Projektmenedzsment 1 Mi a projekt 2 Hol van

Projektmenedzsment

1. Mi a projekt? 2. Hol van, lehet szükség projektekre? 3. A projekt típusai 4. A jó projekt ismérvei 5. A projekt sikerességének nyolc oka 6. A projekt sikertelenségének nyolc oka 7. Követelmények a projekttervezés során 8. A tervezés lépései 9. Ötletroham 10. Várt eredmények 11. Tevékenységek 12. SWOT analízis 13. Gantt-diagram 14. Mérföldkő 15. Kritikus út 16. A projekt életciklusa 06 March 2021 Projektmenedzsment-tartalom 2

17. Projekt fázis 18. Kockázatok, problémák 19. Támogató (szponzor) 20. Megrendelő (ügyfél) 21. Érdekelt, érdekeltek 22. Projektköltségvetés II. 23. Projektmenedzsment folyamatok 24. A projektmenedzsment területei 25. A projektek végrehajtásának korlátai 26. A projektben érintettek, szerepek I. Projektmenedzsment-tartalom A projektben érintettek, szerepek II. 27. Főbb projektmenedzsment dokumentumok 28. Projektek ellenőrzése 29. Projekt ellenőrzés rendszerei 30. A projekt értékelése, utóélete II. 06 March 2021 3

Projektmenedzsment 1. Mi a projekt? Projekt: (a tervezés álneve) Pontosan meghatározott célok (eredmények) elérése meghatározott időre, adott költségkeret mellett. Időszakos vállalkozás, célja: egyedi termék, szolgáltatás előállítása. A projekt tulajdonságai: ☼ Kezdési és befejezési időpont adott ☼ Egyszeri tevékenység ☼ Összetettség, komplexitás ☼ Saját szervezeti háttér ☼ Tapasztalat alkalmazhatósága 06 March 2021 4

Projektmenedzsment 2. Hol van, lehet szükség projektekre? Projektekre szükség van különböző tervek megvalósítása előtt. Pl. : felújítás, építkezés, dolgozati tervek (szakdolgozat), út építés, kutatás, fejlesztés stb. 06 March 2021 5

Projektmenedzsment 3. A projekt típusai 1. 2. 3. 4. 5. Kutatás + fejlesztési K+F Beruházási projektek Tanulmányok Oktatási programok Működéssel, működtetéssel, üzemeltetéssel kapcsolatos 6. Egyéb projektek. 06 March 2021 6

Projektmenedzsment 4. A jó projekt ismérvei ر Releváns: kereslet vezérelt, cél-orientált, megfelel a stratégiai elvárásoknak ر Megvalósítható, ر Jól átgondolt, következetes, ر Eredményei mérhetőek, ر Költségvetése reális, ر A munka megosztása világos, ر Kockázatai ismertek, ر Fent tartható legyen: megvalósítása után a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatóak maradjanak. 06 March 2021 7

Projektmenedzsment 5. A projekt sikerességének nyolc oka 1. A szervezeti struktúra megfelelő a projekt-munkacsoport számára. 2. A munkacsoport részt vesz a tervezésben. 3. A munkacsoport elkötelezett az ütemterv kialakítására. 4. A munkacsoport elkötelezett egy reális költségvetés elkészítésére. 5. A projekt köré megfelelő hálózatot terveznek, és nem engedik, hogy a projekt kezdete és vége maga a projektterv legyen. 6. A munkacsoport kihasználja a szervezet bürokráciája, politikái és eljárásai által nyújtott lehetőségeket, nem pedig ellenük dolgozik. 7. A munkacsoport speciális és reális projekt-célkitűzéseket fogad el. 8. A megcélzott közösséget a projekt kezdetétől bevonják. 06 March 2021 8

Projektmenedzsment 6. A projekt sikertelenségének nyolc oka 1. Nem megfelelő hatáskör 2. A munkacsoport kellő bevonása és megalapozott tervezés hiánya 3. A munkacsoportot nem vonják be, ha probléma merül fel 4. Nem megfelelő kommunikációs készségek 5. Nem megfelelő gyakorlati készségek 6. Nem megfelelő adminisztrációs készségek 7. Irreális időbeni ütemezés 8. Nem világos (közös) célok 06 March 2021 9

Projektmenedzsment 7. Követelmények a projekttervezés során 1. Rugalmasság, 2. Egymásra épülés (tervek hierarchiája), 3. Igazodás a döntési/vezetési szintekhez (hol születnek meg a döntések), 4. Különböző időtávra szólnak, 5. Pontosság, 6. Ciklikusság, 7. Monitoring (állandóan beépíthető kontroll - visszajelzés szempontjából fontos). 06 March 2021 10

Projektmenedzsment 8. A tervezés lépései ☼ ☼ ☼ ☼ Résztevékenységekre bontás, Résztevékenységek időigényének becslése, Résztevékenységek logikai kapcsolata, Résztevékenységek erőforrásigénye; Erőforrás-kiegyenlítés, Erőforrás-korlátos tervezés, Időtartam-korlátos tervezés, Költségterv az erőforrásigény alapján. 06 March 2021 11

Projektmenedzsment 9. Ötletroham (Brainstorming) Csoportos alkotótechnikai módszer, ahol a résztvevők interaktív módon „táblára” ötleteket visznek fel. Fő szabály, hogy az ötletroham alatt kritikai észrevételeket nem szabad tenni. Megfelelő mennyiségű adatra van szükség ahhoz, hogy azokat értékelni, tömöríteni tudjuk. 06 March 2021 12

Projektmenedzsment 10. Várt eredmények A projekt konkrét, kézzelfogható eredményei. 11. Tevékenységek A projekt keretében végrehajtandó tevékenységek. Üres terem Felújított terem 06 March 2021 13

Projektmenedzsment 12. SWOT analízis (GYELV elemzés) Erősségek: belső tényezők: pozitív dolgok, amik jól működnek és lehet rá befolyás, hogy még jobban működjenek. Gyengeségek: belső tényezők: olyan dolgok, amik nem jól működnek, de lehet rá befolyás, hogy jobb legyen. Lehetőségek: külső tényezők: olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de kedvezőek és rájuk építve kihasználhatjuk az erősségeinket. Veszélyek: külső tényezők: olyan korlátok, negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot is jelentenek. 06 March 2021 14

Projektmenedzsment 13. Gantt diagram Vonalas ütemterv, amely a folyamatok egymáshoz kapcsolódását, időbeli elrendezését mutatja. Végrehajtás nyomon követésére használható: ☼végrehajtási adatok felvétele ☼tevékenységek ütemezése ☼hátralévő tevékenységek átütemezése Tovább 06 March 2021 15

Projektmenedzsment GANTT- diagramok Vissza 06 March 2021 16

Projektmenedzsment 14. Mérföldkő Referencia pont, amely a projekt fontos eseményét jelöli, a projekt haladásának figyelésére használják. 15. Kritikus út Azon tevékenység vagy tevékenységek sorozata, amely meghatározza a projekt számított befejezési dátumát. A projekt tehát akkor ér véget, amikor a kritikus út utolsó tevékenysége is befejeződött. 06 March 2021 17

Projektmenedzsment 16. A projekt életciklusa A projekt élettartama, melyet időben a következő szakaszokra osztanak: 1. Projektkialakítás (projektszervezet - projektfeladat – projektcél – projekttervezés) 2. Projektrealizálás (projekt lebonyolítás– projektlezárás) 06 March 2021 18

Projektmenedzsment 17. Projekt fázis Négy fázis: ☼ Kezdeményezési (koncepcionális) fázis ر Ötlet/igény felmerülése ر Projektjavaslat elkészítése ر Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése ☼ Tervezési fázis ر Projekt célok definiálása ر Projekt menedzsment létrehozása ر Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági előírásokkal, adminisztrációval ر Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése ☼ Végrehajtási (implementációs) fázis ر Tervek „üzembehelyezése” ر Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása ر Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti reviziója ☼ Lezáró (befejező) fázis ر ر Projekt komplettálása Átadás Projekt kiértékelése Nyomon követési feladatok 06 March 2021 19

Projektmenedzsment 18. Kockázatok, problémák Minden projekt problémákkal és kockázatokkal rendelkezik. A kockázat egy olyan esemény vagy helyzet, amely bekövetkezve negatívan befolyásolja a projektet. Ezzel szemben a problémák olyan események, amelyek folyamatban vannak. A kockázatok nem megfelelő kezelésük esetén problémákká változhatnak. A projekt problémáinak és kockázatainak aktív azonosításával, elemzésével és elhárításával elősegítheti a projekt sikeres kimenetelét. Kockázatok főbb típusai: ر A projekt megvalósításával kapcsolatos kockázatok ر A projektet megvalósító cég (szervezet) működésével kapcsolatos kockázatok ر A kitűzött célok (indikátorok) teljesülésével kapcsolatos kockázatok 06 March 2021 20

Projektmenedzsment 19. Támogató (szponzor) Az a személy vagy szervezet, aki termékét, vagy pénzösszegbeli juttatását felajánlja saját szervezetének, cégének reklámja ellenébe. 20. Megrendelő (ügyfél) Az a kezdeményező személy, szervezet, akinek a projekt eredmény létrehozás saját érdeke, tehát az ő részére hozzák létre a projektet. 06 March 2021 21

Projektmenedzsment 21. Érdekelt, érdekeltek A projekt szempontjából érdekeltek mindazok akik részt vesznek a projektben, hatással vannak rá és érdekeltek a projekt eredményében. Külső érdekeltek: ügyfelek, vevők, beszállítók, versenytársak, együttműködő partnerek, hitelezők, önkormányzat, hatóságok Belső érdekeltek: szervezet, vállalat és vezetése, a szervezet egyes részlegei, alkalmazottak, a projekt team tagjai, a projektmenedzser, a vállalat tulajdonosai. 06 March 2021 22

Projektmenedzsment 22. Projektköltségvetés I. Minden olyan erőforrás-felhasználás idetartozik, amely a teljesítmények előállítása, felhasználása (például értékesítése) vagy az ezekhez szükséges projektfeladatok megvalósítása érdekében válik szükségessé. Projektköltségvetés: ر ر ر 06 March 2021 Költségtételek indokoltsága, Költségszerkezet, Források és költségek összhangja, Források rendelkezésre állásával kapcsolatos kockázatok, Érzékenység vizsgálat. 23

Projektmenedzsment 22. Projektköltségvetés II. A projekt kiadási oldala: ر Projekt-költségek: Beszerzési költségek: (építés, eszközbeszerzés, szolgáltatás) HR költségek Projektmenedzsment költségek, szakértői díjak ر Üzembentartás költségei: Rezsi, munkadíjak A projekt bevételi oldala: ر ر ر Számlapénz Bankhitel Partnerek hozzájárulása Vállalkozói források bevonása (PPP) Egyéb forrás (tagi hitel) 06 March 2021 24

Projektmenedzsment 23. Projektmenedzsment folyamatok 06 March 2021 25

Projektmenedzsment 24. A projektmenedzsment területei 1. Az erőforrások menedzselése 2. Együttműködés a partnerekkel 3. Kommunikáció, információátadás 4. Nyomon követés 06 March 2021 26

Projektmenedzsment 25. A projektek végrehajtásának korlátai 1. 2. 3. 4. A projekt megvalósításához szükséges pénzösszeg hiánya. A projekt megvalósításához esetlegesen szükséges, hivatalokhoz benyújtott tervek engedélyeztetésének hiánya, időbeli csúszása. A beruházás megvalósításához szükséges cégek, munkaerők hiánya (Pl. : utolsó pillanatban visszamondott munkafolyamatok) Időjárási viszonyok. 06 March 2021 27

Projektmenedzsment 26. A projektben érintettek, szerepek I. 1. Támogató (szponzor) Az a személy vagy szervezet, aki termékét, vagy pénzösszegbeli juttatását felajánlja saját szervezetének, cégének reklámja ellenébe. 2. Megrendelő (ügyfél) Az a kezdeményező személy, szervezet, akinek a projekt eredmény létrehozás saját érdeke, tehát az ő részére hozzák létre a projektet. 3. Érdekelt, érdekeltek A projekt szempontjából érdekeltek mindazok akik részt vesznek a projektben, hatással vannak rá és érdekeltek a projekt eredményében. Külső érdekeltek: ügyfelek, vevők, beszállítók, versenytársak, együttműködő partnerek, hitelezők, önkormányzat, hatóságok Belső érdekeltek: szervezet, vállalat és vezetése, a szervezet egyes részlegei, alkalmazottak, a projekt team tagjai, a projektmenedzser, a vállalat tulajdonosai. 06 March 2021 28

26. A projektben érintettek, szerepek II. Felelősök a projekttervezés során: 1. Projektvezető 2. Projektvezető helyettes 3. TEAM 4. Munkafolyamatokat végző szakemberek Többnyire minden tagnak van egy vagy több segédje.

Projektmenedzsment 27. Főbb projektmenedzsment dokumentumok 1. Projektalapító dokumentum: célja, hogy a projektet hivatalosan felhatalmazza a feladat elvégzésére és az ehhez szükséges erőforrásokat a projekt rendelkezésére, bocsátja. 2. Hatókör meghatározás: meghatározza, hogy mit fog megvalósítani a projekt: mi tartozik a projekt hatókörébe és mi nem, milyen termékeket kell a projektnek előállítania. 3. Projektmenedzsment terv: meghatározza, hogyan fog megvalósulni a projekt. 06 March 2021 30

Projektmenedzsment 28. Projektek ellenőrzése Projektellenőrzés: A valós és kívánatos értékek folyamatos összehasonlítása a projekt tervezett adatai és tényleges menete között. A projektvezető elemzi az eltéréseket, kidolgozza a megfelelő intézkedéseket és azok gyakorlatba történő átültetésével gondoskodik arról, hogy a projekt a megadott erőforrás-keretek között minőségileg is megfelelően elérje célját. 06 March 2021 31

29. Projekt ellenőrzés rendszerei Projektmenedzsment A projekt ellenőrzés az alábbi kérdésekre adhat választ: 1. A projekt megfelelően halad-e? 2. A projekt Időben van-e? 3. A projekt költségkereten belül van-e? Az ellenőrző rendszernek ki kell terjednie a költségekre, a kockázatokra, a minőségre, a kommunikációra, az időre, a változásokra, a beszerzésekre valamint az emberi erőforrások területére. Egy jó ellenőrzési terv a következő fő részekből áll: • egy stratégia ami a szervezet átalakítás céljait (és határait) és lépéseit határozza meg, • az új rendszerrel kapcsolatos szabványok, előírások, • a projekt menedzsment fő irányai (határidők és költségek), • Folyamatleírások. Az ellenőrzést az úgynevezett auditor végzi. 06 March 2021 32

Projektmenedzsment 30. A projekt értékelése, utóélete I. A projektértékelés a projektek sikere érdekében történik. A projekt támogató döntések alapja a projekt eredmények megvalósíthatósága és későbbi életképessége, a legjobb gyakorlat adatbázisának összeállítása. Fontos a projekt külső, belső kontrolja. A projekt működése során vizsgálni kell: - Elérhető projekteredmények megfogalmazását - Projekteredmények összehangolása a környezettel - Használhatóság - Optimalítás - Élettartambecslés Előnyök-hátrányok elemzése Értékelés Kockázatok-sikerlehetőségek vizsgálata Finanszírozhatóság Funkcióalkalmasság - Záró értékelés A projektmenedzsment szakembereknek ismernie kell és meg kell tudnia ítélni a gazdasági sikerlehetőségeket és kockázatokat, illetve a finanszírozhatóságot, a funkcióalkalmasságot és a költségeket a projekt megvalósítása és eredményének használati ideje, illetve üzemeltetése alatt. 06 March 2021 Tovább 33

Projektmenedzsment 30. A projekt értékelése, utóélete II. A projekt célok elvégzését követően a végső fázis a projekt lezárás fázisa. ر a projekt eredményeit továbbítja a fogadó helyre, valamint elfogadtatása a szponzorral, ر a projekt tapasztalatainak dokumentálása és továbbítása. A projekt eredményeinek átadását követi a zárási folyamat: A megvalósított koncepciók, tervek, célok, rendszerek, változások átadása üzemeltetésére egy záródokumentum készítésével és átadás-étvételével valósul meg. A záródokumentum tartalmazza: ر instrukciókat, ر garanciákat, ر ellenőrzési terveket, ر üzemeltetési szükségleteket, melyek elengedhetetlenül fontosak az üzemeltetés beindításához, vagy használatba vételhez. A projektzárás a projekt életciklusának utolsó fázisa, mielőtt az üzemelés elindulna. 06 March 2021 Vissza 34

Projektmenedzsment Köszönöm a figyelmet! 06 March 2021 35