Szmvitel szmtgpes tmogatsa SAP ERP bemutatsa Dr Krpti

Számvitel számítógépes támogatása, SAP ERP bemutatása Dr, Kárpáti Tibor, Eke Pál DE GTK, Kancellária, SAP Kompetencia Központ Debrecen, 2017

Tematika 1. Az ERP rendszerek általános bemutatása Az információrendszer fogalma, feladata és szerepe Általános jellemzőik, specialitásaik Fejlődésük, Fajtájuk, osztályozásuk, piaci részesedésük 2. SAP általános bemutatása 3. ERP rendszerek kiválasztása: igények, rendszer előnyök, kockázatok 4. SAP bevezetés lépései SAP projekt előkészítés, tervezés SAP adatkezelési logika 5. SAP ERP üzemeltetés, SAP SOLMAN ismertetés 2

Tematika SAP ERP rendszer bevezetése Bevezetés általános szabályai SAP módszertan, ASAP Bevezetés gyakorlati lépései: Projekt alapítás Helyzet és igényfelmérés BBP készítés, Prototípus elkészítés … SAP struktúrák, adatok … Tesztelés, Rendszer véglegesítés Oktatás Projekttel párhuzamos teendők, infrastruktúra kiépítés Migráció, Éles indulás, Go-live support 3

Bevezetés általános szabályai 1. 1. Cég üzleti folyamatainak és alapvető igényeinek megértése: alapvető igények, funkciók, amit látni akarnak a rendszerben (ha ez 50%-nál kevesebb, akkor hiba volt az ERP forgalmazó kiválasztásában és a bevezetés megtervezésében) Az üzleti igények prioritásainak felállítása: legalapvetőbb üzleti igényekre Normál, napi üzleti működést befolyásoló folyamatokkal hosszú távú, stratégiai célok Az üzleti igény változó, meghatározása is folyamat, rendszeresen érdemes felülvizsgálni. Magát a folyamatot is kell alakítani! BPR ERP szoftver technikai aspektusaira helyett vállalat üzleti igényekre kell koncentrálni 4

Bevezetés általános szabályai 2. 2. Felmérés és megtérülési számítás (ROI): Reális ROI segítségével mindig könnyebb egy ERP rendszer beszerzését megindokolni. Egy jól összeállított tanulmány (Feasibility Study) a meghatározott igényekre alapozva, kulcs teljesítménymutatókkal, kézzel fogható adatokkal (ha lehet az ERP bevezető céggel elkészíttetve) Reálisan, teljesen összeszámított költségek esetén a beruházási kiadások óriásiak. KPI-be mért megtérülési mutatókba a rendszer használata által megvalósuló megtakarításokat is számítani kell! KPI: Key Performance Indicator 5

Bevezetés általános szabályai 3. 3. Elkötelezettség a cégvezetés és szervezet részéről Nem IT projekt, kell a középvezetői támogatás Projekt szervezetbe (megfelelő szintre) kellenek vezetők 4. Legyen megfelelő külső és belső erőforrás a projektre! Elkötelezett projekt menedzser álljon a folyamat mögött Cég a bevezetés előtt, közben és utána is megfelelő mértékű erőforrást biztosítson a bevezetéshez: alkalmazottak, iparági, bevezetési tapasztalattal (munka)idő (pl Oktatás) Külső belső erőforrás kb. 30 - 70% 6

SAP bevezetési template: ASAP bevezetési módszertan 1. Előkészítés (Project Preparation) 2. Koncepciótervezés (Business Blueprint) 3. Megvalósítás (Realization) 4. Teszt, előkészítés éles üzemre (Final Preparation) 5. Éles üzem, támogatás (Go Live! And support) 7 7

SAP bevezetési template: ASAP bevezetési módszertan 1. Projekt céljai, határai, feltételek: hatékony döntéshozatal, konfliktus feloldás. Biztos szerződéses környezet 2. Implementáció definiálása sablonok, kérdőívek, tanácsadói tapasztalatok bevonásával. Infrastruktúra tervezés 3. SAP testreszabása (Customizing), belső fejlesztések megkezdése (űrlapok, riportok). Projekt csapat oktatás, 4. Implementáció ellenőrzése (funkcionális, terheléses), valós üzem szimulálása, végfelhasználói tréningek, migráció, interfész programok optimalizálása. Helpdesk felállítása a végfelhasználóknak. 5. Felmerülő problémák: Jogosultsági gondok, erőforrás gondok, új felhasználok felvétele. Gyorsfrissítések, javítások. 8 8

SAP bevezetési projekt főbb lépései 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Projekt alapítás Helyzet és igényfelmérés BBP készítés Prototípus elkészítés Tesztelés, Rendszer véglegesítés Oktatás Projekttel párhuzamos teendők, infrastruktúra kiépítés Migráció Éles indulás Go-live support 9 9

SAP bevezetési projekt főbb lépései, 1. alapítás 1. Projekt előkészítés, alapítás: Az induló részletes projekt terv elkészítése Fő projekt lépések, határidők, felelősök, adott szakasz kibontva Projekt team kialakítása Projektvezetők: ügyfél/bevezető, szakmai/operatív PIB, POB, eszkalációs eljárás Minőségbiztosító Szakmai/Technikai/jogosultság/BPR teamek, vezetők Kapcsolódó, érintett szervezetek Projekt team és a kulcsfontosságú szereplők oktatása: Minta környezet Alapvető folyamatok Csak érdekelteknek, nem csak technológiát! 10 10

SAP bevezetési projekt főbb lépései, 1. alapítás 1. Projekt előkészítés, alapítás: PAD/PID elkészítése: Projekt célja, stratégiai és operatív szinten Szervezete tagok feladata, felelőssége Elvárt végtermékek, sikerkritériumok (akár KPI-ben) Projekt erőforrások, feltételek, kockázatok Projekt fázisok, határidők, fizetési mérföldkövek Kommunikáció (külső, belső) Projekt eljárás és eszkalációs rend (státuszok, POB, PIB metingek) Projekt dokumentációs rend (tárolási, névkonvenció, stb) Projektkörnyezet, technológia: Az új hardver és WS installálása (projekt szintű méretezéssel) hálózati elérések, közös meghajtók, levelezés, portál stb. PC-k felkészítése Projekt szobák, tárgyalók 11 Kick off meeting, hivatalos nyitás 11

SAP bevezetési projekt főbb lépései, 2. Helyzet és igény felmérés A kiinduló helyzet felmérése különböző szempontból: Üzleti folyamat, munkamegosztás Stratégiai és operatív igények, szakmai célok Infrastruktúra: hálózat, PC-k, felhasználók, licencek Lehetőség szerint külső/belső team, folyamatszakértő segítséggel Folyamat felmérő tempkatek, modellező eszközök igénybevétele (ARIS toolset, VISIO) Célok és igények felmérése (nem megvalósítási ötletelés) NINCS „Csak így lehet / Így szoktuk” BPR! 12 12

SAP bevezetési projekt főbb lépései, 2. Helyzet és igény felmérés BPR: Business Process Restructuring/Redesign/Reengeneering Üzleti folyamatok újrastrukturálása/tervezése/szervezése „Az újjászervezés – valójában – az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és radikális áttervezése, drámai javulás elérése céljából, a szervezetek olyan lényeges teljesítménymutatóiban, mint például a költség, a minőség, a szolgáltatás és a gyorsaság. ” Michael Hammer, James Champy Újraszervezett (jó) folyamatok jellemzői: Több feladat összevonása Dolgozók hozzák a döntéseket A folyamatok lépéseit természetes sorrendben végzik Csökken az egyeztetések, ellenőrzések száma 13 13

Bevezetés: koncepció terv, javasolt fejezetek, 1. 1. Vezetői összefoglaló: Előzmények, nagyvonalú ütemezés, Projekt pontos terjedelme (funkcionális, területi), siker kritériumok, „GAP list”, 2. Rendszerek, modulok részletes funkcionális terve (egyenként): Funkcionális leírás, követelmények (részletesen) Általános beállítási környezet (termelési naptár, nyelvek, stb) Szervezési struktúrák, csoportosítók, modulonként (régió, vállalat, költséghely struktúra, dimenzionális felépítés) Adatok nyilvántartása (adat scope, csoportosítás, képernyők) Folyamatok (folyamat, ügyintéző támogatás, kapcsolódás pontok) Modul integrációs pontok (belső, külső) Kapcsolódó fejlesztések, riportok, űrlapok (külön mellékletben részletesen) 14

Bevezetés: koncepció terv, javasolt fejezetek, 2. 3. Változási terv, projekttel párhuzamos teendők Szervezeti változások, személyi, jogi feltételek Törvényi bejelentési kötelezettségek (új vámraktár, új adatnyilvántartó, bejelentő Szerződéses, jogi követelmények (pl. : SAP certif, cégbíróság, utaló személy) 4. Oktatási terv: Oktatások ütemezése Oktatási módszer Oktatási környezet, adatkör 15

Bevezetés: koncepció terv, javasolt fejezetek, 3. 5. Implementációs (bevezetési) projekt terv Részletes feladat és ütemterv (külön eszközben) Részletes beállítási terv SAP általános környezet Struktúrák, háttértáblák, folyamatok, Számkörök, névkonvenciók, riportok Részletes fejlesztési terv (beállításhoz kapcsolódóan) Tesztelési terv: Tesztelés célja, folyamata, adminisztrációja Fajtái: funkcionális, folyamat, integrációs, migrációs, jogosultság, performancia Tesztelés tervezése: ütemterv, tesztesetek összegyűjtése Végrehajtás: teszt környezet, teszt adatok előállítása, teszt elfogadás, módosítás, elutasítás Tesztelési csapat, szerep kialakítás: elfogadó, tesztelő, tanácsadó 16

Bevezetés: koncepció terv, javasolt fejezetek, 4. 5. Implementációs (bevezetési) projekt terv Migrációs terv: adatforrások, adatkinyerés, adattisztítás, adatpótlás Migráció fajták: gépi, kézi / törzs, mozgás, előzmény adatok Migrációs rendszer feltételek Migrációs ütemezés Jogosultság koncepció: Szerepek, tevékenység csoportok Profilok, menük, felhasználók Funkciók, Területek, Törzsadatok, (jogosultság mátrix) Riportok, lekérdezések jogosultsága 17

Bevezetés: koncepció terv, javasolt fejezetek, 5. 5. Implementációs (bevezetési) projekt terv Interfész leírás, terv: Kapcsolódó alkalmazások közötti adatkapcsolatok, ütemezés, függőségek Új rendszer, modul bevezetésével kiváltott külső rendszerek, feldolgozások Mellékletek: Beállításokhoz/Fejlesztéshez: Képernyőképek (pl új IT, 187) Értéklisták, objeltumok (pl. BE, T 512 W) Fejlesztési specifikáció (pl. : riportok 170) Algoritmus leírások (pl. : ktgtervezés 201) 18

Tematika SAP ERP rendszer bevezetése Bevezetés általános szabályai SAP módszertan, ASAP Bevezetés gyakorlati lépései: Projekt alapítás Helyzet és igényfelmérés BBP készítés, Prototípus elkészítés … SAP struktúrák, adatok … Tesztelés, Rendszer véglegesítés Oktatás Projekttel párhuzamos teendők, infrastruktúra kiépítés Migráció, Éles indulás, Go-live support 19

SAP rendszer adatkezelési alapelve, struktúrája Tranzakciós, bizonylatoló ERP rendszer: Minden „mozgás” SAP tranzakciók lévén lehetséges Minden tranzakció bizonylatban tárolódik SAP rendszer adat struktúrája: Organizational Data, szervezeti struktúra (beállítás, customising) Master Data, törzsadatok (objektum létrehozás, key-user szint) Process Data, mozgás adatok (ügyintéző rögzítés) Documents, bizonylatok (automatikus dokumentum generálás)

Szervezeti struktúra, felépítés A vállalkozás felépítését definiálja jogi, üzleti és termelési szempontból: jogi személyek, gyárak, raktárak, értékesítési területek, profit centerek Példák: Mandant Legfelső szintű szervezési egység A mandant a rendszer jogilag és szervezetileg önálló résztvevője (pl. konszern). Egy vállalkozás (konszern) sok egyéb alkotóelemből összeállítva Company Code, vállalat A vállalat külön könyveléssel rendelkező önálló cég; önálló mérlegkészítő egység. Értékesítési szervezet Felelős bizonyos termék, szolgáltatás értékesítésért Felelős garanciáért, termék reklamációért Értékesítési csatornák kezeléséért

Szervezeti alkotóelemek általánosan Client, mandant Konszern Cég Vállalat Gyár Értékesítési terület Sales Region Vállalatkód Gyár kód Sales Org FI/CO Divíziók Osztály Divízió Üzleti terület Raktár Storage Location, tárolási területel

SAP Logisztika, termelés szervezeti felépítése Client, mandant Client Company Code A Plant A Company Code B Plant B Storage Location 1 Location 2 Vállalatkód Gyár kód Tárolási terület

SAP Beszerzés szervezeti felépítése Purch. Organization A Company Code y Company Code x Purch. Organization B Plant 1 Plant 2 cross-plant Client, mandant Purch. Organization C Plant 3 plant-specific Vállalatkód Beszerzési szervezet Gyárak Átfogó és „gyár fűggő” beszerzési szervezetek

SAP SD (Sales and Distribution) szervezeti felépítése Company Code Sales Organization A Distr. Channel Internet Division Bicycles Division Motorcycles Client, mandant Sales Organization B Distr. Channel Retail Division Bicycles Sales Area Értékesítési szervezet Értékesítési csatorna Divíziók Értékesítési terület

SAP FI/CO (könyvelés, CO) szervezeti felépítése Client, mandant Client Controlling Area A Controlling Area B Költségszámítási kör Chart of Accounts x Chart of Accounts y Számlakeret Company Code 1 Code 2 Company Code 3 Code 4 Vállalat kód

HR (HCM) modul szervezeti elemei MINTA nagyvállalat Globál Mandant Client, mandant Vállalat Minta Kft. leányvállalata A országban Példa leányvállalat B országban Minta Kft. Példa Rt. Személyügyi terület Központ és adminisztráció Értékesítési iroda II Személyügyi részterület Termelési hely Értékesítési iroda Vállalat kód Területi, termelési és/vagy funkció eltérés Szervezeti elkülönítés

Törzsadatok Static data (master records), Statikus „törzs” adatok Példálk: Sales, értékesítés Customer master records, Vevőtörzs Material master records, Anyagtörzs Conditions, Kondíciós lista HR, Személyügy Dolgozók Pályázók Szervezetek

Törzsadatok – nézetek (különböző modulokból) Vevő adatok Alap adatok, anyag „objektum” Purchasing Data, Beszerzési adatok Material Master, anyagtörzs Controlling Data, CO attribútumok Mat. Plan. Data, anyagterv MRP-hez Forecasting Data, anyagtervezéshez Mennyiség adat raktárhoz Accounting Data, könyvelési adatok Minőségi mutatók

Material Master Data, Anyagtörzs – Modul nézetek Egész szervezetre vonatkozó „generál” adatok Name, név Weight, mennyiség Unit of Measure, mértékegység Client XXX SD spec info: Delivering Plant Loading Grp Sales Org. UW 00 Sales Org. UE 00 Raktár/termelés spec info: Stock Qty Storage Loc. FG 00 Storage Loc. TG 00

SAP törzsadatok modulonként Az SAP rendszer sok törzsadatot kezel, melyek közül a legfontosabbak: Főkönyv (FS 00 tarnzakció) Vevő (XD 03) Szállító (XK 03) Anyag (MM 03) Eszköz (AS 03) Költséghely (KS 03) Pénzügyi központ (FMSC) Személy (PA 30) A törzsadat kezelő (és bizonylat kezelő) tranzakciókra általában véve az alábbi tranzakció kód „konvenció) jellemző: XXX 1: Létrehozás, XXX 2: Módosítás, XXX 3: Megjelenítés Tehát a megjelenítő tranzakciók jellemzően 3 -as végűek Kivéve HR… PA 40 törzs/PA 30 mozgás létrehozás, PA 20 mozgás megjelenítés

DE példa: Szállító törzsadat Szállító FI Általános adatok Szállító cím adatai Szállító bankadata Szállító adószáma MM Vállalat adatok Egyeztető számla: 420000 Beszerzési adatok Csak adott beszerzési szervezetre vonatkoznak.

Minta SAP tranzakció: HR karbantartás, PA 30 Kiinduló pontja egy objektum (törzsszám, anyagszám, főkönyv, vevő) Objektum tulajdonságait módosítja Struktúra, törzs és tranzakciós adatokat tartalmaz 33 33

Mozgás adatok Üzleti folyamatok során generálódó „dinamikus” adatok Mindig tartalmaznak Organizational level (szervezeti) Master data (törzs) Situation data (tranzakciós) adatokat Példa: Sales order, vevői megrendelés Org. Units / struktúra adatok: client, company code, sales organization Master data / törzsadat: customer, material (vevő, anyag törzs) Situation data: date, time, person, amount (ki, mit, mennyiért, mikor)

Documents, Bizonylatok Üzleti tranzakcióknál generálódó bizonylatok, üzleti mozgást „bizonyítják” Minden releváns info-t tartalmaznak törzs és mozgásadat szinten Példák: Sales order, Vevői megrendelés Beszerzési igény, megrendelés, Purchasing requ, order Material document, anyag/raktár bizonylat Financial document, iktatás, kontír bizonylatok

Document Flow (nem work flow!) bizonylatolási rend, státusz A bizonylati rend és státusz változás biztosítja afolyamatos nyomon követést bármilyen rendelésnél SAP automatikusan update-li a statuszt bármilyen mozgásadat változás, bizonylat létrejötte esetén.

FI bizonylatok objektumai (DE képzés példa) FI bizonylatok objektumai FI modul törzsadatai SAP egyéb moduljainak törzsadatai Egyéb objektumok Üzletág Könyvelési periódus Bizonylatfajta Könyvelési kulcs Főkönyvi számla Szállítói törzsadat Vevői törzsadat Saját bank Pénzügyi központ Pénzügyi tétel Bizonylat dátum Könyvelési dátum Alap Költséghely Gazdasági év Pénznem Költségnem Árfolyam

FI bizonylat Fejadatok Bizonylat dátum Bizonylatfajta Könyvelési dátum 2017. 01. 05 RE Pénznem 2017 308, –Ft/€ EUR 2017. 02. 18 Gazdasági év Árfolyam Könyvelési periódus 2 Tételadatok Könyvelé si kulcs: 31 40 Követel Tartozik 40 Tartozik Számla 123 Szállító kód 510000 3641411000 Főkönyv 420000 510000 3641411000 Pénzügyi tétel KOT O 53123000 O 53513000 Üzletág 1100 Pénzügyiközőont TECHNIKAI 1 E 1 LBP 00 MUK O Adókód J 4 J 4 Ktgkeret periódus 2017

Bizonylatfajta Gazdasági esemény azonosítását szolgáló kód. Pénzügyi számvitel Költségvetési számvitel DR Vevő számla S 1 MM előz. kötváll DZ Vevő fizetés S 2 KVM előz. kötváll KR KZ RE SB C 1 DO Szállító számla Szállító fizetés Bruttó számla Főkönyvi könyvelés Szakfeladat könyvelés DOLBER interfész stb. S 4 FI végleges köt váll. SP Ktgv. Teljesítés SR COFOG csere SF COFOG kiadásra könyvelés SG Általános kiadásról könyv. stb.

Szervezeti objektumok Debreceni Egyetem Vállalat Üzletág 1000 DE Klinikai Központ 1100 DE Agrár Kutatóintézetek és Tangazdasá g 2 K 00 DE Egyetemi Kórház 5800 Debreceni Egyetem 4900

Szállító törzsadat Szállító FI Általános adatok Szállító cím adatai Szállító bankadata Szállító adószáma MM Vállalat adatok Egyeztető számla: 420000 Beszerzési adatok Csak adott beszerzési szervezetre vonatkoznak.

Vevői törzsadat Vevő FI Általános adatok Vevő cím adatai Vevő bankadatai Vevő adószáma SD Vállalat adatok Beszerzési adatok Egyeztető számla: 350000 Kamatszámítás módja Csak adott beszerzési szervezetre vonatkoznak.