Standar Operasional Prosedur SOP Jombang 20 21 Februari
Standar Operasional Prosedur (SOP) Jombang, 20 -21 Februari 2020
RUANG LINGKUP KAJIAN/PEMBAHASAN MELIPUTI Standar Operasional Prosedur (SOP), PERATURAN KHUSUS
B. Standart Operating Procedure (SOP) Adalah peraturan yang memuat ketentuan & prosedur tentang pengelolaan Koperasi, secara tertulis sebagai panduan dan pedoman bagi Pengurus, Pengawas, Pengelola, Karyawan maupun Anggota. SOP ini mengacu pada UU No. 25/1992 dan AD/ART Koperasi.
SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, BAGAIMANA dan KAPAN harus dilakukan, DIMANA dan OLEH SIAPA dilakukan (Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012) 4 4
SOP Adalah : 1. Suatu standar/pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan seseorang/ kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. 2. SOP merupakan tatanan atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses tertentu
Tujuan (SOP) 1. Agar petugas/karyawan menjaga konsistensi dan tingkat kinerja dalam organisasi atau unit kerja. 2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. 3. Memperjelas Alur Tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas terkait. 4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefesiensi. Fungsi (SOP) 1. Memperlancar tugas Petugas/karyawan atau tim/unit tim. 2. Sebagai dasar Hukum bila terjadi penyimpangan. 3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatandan sehingga mudah di lacak 4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam kerja 5. Sebagai pedom dalam melaksanakan pekerjaan Rutin
Manfaat dan Kegunaan SOP 1. SOP menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi & pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten. 2. Para pengelola /pegawai koperasi akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
BAGAIMANA CARA MEMBUAT & MENYUSUN SOP o SOP hendaknya dibuat sederhana. o SOP dibuat sesuai dengan situasi , kondisi dan kebutuhan, di perusahaan/Koperasi o Bahwa melaksanakan SOP dengan baik merupakan cara tepat untuk mendapatkan hasil yang memuaskan dari pekerjaan kita.
CARA TEPAT DALAM MENYUSUN SOP A. Membentuk Panitia/Tim Penyusun SOP Panitia penyusun SOP tersebut terdiri atas para Pengelola Koperasi yang berasal dari unsur Pengurus, Manajer, Kabag dan karyawan yg membidanginya. Tim ini harus orang-orang yang kompeten.
B. Membuat Sasaran SOP Yang Tepat Setiap SOP memiliki sasaran yang berbeda sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Sasaran yang tepat akan memudahkan panitia penyusun dalam membuat dan menyusun SOP. C. Berdiskusi/Konsultasi dengan Ketua Selama proses penyusunan SOP, panitia hendaknya sering melakukan diskusi/konsultasi dengan Ketua Koperasi. Jika ada suatu hal yang kurang dalam SOP tersebut, maka Ketua bisa memberikan saran dan melengkapinya.
D. Tentukan Batas Waktu Penyusunan SOP Dengan memberikan batas akhir waktu pembuatan SOP, maka hal itu tentu akan meningkatkan semangat para penyusun untuk menyelesaikan tugasnya. E. Bekerja Sama Dengan Pakar SOP Jika panitia penyusun SOP tidak bisa menyelesaikan tugasnya, maka bisa minta bantuan jasa pakar/ahli.
F. Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan SOP 1. Setelah selesai membuat, SOP diumumkan/ sosialisasikan kepada seluruh karyawan. 2. Setelah SOP diumumkan kepada seluruh karyawan, panitia penyusun SOP mengadakan uji coba pelaksanaan SOP tersebut. 3. Uji coba pelaksanaan SOP bisa dilakukan selama satu bulan sampai tiga bulan. Pimpinan dan panitia penyusun SOP melakukan pengawasan dan pemantauan.
4. Jika ada yang kurang baik dalam pelaksanaannya, maka panitia penyusun SOP dapat melakukan perbaikan atau evaluasi. 5. Jika ada SOP yang kurang lengkap, maka pimpinan dan panitia penyusun bisa melengkapinya untuk mendapatkan SOP yang sempurna. 6. Pemantauan juga bisa dilakukan secara rutin, misalkan sebulan sekali atau tiga bulan sekali.
BEBERAPA CONTOH SOP SDM & Umum 1. SOP Status Keanggotaan…………. . 2. SOP Pendaftaran Anggota Baru Keuangan 1. SOP Uang Muka 1. Dst……
A. S O P STATUS KEANGGOTAAN Status keanggotaan seseorang pada Koperasi didapat setelah seluruh persyaratan keanggotaan dipenuhi, simpanan pokok, Simpan wajib telah lunasi, dan telah menandatangani buku daftar anggota Meginventarisir Anggota 1 Anggota Penuh 2. Calon Anggota 3. Anggota Kehormatan 4. Anggota Luar biasa
Standar Status Keanggotaan Seseorang Pada Koperasi Digolongkan Sebagai : 1. Anggota Penuh Seseorang yang mengajukan untuk menjadi anggota koperasi, telah memenuhi seluruh persyaratan keanggotaan koperasi sebagaimana tercantum dalam AD/ART Koperasi dan dikabulkan permohonannya untuk menjadi anggota.
2. Calon Anggota: Seseorang yang mengajukan untuk menjadi anggota koperasi, namun belum dapat melunasi simpanan pokok yang ditetapkan oleh koperasi dan belum tercatat dalam buku anggota koperasi sebagaimana tercantum dalam AD/ART, dikabulkan permohonannya untuk menjadi calon anggota. Calon anggota tidak dicantumkan dalam buku daftar anggota, tapi dapat memanfaatkan jasa pelayanan koperasi. Dalam kurun waktu tiga bulan harus menjadi anggota atau ditolak keanggotannya.
3. Anggota Kehormatan yaitu seseorang yang karena kedudukannya diminta oleh pengurus untuk menjadi anggota kehormatan koperasi, anggota kehormatan wajib membayar simpanan pokok dan simpanan sukarela serta berperan aktif untuk kemajuan koperasi 4. Anggota luar biasa yaitu mereka yang berstatus warga negara Indonesia atau warga negara asing bermaksud menjadi anggota dan memiliki kepentingan kebutuhan dan kegiatan ekonomi yang dilaksanakan oleh koperasi yang bersangkutan
2. Prosedur Penerimaan Anggota Secara Skematis Dapat Digambarkan Sebagai Berikut: Pengajuan Permohonaan Pertimbangan pengurus Diklat Buku anggota Gambar. Prosedur Penerimaan Anggota
B. SOP UANG MUKA Yang dimaksud dengan Uang Muka adalah pembayaran sebagian atas jumlah pengeluaran yang nilai nominal (bisa berupa estimasi biaya) dan waktu pembayaran sudah ditentukan (tertulis dalam kontrak/perjanjian/nota dinas) dapat bersifat mendesak yang kemudian akan diselesaikan setelah bukti-buktinya terpenuhi dan atau kegiatan telah selesai dilaksanakan. Tujuannya Untuk menjamin 1. pembeli atau konsumen akan menyelesaikan pembayaran sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat dan 2. Kecepatan pengadaan barang atau jasa sesuai dengan PO dari konsumen.
PERATURAN KHUSUS Suatu pedoman untuk melaksanakan tugas pekerjaan, prosedur kerja dan sistem kerja pada yang bersifat lebih teknis. yang mengacu pada AD, ART dan Keputusan Rapat Anggota
CARA MEMBUAT DAN MENYUSUN PERATURAN KHUSUS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Membentuk Panitia/Tim Penyusun PERSUS Pembuatan Sasaran PERSUS Konsultasikan Atau Diskusikan Dengan Ketua menentukan Batas Waktu Penyusunan PERSUS Bekerja Sama Dengan Pakar Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan PERSUS
LANGKAH PEMBUATAN PERSUS 1. 2. Dibuat rancangan dulu. Sesuai kebutuhan dengan mendasari aturan, AD/ART, dan hasil Rapat Anggota Baru di buat persus. Sbg berikut : KOPERASI SIMPAN PINJAM SEJAHTERA Jln Veteran No 27 Lamongan telp. (0321) 321036 PERATURAN KHUSUS PENGURUS Koperasi SEJAHTERA Nomor : ……/Persus/01. 10/20… Menimbang : Mengingat : Tentang : Memperhatikan : Memutuskan MENETAPKAN : ………………………….
1. 2. Kebijakan Organisasi dan Manajemen UMUM ada 13 Persus 1. Persus tentang pedoman penyusunan produk-produk hukum internal koperasi (untuk dan Sektor Riil) 2. Persus Tentang Perencanaan Strategis (Visi, Misi, Sasaran, Tujuan, Program Kegiatan, Tahapan Capaian Kinerja, Instrumen Monitoring dan Evaluasi) 3. Persus tentang SOP 4. Persus tentang sistem penggajian dan bonus Karyawan 5. Persus tentang pengembangan dan peningkatan kualitas SDM 6. Persus tentang Kesejahteraan Karyawan 7. Persus tentang hak dan kewajiban Karyawan 8. Persus tentang pemberhentian Karyawan 9. Persus tentang Tata Tertib Kerja, 10. Persus tentang Kode Etik 11. Persus tentang mengamankan asset & infrastruktur, (pengadaan=otoritas=, pengelompokan, perawatan, pengamanan, penjualan, assuransi) 12. Persus tentang Kerumahtanggaan dan Keamanan 13. Persus tentang Administrasi dan Ketatausahaan
1. 2. Kebijakan Organisasi dan Manajemen KELEMBAGAAN ada 14 Persus 1. Pembuatan Angaran Rumah Tangga beserta peraturan-peraturan yang Mendukung. 2. Persus Tentang Struktur Organisasi Usaha 3. Persus tentang Kepengurusan 4. Persus tentang Pengawas 5. Persus tentang Dewan Pengawas Syariah 6. Persus tentang Karyawan 7. Persus tentang keanggotaan 8. Persus tentang penyelenggaraan Rapat Anggota (jika dengan sistem delegasi, buat pengaturannya). 9. Peraturan khusus tentang Syarat, Tata cara pemilihan & pemberhentian pengurus 10. Peraturan khusus tentang Syarat, Tata cara pemilihan dan pemberhentian pengawas. 11. Persus tentang Syarat & Tata Cara pengangkatan & pemberhentian Karyawan 12. Persus tentang Pembebasan Karyawan dari kewajiban bekerja 13. Persus tentang akuntabilitas koperasi 14. Persus tentang Satuan Pengendalian Intern pada
1. 2. Kebijakan Organisasi dan Manajemen USAHA ada 16 Persus 1. Persus tentang usaha simpan pinjam berdasarkan prinsip-prinsip koperasi. 2. Peraturan khusus tentang tata cara pembukaan Kantor Cabang, Cabang Pembantu dan Kantor Kas 3. Persus tentang produk simpanan 4. Persus tentang produk pinjaman/pembiayaan 5. Persus tentang perlindungan simpanan 6. Persus tentang penerapan prinsip kehati-hatian 7. Persus tentang Batas Maksimal Pemberian Pinjaman/Pembiayaan kepada Pengurus, Pengawas dan Anggota. 8. Persus tentang kolektabilitas pinjaman/pembiayaan 9. Persus tentang Penghapusan Pinjaman/pembiayaan 10. Persus tentang penanganan pinjaman bermasalah 11. Persus tentang pengikatan dan pengamanan agunan 12. Persus tentang pembinaan usaha anggota & supervisi pinjaman/pembiayaan 13. Persus tentang pembentukan dan penggunaan dana cadangan resiko dan PPAP. 14. Persus tentang pinjaman dari pihak ketiga. 15. Persus tentang penilaian kesehatan 16. Persus tentang asuransi pinjaman anggota
1. 2. Kebijakan Organisasi dan Manajemen AKUNTANSI 1. Persus tentang sistem akuntansi 2. Persus tentang pengelolaan kas tunai (termasuk pembatasan pengeluaran biaya) 3. Persus tentang transaksi non tunai (jurnal memorial, adjustment) 4. Persus tentang likuiditas 5. Persus tentang kapitalisasi pengeluaran. 6. Persus tentang penilaian ulang aktiva tetap (revaluasi) 7. Persus tentang SHU(penghitungan s/d penyerahan) 8. Persus tentang SHU yang berasal dari non-Anggota bagi Koperasi Sektor Riil (penghitungan s/d penyerahan) 9. Persus tentang ketentuan kriteria dan pembebanan kerugian Koperasi 10. Persus tentang Rasio Kecukupan Modal (CAR)
1. 2. Kebijakan Organisasi dan Manajemen PERMODALAN 1. Persus tentang Standar ekuitas dikaitkan dengan Aset 2. Persus tentang Dana penyetaraan 3. Persus tentang simpanan pokok dan simpanan wajib oleh Koperasi 4. Persus tentang Kewajiban pemenuhan modal sendiri untuk yang terjadi defisit 5. Persus tentang Modal penyertaan. 6. Persus tentang Penerbitan Surat Utang 7. Persus tentang Penerbitan Obligasi 8. Persus tentang hibah (menerima dari dalam dan luar negeri serta memberikan hibah)
- Slides: 29