális hálózata • Tevékenység – tevékenység: rutinok (meghatározzák, hogy melyik tevékenység kerül végrehajtásra és a köztük lévő kapcsolatokat) • Eszköz – eszköz: az eszközök közti összekapcsolódások • Tevékenység – eszköz: feladatokhoz rendeli az eszközöket • Tag – tevékenység: tagok és feladataik összerendelése • Tag – eszköz • Tag – tevékenység – eszköz

A tagokba beágyazott tudás • A tudástárolás kulcsszereplői a tagok • A fluktuáció ezért és ennek függvényében hatni fog a szervezeti memóriára (pl. tudásmonopóliumok miatt egy ember távozásával is a tudás nagy része elveszhet). • A fluktuáció okozta szervezeti felejtés termelékenység csökkentő hatása David & Brachet eredményei alapján az egyéni felejtés hatásának kb. duplája. • A fluktuáció hatása az érintett dolgozók tudásának és a tudás tagok közti eloszlásának függvénye. • A fluktuáció hatása kevésbé erős a nagyobb, formalizáltabban és magasabb specializáltság mellett működő szervezeteknél.

A strukturáltság moderáló hatása • A strukturálatlanabb csoportok fluktuációs veszteségeit növeli, hogy nem csak az egyéni tudást veszítik el kilépéskor, de újra is kell szerveződniük (az új tag képességeinek megfelelően). • A rutinokba és szerepekbe való tudásbeágyazás (a szervezet strukturálása) tehát csökkentheti a fluktuáció káros hatását. • A hierarchikus felépítésű szervezetek védettebbek a csoportközpontúaknál (de az is igaz, hogy utóbbiak gyorsabban és jobban tanulnak). • A formalizáltság hasonlóképp csökkenti a fluktuáció káros hatását. • A több redundáns szociális kapcsolattal rendelkező munkavállaló távozása is kevésbé káros. • Az egyszerűbb feladatok könnyebben megtanulhatóak, így az ilyeneket végző szervezetek is kevésbé érintettek. Ámde…

Amikor a fluktuáció hasznos • Az olyan, innovatív, komplex feladatokat folytató szervezeteknél, ahol az egyes munkatársak tudása elavulhat, ott a „vérfrissítés” növelheti is a hatékonyságot. • Ugyanígy a vezetésben történő váltás is segítheti az alkalmazkodást (amennyiben a probléma oka a cégen belül van), és azon keresztül a teljesítményt.

A csere minősége • A tapasztalattal rendelkező új belépő csökkentheti a veszteséget • Az előre jelzett fluktuáció, illetve a fluktuáció kezelésében való jártasság is segíthet

A „minőségi csere” • A munkavállalónak azért mondanak fel, mert helyette valamilyen szempontból magasabb végzettségű és/vagy képzettebb munkavállalót vesznek fel ugyanabba (!) a munkakörbe, amelynek elvárásai azonban közben megváltoztak • A „lecserélt” munkavállaló tehát lehet, hogy megfelelően, vagy akár kiemelkedően látta el a munkáját. Az indok nem az ő munkavégzésének hiányossága, alacsony szintje, hanem a munkakör által megkívánt képzettségi, végzettségi szint változása (emelkedése). • Munkajogi fogalom is, melynek lényege megegyezik a fentiekkel, de a részleteire nem térünk ki (hogyan szükséges indokolni stb. )

A szervezetekbe beágyazott tudás • A szervezetbe ágyazott tudás meggyorsítja az új tagok tanulását (tanulási görbéjét) • Ez ellenőrizhető az újonnan csatlakozók régebbi tagokhoz képest meredekebb tanulási görbéivel.

Az eszközökbe és eszköz-eszköz hálózatokba ágyazott tudás • Az egyes eszközök vagy az az eszközök összekapcsolódása (az összekapcsolós módja, mikéntje) is tudástárként működik • A gép- és technológia-transzfereken keresztül vizsgálható: • az egyik telephelyen kifejlesztett technológia átvitele más telephelyekre. • A tudásátadás ezen formája változatos eredményeket hoz (ld. tudástranszfer fejezet) • Az információs technológia ezen felül a tudást visszakereshető módon tárolni is képes.

Tevékenység-tevékenység hálózatokba ágyazott tudás • Az egyének feletti tudástárak közé tartoznak a több feladatot (és egyént) összekapcsoló rutinok. • A több tag közös munkája (rutinja) egyre hatékonyabbá válik idővel • Procedurális (implicit) vs. deklaratív (explicit) memória: • Procedurális: • A munkamemória számára nem közvetlenül hozzáférhető • Nehezen vagy nem verbalizálható, részben mozdulatokból áll, a készségekhez van köze • Növeli a végrehajtás gyorsaságát, de csökkenti az improvizációs újítás esélyét • Deklaratív: • A munkamemória számára közvetlenül hozzáférhető • Jól verbalizálható, az ismeretekhez van köze • Lassít, de segíti az improvizációt

A tag-tag hálózatokba ágyazott tudás • Az emberek közötti, munkatársi vagy szociális kapcsolati haló által tárolt tudás. Nem az egyénekben, hanem az egyének között, azok interakcióiban őrződik meg (hasonlóan Coleman társadalmi tőke koncepciójához) • Moderálja a fluktuáció tanulásra és felejtésre gyakorolt hatását • A háló „lyukaiban” helyet foglalók elvesztése károsabb, mint a „sűrű szövésű” részen találhatóké

Beágyazott tudás tag-tevékenység, tag-eszköz és tevékenység-eszköz hálózatokban • Tranzaktív memória (Wegner): olyan rendszer (metamemória), melynek tagjai együttesen kódolják, tárolják és hívják elő a tudást. Nem csak magát a tudást tárolja, hanem azt, hogy ki milyen tudással rendelkezik, és ahhoz hogyan juthat hozzá a csoport többi tagja (ki minek a szakértője). • Nem csak az egyéni memóriákból áll, hanem a tagok közti interakciók rendszeréből (hogyan kommunikáljunk), és a memóriát megújító folyamatokból is (pl. a tagok egymás számára is gyűjthetnek információt). • Míg Wegner emberi csoportokra dolgozta ki az elméletet, újabban ezt kibővíették a tevékenység-eszköz hálózattal is (nem csak az emberi memória válik részévé a tranzaktív memóriának). • Javítható pl. team-buildinggel, csoportos tréningekkel (nem csak az egyéni tudás fog bővülni), …

Annak hatásai, hogy hova ágyazódik be a tudás • Még a kutatások elején járunk • A memória szintje növeli a pénzügyi teljesítményt • A „szétterjedtsége” pedig emellett a kreativitást is (kivéve, ha a környezet gyorsulva változik)

Az egyénekbe ágyazott tudás hatásai Előnyök: - Van, amit csak ember tud megtanulni, tárolni vagy átadni (tacit tudás) - Képesek a tudásukat adaptálni is Hátrány: - Az egyéntől függetlenül nem mozgatható a tudás - Az emberi felejtés gyorsabb, mint a közösségi - Motiváció fontossága a tudásfejlesztésben, átadásban - Fluktuációnak kitett - A bennük tárolt tudás egyszerre csak kevés emberhez juthat el (ld. osztályméret)

Eszközök és eszköz-eszköz hálózatok • A technológia nagyon hatékony az explicit tudás tárolásában • Alacsony a felejtés szintje az ebben tárolt tudásnál • Könnyen mozgatható térben (különösen ha emberekkel együtt történik)

Tevékenység-tevékenység hálózatok • A rutinok hatékony tudástárak és tudásfenntartók • Könnyen átadható, terjeszthető • Az „unlearning” kerülendő: inkább arra kell emlékezni, hogy milyen körülmények között működött

Tag-tevékenység hálózatok • A tranzaktív memória-rendszerekben jobban megőrződik a tudás, mint az egyéni memóriában. • A fluktuációval szembeni ellenállása változó. Függ a kilépő szakértelmének egyediségétől, és a megmaradó csoport méretétől is.