Analiza obserwacji 1 PLAN 1 Model procesu analizy

Analiza obserwacji 1

PLAN 1. Model procesu analizy 2. Metody pozyskiwania danych do analizy 3. Metody analiz w SWD 4. Struktura sprawozdanie końcowego z analizy 2

Definicje Analiza – proces poznawczy całości, polegający na zbadaniu jej elementów i ich wzajemnego oddziaływania (AAP-6). Etap analizy – ogół czynności, mających na celu zrozumienie i określenie czynników wywołujących problem i zachodzących między nimi relacji, wyciągnięcie wniosków i zarekomendowanie działań naprawczych rozwiązujących ten problem. 3

1. Celem analizy jest pełne i gruntowne zrozumienie, określenie natury i przyczyn problemów zidentyfikowanych w procesie WD oraz wskazanie rekomendowanych działań naprawczych. 2. Analizy w procesie WD nie mają na celu oceny badanych organizacji i procesów, a w tym oceny ich efektywności lub analiz ukierunkowanych na prognozowanie przyszłych zjawisk i trendów. 3. Potrzeba przeprowadzenia analizy wynika z obserwacji trendów i tendencji, a nie pojedynczych, odizolowanych czy sporadycznych incydentów lub wydarzeń.

Po co? Dla kogo? „Podjęcie decyzji o przeprowadzeniu analizy wymusza zdefiniowanie problemu, co jest najtrudniejszym stadium analizy. ” Należy rozważyć następujące kwestie: 1. jaki jest rzeczywisty problem, który determinuje badany obszar? 2. jakie niedoskonałości faktycznie ograniczają badany obszar? 3. kto jest i będzie kluczowym interesariuszem rozwiązania badanego problemu? Źródło: Podręcznik SWD: Proces, metody, narzędzia, Szkol. 885/2014, CDi. S SZ, Bydgoszcz 2014, s. 22.

PROCES WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ Identyfikacja obserwacji analiza Planowanie wdrażania dz. Naprawczych i stawianie zadań Wdrażanie działań naprawczych Weryfikacja Upowszechnianie „Proces wykorzystania doświadczeń- proces, w którym obserwacja poddana jest czynnościom mającym na celu przetworzenie jej w doświadczenie wykorzystane. ” Opisanie i zgłoszenie obserwacji Kwalifikacja obserwacji • każdy żołnierz lub • personel SWD pracownik może zgłosić dokonaną przez siebie obserwację opisaną w AZO rozpatruje zgłoszoną obserwację pod kątem przydatności dla SWD Formalna identyfikacja obserwacji • dowódca akceptując propozycje personelu SWD dotyczącą obserwacji, decyduje o jej statusie (np. obserwacja zidentyfikowana) Obserwacja zidentyfikowana Doświadczenie zidentyfikowane Obserwacja Doświadczenie wykorzystane

wycinek AZO AKO Propozycja po kwalifikacji obserwacji PERSONEL SWD POZYTYWNA NEGATYWNA DATA 22. 03. 2016 Obserwacja zidentyfikowan a fiks Decyzja dowódcy DOWÓDCA AKCEPTUJĘ NIE AKCEPTUJĘ DATA 22. 03. 2016 płk J. Dąbek X Decyzja dowódcy Jest problem, ale nie damy rady dokonać jego analizy z uzasadnieniem dlaczego na naszym szczeblu niemożliwa jest analiza lub pełna identyfikacja Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDi. S SZ, Bydgoszcz 2014, pkt 3018

FAZY PROCESU ANALIZY Faza wstępna Pozyskiwanie danych Analiza danych Opracowanie sprawozdania końcowego Zakończenie analizy

FAZA WSTĘPNA ETAPU ANALIZY Faza wstępna Budowa zespołu roboczego Pozyskiwanie danych Określenie celów i problemów do analizy Analiza danych Opracowanie sprawozdania końcowego Identyfikacja potrzebnych danych do analizy Zadania zespołu: §określenie szczegółowych celów i problemów do analizy; §identyfikacja potrzebnych danych do analizy; §zaplanowanie i przeprowadzenie procesu analizy. Zakończenie analizy Zaplanowanie procesu analizy

OKREŚLENIE SZCZEGÓŁOWYCH CELÓW I PROBLEMÓW DO ANALIZY; ZAPOTRZEBOWANIE NA ANALIZĘ • Uzasadnienie • Cel i zakres • Oczekiwane wyniki • Problemy do analizy • Odbiorca

ZAPOTRZEBOWANIE NA ANALIZĘ Numer identyfikacyjny 1 NUMER IDENTYFIKACYJ NY zapotrzebowania na analizę zawierający akronim dowództwa (instytucji) składającego zapotrzebowanie i liczebnik porządkowy oznaczający kolejny numer analizy np. ZS‑P 7 01, DO SZ 03, itp. Uzasadnienie Cel i zakres Oczekiwane wyniki 2 3 4 UZASADNIENIE potrzeby przeprowadzenia analizy (dlaczego analiza tego zagadnienia jest ważna dla zgłaszającej komórki lub jednostki organizacyjnej oraz dla SZ RP). CEL I ZAKRES analizy opisujący co należy przeanalizować i jej granice (czego nie należy analizować). OCZEKIWANE WYNIKI (produkty) analizy z uwzględnieniem: potrzeb wnioskującego, przewidywanego sposobu wykorzystania wyników analizy i ich wpływu na działalność komórki lub jednostki organizacyjnej oraz Sił Zbrojnych RP, uwarunkowań czasowych (np. do kiedy muszą być dostarczone wyniki analizy). Problemy do analizy 5 PROBLEMY DO ANALIZY uwzględniające cel i zakres analizy (określone w kolumnie 3) oraz oczekiwane wyniki analizy (określone w kolumnie 4). Odbiorca 6 ODBIORCA analizy – dowódca lub szef komórki lub jednostki organizacyjnej składającej zapotrzebowanie na analizę (konieczne jest też wskazanie osoby funkcyjnej upoważnionej do kontaktów roboczych wraz z jej danymi kontaktowymi). Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDi. S SZ, Bydgoszcz 2014, zał. 11. 11

Faza wstępna Pozyskiwanie danych Analiza danych Opracowanie sprawozdania końcowego Zakończenie analizy ZBIERANIE DANYCH Ø zorganizowany charakter Ø celowy FORMUŁOWANIE WSTĘPNYCH WNIOSKÓW OKREŚLENIE CELOWOŚCI PROWADZENIA DALSZEJ ANALIZY Ø ukierunkowany TAK NIE Ø przejście do fazy opracowania sprawozdania końcowego Ø przejście do fazy analizy danych 13

Faza wstępna Pozyskiwanie danych PRZEPROWADZENIE WŁAŚCIWEJ ANALIZY DANYCH FAZA UMOŻLIWI: Analiza danych SPRAWDZENIE ROZWIĄZAŃ WSZYSTKICH PROBLEMÓW SZCZEGÓŁOWYCH Opracowanie sprawozdania Zakończenie analizy końcowego OKREŚLENIE CELOWOŚCI PROWADZENIA DALSZEJ ANALIZY NIE TAK Ø wyciągnięcie wniosków Ø określenie rekomendacji rozwiązań problemów szczegółowych 14

Faza wstępna Pozyskiwanie danych Analiza danych Opracowanie sprawozdania końcowego §WNIOSKI §REKOMENDACJE §PROPONOWANYCH WYKONAWCÓW §PRZEWIDYWANE SKUTKI FINANSOWE Zakończenie analizy PRZESŁANIE DO UZGODNIEŃ 15

Zag. 2. Metody pozyskiwania danych 16

Metody pozyskiwania danych – Analiza literatury i dokumentów – Metoda obserwacji – Ankieta – Wywiad – Metody heurystyczne • Brainstorming • Brainwriting I wiele, wiele innych … 17

Analiza literatury i dokumentów Zwróć uwagę na: • jakie treści zawarte są w dokumencie? • czego mogą być one dowodem? • na czym polega ich oryginalność? • w jaki sposób treści zawarte w dokumencie mogą pomóc w zidentyfikowaniu przyczyn badanego problemu lub przyczynić się do wskazania rekomendacji działań naprawczych? Typowe źródła materiałów: • narodowe i sojusznicze doktryny, dokumenty doktrynalne oraz dokumenty normatywne; • narodowe i zagraniczne publikacje (np. książki, artykuły naukowe, materiały pokonferencyjne) dotyczące badanej problematyki; • raporty, opinie, analizy i opracowania publikowane przez niezależne ośrodki analityczne i opiniotwórcze; • źródła internetowe, w tym również i te, które kreują oceny alternatywne w stosunku do rozwiązań zawartych w 18 Źródło: opracowanie własne na podstawie Podręcznik SWD: Proces, metody, narzędzia, Szkol. 885/2014, CDi. S SZ, materiałach oficjalnych.

Analiza literatury i dokumentów Mocne strony • Trwałe – wielokrotnego użycia • Nie są wynikiem badania – informacje sprzed rozpoczęcia badań • Dokładne i precyzyjne • Szeroki zakres danych Słabe strony • Selektywne i niekompletne informacje – nie zawsze odpowiadają kategoriom badania • Możliwość wykorzystywania w sposób wybiórczy • Nieznajomość okoliczność tworzenia zapisów – treść, forma, intencja autora • Możliwa ograniczona dostępność Źródło: red. D. Jemielniak, Badania jakościowe: Metody i narzędzia, tom 2, PWN, Warszawa 2012, s. 25. 19

OBSERWACJA postrzeganie rzeczywistości/otoczenia w danej jednostce czasu • Obserwacja nieformalna to nic innego jak wnikliwe obserwowanie przez żołnierza lub pracownika wojska sytuacji, działań i zdarzeń, w których uczestniczy, ukierunkowane na zidentyfikowanie potencjalnych problemów lub dobrych praktyk w działalności służbowej. Obserwacja nieformalna może być dokonana przez każdego żołnierza lub pracownika wojska. • Obserwacja formalna jest jedną z metod wykorzystywanych w badaniach naukowych. W PWD będzie ona stosowana przez personel SWD (najczęściej szczebla polityczno-wojskowego lub strategiczno-operacyjnego) pozyskujący, w sposób aktywny, obserwacje podczas operacji, ćwiczeń lub innego rodzaju przedsięwzięć służbowych. Prowadząc obserwacje wykorzystuje się przygotowane wcześniej arkusze obserwacji, uwzględniające cele badania i problemy badawcze oraz zawierające listę zagadnień (pytań), na które prowadzący obserwacje powinien zwrócić uwagę. Źródło: Podręcznik SWD Proces, metody, narzędzia, CDi. S SZ, Bydgoszcz 2014, s. 14.

Obserwacja Mocne strony • Realizm – prowadzone na bieżąco • Kontekstowość – uwzględnienie kompleksowości zdarzeń • Interpersonalne zachowania i motywy Słabe strony • Wymaga dużo czasu • Selektywność przy wyborze określonych ról • Obecność obserwatora może wpływać na działania • Możliwe koszty Źródło: red. D. Jemielniak, Badania jakościowe: Metody i narzędzia, tom 2, PWN, Warszawa 2012, s. 25. 21

ANKIETA Istota badania ankietowego „Standardowa technika zdobywania informacji bez pośrednictwa osoby badającej. Zadaniem respondenta jest zawarcie w kwestionariuszu swoich spostrzeżeń, odczuć i opinii, które następnie zostaną przez badacza odczytane i opisane w sposób ilościowy i jakościowy. Rola badacza (…) sprowadza się do rozprowadzenia i zebrania kwestionariuszy. Kwestionariusze muszą więc być tak skonstruowane, aby respondent mógł je wypełnić bez osoby badającej. ” Badana rzeczywistość Respondent Kwestionariusz Przepływ informacji w badaniu ankietowym Badacz (ankieter) Źródło: Majewski T. , Ankieta i wywiad w badaniach wojskowych, AON, Warszawa 2002, s. 12.

ANKIETA – ZALETY i WADY Zalety • dostęp do szerokiego, rozproszonego kręgu respondentów w krótkim czasie Wady • trudność wniknięcia w problematykę badań • eliminacja wpływu osoby badającej • możliwość nietrafnej interpretacji pytań i instrukcji do pytań • anonimowość, która daje możliwość zadawania pytań drażliwych • trudności w pisemnym sformułowaniu myśli u niektórych respondentów • ułatwia standaryzację odpowiedzi i opracowanie danych Źródło: Majewski T. , Ankieta i wywiad w badaniach wojskowych, AON, Warszawa 2002, s. 12 -13.

WYWIAD Istota badania metodą wywiadu „Wywiad jest techniką zdobywania informacji przez bezpośrednie stawianie pytań wybranym osobom. Udział biorą co najmniej dwie osoby: badacz i respondent. Respondent posiada pożądane przez badacza informacje o badanej rzeczywistości, badacz zadając pytania uzyskuje te informacje i zapisuje je w kwestionariuszu lub utrwala w pamięci. Respondent odpowiadając na pytanie, wykonuje następujące zadania: stara się zrozumieć pytanie, dokonuje stosownych operacji umysłowych i udziela odpowiedzi”. Badana rzeczywistość Respondent Przepływ informacji w badaniu metodą wywiadu Badacz (ankieter) Kwestionariusz Źródło: Majewski T. , Ankieta i wywiad w badaniach wojskowych, AON, Warszawa 2002, s. 15.

WYWIAD – ZALETY i WADY Zalety Wady • możliwość uzyskania pełnej odpowiedzi • trudność czasochłonność • możliwość zadawania dodatkowych pytań • ograniczona liczba respondentów • możliwość obserwacji zachowania osoby badanej Źródło: Majewski T. , Ankieta i wywiad w badaniach wojskowych, AON, Warszawa 2002, s. 16.

Metoda Technika Narzędzie A Metoda ankietowa Ankieta audytoryjna Kwestionariusz ankiety W Metoda wywiadu eksperckiego Wywiad sformalizowany Arkusz wywiadu O Metoda obserwacji Obserwacja uczestnicząca Arkusz obserwacji D Metoda delficka Prognozowanie, Sesja delficka stacjonarna Arkusz ekspercki AD Analiza dokumentów Analiza jakościowa Arkusz analizy H Metody heurystyczne Brainstorming Arkusz pytań AL Analiza literatury Analiza jakościowa Arkusz analizy ST Analiza danych statystycznych Analiza ilościowa Oprogramowanie Microsoft Excel /opcjonalnie SPSS/

Metoda Technika Narzędzie AS Analiza systemowa Model systemu PEST Analiza PESTEM Arkusz analizy S Metoda scenariuszowa AI Analiza interesariuszy B Budżetowanie SWOT Analiza SWOT Scenariusze stanów otoczenia Wykresy stanów otoczenia Arkusz analizy Budżetowanie z bazą zerową Arkusz kalkulacyjny Macierze SWOT GD Grupowanie danych Diagramy podobieństw Mapowanie myśli Diagram Ishikawy Kategoryzacje PEST, SWOT BM Benchmarking funkcjonalny Arkusze grupowania danych, mapy myśli Oprogramowanie Microsoft Visio Arkusz benchmarkingowy

Zag. 3. Metody analiz w SWD 28

Metody analizowania danych – Analiza statystyczna danych ilościowych – Grupowanie danych • Diagram przyczyny i skutku • Diagram podobieństw – Kategoryzacja DOTMLPF-I – Analiza „ 5 x dlaczego? – Analiza PEST – Analiza SWOT I wiele, wiele innych … 29

Diagram przyczynowo-skutkowy przyczyna Problem przyczyna przyczyna

PRZYKŁAD

Diagram podobieństw Grupa 1 Grupa 2 Grupa 3 Grupa 4 Grupa 5 Problem Grupa 6

Diagram podobieństw Luźne pomysły Problem Temat 1 Temat 2 Temat 3

PRZYKŁAD Jak utrzymać przewagę konkurencyjną firmy na rynku działania doskonalące produkt poprawa systemu obsługi po sprzedaży poprawa war. gwarancji na oferowane wyroby poprawa terminów realizacji dostaw wyrobów usprawnienia systemu dystrybucji prowadzenie „public relations” wykorzystanie nowych dystrybutorów zmniejszenie kosztów poprawa jakości surowców i materiałów wykorzystanie różnych dostawców materiałów dobór tańszych materiałów do produkcji działania promocyjne prowadzenie bezpośredniego marketingu poprawa skuteczności reklamy

Kategoryzacja • • Problem DOTMLPF-I Proces, Struktury, Narzędzia Polityczna, Ekonomiczna, Społeczna, Technologiczna Przeszłe, Obecne, Przyszłe Co, Dlaczego, Kiedy, Gdzie, Jak, Kto Priorytety, Wpływ, Ryzyko Plusy, Minusy, Niepewności Słabości, Mocne strony, Szanse, Zagrożenia

DOTMLPF-I Problem

Algorytm postępowania w analizie „ 5 x dlaczego? ” Root Cause Krok 1 Należy jasno określić problem zidentyfikowany w obserwacji Krok 2 Podczas burzy mózgów ustalić pięć powodów pojawienia się problemu Krok 4 Należy zapisać odpowiedzi na te pytania Krok 5 Do podanych odpowiedzi należy ponownie zadać pytanie „dlaczego? ”, powtarzając ten krok pięć razy Krok 3 Dla każdego z pięciu powodów należy odpowiedzieć na pytanie „Dlaczego tak się stało? ”

„ 5 x dlaczego? ” • 5 powodów dlaczego Root Cause Obserwacja Powód 1 Powód 2 Powód 3 Powód 4 Powód 5 Powód • 5 razy dlaczego? dlaczego?

PRZYKŁAD Brak systemy planowania potrzeb materiałowych

Zag. 4. Struktura sprawozdania z analizy 40

UKŁAD SPRAWOZDANIA Z ANALIZY Streszczenie analizy Wprowadzenie Wyniki analizy szczegółowy opis uwarunkowań wyjaśnienie przyczyn Wnioski Rekomendacje Dokumenty odniesienia Załączniki Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDi. S SZ, Bydgoszcz 2014, 41 zał. nr 8

ZATWIERDZAM DYREKTOR CDi. S SZ dn. … 02. 2014 r. PLAN PRZEPROWADZENIA ANALIZY nt. Identyfikacja potrzeb w zakresie włączenia tematyki SWD w SZ RP do programów kształcenia i doskonalenia zawodowego (CBD SWD ID nr 111) OPRACOWAŁ SZEF OAFSZ 42

CELE ANALIZY Cel główny: Identyfikacja potrzeb w zakresie włączenia tematyki SWD w SZ RP do programów kształcenia i doskonalenia zawodowego wszystkich grup użytkowników systemu (personel SWD, dowódcy, żołnierze i pracownicy wojska) oraz wskazanie rekomendacji rozwiązań systemowych w tym obszarze. Cele szczegółowe: 1. Identyfikacja celów i efektów szkolenia w zakresie SWD dla personelu SWD, dowódców oraz żołnierzy i pracowników wojska. 2. Identyfikacja potrzeb i wskazanie rekomendacji rozwiązań w zakresie włączenia do programów doskonalenia zawodowego kursów i szkoleń dla (etatowego i nieetatowego) personelu SWD. 3. Identyfikacja potrzeb i wskazanie rekomendacji rozwiązań w zakresie włączenia tematyki SWD w SZ RP do programów kształcenia i doskonalenia zawodowego kadry dowódczej. 4. Identyfikacja potrzeb i wskazanie rekomendacji rozwiązań w zakresie włączenia tematyki SWD w SZ RP do programów szkolenia wojsk (szkolenie pozostałych żołnierzy i pracowników 43 wojska).

METODY, TECHNIKI, NARZĘDZIA BADAWCZE Metoda Technika Narzędzie AL Analiza literatury Arkusz analizy AD Analiza dokumentów Arkusz analizy W Metoda wywiadu eksperckiego B Brainstorming POZYSKIWANIE DANYCH Wywiad sformalizowany Arkusz wywiadu Arkusz pytań PRZETWARZANIE DANYCH ANALIZA DANYCH 44

MACIERZ METOD BADAWCZYCH Cel analizy AL AD W B X X - X Identyfikacja potrzeb w zakresie włączenia do programów doskonalenia zawodowego kursów i szkoleń dla (etatowego i nieetatowego) personelu SWD. - X X X Identyfikacja potrzeb w zakresie włączenia tematyki SWD w SZ RP do programów kształcenia i doskonalenia zawodowego kadry dowódczej. - X X X Identyfikacja potrzeb w zakresie włączenia tematyki SWD w SZ RP do programów szkolenia wojsk (szkolenie pozostałych żołnierzy i pracowników wojska). - X X X Identyfikacja celów i efektów szkolenia w zakresie SWD dla personelu SWD, dowódców oraz żołnierzy i pracowników wojska. 45

HARMONOGRAM PROCESU ANALIZY Faza wstępna analizy I Analiza danych Faza Pozyskiwanie Sprawozdanie zakończenia danych końcowe analizy II IV V VTC VTC Sprawozdanie końcowe 15. 05. 2014 VI Zakończenie analizy 16. 06. 2014 46

SPRAWOZDANIE

SPRAWOZDANIE 49