STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP Disampaikan dalam acara Workshop

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Disampaikan dalam acara Workshop Penyusunan SOP di IAIN Tulungagung Dikembangkan oleh : Rosihan Aslihuddin, M. AB Staff Ahli Penjaminan Mutu UIN Maulana Malik Ibrahim Malang 1

SESI 1 SOP : UMUM 2

PENGERTIAN Standar Operasional Prosedur (SOP) serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Administrasi Pemerintahan pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah. SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3

POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 (21 Desember 2010) Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014 1. Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan 2. KMA No. 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Kementerian Agama 4

SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH • SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris). • SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan). • POS : Prosedur Operasional Standar. • (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan). • SOB : Standar Operasional Baku. • (Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri). • Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan kepolisian). • Istilah lain: Manual Procedures, Quallity Procedures, Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur. Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan 5

HAKEKAT SOP • SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". • SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan. • Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja). 6

Asas-Asas Penyusunan SOP 1. Asas Pembakuan • Disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas 2. Asas Pertanggungjawaban • harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya 3. Asas Kepastian • Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama 4. Asas Keterkaitan • Harus terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung 5. Asas Kecepatan dan Kelancaran • Dapat menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural 6. Asas Keamanan 7. Asas Keterbukaan • harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas • Keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas 7

Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP 1. SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu 2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan 3. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai 4. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku 5. SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri 8 jika terjadi hambatan

SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING (PEREKAYASAAN) PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI (EXISTING CONDITION) 1. Asas Pembakuan 2. Asas Pertanggungjawaban 3. Asas Kepastian KESENJANGA N (GAP) INVALI D 4. Asas Keterkaitan 5. Asas Kecepatan dan Kelancaran 6. Asas Keamanan SOP SEBAGAI ACUAN BERTINDAK 7. Asas Keterbukaan PROSEDUR YANG IDEAL (EXPECTED CONDITION) OPERASIONALISASI (REALISTIS) TIDAK REALISTIK 9

SOP: QUALITY ASSURANCE 1 Pelaksanaan 1. Asas Pembakuan Penetapan 2. Asas Pertanggungjawaban Evaluasi 3. Asas Kepastian TUGAS DAN FUNGSI PROSES INPUT 4. Asas Keterkaitan OUTPUT (KINERJA PROFESIONAL) 5. Asas Kecepatan dan Kelancaran 6. Asas Keamanan 7. Asas Keterbukaan Peningkatan Pengendalian 10

SOP: QUALITY ASSURANCE 2 QUALITY ASSURANCE (JAMINAN MUTU DARI INSTITUSI) TAAT SOP AMAN 1. Asas Pembakuan 2. Asas Pertanggungjawaban PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI 3. Asas Kepastian TUNTUTAN 4. Asas Keterkaitan PENGADILAN OLEH USERS 5. Asas Kecepatan dan Kelancaran 6. Asas Keamanan 7. Asas Keterbukaan TIDAK TAAT SOP RESIKO DITANGGUNG SENDIRI RAWAN 11

JENIS SOP BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: 1. SOP TEKNIS – SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran. – Menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP Pengoperasian Komputer. - SOP Pengujian Sampel di Laboratorium. - SOP Pengagendaan Surat. - SOP Pemberian Disposisi. 12

JENIS SOP Lanjutan … BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: 2. SOP ADMINISTRATIF – SOP umum yang menggambarkan langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana. – Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP Pemeliharaan Komputer Kantor. - SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium. - SOP Penanganan Surat Masuk. - SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. 13

JENIS SOP Lanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN: a. SOP MAKRO – SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan. – Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya. b. SOP MIKRO – SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro). – Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP. 14

JENIS SOP Lanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN: a. SOP FINAL – SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. – Sudut pandangnya adalah produk unit kerja. b. SOP PARSIAL – SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. – Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir. 15

JENIS SOP Lanjutan … MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN: a. SOP GENERIK – SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah. – SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. b. SOP SPESIFIK – SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah. – SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain. 16

FORMAT SOP “SOPs should be organized to ensure ease and efficiency in use and to be specific to the organization which develops it. There is no one “correct” format; and internal formatting will vary with each organization and with the type of SOP being written”. Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard Operating Procedures 17

FORMAT SOP Lanjutan … • FORMAT SOP – Tidak Ada Format SOP yang Baku; – Format SOP Ditentukan oleh Tujuan Penyusunannya. • FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN – Formatnya diatur dalam Per. Men. PAN RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. – Tidak Ada Format SOP Administrasi Pemerintahan lainnya. 18

FORMAT SOP Lanjutan … Format umum SOP: R SIMPLE STEP (Langkah Sederhana) R HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan) R GRAPHIC (Grafik) R FLOWCHARTS (Diagram Alir) 19

RSIMPLE STEP : Contoh Layanan Presensi Masuk Perpustakaan NO AKTIFITAS 1 Pemustaka menyerahkan KTA kepda petugas utk di scan agar masuk data pengunjung 2 Menyerahkan kembali KTA dan diberi kunci locker bagi yang membutuhkan 3 Memasukkan barang bawaan yg tidak boleh di bawa masuk ke perpust dalam locker 4 Menitipkan kunci locker kepada petugas 5 Masuk perpustakaan 6 Menelusur OPAC untuk mendapatkan informasi bahan pustaka yang dibutuhkan 7 Menuju rak tempat koleksi, mencari dan mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan 8 Bila mau dipinjam diproses peminjaman dan bila dibaca/ digunakan mengerjakan tugas dibawa ke meja baca 9 Menjaga ketertiban dan ketenangan serta kenyamanan di dalam ruang perpustakaan 10 Setelah bel tanda habis jam layanan, pemustaka meninggalkan ruang koleksi dan ruang baca 11 Keluar ruangan lewat pintu security gate dan mengambil kunci locker 20 kepada petugas

RFLOWCHARTS : Contoh Layanan Ijin Penelitian 21

IDENTITAS SOP AP KEMENTERIAN PAN DAN RB Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D. IV/4/2012 Tanggal Pembuatan 4 September 2012 Tanggal Revisi 4 September 2013 Tanggal Efektif 7 September 2012 Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN Deddy S. Bratakusumah 1954 1219 1986 101001 Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; 2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang. . ; 3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang. . 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; 3. Memahami materi kegiatan. KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian 1. 2. 3. 4. PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan 22 Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, Formulir Laporan Kegiatan, KAK, Hasil Kegiatan

FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN 1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts). 2. Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Flowcharts. 3. Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan). 23

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART Terminator Melambangkan dimulainya suatu prosedur. Process Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur. Decision Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak. Arrow Melambangkan arah prosedur. Off-page connector Melambangkan koneksi perpindahan halaman. 24

25

SESI 2 SOP : REVIEW 26

FOKUS. . Alternatif / Madzab: Dokumen SPM-PT IDENTITAS PT (VISI-MISI : STATUTA; RENSTRA) Kebijakan Akademik Standar Akademik CQI Akreditasi/ Sertifikasi Internasional (AUN-QA, ABET, ISO) Peraturan Akademik SPMI • • Kebijakan spmi Standar spmi Manual spmi Spesifikasi Jurusan • SOP • Formulir SPME Survei (THE&QS Webometrics) Akreditasi Nasional (BAN-PT) 27

Muatan SOP Contoh Format SOP 28

Muatan SOP a. Satuan Kerja/Unit Kerja • nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat (Sesuaikan) b. Nomor SOP • nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kendali dokumen LPM (sementara tetap jangan dirubah/ konsultasikan) c. Tanggal Pembuatan • tanggal pertama kali SOP dibuat berupa tanggal selesainya SOP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya (Tetap/ jangan dirubah) d. Tanggal Revisi • tanggal SOP direvisi atau tanggal ditinjau ulangnya SOP yang bersangkutan (pertanggal 12 mei 2017) e. Tanggal Efektif • tanggal mulai diberlakukan (kosongkan) f. Pengesahan pejabat Satuan Kerja • Item pengesahan berisi nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP (Jangan Dirubah) g. Nama SOP • nama prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki (Sesuaikan) 29

Muatan SOP h. Dasar Hukum • berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya (Sesuaikan) i. Kualifikasi Pelaksana Memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu aktor pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian) bersifat massal untuk semua aktor dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal. (Sesuaikan) Keterkaitan Memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung) (Sesuaikan – Bukan Nama Jabatan/ Pelaksana) j. k. Peralatan dan Perlengkapan Memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan. (Sesuaikan) 30

Muatan SOP • l. Peringatan • Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) Target dan sasaran (Sesuaikan) m. Pencatatan dan Pendataan • Yang dimaksudkan pencatatan dalam hal ini adalah berupa dokumen kontrol dari prosedur yang di-SOP-kan, baik buku kontrol, kartu kendali, formulir pengecekan, ataupun check list (daftar simak), seperti: Buku Ekspedisi, Buku Log, Buku Dokumen Kegiatan (Sesuaikan) n. Uraian SOP Sesuaikan : • Aktifitas • Pelaksana • Baku Mutu • Flwchart 31

FOKUS. . . 1. Peserta reviewer dibagi dan berperan pada masing-masing fakultas/ upt/ lembaga dan bagian. 2. Peserta mendapatkan draft SOP masing-masing: 3. Daftar SOP (cover , nama dan nomor SOP) sesuaikan dengan hasil review 4. Untuk fakultas ada beberapa contoh formulir. a. Identifikasikan dan sesuaikan dengan Induk SOP-nya) b. Tulis nama formulir pada kolom pencatatan/ Pendataan 4. Untuk yang tidak mendapat contoh formulir, mohon mengidentifikasi formulir yang telah dipakai selama ini. Tambahkan-revisi bila diperlukan. 5. Hasil review merupakan hasil kesepakan kelompok , mintakan tanda terima PENYERAHAN soft file hasil review pada LPM 6. Selamat bekerja. . . 32

PENGESAHAN DOKUMEN MUTU STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 1 FASIH DEKAN REKTOR 2 FTIK DEKAN REKTOR 3 FUAD DEKAN REKTOR 4 FEBI DEKAN REKTOR 5 PASCA DIREKTUR PASCA REKTOR 6 PERENCANAAN KABAG - KASUBAG PERENCANAAN REKTOR 7 KEUANGAN KABAG - KASUBAG KEUANGAN REKTOR 8 BAAK KABAG - KASUBAG AAK REKTOR 9 TU DAN RT KABAG UMUM REKTOR 10 PERPUSTAKAAN KEPALA PERPUSTAKAAN REKTOR 11 TIPD KEPALA TIPD REKTOR 12 P 2 B KEPALA P 2 B REKTOR 13 LP 2 M KETUA LP 2 M REKTOR 14 LPM KETUA LPM REKTOR 33

PENOMORAN DOKUMEN No PEMEGANG NOMOR 1 FASIH IAIN. TA-QA/SOP. 01. . . XX 2 FTIK IAIN. TA-QA/SOP. 02. 01. . . XX 3 FUAD IAIN. TA-QA/SOP. 03. 01. . . XX 4 FEBI IAIN. TA-QA/SOP. 04. 01. . . XX 5 PASCA IAIN. TA-QA/SOP. 05. 01. . . XX 6. 1 PERENCANAAN IAIN. TA-QA/SOP. 06. 1. 01. . . XX 6. 2 KEUANGAN IAIN. TA-QA/SOP. 06. 2. 01. . . XX 6. 3 BAAK IAIN. TA-QA/SOP. 06. 3. 01. . . XX 6. 4 TU DAN RT IAIN. TA-QA/SOP. 06. 4. 01. . . XX 6. 5 KEPEGAWAIAN IAIN. TA-QA/SOP. 06. 5. 01. . . XX 6. 6 UMUM IAIN. TA-QA/SOP. 06. 6. 01. . . XX 6. 7 HUMAS IAIN. TA-QA/SOP. 06. 7. 01. . . XX 7. 1 LP 2 M (PENELITIAN) IAIN. TA-QA/SOP. 07. 1. 01. . . XX 7. 2 LP 2 M (PENGABDIAN MASY) IAIN. TA-QA/SOP. 07. 2. 01. . . XX 8 PERPUSTAKAAN IAIN. TA-QA/SOP. 08. 01. . . XX 9 TIPD IAIN. TA-QA/SOP. 09. 01. . . XX 10 P 2 B IAIN. TA-QA/SOP. 010. 01. . . XX 34

Contoh: Daftar SOP Syariah IAIN. TA-QA/SOP. 01. 02 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 03 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 04 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 05 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 06 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 07 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 08 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 09 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 10 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 11 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 12 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 13 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 14 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 15 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 16 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 17 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 18 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 19 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 20 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 21 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 22 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 23 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 24 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 25 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 26 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 27 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 28 IAIN. TA-QA/SOP. 01. 29 Pemrosesan Cuti Kuliah Pembuatan Sk Aktif Kuliah Setelah Cuti Herregistrasi Dan Pengisian IRS Surat Keterangan Belum Mengisi Krs Surat Keterangan Terdaftar Kuliah Pindah Kuliah Pembuatan Sk Mengajar Perkuliahan Praktikum Ev. Proses Perkuliahan Uts - Uas Pencatatan Hasil Ujian Pengajuan Judul Skripsi Seminar Proposal Skripsi Surat Ijin Penelitian Bimbingan Skripsi Ujian Komprehensif Ujian Munaqosah-Skripsi Mahasiswa Berprestasi Yudisium Administrasi Surat Keterangan Masih Kuliah Administrasi Surat Dari Organisasi Mahasiswa Prosedur Penerima Beasiswa Internal Surat Pengantar Calon Penerima Beasiswa Eksternal Penegakan Disiplin Dan Etika Berbusana Mahasiswa Peminjaman ATK Prosedur Pemasangan Spanduk Mahasiswa Legalisir Ijasah 35

Contoh: Daftar Formulir No. SOP NAMA SOP NO FORMULIR NAMA FORMULIR IAIN. TAQA/SOP. 01 Pemrosesan Cuti Kuliah IAIN. TAQA/SOP. 01. 02 Pembuatan Sk Aktif Kuliah Setelah FM-01. . xx SOP. 01. 02 dst Cuti IAIN. TAQA/SOP. 01. 03 Herregistrasi Dan Pengisian IRS FM-01. . xx SOP. 01. 03 IAIN. TAQA/SOP. 01. 04 Surat Keterangan Belum Mengisi Krs FM-01. . xx SOP. 014 FM-01. . xx SOP. 01 CUTI AKADEMIK 36

37

38