PENGUATAN MANAJEMEN USAHA MELALUI PENERAPAN SOP BAGI KOPERASI

PENGUATAN MANAJEMEN USAHA MELALUI PENERAPAN SOP BAGI KOPERASI WANITA Disampaikan pada acara Desiminasi Restrukturisasi Usaha bagi Koperasi Wanita Jawa Timur Dinas Koperasi dan UKM Propinsi Jawa Timur Malang, 12 Maret 2020

IDENTITAS DIRI ACHMAD MURDIONO, S. E, S. Pd, M. M. Perum Graha Merjosari Asri C-8 Malang 081230066335 a_murdi@yahoo. com Pekerjaan 1. Dosen 2. Wirausaha bidang pertanian dan pertenakan Pendiri: 1. Management Collaboration 2. Rumah Koperasi dan UKM

HARAPAN KOPERASI WANITA SHU BESAR ANGGOTA SEJAHTERA KOPERASI BESAR DAN KUAT

ISU-ISU PENTING FENOMENA KOPERASI INDONESIA (SETELAH LEBIH DARI 50 TAHUN KEBERADAANNYA DAN DALAM TATA NILAI MASYARAKAT GOTONG ROYONG) MASIH JAUH TERTINGGAL DIBANDINGKAN DENGAN PRAKTIK KOPERASI DI NEGARA-NEGARA INDUSTRI MAJU YANG MENGANUT SISTEM EKONOMI LIBERAL KAPITALISTIK JUMLAH KOPERASI INDONESIA TERCATAT SEBANYAK 209. 000 UNIT DENGAN JUMLAH ANGGOTA 27. 042. 342 ORANG YANG AKTIF HANYA SEBANYAK 43. 703 UNIT KOPERASI ATAU HANYA 31, 5% SAJA. DAN MENYUMBANG 1. 7% DARI PDB NASIONAL DARI PENILAIAN KINERJA KOPERASI WANITA DIDAPATKAN RATA-RATA DATA YAITU SEBANYAK 5% KOPERASI WANITA BERKINERJA “SANGAT BAIK”, 31% KOPERASI WANITA BERPREDIKAT “BAIK”, 40% KOPERASI WANITA BERKINERJA “CUKUP BAIK” DAN SISANYA 24% BERKINERJA “KURANG BAIK”

APA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH PENGURUS KOPERASI WANITA? ? RESTRUKTURISASI DAN ATAU EKSPANSI USA

PASAL 33 UUD 1945 AYAT 1 (ASAS KEKELUARGAAN) Sumber : Paham Kemanusiaan Orientasi : Cita-cita Idealisme PRIBADI MOTIF EKONOMI SOSIAL Sifat : Akomodatif MORAL BERSAMA TUJUAN Kemakmuran yang adil dan merata

MEKANISME KERJA ORGANISASI KOPERASI (IMPLEMENTASI PRINSIP: DARI-OLEH-UNTUK ANGGOTA) RAPAT ANGGOTA OLEH PENGURUS PENGAWAS MANAJER STAF/KARYAWAN UNIT USAHA 1 UNIT USAHA 2 UNIT USAHA 3 UNTUK ANGGOTA 7

DEFINISI SOP Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir

SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, BAGAIMANA dan KAPAN harus dilakukan, DIMANA dan OLEH SIAPA dilakukan (Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012) 10 10

TUJUAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) 1. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan. 2. Menjaga konsistensi kinerja dalam melaksanakan pekerjaan. 3. Meminimalisir kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan. 4. Parameter untuk menilai mutu kegiatan/pelayanan. 5. Menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 6. Menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait. 7. Sebagai dasar evaluasi dan perbaikan SOP berikutnya.

PRINSIP-PRINSIP SOP 1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan. 2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi. 3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif. 4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan. 6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan

PROSEDUR MEMBUAT SOP 1. Membentuk Tim Pencanangan SOP 2. Menentukan Proses Operasional Koperasi 3. Membuat Flow Chart Untuk Proses Operasional 4. Simulasikan SOP Untuk Testing 5. Evaluasi dan Perbaikan SOP 6. Pengesahan SOP Oleh Pengurus Koperasi 7. Sosialisasi & Pengumuman SOP

RUANG LINGKUP Ruang lingkup Standar Operasional Prosedure (SOP) Koperasi meliputi 3 (tiga) bagian yang terdiri dari: 1. Standar Operasional Prosedure KELEMBAGAAN Koperasi ; 2. Standar Operasional Prosedure USAHA Koperasi ; 3. Standar Operasional Prosedure KEUANGAN Koperasi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KELEMBAGAAN KOPERASI Standar Kelembagaan, meliputi: 1. Visi dan Misi 2. Tujuan Pendirian 3. Standar Keanggotaan 4. Standar Pendaftaran Anggota 5. Prosedur Standar Permohonan Keluar dari Keanggotaan 6. Standar penutupan dan pembubaran koperasi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) USAHA KOPERASI 1. Standar Penghimpunan Dana 2. Standar Manajemen Penyaluran Dana 3. Standar Persyaratan Calon Peminjam 4. Standar Plafon Pinjaman 5. Standar Biaya Pinjaman 6. Standar Agunan 7. Standar Penanganan Pinjaman Bermasalah

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEUANGAN 1. Kegiatan menggunakan dana; 2. Kegiatan menghimpun dana atau; 3. Kebijakan dari dalam berkaitan dengan pembagian SHU Koperasi.

CONTOH SOP KOPERASI WANITA

LANGKAH SISTEMATIS DALAM PENYUSUNAN SOP

SOP PENYALURAN DANA A. Ketentuan dan Kebijakan Umum Penyaluran Dana 1. Penyaluran dana pada USP ……. . harus diutamakan dalam bentuk pinjaman kepada anggotanya. 2. Untuk mendorong partisipasi anggota dalam meminjam serta merangsang calon anggota agar menjadi anggota Koperasi, perlu dipertimbangkan untuk membedakan pemberlakuan tingkat bunga antara anggota dan non anggota 3. Penyaluran pinjaman harus didasarkan kepada prinsip kehati-hatian 4. Perjanjian pinjaman harus tertulis dan mengatur berbagai hal yang telah disepakati. Apabila jumlah pinjaman di atas plafon yang telah ditetapkan, disarankan untuk membuat akta perjanjian di depan notaris dan atas sepengetahuan rapat anggota

B. Kebijakan Jenis Pinjaman 1. Pinjaman jangka pendek, yaitu pinjaman yang jangka waktu pengembaliannya kurang dari satu tahun. 2. Pinjaman jangka menengah, yaitu pinjaman yang jangka waktu pengembaliannya 1 sampai 3 tahun. 3. Pinjaman jangka panjang, yaitu pinjaman yang jangka waktu pengembaliannya atau jatuh temponya melebihi 3 tahun. 4. Pinjaman produktif, yaitu pinjaman yang diberikan kepada peminjam untuk membiayai kebutuhan modal kerja dan investasi sehingga dapat memperlancar kegiatan usahanya. Pinjaman modal kerja, yaitu pinjaman yang diberikan kepada peminjam untuk menambah modal kerjanya

C. Ketentuan Persyaratan Calon Peminjam Dalam upaya menekan risiko yang mungkin timbul, calon peminjam minimal diharuskan memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1. Tidak memiliki tunggakan (kredit bermasalah) dengan USP maupun pihak lain. 2. Tidak pernah tersangkut masalah pidana. 3. Memiliki karakter dan moral yang baik. 4. Telah mengikuti program pembinaan pra penyaluran pinjaman. 5. Mempertimbangkan jumlah agunan untuk jumlah pinjaman yang berjumlah besar dan berisiko

D. Kebijakan Biaya Pinjaman 1. Biaya pinjaman pada USP ……. meliputi biaya bunga pinjaman dan biaya administrasi. 2. Biaya pinjaman pada USP ditetapkan oleh rapat anggota. 3. Perhitungan Bunga Pinjaman Bunga pinjaman = Biaya USP + Hasil usaha yang diinginkan Metoda Perhitungan Angsuran Pinjaman berdasarkan Sistem Flat (Tetap) 4. Metode Perhitungan Angsuran Pinjaman Perhitungan bunga pinjaman berdasarkan pokok awal pinjaman sehingga jumlah bunga yang dibayar setiap bulan adalah sama. Berikut adalah rumus umum dalam menghitung suku bunga berdasarkan sistem flat: Bunga/Bulan (Rp) = Tk Bunga/Bln x saldo awal pokok pinjaman

E. Prosedur Pemberian Pinjaman Anggota 1. Mengajukan permohonan secara tertulis, permohonan ini disampaikan melalui format/formulir standar berupa Surat Permohonan Pinjaman; 2. Menyerahkan identitas diri (KTP/SIM) 3. Menerima Surat Permohonan Pinjaman dan meregister permohonan tersebut ke dalam buku Register Permohonan antara lain memberi nomor urut, tanggal penerimaan dan penjelasan lainnya; 4. Staf Pinjaman melakukan pra-analisis terhadap permohonan tersebut, jika dari hasil praanalisis tersebut tidak dapat dipenuhi/diproses, segera informasikan dan bila di perlukan buat surat penolakan, jika dapat diproses lakukan langkah sebagai berikut. 1) Kumpulkan seluruh data dan berkas yang diperlukan sesuai dengan informasi yang ada pada Surat Permohonan Pinjaman, yakni data ekonomi, yuridis dan jaminan;

2) Serahkan data yang berkaitan dengan data yuridis dan jaminan kepada Staf Hukum dan Staf Taksasi Jaminan untuk diproses tindak lanjut; 3) Buat Analisis Pinjaman yang berkaitan dengan data ekonomis anggota, dan tuangkan hasil analisis tersebut ke dalam form memorandum pinjaman; 4) Peroleh hasil analisis yuridis dan jaminan dari staf hukum dan Taksasi, gabungan hasil analisis tersebut ke dalam form memo proposal pinjaman. Memo proposal pinjaman ini merupakan proposal lengkap analisis pinjaman karena merangkum seluruh aspek penilaian pinjaman dari aspek ekonomi, yuridis dan jaminan. Serahkan memo proposal pinjaman dan berkas pendukungnya pada staf Hukum dan Dokumentasi untuk pengaturan jadwal Komite pinjaman

F. Pembentukan Komite Pinjaman 1. Komite pinjaman adalah suatu panelis untuk memberikan keputusan atas permohonan fasilitas pinjaman dari anggota maupun calon anggota. Tugas Komite Pinjaman adalah membahas dan menilai permohonan pinjaman kemudian memberikan keputusan “Menyetujui” atau “Menolak” permohonan pinjaman. 2. Komite Pinjaman dapat terdiri dari Panel A, Panel B dan Panel C Panel A terdiri dari: a. Petugas Pinjaman b. Kepala Unit Simpan Pinjam Panel B terdiri dari: a. Seluruh Anggota Panel A b. Manager Koperasi Panel C terdiri dari: a. Panel B b. Ketua Pengurus Koperasi

LANJUTAN; Otorisasi Batas Wewenang Memutuskan Pinjaman oleh masing panel Komite Pinjaman adalah sebagai berikut: Panel A: Pinjaman hingga jumlah Rp. …………………. , Panel B: Pinjaman di atas Rp. …………, - sampai Rp. ………………, Panel C: Pinjaman di atas Rp. …………………. , Apabila calon peminjam memiliki hubungan istimewa dengan anggota panel (misal hubungan darah atau kekerabatan), maka anggota panel tersebut tidak dapat memberikan suara dan/atau digantikan oleh pejabat lain yang ditunjuk oleh anggota panel lainnya