Pertemuan13 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Pengertian Komunikasi Kata komunikasi

Pertemuan-13 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian Komunikasi Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communicare yang artinya sama To share atau (berbagi) to exchange (bertukar pendapat, perasaan, informasi dsb) To make opinions, feelings, information etc, known or understood by others Upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan, menyampaikan informasi dan lain sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain. Proses diana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan sombolis. the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995) Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Proses Komunikasi Pengiriman Pengirim Pesan/Informasi Enkoding Gangguan Penerimaan Mediator Gangguan Pesan/Informasi Dekodin g Penerimaan Penerima Gangguan Pengiriman

Komunikasi dalam organisasi v Komunikasi di dalam organisasi menjadi penting karena berbagai informasi dapat disampaikan dari satu orang kepada orang lainnya di dalam organisasi. v Pentingnya komunikasi dalam hubungannya dengan pekerjaan ditunjukkan oleh banyaknya waktu yang dipergunakan untuk berkomunikasi dalam pekerjaan. v Struktur organisasi memiliki fungsi penting dalam membatasi aliran komunikasi dengan demikian mengurangi permasalahan kelebihan informasi. v Beberapa dari permasalahan organisasi dipecahkan dengan tidak meningkatkan komunikasi tetapi dengan membatasi aliran komunikasi dan merinci secara jelas informasi yang bagaimana yang harus dikumpulkan, diproses dan analisis.

Gambar ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubungan-hubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

Aliran (Flow) Komunikasi formal dalam organisasi 1. Komunikasi dari Atas ke Bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat dibawah melalui hirarki organisasi. ( prosedur organisasi, instruksi, umpan balik, penjelasan tentang tujuan organisasi dll. 2. Komunikasi dari Bawah ke Atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. ( Laporan tertulis/lisan, Kotak saran, pertemuan kelompok dll. 3. Komunikasi Horizontal aliran komunikasi kepada orang yang memiliki hirarki yang sama dalam suatu organisasi 4. Komunikasi Diagonal aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hirarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.

Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif Hambatan organisasi, terdiri dari : Tingkatan hirarki Bila suatu organisasi tumbuh, struktur berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Wewenang manajerial Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Spesialisasi Prinsip dasar organisasi, tetapi juga dapat menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Hambatan antar pribadi, terdiri dari : Persepsi selektif Suatu proses yang menyeluruh dengan menyeleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu dilingkungan perusahaan.

Hambatan umum lainnya: Ø Menilai sumber Ø Penyaringan Ø Tekanan waktu Ø Mendengarkan secara selektif Ø Masalah bahasa Ø Bahasa kelompok Ø Perbedaan kerangka acuan Ø Beban komunikasi berlebihan Mengatasi hambatan-hambatan komunikasi ü Meningkatkan umpan balik ü Empati ü Pengulangan ü Menggunakan bahasa yang sederhana ü Penentuan waktu yang efektif ü Mendengarkan secara efektif ü Mengatur arus informasi

Pedoman komunikasi yang baik 1. Cari kejelasan gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi 3. Pertimbangan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja kamunikasi dilakukan. 4. Konsultasi dengan pihak-pihak lain 5. Pertahankan/perhatian tekanan nada dan ekspresi sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi. 6. Ambil kesempatan bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik. 7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi. 9. Tindakan/perbuatan harus mendorong komunikasi 10. Jadilah pendengar yang baik.