Praktek Penyusunan Dokumen Standar Operasional Prosedur SOP Administrasi

Praktek Penyusunan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan Tim Fasilitator PKP 2 A 1 LAN untuk Penyusunan SOP dan SP Lokakarya Peningkatan Kapasitas Pemerintahan di Daerah 6 -7 Mei 2014 Tim Advokasi PKP 2 A I Lembaga Administrasi Negara

Jenis SOP AP 1. Pelayanan 2. Rutin 3. Penugasan 2 Tim Advokasi PKP 2 A I LAN

Ciri SOP Pelayanan 1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya permohonan dari pengguna jasa. 2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang berhubungan dengan pengguna jasa. 3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai. Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 3

Ciri SOP Rutin 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan oleh Penanggung jawab Pelaksanaan Kegiatan Pada umumnya kegiatan rutin diawali dengan kegiatan dari penanggung jawab pelaksanaan kegiatan. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan). 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 4

Ciri SOP Penugasan 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan dari Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari Atasan yang berwenang dan dilaksanakan petugas administrasi yang ditunjuk. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Penugasan oleh yang ditugaskan Kegiatan utamanya adalah pelaksanaan kegiatan penugasan yang diberikan oleh yang ditugaskan. 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 5

Kuis Tergolong jenis apakah SOP dibawah ini Nama SOP Jenis Pelayanan SOP Penerbitan Dokumen SIUP Rutin √ SOP Pelaksanaan Survei Pendahuluan IMB √ SOP Kenaikan Pangkat √ SOP Keikutsertaan Bimbingan Teknis SOP Pembuatan KTP SOP Pembagian Gaji Tim Advokasi PKP 2 A I LAN Penugasan √ √ √ 6

Penyusunan SOP Pemda Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas pokok & fungsi “Berdasarkan dokumen tupoksi atau urtug, identifikasi jumlah dan judul SOP AP yg dilaksanakan oleh tiap jabatan di SKPD” Step 2: Identifikasi Kegiatan “Lakukan identifikasi mulai dari jenis kegiatan, penanggungjawab, scope, 3 kegiatan kunci (utama, awal, & akhir). Kemudian breakdown menjadi tahapan kegiatan yang harus dilalui. ” Step 3: Penulisan SOP “Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan. Termasuk di dalamnya adalah identitas SOP, flowchart, & mutu baku. ” Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 7

Step 1: Identifikasi Judul SOP dari Diisi dengan Aspek yang terkait tugas pokok & fungsi dengan Output yang Nama SKPD: . . . Nama Jabatan: . . . Diisi dgn fungsi berdasarkan peraturan yg ada bersangkutan. Biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi Diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada. Dapat lebih dari satu. Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul SOP 1 2 3 4 5 6 Diisi dgn tugas berdasarkan peraturan yg ada Contoh Pengisian Tim Advokasi PKP 2 A I LAN Diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada. Nantinya output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan Diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan 8

Step 2: Identifikasi Kegiatan A. Data Kegiatan 1 Judul SOP 2 Jenis Kegiatan : Isikan dg judul SOP Pilih di antara kegiatan RUTIN, PELAYANAN, atau : PENUGASAN 3 Penanggung Jawab a. Produk : Merupakan pemimpin utk tingkat scope SOP b. Kegiatan Scope (Ruang 4 Lingkup) B. Identifikasi Kegiatan 1 Judul Kegiatan 2 Langkah Awal 3 Langkah Utama : Merupakan penanggung jawab substantif kegiatan : Pada tingkat apa SOP ini dijalankan : Isikan dg judul SOP Apa langkah pertama yg harus dilakukan, dg mengacu pd : Jenis Kegiatan 4 Langkah Akhir C. Identifikasi Langkah : Merupakan inti dari kegiatan SOP ini Apa langkah penutup SOP ini, dg mengacu pada Jenis : Kegiatan Langkah Awal 1 Isikan sama dg Bagian B; Nomor 2. Bisa di-breakdown lagi, bila perlu Langkah Utama 2 Merupakan breakdown dari inti kegiatan shg menjadi ‘cerita’ utuh 3 idem 4 idem Tim Advokasi PKP 2 A I LAN Langkah Akhir 5 Isikan sama dg Bagian B; Nomor 4. Tidak bisa di-breakdown lagi 9

PRAKTEK PENYUSUNAN SOP AP PENGISIAN LEMBAR KERJA 1 & 2 10 Tim Advokasi PKP 2 A I LAN

Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah adalah 37 jam 30 menit per minggu Jam Kerja Efektif (5 hari kerja) Jam Kerja Efektif (6 hari kerja) Per Hari 330 Menit Per Hari 275 Menit Per Minggu 1650 Menit Per Bulan 6600 Menit Per Tahun 79. 200 Menit = 1. 300 Jam Catatan: jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dll. Allowance rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja normal

Step 3. Penulisan SOP Nama SKPD tempat aktivitas tsb diselenggarakan Logo K/L/ Pemda A. Identitas SOP Nomor prosedur sesuai TND Tanggal pertama kali SOP ini dibuat Tanggal (rencana) SOP direvisi Nama Unit Kerja tempat aktivitas tsb diselenggarakan Tanggal mulai diberlakukan Pengesahan oleh penanggungjawb produk: Nama, NIP, Ttd, Stempel Peraturan yg mdasari prosedur Penjelasan ttg kualifikasi umum yang dibutuhkan Nama prosedur yang di-SOP-kan SOP Makro, Mikro, Parsial yg terkait Penjelasan mengenai kemungkinan yg tjd bila prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan) Tim Advokasi PKP 2 A I LAN Memuat evaluasi pelaksanaan SOP Penjelasan mengenai daftar peralatan & perlengkapan yg dibutuhkan 12

Step 3. Penulisan SOP (cont) Langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis sehingga membentuk ‘cerita’ dari prosedur yg distandarkan format kalimat aktif, SPOK Pihak-pihak yg terlibat dalam tiap Kegiatan. Tidak diurutkan berdasar eselon. Merupakan alat kendali mutu sehingga produk akhirnya benar-benar memenuhi kualitas yg diharapkan B. Flowchart & Mutu Baku Contoh Pengisian Kelengkapan yg mjd input dari masing Kegiatan. Bisa juga diisi persyaratan Tim Advokasi PKP 2 A I LAN Waktu yg diperlukan untuk menyelesaikan tiap aktivitas. Bisa dlm satuan tahun, bulan, hari, jam. Tapi tambahkan konversinya dlm menit Isi dg SOP Makro/Mikro yg terkait, Persyaratan (misal pada pelayanan), dll. Output dari tiap-tiap aktivitas (bila ada) 13

Simbol Flowchart TERMINATOR atau KAPSUL Mulai Selesai Tim Advokasi PKP 2 A I LAN Digunakan untuk simbol “mulai” dan “selesai” dalam SOP. Pemakaiannya langsung pada Kegiatan pertama atau Langkah Awal dan pada Kegiatan terakhir atau Langkah Akhir 14

Simbol Flowchart (cont) KOTAK atau PROCESS Digunakan jika kegiatan pada SOP merupakan suatu proses atau eksekusi. Menggantikan kegiatan pengarsipan, penggandaan, arsip manual, file, dll. Digunakan jika kegiatan pada SOP merupakan suatu proses yang serentak dilakukan oleh beberapa pelaksana Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 15

Simbol Flowchart (cont) DECISION atau BELAH KETUPAT Tidak Ya Digunakan jika kegiatan pada SOP merupakan pengambilan keputusan Ya Tidak Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 16

Simbol Flowchart (cont) OFF-PAGE CONNECTOR atau SEGILIMA Penyambung di akhir halaman Digunakan untuk menandakan perpindahan kegiatan ke halaman berikutnya Penyambung di awal halaman Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 17

Simbol Flowchart (cont) ANAK PANAH atau ARROW Digunakan untuk mendeskripsikan arah kegiatan Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 18

Tips dan Trik v Gunakan kalimat berpola S-P-O-(K) dalam menuliskan aktivitas; v Jangan terpaku dalam 1 bentuk SOP. Ingat SOP bisa direvisi kembali; v Anda bisa memasukkan catatan tentang efisiensi proses dalam kolom “Pencatatan & Pendataan” (dalam rangka revisi); v Mintakan pendapat dari penyedia & pengguna layanan dlm SOP; v Praktek terus-menerus. v Satu baris Satu kegiatan Satu simbol v Umumnya output suatu kegiatan akan mjd kelengkapan (input) kegiatan berikutnya Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 19

Prinsip Penerapan SOP 1. 2. 3. 4. 5. 6. Konsisten Komitmen. Perbaikan berkelanjutan. Mengikat. Seluruh unsur memiliki peran penting. Terdokumentasi dengan baik. Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 20

Terima Kasih dan Selamat Berlatih!

Poin Presentasi v. Alasan pengambilan SOP yang dipresentasikan. v. Identitas dan Alur SOP v. Kendala dan kesulitan dalam penyusunan SOP Tim Advokasi PKP 2 A I LAN 22