BAB 9 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 1 Pengenalan n

BAB 9 – KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 1

Pengenalan n n Elemen yang penting dalam sesebuah organisasi Proses pengiriman maklumat daripada individu, kumpulan & sebagainya Komunikasi menjadi kompleks disebabkan oleh perbezaan agama, budaya dan cara hidup Persaingan, penstrukturan, perkembangan teknologi menggalakkan proses komunikasi 2

Definisi n Berasal dari perkataan q q q n ‘Communicare’ yang bermaksud penyertaan atau pemberitahuan ‘Communis’ yang bermaksud milik bersama atau berlaku di mana-mana ‘Communis Opinio’ yang bermaksud pendapat umum Juga dikaitkan dengan kegiatan seseorang itu atau kelompok serta sifat ingin mempengaruhi orang lain 3

Definisi n n Satu seni menyalurkan maklumat, idea dan sikap dari seseorang kepada seseorang yang lain. Proses interaksi yang memberi maksud ransangan melalui pemberian atau penerimaan mesej 4

Jenis & Alat Komunikasi Jenis Lisan Alat Panggilan Telefon Perbualan Temubual Mesyuarat Persidangan Tindakbalas yang cepat Input yang pelbagai Wujudkan firasat Kesan yang memberansangkan Kebaikan 5

Jenis & Alat Komunikasi Jenis Alat Kebaikan Bertulis Pengumuman Memo, e-mail, fax Surat Laporan, Kertas Cadangan Rekod yang jelas Mudah Ekonomi Mudah untuk diedarkan 6

Fungsi Komunikasi 1) 2) Alat Kawalan Untuk mengawal tingkahlaku ahli-ahli Contoh: Peraturan atau tatacara yang harus dipatuhi oleh pekerja. Pekerja akan berjumpa dengan majikan mengenai dasar & senarai tugas yang harus dipatuhi. Dorongan Untuk memastikan perkembangan, pertumbuhan dorongan serta matlamat tercapai. Contoh: Majikan memberi kata-kata nasihat kepada pekerja untuk bekerja dengan lebih baik. 7

Fungsi Komunikasi 3) 4) Sosialis Untuk berinteraksi antara satu sama lain, memupuk semangat bekerjasama, meningkatkan kecekapan & keberkesanan kerja serta memudahkan perancangan masa depan. Contoh: Para pekerja berkomunikasi di antara satu sama lain untuk memperolehi maklumat yang diperlukan, berkenal-kenalan dan lain lagi Pengumpulan & penyebaran maklumat Mudah untuk mendapat dan mengembangkan maklumat. Contoh: Berkomunikasi melalui telefon, email, laporan & mesyuarat. 8

Fungsi Komunikasi 5) 6) Perancangan maklumat Berkongsi idea dan berbincang di antara satu sama lain Contoh: Mengadakan mesyuarat untuk berbincang mengenai keputusan tentang sesuatu perkara. Pencapaian Objektif Mempengaruhi pekerja untuk mengubah tingkahlaku & mencapai matlamat Contoh: Pihak majikan bertemu dengan pekerja untuk memberi kata nasihat, mengadakan jamuan untuk mengenali di antara satu sama lain. 9

Fungsi Komunikasi 7) 8) Pembuatan keputusan & perlaksanaannya Bermesyuarat, berbincang dan berinteraksi antara pihak atasan dan orang bawahan Contoh: Majikan dan pekerja saling berhubung untuk memperolehi sesuatu maklumat melalui perjumpaan, mesyuarat, laporan Disiplin kerja Untuk memastikan keberkesanan dan kelancaran kerja Contoh: Majikan akan menasihati pekerja jika mereka melakukan kesalahan, ini penting supaya segala yang silap akan diperbetulkan. 10

Fungsi Komunikasi 9) 10) Hubungan Kerja Berinteraksi antara satu sama lain supaya dapat mencapai matlamat yang ingin dicapai Contoh: Komunikasi di antara rakan sekerja mahupun antara pihak atasan & pihak bawahan. Proses Pengambilan Pekerja Untuk memastikan mendapat pekerja yang menepati ciri-ciri yang dikehendaki Contoh: Iklan untuk mencari pekerja, pemohon membuat resume, proses interview di antara majikan pemohon 11

Fungsi Komunikasi 11) 12) Latihan Untuk membentuk keyakinan, keberkesanan dan kelicinan dalam melakukan tugas Contoh: Kursus untuk pekerja meningkat mutu kerja, latihan sambil belajar, syarahan, seminar Penilaian Prestasi Untuk memberi ganjaran yang setimpal kepada pekerja Contoh: Majikan bersemuka dengan pekerja 12 untuk memberi kata semangat atau

Fungsi Komunikasi 13) 14) Keselamatan Pekerja Mengelakkan dan mengurangkan kemalangan Contoh: Melalui peta keselamatan, cara untuk mengatasi kebakaran, poster Penyelesaian Masalah Berkongsi pendapat di antara satu sama lain untuk menyelesaikan masalah Contoh: Membuat perbincangan atau sesi kaunseling untuk mengetahui masalah pekerja bawahan. 13

Fungsi Komunikasi 15) 16) Perundingan dengan pembekal & pembiaya Untuk membuat perundingan harga, pinjaman kewangan, belian saham dan lain lagi Contoh: Pekerja meminta sebut harga dengan pihak ketiga untuk membeli sesuatu peralatan, membuat pinjaman bank. Pengiklanan Untuk menarik minat orang ramai Contoh: Iklan melalui media massa, media 14 cetak, email, radio

Proses Komunikasi Kebisingan Pengkodan Saluran Penterjemahan Sumber Penerima Mesej Kod Maklumbalas 15

Pengirim Sumber n n n Merupakan punca segala maklumat Pencipta maklumat yang menyebabkan berlakunya proses komunikasi Terdiri daripada individu, sekelompok orang, persatuan atau organisasi Pihak yang menyampaikan idea, kehendak, niat & maklumat Bentuk idea yang disampaikan bergantung kepada mood, latarbelakang, budaya, bentuk fizikal dll. Samada mesej yang disampaikan rumit atau tidak, ianya bergantung kepada pengirim mesej 16

Mesej n n Idea, utusan atau maklumat yang disampaikan dalam proses komunikasi Bentuk sesuatu mesej hendaklah menepati tujuan sesuatu komunikasi itu Pemindahan idea kepada suatu kod simbolik seperti bahasa atau pergerakan tangan Mesej boleh disampaikan dalam berbagai cara 17

Pengkodan n n Berlaku apabila pengirim menterjemahkan maklumat yang hendak dihantar menjadi satu siri simbol Timbul masalah kerana setiap perkataan memberi maksud yang berbeza Pengirim akan memilih bentuk perkataan & isyarat yang memberi pengertian yang sama dengan penerima Pengirim mestilah mengambilkira skill, attitude, latar belakang, pengalaman dan budaya ketika memilih bentuk komunikasi yang sesuai Salah faham terhadap maksud sesuatu 18 perkataan dinamakan ‘bypassing’.

Saluran n n Perantaraan yang digunakan dalam penyampaian mesej dari sumber kepada penerima Terdapat 2 saluran asas iaitu n n Saluran media massa Saluran antara personal Gangguan saluran komunikasi ialah kesilapan semasa menaip, salah ejaan Mesej mungkin disampaikan melalui komputer, telefon bimbit, surat, memo, gambar, fax dsb 19

Penterjemahan Kod n n Proses penerimaan maklumat dan menukarkanya kepada maklumat yang difahami Proses penterjemahan kod dikatakan berjaya apabila penerima memahami mesej yang disampaikan Ini dipengaruhi oleh pengalaman, penilaian peribadi, jangkaan dan keselarasan pengertian Maksud sesuatu mesej menjadi kurang jelas apabila penerima tidak memberikan sepenuh perhatian, ataupun mempunyai perasaan 20 tidak senang kepada sikap si penerima

Kebisingan n n Faktor yang mengganggu, mengeliru atau menghalang sesuatu komunikasi Boleh berlaku di mana-mana peringkat Menggunakan perkataan yang tidak difahami akan menjadi masalah kepada komunikasi Penterjemahan mesej bergantung juga kepada pengalaman, pendidikan, budaya, personaliti 21

Maklumbalas n n n Membantu memahami perkembangan komunikasi yang dijalankan Maklumbalas positif – senyuman, masam muka, sindiran membolehkan kita mengubah, membaiki, meneruskan kedudukan penerima Maklumbalas negatif akan memberhentikan tindakan kita Maklumbalas dalaman – diperolehi dari diri sendiri semasa pemerhatian kita perhubungan diadakan Maklumbalas luaran – diperolehi dari orang lain semasa perhubungan diadakan 22

Saluran Komunikasi Formal Pengarah Urusan Timbalan Pengarah Pengeluaran Pemasaran Pengurus Pengeluaran Pengurus Jualan Domestik Antarabangsa Timbalan Pengarah Kewangan Ketua Akauntan Ketua Latihan Staf Akauntan Ketua Pengeluaran Akauntan Kos 23

Pola Komunikasi 1) Komunikasi secara menegak a) b) 2) 3) Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi mendatar Komunikasi pepenjuru 24

Komunikasi Secara Menegak a) Komunikasi Ke Bawah n n n Aliran maklumat dari peringkat atasan ke peringkat bawah dalam organisasi Wujud dalam organisasi autokratik Wujud masalah sukar memahami mesej yang ingin disampaikan oleh pihak atasan Polisi, arahan, maklumbalas, prosedur syarikat Menerbitkan buletin, pengumuman, mesyuarat, video dan intranet syarikat 25 untuk mengatasi saluran komunikasi

Komunikasi Secara Menegak Komunikasi ke atas Maklumbalas dari pihak bawahan ke peringkat atasan Aliran komunikasi diganggu oleh masalah persekitaran Maklumbalas, cadangan, info pelanggan Komunikasi melalui telefon, emial, memo, laporan & mesyuarat Cara untuk meningkatkan komunikasi b) n n n • • • Memberi kursus Mengadakan mesyuarat Memberikan laporan kepada pihak atasan 26

Komunikasi Mendatar n n Berlaku di antara rakan sekerja di peringkat yang sama di dalam satu kumpulan atau kumpulan yang berlainan Berkongsi maklumat, menyelesaikan masalah, menyelesaikan konflik Bentuk komunikasi yang lebih efektif menggunakan telefon, email, memo, laporan, mesyuarat Cara peningkatan: n n Penyelarasan tugas dan penyelesaian masalah Menjadi pihak ketiga 27

Komunikasi Pepenjuru n n Komunikasi yang menghubungkan semua peringkat / hierarki dalam organisasi Berorientasikan komunikasi terbuka 28

Masalah dalam Berkomunikasi 1) ‘Bypassing’ n n Terjadi apabila berlaku kekeliruan tentang maksud sesuatu perkataan antara 2 pihak Dapat dielakkan apabila kedua belah pihak mentafsir sesuatu mesej dengan simbol/maksud yang sama 29

Masalah dalam Berkomunikasi 2) Perawakan yang berbeza n n Perbezaan pengalaman, pendidikan, budaya, personaliti mencorakkan sesuatu tafsiran. Setiap pihak harus menghormati di antara satu sama lain untuk mengelakkan salah faham dalam komunikasi 30

Masalah dalam Berkomunikasi 3) Penggunaan Perkataan n n Komunikasi akan dikatakan berjaya apabila penerima memahami maksud yang disampaikan oleh pengirim dan sebaliknya Masalah ketidakfahaman dapat diatasi dengan penggunaan bahasa yang mudah dan betul, kebolehan untuk menulis dan mengolah sesuatu maksud dengan ekpresi yang betul. 31

Masalah dalam Berkomunikasi 4) Perasaan n n Campur aduk dalam perasaan seperti gembira, marah, sedih, permusuhan dan sebagainya merencatkan proses komunikasi Kedua-dua pihak harus fokus untuk mengekalkan objektif mereka. 32

Rangkaian Komunikasi 1) Rangkaian Formal a) b) c) 2) Rantai Roda Semua saluran Rangkaian Tak Formal a) b) c) d) Sistem Serantai Sistem Mengumpat Sistem kebarangkalian Sistem Gugusan 33

Rangkaian Formal a) Rantai n n n Mengikut rantai arahan secara formal Penyampaian maklumat adalah sederhana Maklumat yang paling tepat 34

Rangkaian Formal b) Roda n n Lebih cepat dan tepat Boleh mewujudkan seorang pemimpin 35

Rangkaian Formal c) Semua Saluran n n Semua ahli bebas berkomunikasi antara satu sama lain Cepat, ketepatan & keberkesanan maklumat kurang, ketiadaan ketua 36

Rangkaian Tak Formal n n n Tidak mengikut pola aliran kerja Wujud melalui pelbagai hala tidak mengira pangkat atau kuasa Dikenali sebagai komunikasi bawa mulut Keburukan ialah maklumat tidak tepat, timbul salah faham, sukar dikawal Jenis-jenis a) b) c) d) Sistem Serantai Sistem Mengumpat Sistem Kebarangkalian Sistem Gugusan 37

Rangkaian Tak Formal a) A B • • Sistem Serantai Maklumat mengalir dari A ke B dan seterusnya C Rangkaian yang tidak tepat C 38

Rangkaian Tak Formal n n E F D C G n H B A Sistem Mengumpat Seseorang akan ke sana sini untuk memberitahu semua orang tentang maklumatnya Mempunyai kebaikan dan keburukanya 39

Rangkaian Tak Formal n F L n J K C G n H I Sistem kebarangkalian Tidak mementingkan siapa penerima maklumat Dilakukan secara rawak dan rambang D B A E 40

Rangkaian Tak Formal n n A A A A n Sistem Gugusan A menyampaikan maklumat kepada individu terpilih, dan individu itu memberitahu kepada orang lain Hanya beberapa individu yang dikenali sebagai individu 41 penghubung

Komunikasi Sehala n n Berkomunikasi tanpa mengharapkan maklumbalas dari penerimanya Arahan atau maklumat yang berhubung dengan dasar dan peraturan organisasi Masa yang lebih singkat Mempunyai manfaat politik 42

Komunikasi Dua Hala n n n Subordinat memberikan maklumbalas kepada pengurus Komunikasi yang dianggap aktif Komunikasi yang tidak teratur Maklumat lebih tepat Penerima maklumat lebih yakin Pengirim & penerima maklumat tertekan 43

Rintangan Terhadap Komunikasi Yang Efektif 1) Tanggapan yang berbeza n 2) Perbezaan Bahasa n 3) Setiap orang mempunyai pengalaman & latarbelakang yang berbeza Maksud sesuatu perkataan disalah ertikan Kebisingan n Mengganggu, mengeliru & menghalang komunikasi 44

Rintangan Terhadap Komunikasi Yang Efektif Keemosian 4) n Perasaan marah, sayang, benci, cemburu, takut, malu dan sebagainya Komunikasi lisan dan bukan lisan 5) n Komunikasi dipengaruhi oleh faktor bukan lisan seperti pergerakan badan, pakaian, gerakan tangan, perawakan muka, gerakan mata, sentuhan badan sebagainya Kecurigaan 6) n Ianya bergantung kepada kebolehpercayaan si pengirim 45

Kaedah Kemahiran Komunikasi Terbahagi kepada 1) Kemahiran mendengar yang aktif 2) Membina kemahiran mendengar yang aktif 3) Membina kemahiran bertindak balas 46

Kemahiran Mendengar yang Aktif n n n Mendengar – Proses menerima getaran bunyi Menghayati – Proses penganalisaan, pemerhatian dan mengingati setiap stimulasi bunyi Panduan a) b) Intensiti – Pendengar akan memberi penumpuan secara intensif dan menganalisis beribu jenis maklumat Empati – pendengar di tempat penceramah, memahami maksud penceramah, sedia untuk menerima & meninjau apa yang disampaikan 47

Membina Kemahiran Mendengar yang Aktif n n n Mengadakan interaksi secara berhadapan Menghindar dari melakukan halangan dari segi gerakan badan Menunjukkan tanda pemahaman @ persetujuan Mengutarakan soalan dengan ikhlas Mengelakkan diri dari mencelah penceramah Menjaga tingkahlaku ketika berbicara 48

Membina Kemahiran Bertindakbalas n n n Menumpukan kepada gelagat tertentu dan bukanya secara umum Menjadikan tindakbalas sebagai suatu yang tidak formal Menjadikan tindakbalas berorientasikan matlamat organisasimenjadikan tindakbalas bertepatan dengan masa supaya tindakbalas lebih rasional & praktik Memastikan tindakbalas dofahami Menumpukan tindakbalas negatif 49

Kesimpulan n Komunikasi adalah penting bagi sesebuah organisasi Dapat mewujudkan organisasi yang teguh, berprinsip dan bermatlamat Komunikasi bertujuan untuk melaksanakan perubahan & mempengaruhi tindakan ke arah kebajikan 50