POLA DAN ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Wayne Pace

POLA DAN ALIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Wayne Pace & Faules (2013 : 170 – 221)

Sifat Aliran Informasi • Salah satu tantangan terbesar dalam organisasi ? • Proses aliran informasi = proses yang rumit. • Efisiensi bergantung pada aliran informasi. • Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi.

• Informasi tidak mengalir “secara harafiah” • Aliran informasi = proses Penciptaan pesan Penyampaian pesan Interpretasi pesan • Peristiwa bergerak berkesinambungan dinamis. Komunikasi organisasi berubah secara konstan – terjadi sepanjang waktu.

• Guetzkow menyatakan ada 3 cara terjadinya aliran informasi organisasi yaitu secara serentak, berurutan atau kombinasi dari keduanya. 1. Penyebaran pesan secara serentak : a. Berlangsung diadik. b. Hanya melibatkan sumber pesan dan penerima pesan sebagai tujuan akhir c. Pesan sering disebut memo dan dikirim ke sejumlah orang dalam organisasi d. Disebarkan melalui terbitan khusus – majalah atau selebaran e. Tatap muka – pada ruang dan waktu yang sama

2. Penyebaran pesan secara berurutan : a. Haney – penyampaian pesan ini adalah bentuk utama komunikasi organisasi. b. Informasi tiba di tempat dan waktu yang berbeda c. Perluasan bentuk diadik d. Kecermatan / kebenaran informasi akan terganggu, akibat interpretasi dan reproduksi pesan. e. Jika terjadi keterlambatan penyebaran informasi, maka akan sulit digunakan untuk mengambil keputusan.

Pola Aliran Informasi 1. Pola Roda B E A D C

2. Pola Lingkaran A E B D C

Varibel Komunikasi Organisasi • Aksesibilitas anggota • Pengawasan aliran pesan • Moral/kepuasan • Kemunculan pemimpin • Kecermatan Solusi • Kecepatan Kerja • Jumlah pesan yang dikirimkan • Kemunculan organisasi yang stabil • Penyesuaian dengan perubahan kerja • Kesenderungan beban berlebih Pola Roda Pola Lingkaran • Rendah • Tinggi • Rendah • Sangat Rendah • Tinggi • Sangat Rendah • Baik • Cepat • Rendah • Buruk • Lambat • Tinggi • Cepat • Sangat Lambat • Cepat • Tinggi • Rendah

Pola Jaringan Kerja Komunikasi • Organisasi terdiri dari orang – orang dalam berbagai jabatan • Lokasi setiap individu dalam pola dan jaringan yang terjadi memberi peranan pada orang tersebut • Individu pada posisi sentral, perlu memiliki ketrampailan : - Menangani informasi dan mengintegrasikan - Memeriksa bahwa informasi disebarkan secara tepat, cermat dan lengkap.

• Tujuh peranan jaringan komunikasi : 1. Anggota Klik * Kelompok individu yang separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota lain. * Klik terdiri dri individu yang memiliki alasan formal (berhubungan dengan jabatan), sekaligus alasan informal.

2. Penyendiri * Mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak kontak dengan anggota kelompok lain. * Biasanya jaringan kerja didefinisikan bergantung pada isi pesan. - Dalam pesan tentang government realtionship dia “penyendiri”, tapi bisa menjadi anggota klik, jika pesannya tekait administrasi internal.

* Goldhaber meringkaskan sifat – sifat khusus penyendiri : ü Kurang aman dalam konsep diri mereka ü Kurang termotivasi cita – cita ü Kurang bersedia berinteraksi ü Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem ü Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi ü Lebih cenderung menahan daripada melancarkan informasi ü Relatif lebih tidak puas dengan sistem ü Beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka

3. Jembatan * Anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antarkelompok. * Sebagai pengontak langsung 2 kelompok pegawai * Sebuah jembatan rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi

4. Penghubung * Orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. * Salah satu cirinya, penghubung memiliki status formal dan telah menjadi anggota organisasi jauh lebih lama. * Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya organisasi secara efektif

5. Penjaga Gawang (Gate keeper) * Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan, agar dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan. * Contoh : Jabatan Ketua Program Studi, Sekretaris Prodi.

6. Pemimpin Pendapat * Opinion Leader adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang – orang dalam keputusan mereka. * Lazarsfeld menggambarkan, opinion leader sebagai “bentuk kepemimpinan yang nyaris tidak kelihatan dan tidak dikenali, pada tingkat orang per orang dalam kontak biasa, akrab maupun kontak sehari – hari.

7. Kosmopolit * Orang menjadi milik ‘seluruh dunia”. Orang yang bebas dari gagasan, prasangka, kecintaan lokal, daerah atau nasional. * Anggota organisasi yang banyak bepergian, aktif dalam asosiasi profesional, membaca terbitan reginal hingga internasional

v Kesimpulan Pola Jaringan Komunikasi Ø Anggota Klik adalah jantung sistem dan bertindak sebagai tujuan akhir pesan Ø Penyendiri, memberi tantangan pada sistem dan derajat ketidakpastian pada program Ø Jembatan merupakan pemroses informasi yang menyediakan hubungan langsung antar klik Ø Penghubung – mengintegrasikan dan menjadi penghubung antarklik Ø Gatekeeper mengendalikan perpindahan pesan Ø Opinion Leader melancarkan pembentukan dan perubahan sikap serta membantu pengambilan keputusan Ø Kosmopolit, menghubungan organisasi dengan lingkungan makro

Arah Aliran Informasi 1. Komunikasi ke Bawah (Top down) * Informasi dari jabatan berotoritas lebih tinggi pada mereka yang berotoritas lebih rendah. * Dua isu utamanya : a. Jenis informasi apa yang disebarkan b. Bagaimana informasi tersebut disediakan

a. Lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan ; - Bagaimana melakukan pekerjaan - Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan - Kebijakan dan praktik organisasi - Kinerja Pegawai - Mengembangkan sense of mission (memiliki tugas)

b. Enam kriteria untuk memilih metode penyampaian informasi ; o Ketersediaan, Menginventaris metode yang tersedia dalam organisasi. o Biaya, Metode yang dinilai paling murah akan lebih dipilih o Pengaruh, metode yang lebih memberi pengaruh o Relevansi, metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang dicapai o Respons, metode yang dipilih dipengaruhi oleh apakah diperlukan respon khusus terhadap informasi tsb. o Keahlian, sesuai dengan kemampuan pengirim dan penerima.

2. Komunikasi ke Atas (Bottom Up). Komunikasi ini penting karena : ü Untuk pembuatan keputusan ü Siap menerima informasi seberapa baik bawahan menerima yang dikatakan pada mereka ü Mendorong keluh kesah muncul di permukaan ü Menumbuhkan apreasiasi dan loyalitas pada organisasi ü Menentukan apakah bawahan memahami yang diharapkan dari aliran informasi ü Membantu pegawai mengatasi masalah mereka. Memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan

* Apa yang harus dikomunikasikan ke atas ? § Memberitahukan prestasi, kemajuan dan rencana di waktu mendatang § Menjelaskan persoalan yang belum terpecahkan § Memberikan saran / gagasan untuk perbaikan § Mengungkapkan pikiran dan perasaan tentang pekerjaan, rekan kerja dan organisasi

* Empat alasan komunikasi ke atas terlihat sulit: q Kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran meraka q Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik pada masalah mereka q Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai q Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubhungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

* Tujuh Prinsip Buttom Up dari Planty & Machaver : § Program komunikasi ke atas yang efektif harus direnacanakan § Berlangsung berkesinambungan § Menggunakan saluran rutin (mengikuti tahap – tahap yang biasanya dilakukan) § Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan § Mendengarkan secara objektif § Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah § Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi

3. Komunikasi Horisontal * Komunikasi antar rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. * Tujuan komunikasi horisontal ; - Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja - Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan - Untuk memecahkan masalah - Memperoleh pemahaman bersama - Mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan - Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona

3. Komunikasi Lintas Saluran * Berbagi informasi melewati batas – batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan / bawahan mereka. * Contoh ; bagian teknik, penelitian, akunting, personalia, specialist staff * Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang – orang yang diawasi dan mengawasi, tapi bukan atasan atau bawahan mereka.

* Pentingnya komunikasi lintas saluran (Keith Davis) mendorong untuk menyatakan bahwa penerapan 3 prinsip berikut akan memperkokoh peranan komunikasi specialist staff : Ø Specialist staff harus dilatih dalam keahlian berkomunikasi Ø Perlu menyadari pentingnya peranan komunikasi mereka Ø Manajemen harus menyadari peranan specialist staff dan memanfaatkan peranan mereka

Komunikasi Informal, Pribadi atau Selentingan • Komunikas informal ; berkomunikasi dengan yang lain tanpa melihat posisinya dalam organisasi. • Informasi informal biasanya mengalir tidak terduga, dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan (grapevine) – (Faules & Wayne, 2013 : 199)

• Sifat – sifat selentingan 1. Berjalan dari interaksi mulut ke mulut 2. Bebas dari kendala organisasi dan posisi 3. Menyebarkan informasi dengan cepat 4. Jaringan kerja berupa “rantai kelompok” 5. Jaringan kerja selentingan, biasanya ; penghubung, penyendiri atau pengakhir (tidak melanjutkan informasi) 6. Lebih merupakan produk situasi daripada produk orang – orang di intern organisasi

7. Semakin cepat seorang mengetahui peristiwa yang baru saja terjadi, makin besar kemungkinan dia menceritakan ke orang lain 8. Jika informasi tsb menarik perhatiannya, makin besar kemungkinan penyampaian informasi 9. Aliran informasi cenderung terjadi pada kelompok – kelompok fungsional 10. Rincian pesan cenderung cermat, meski menurut Keith Davis hal tsb masih dipertanyakan 11. Informasi biasanya tidak lengkap dan menghasilkan kesalahan interpretasi 12. Selentingan bisa berpengaruh negatif atau positif

• Bagaimana menangani selentingan ? * Dengan menjaga saluran komunikasi formal tetap terbuka, yang memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi buttom up, top down, horisontal, dan lintas saluran. * Hubungan penyelia-bawahan penting untuk mengendalikan informasi selentingan.

• Setiap arah aliran komunikasi berkaitan dengan tujuan khusus dan memunculkan isu tentang media apa yang sesuai. • Tiga jenis hubungan yang mempengaruhi aliran informasi ; antarpersona. Posisional dan berurutan. * Antarpersona berdasarkan kepedulian, perhatian, keramahan dan kemampuan merespon

* Hubungan posisional berdasarkan pad otoritas, pekerjaan, kewibaan, status. (cth ; hubungan atasan – bawahan) * Hubungan berurutan berdasarkan pada kebutuhan akan orang – orang untuk berlaku sebagai pengulang informasi dalam organisasi * Pemikiran kontemporer, melihat aliran informasi menyoroti pada dampak aliran tersebut, atas struktur sosial yang timbul.