Metody i techniki pracy grupowej i komunikacji w

Metody i techniki pracy grupowej i komunikacji w zespole Karolina Muszyńska Oprac. własne na podst. materiałów K. Górniak, http: //wazniak. mimuw. edu. pl/

Zakres tematyczny wykładu Ø Ø Ø Ø Ø Metody i techniki pracy grupowej Grupowe podejmowanie decyzji Metody komunikacji – komunikacja werbalna i niewerbalna Reguły skutecznej komunikacji Aktywne słuchanie – techniki i zasady Konstruktywne i niekonstruktywne przekazywanie informacji Zasady i cele przekazywania informacji Formalny i nieformalny obieg informacji Metody i narzędzia komunikacji ustnej i pisemnej Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznej i asynchronicznej Ø Warunki skutecznych prezentacji i zebrań Ø Czynniki usprawniające komunikację w zespole projektowym

Metody i techniki pracy grupowej • Burza mózgów – celem tej techniki jest zwiększenie liczby możliwych rozwiązań – nierutynowych i oryginalnych – główną cechą burzy mózgów jest tzw. odroczone wartościowanie, czyli oddzielenie w czasie pomysłu od jego oceny – chodzi o wygenerowanie jak największej liczby różnorodnych pomysłów – może mieć postać bezpośredniej wymiany myśli lub uczestnicy zapisują swoje pomysły a następnie wymieniają się zapiskami

Metody i techniki pracy grupowej • Metoda Phillipsa – podział zespołu na mniejsze podzespoły – każdy podzespół pracuje i dyskutuje nad rozwiązaniem danego problemu – organizowane jest zebranie reprezentantów poszczególnych podzespołów, którzy prezentują opinie i rozwiązania wypracowane przez swoje podzespoły

Metody i techniki pracy grupowej • Metoda synektyczna – powołanie zespołu interdyscyplinarnego, składającego się ze specjalistów o wysokich kwalifikacjach – jedynie prowadzący zna dokładnie istotę problemu, którą stopniowo ujawnia członkom zespołu – takie podejście sprzyja wypracowaniu przemyślanych rozwiązań

Metody i techniki pracy grupowej • Metoda adwokata diabła – można ją stosować kiedy pojawia się rozwiązanie alternatywne, które zyskuje swojego zwolennika, który przyjmuje stanowisko przeciwne w stosunku do innych – w takiej konfrontacji grupa sprawdza wypracowane przez siebie rozwiązanie – łatwiej wtedy dostrzec niedociągnięcia i braki

Metody i techniki pracy grupowej • Metoda Moliera – zaproszenie osoby zupełnie niezwiązanej z problemem i dyskusji z nią na temat pomysłu/rozwiązania – osoby ‘z zewnątrz’ potrafią zgłaszać całkiem trafne uwagi i dostrzegać błędy lub słabe strony dyskutowanych pomysłów

Grupowe podejmowanie decyzji • Decyzje wieloosobowe – decyzja podjęta przez zbiorowość na zasadzie integracji decyzji indywidualnych, np. zasada większości głosów, reguła sumowania wag, itp. – osoby nie muszą się spotykać, dyskutować, uzasadniać swoich decyzji przez co metoda ta nie jest czasochłonna – nie prowadzi do uzyskania twórczych lub nowatorskich rozwiązań – decyzja podjęta w ten sposób nie zawsze jest ogólnie akceptowana , gdyż nie każdy się z nią utożsamia, co również źle wróży wprowadzaniu jej w życie

Grupowe podejmowanie decyzji • Decyzje consensusowe – decyzja wypracowana jednomyślnie, co oczywiście nie jest równoznaczne z jednakowym poziomem satysfakcji wszystkich członków grupy, musi uwzględniać wiele preferencji i może być zablokowana przez mniejszość – to nie jest zwykły kompromis, ale czasochłonne przedstawianie swoich poglądów przez wszystkich członków grupy, aż do czasu uzyskania akceptacji wszystkich dla konkretnych rozwiązań – korzystny mechanizm, który zwiększa zrozumienie i akceptację podjętego rozwiązania – szanse na nowe i oryginalne rozwiązania

Metody komunikacji – komunikacja werbalna Komunikacja werbalna (ustna lub pisemna) • pytania lub odpowiedzi ukierunkowane na uzyskanie informacji • wypowiedzi skłaniające np. instruowanie, perswadowanie, ocenianie • nieformalne, okazjonalne pogawędki, plotki, które pomagają ustanowić relacje społeczne • formalności społeczne w postaci standardowych zachowań witania się, dziękowania, przepraszania • wypowiedzi wyrażające emocje i postawy interpersonalne • wypowiedzi o sobie samym • wypowiedzi ukryte, w których właściwe znaczenie jest na drugim planie

Metody komunikacji – komunikacja niewerbalna Komunikacja niewerbalna (mowa ciała, wygląd, ubiór, sposób zachowania, itp. ) • • ton, brzmienie, modulacja, intonacja głosu, akcent wyraz twarzy, mimika postawa i ruchy ciała (rękami, głową, tułowiem) kontakt wzrokowy przestrzeń między osobami, odległość kontakt dotykowy powierzchowność, ubiór, fryzura

Znaczenie komunikacji pozawerbalnej – mit prof. A. Mehrabiana W komunikacji ustnej w następujący sposób oszacowano wpływ poszczególnych elementów: • użyte słowa – to co mówimy, treść komunikatu – 7% • ton, modulacja, brzmienie głosu (sposób w jaki mówimy) – 38% • mowa ciała – mimika twarzy, postawa ciała, gesty – jak wyglądamy gdy mówimy – 55% Ale to jest prawdzie tylko dla określonych sytuacji – kiedy ludzie wyrażają swoje uczucia i kiedy doświadczamy braku zgodności między słowami (komunikatem) a mową ciała!!!

Reguły skutecznej komunikacji • reguła jakości – mów prawdę, a przynajmniej to, co wydaje się być prawdą • reguła ilości – przekazuj tyle informacji, ile potrzeba • reguła odniesienia – mów na temat • reguła sposobu – mów jasno • reguła spójności – mów tak, ażeby zachować wewnętrzną logikę • reguła kooperacji, która jest nadrzędna – współdziałaj

Aktywne słuchanie Cechy dobrego słuchacza: • • motywacja do słuchania obiektywizm cierpliwość wnikliwość słuchania dokładność otwartość wsparcie

Techniki aktywnego słuchania • • • utrzymywanie kontaktu wzrokowego udzielanie zachęt wypowiedzi otwierające klaryfikacja, czyli dążenie do uzyskania wyjaśnienia parafrazowanie, czyli powiedzenie własnymi słowami tego, co najistotniejsze w wypowiedzi partnera • odzwierciedlanie uczuć – odnoszenie się do wyrażonych emocji • odzwierciedlanie zachowań niewerbalnych – naśladowanie zachowań rozmówcy

Techniki aktywnego słuchania • odnoszenie się do sygnałów komunikacji niewerbalnej, czyli reakcja na sygnały niewerbalne, szczególnie jeżeli są sprzeczne z treścią wypowiedzi • dowartościowywanie • pytania otwarte, nie są sugerujące i sprzyjają uzyskaniu dodatkowych informacji • podsumowanie • redukcja szumów zewnętrznych

Zasady aktywnego słuchania • zasada empatii - zdolność do wchodzenia w sytuacje innych i rozumienia ich osobistego świata znaczeń i odczuć, emocji które kierują ich zachowaniem • zasada akceptacji i szacunku dla danej osoby - co jednak nie jest równoznaczne ze zgodą i potwierdzeniem słuszności racji nadawcy

Przekazywanie informacji zwrotnych • Konstruktywne przekazywanie informacji: – – respektowanie potrzeb drugiej strony sprzyjanie temu, żeby kontakt stawał się coraz lepszy dążenie do porozumienia szczere, ale nie raniące uczuć drugiej strony wyrażanie własnych opinii • Niekonstruktywne przekazywanie informacji: – stawianie własnych potrzeb ponad potrzeby drugiej strony, co prowadzi do zablokowania porozumienia, gdyż druga strona czuje się zraniona, upokorzona i w takim stanie jest skłonna do nawiązania współpracy

Konstruktywne i niekonstruktywne informacje zwrotne • • • Konstruktywna informacja zwrotna: dotyczy konkretnych zachowań rozmówcy dotyczy zarówno negatywnych jak i pozytywnych zachowań opisuje uczucia nadawcy jest przekazywana bezpośrednio przez autora jest przekazywana natychmiast bez zbędnej zwłoki dotyczy tych cech, na które odbiorca ma wpływ Niekonstruktywna informacja zwrotna: • dotyczy ogólnych cech i uogólnionych zachowań • dotyczy tylko negatywnych lub tylko pozytywnych zachowań • zawiera opinie, polecenia • jest przekazywana przez osoby trzecie • jej przekazanie jest odroczone w czasie • dotyczy tych cech, na które odbiorca nie ma wpływu

Zasady i cele przekazywania informacji • twarzą w twarz – unikamy zarówno krytyki jak i pochwał w miejscu publicznym • krytyka zachowania a nie osoby – krytykując zachowanie dajemy szansę na wyjaśnienie sytuacji • zmiana zachowań • możliwe rozwiązanie problemu i poprawa relacji Metoda ‘kanapki’ w przekazywaniu krytyki: • • ogólna pozytywna ocena starań pracownika i jego osoby krytyka konkretnych zachowań z podkreśleniem ich wagi określenie oczekiwań w stosunku do pracownika wyrażenie optymizmu co do poprawy zachowania pracownika

Formalny i nieformalny obieg informacji • Obieg formalny – komunikowanie pionowe – dotyczy kwestii operacyjnych, celów do realizacji, procedur czy zadań – góra-dół lub dół-góra • Obieg nieformalny – komunikowanie poziome pomiędzy pracownikami – dotyczy aktualnych tematów z życia pracowników i bieżących kwestii

Zalety i wady formalnego i nieformalnego obiegu informacji Obieg formalny Obieg nieformalny Zalety • możliwość kontroli • powstawanie i utrzymanie więzi interpersonalnych • sprawniejsza koordynacja i realizacja działań zespołu Wady • zniekształcenia informacji • zatrzymanie informacji • długi czas przekazywania informacji Wady • źródło niepotwierdzonych plotek, będących w sprzeczności z formalnym obiegiem

Metody i narzędzia komunikacji ustnej • • • spotkania/zebrania/narady prezentacje/sprawozdania ustne rozmowy telefoniczne tele- i wideokonferencje Mind Mapping – wykorzystanie narzędzi wizualnych do tworzenia biznesplanów, prezentacji, raportów, przeprowadzania burzy mózgów, negocjacji czy rozwiązywania problemów – sposób wspomagający komunikację i dokumentację

Metody i narzędzia komunikacji pisemnej • • raporty, sprawozdania pisemne ogłoszenia, biuletyny poczta elektroniczna fora dyskusyjne listy dyskusyjne komunikatory internetowe współdzielone tablice

Metody i narzędzia wspomagające komunikację w zespole KOMUNIKACJA Synchroniczna Asynchroniczna Ustna Pisemna • zebrania, narady, odprawy • rozmowy telefoniczne (Vo. IP) • telekonferencje • wideokonferencje • komunikator internetowy • współdzielone tablice • nagranie audio lub wideo • • raporty, sprawozdania ogłoszenia, biuletyny poczta elektroniczna fora dyskusyjne współdzielone kalendarze portale internetowe i Wiki grupy i listy dyskusyjne

Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznej Kategoria narzędzia telefon Vo. IP Zalety • powszechność występowania • łatwość użycia • modele analogowe nie wymagają zasilania • nie jest potrzebny żaden dodatkowy sprzęt • natychmiastowa interakcja • możliwość symultanicznego transferu obrazów, wideo i plików w trakcie rozmowy • niskie koszty • natychmiastowa interakcja Wady • stosunkowo wysokie koszty • brak trwałego śladu treści komunikacji (nagrywanie rozmów jest możliwe choć kosztowne) • ograniczona komunikacja niewerbalna (tylko głos) • niezbędne jest połączenie szerokopasmowe i dobrej jakości sprzęt • zależność od dostawcy Internetu • utrwalenie treści rozmowy wymaga dodatkowego oprogramowania • ograniczona komunikacja niewerbalna

Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznej Kategoria narzędzia Zalety Wady telekonferencje • oszczędność czasu i pieniędzy przy organizacji zebrań zespołów rozproszonych • większe szanse udziału w spotkaniu trudno dostępnych ekspertów • konieczność zaplanowania interakcji z wyprzedzeniem • ograniczona komunikacja niewerbalna (tylko głos) • możliwość zakłóceń z powodu problemów technicznych wideokonferencje • jak przy telekonferencjach • możliwość integracji z innymi narzędziami • choć częściowe wykorzystanie komunikacji niewerbalnej • wysokie koszty profesjonalnego sprzętu i oprogramowania • konieczność zaplanowania interakcji z wyprzedzeniem • możliwość zakłóceń z powodu problemów technicznych

Zalety i wady narzędzi do komunikacji synchronicznej Kategoria narzędzia komunikatory współdzielone tablice Zalety Wady • możliwość symultanicznego transferu plików podczas pisemnej rozmowy • możliwość zapisu konwersacji i odniesienia się do wcześniejszych wypowiedzi • możliwość wygenerowania bazy wiedzy poprzez ekstrakcję wątków tematycznych • niskie koszty • niewygodne dla osób wolno piszących na klawiaturze • brak elementów komunikacji niewerbalnej • możliwość współdzielenia aplikacji lub ekranu podczas rozmowy • wymagane podobne oprogramowanie wśród wszystkich uczestników • ograniczona liczba uczestników

Zalety i wady narzędzi do komunikacji asynchronicznej Kategoria narzędzia Zalety Wady poczta elektroniczna • krótki czas dostarczenia wiadomości • relatywnie rozbudowany przekaz • możliwość dołączania plików • selektywność i personalizacja • wysoka skuteczność • mierzalność • nadanie i odbiór wiadomości w dogodnym czasie • niskie koszty użytkowania • konieczność oczekiwania na odpowiedź • brak pewności, że odbiorca otrzymał wiadomości • możliwa anonimowość • przeładowanie skrzynek odbiorczych niechcianymi wiadomościami • brak elementów komunikacji pozawerbalnej grupowe kalendarze • zagrażają prywatności • efektywne planowanie zebrań • efektywne tylko w przypadku • umożliwiają lokalizowanie osób, szerokiego zastosowania oraz śledzenie zadań i terminów zapewnienia dokładności i całego zespołu kompletności informacji

Zalety i wady narzędzi do komunikacji asynchronicznej Kategoria narzędzia forum dyskusyjne Zalety Wady • stanowi przegląd wiedzy • wątki dyskusyjne mogą grupowej na określone tematy odbiegać od głównego tematu i • budowa wspólnej bazy wiedzy i przez to być mało przydatne możliwość dzielenia się nią z • przy dużej ilości tematów i innymi wątków trudno niekiedy • tworzy poczucie wirtualnej dotrzeć do pożądanych społeczności informacji • trudności z odnalezieniem • zapewniają dostęp do wiedzy z konkretnych odpowiedzi • konieczność oczekiwania na określonego obszaru odpowiedź • umożliwiają monitorowanie listy dyskusyjne dyskusji, pozyskiwanie wiedzy • przepełnienie skrzynki oraz dzielenie się nią pocztowej zwłaszcza w przypadku rejestracji na wielu listach dyskusyjnych

Zalety i wady narzędzi do komunikacji asynchronicznej Kategoria narzędzia portale internetowe (Wiki) Zalety Wady • możliwość modyfikacji portalu przez użytkowników, co sprzyja utrzymywaniu aktualności treści • pożądane informacje są łatwe • dla efektywnego ich do odnalezienia wykorzystania konieczne • sprzyjają dzieleniu się wiedzą jest profesjonalne wdrożenie • brak sztywnej, z góry i szkolenia • wymagają ciągłej pielęgnacji narzuconej struktury co aby były w pełni umożliwia dostosowanie funkcjonalne architektury portalu do wymagań organizacji • wbudowany mechanizm kontroli wersji • stosunkowo niskie koszty

Zasady skutecznej prezentacji • • ustalenie celu prezentacji/wystąpienia analiza audytorium przygotowanie wstępnego planu wystąpienia właściwa selekcja materiałów, które zostaną włączone do prezentacji/wystąpienia • zadbanie o właściwą strukturę wypowiedzi – wstęp, rozwinięcie, konkluzje • przećwiczenie wystąpienia • zadbanie o kwestie techniczne

Warunki skutecznego zebrania • uwzględnienie następujących osób/ról: szefa, członka, moderatora, sekretarza • trzeba określić: – – – kto zwołuje zebranie datę, godzinę i miejsce zebrania przewidywany czas zebrania czego zebranie ma dotyczyć spodziewane rezultaty • należy przygotować: – podstawowe materiały i sprzęt – metody i sposoby podejmowania decyzji

Niezbędne osoby podczas zebrania • szef – podejmuje ostateczne decyzje, reprezentuje grupę na zewnątrz • członek – zobowiązany do aktywnego uczestnictwa w zebraniu • moderator – odpowiedzialny za koordynację działań, utrzymanie koncentracji uczestników i porządku zebrania – specjalista od procedury • sekretarz – pomocnik grupy zapisujący pomysły i idee, tworzy ‘pamięć grupową’

Czynniki usprawniające komunikację w zespole projektowym • Eliminacja lub minimalizacja barier komunikacyjnych • Zapewnienie wysokiej jakości komunikacji: – przebiega w odpowiednim czasie – uwzględnia interesy i potrzeby uczestników – angażuje właściwe osoby i jest na odpowiednim poziomie szczegółowości – gwarantuje jednolite rozumienie treści i wniosków • Łatwy i szybki dostęp do informacji projektowych • Możliwość weryfikacji informacji • Integracja narzędzi i zapewnienie wspólnego repozytorium informacji projektowych • Automatyzacja niektórych czynności komunikacyjnodokumentacyjnych