MESYUARAT JAWATANKUASA PERUNDINGAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN 2012 PELAKSANAAN

MESYUARAT JAWATANKUASA PERUNDINGAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN 2012 PELAKSANAAN OSC ONLINE ‘BEST PRACTICES’ - Pengalaman MP Kemaman Oleh : Rooslinda binti Mamat, Ketua Bahagian OSC 26 MAC 2012 RIVERSIDE MAJESTIC HOTEL, KUCHING, SARAWAK. 1

MESYUARAT JAWATANKUASA PERUNDINGAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN 2012 KANDUNGAN TAKLIMAT APAKAH ITU OSC ? MATLAMAT PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN MASALAH OSC ONLINE FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLIE PENAMBAHBAIKAN OSC ONLINE KESIMPULAN PENUTUP 2

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 1 APAKAH ITU PUSAT SETEMPAT (OSC) ? OSC Merupakan satu bahagian/unit/jabatan yang diwujudkan oleh Kerajaan Persekutuan di setiap PBT Semenanjung Malaysia bagi mempercepatkan tempoh masa kelulusan/penolakan permohonan Cadangan Pemajuan (projek pembangunan). Salah satu inisiatif ke arah penambahbaikan Urusan Cadangan Pemajuan serta Penyenggaraan dan Pengurusan Hartanah yang telah dirasmikan oleh Mantan Perdana Menteri pada 13 April 2007. 3

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 2 MATLAMAT PELAKSANAAN OSC ONLINE MATLAMAT OSC ONLINE Menyediakan platform pengemukaan dan pemprosesan permohonan 24 jam 7 hari seminggu dan dari mana-mana tempat bagi urusan pertimbangan terhadap permohonan Cadangan Pemajuan yang dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Tempatan. Meningkatkan kualiti perkhidmatan awam serta satu platform untuk mengemukakan dan memproses permohonan ke PBT secara lebih cepat dan mudah. 4

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ OSC ONLINE DI MP 3 PELAKSANAAN KEMAMAN LATAR BELAKANG Majlis Perbandaran Kemaman telah ditempatkan di dalam Fasa II pelaksanaan OSC Online yang melibatkan 35 PBT terdiri daripada 28 Majlis Perbandaran dan 7 Majlis Daerah. Dalam usaha untuk memantapkan lagi pengetahuan mengenai OSC Online, MP Kemaman telah menghadiri beberapa siri mesyuarat, bengkel dan taklimat yang dijalankan oleh pihak KPKT. 5

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ OSC ONLINE DI MP 3 PELAKSANAAN KEMAMAN PERSEDIAAN SEBELUM PELANCARAN OSC ONLINE Aktiviti Kursus Pemahaman OSC Online Siri 2 (Zon Timur) di Hotel Vistana Kuantan Anjuran KPKT Tarikh 29 Oktober 2010 Roadshow Pemantapan Pemahaman Pelaksanaan 12 Disember 2010 Inisiatif Baru Khususnya OSC, CCC Serta OSC Online – Siri 9/2010 Anjuran KPKT Bengkel Pemantapan OSC Online Melalui Hands on Training di Bukit Gebeng Resort City Anjuran KPKT 14 Disember 2010 Mesyuarat Penyelarasan Bagi Kesediaan Pelancaran OSC Online di Pihak Berkuasa Tempatan Bagi PBTPBT Kumpulan II 27 April 2011 Final Trial Run OSC Online Kepada Orang Utama Yang Mengemukakan (PSP), Jabatan Teknikal Dalaman dan Jabatan Teknikal Luaran di Majlis Perbandaran Kemaman 14 Jun 2011 6

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ OSC ONLINE DI MP 3 PELAKSANAAN KEMAMAN PERSEDIAAN SEBELUM PELANCARAN OSC ONLINE Aktiviti Penerimaan Sijil Perakuan Sistem yang Memperakukan Bahawa PBT Telah Bersedia Untuk Melaksanakan OSC Online Sepenuhnya Daripada KPKT Tarikh 14 Julai 2011 Pelancaran OSC Online Peringkat Majlis Perbandaran 25 Julai 2011 Kemaman Selaras Dengan Arahan Daripada KPKT Agar Pelancaran Diadakan di PBT Masing-Masing Mulai 15 hingga 31 Julai 2011. Sesi Tersebut Dihadiri Oleh Yang Dipertua, Setiausaha, Ahli Majlis, Agensi Teknikal Dalaman dan Luaran, Orang Utama Yang Mengemukakan (PSP), Pengarah Jabatan dan Wakil Akhbar. 7

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ OSC ONLINE DI MP 3 PELAKSANAAN KEMAMAN SEKITAR PELANCARAN OSC ONLINE 8

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ OSC ONLINE DI MP 4 PELAKSANAAN KEMAMAN SEKITAR PELANCARAN OSC ONLINE Keratan akhbar Pelancaran OSC Online MPKemaman 9

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 5 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN Memandangkan tiada permohonan yang diterima melalui OSC Online selepas tarikh pelancaran pada 25 Julai 2011, maka Bahagian OSC dan pihak pengurusan telah bersetuju untuk mewajibkan penggunaan sistem ini sepenuhnya berkuasa pada 1 Januari 2012. Ia melibatkan semua jenis kategori permohonan (Kebenaran Merancang, Pelan Bangunan, Pelan Infrastruktur, Pelan Kerja Tanah dll). Semua pengguna sistem yang terdiri daripada Bahagian OSC, Jabatan Memproses PBT dan Agensi Teknikal Luaran yang mengulas permohonan mula menggunakan sistem ini serentak pada tarikh kuat kuasa penggunaan sistem ini. 10

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 5 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN TAHAP PENGGUNAAN Bil. Status Penggunaan 1. Pengemukaan Permohonan Cadangan Pemajuan Oleh PSP - 2 Unit komputer disediakan di kaunter OSC untuk pembelajaran dan membantu PSP sekiranya ingin memuatnaik permohonan di kaunter OSC 100% 2. Penyelarasan Semakan Permohonan Cadangan Pemajuan Oleh Bahagian OSC 100% 3. Penyelarasan Penerimaan Permohonan Yang Diedarkan Oleh Bahagian OSC Kepada Jabatan Memproses PBT dan Agensi Teknikal Luaran 100% 4. Pemprosesan Permohonan Cadangan Pemajuan Oleh Jabatan Memproses PBT 100% 11

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 5 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN TAHAP PENGGUNAAN Bil. Status Penggunaan 5. Penerimaan Ulasan Teknikal Daripada Agensi Teknikal Dalaman dan Luaran. Semua Ulasan Dikemukakan Melalui OSC Online 100% 6. Penyediaan Kertas Kerja Bagi Mesyuarat Jawatankuasa OSC Belum Dapat Digunakan. Modul Ini Masih Dalam Tindakan Yes Enviro Sdn Bhd 7. Pengeluaran Pemakluman Keputusan Secara Online Belum Dapat Digunakan. Modul Ini Masih Dalam Tindakan Yes Enviro Sdn Bhd 12

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 6 MASALAH OSC ONLINE Sistem masih tidak stabil di mana server kerap terpaksa di “restart”. Kelajuan internet di MP Kemaman perlu ditingkatkan daripada 3 MB/s kepada 4 MB/s. Jangka masa yang diambil oleh Yes Enviro Sdn Bhd untuk menyelesaikan sesuatu masalah adalah lama dan dicadangkan tempoh pembetulan hendaklah tidak melebihi 5 hari bekerja kerana MP Kemaman telah menggunapakai sistem ini sepenuhnya. 13

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 7 FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLINE Kejayaan pelaksanaan sepenuhnya OSC Online di MP Kemaman tidaklah mudah dan ia pengaruhi oleh faktor seperti berikut : Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan dan iltizam daripada semua warga OSC, Jabatan Memproses dan Agensi Teknikal Luaran, Jabatan Teknologi Maklumat untuk menggunapakai sistem ini amat tinggi. Ketabahan warga OSC dan Pegawai IT di dalam menyelesaikan masalah yang berlaku dan sentiasa memberi tunjuk ajar yang berterusan kepada PSP di dalam menggunapakai sistem ini walaupun terdapat banyak aduan mengenai sistem ini. Inisiatif yang tinggi daripada Bahagian OSC untuk memahami dan meneroka sistem ini dan berpendapat bahawa OSC Online perlu digunapakai terlebih dahulu dan sebarang masalah yang berlaku akan cuba diselesaikan secara bersama dengan pihak Yes Enviro Sdn Bhd 14

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 7 FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLINE Mengadakan latihan kepada pengguna bagi setiap peringkat (check point) di setiap jabatan memproses dan agensi teknikal luaran oleh Bahagian OSC MP Kemaman berpendapat bahawa kursus yang diberikan secara beramai-ramai tidak mewakili semua pengguna kerana setiap agensi teknikal hanya menghantar 1 @ 2 orang wakil sahaja. Oleh yang demikian, kefahaman pengguna tidak jelas. Pada peringkat awal pelaksanaan, setelah permohonan diedarkan kepada agensi teknikal, Bahagian OSC akan membuat temujanji dengan setiap agensi teknikal terlibat untuk memberi latihan di setiap jabatan. Berdasarkan pengamatan, pendekatan ini amat berkesan kerana ia menjurus kepada kumpulan sasaran sebenar. 15

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 7 FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLINE Pematuhan untuk menggunapakai Template ISO Proses Utama OSC Versi MS ISO 9001: 2008, Template Seragam Senarai Semak Dokumen dan Senarai Semak Terperinci Agensi Teknikal Luaran Edisi ke-2 (ATL) dan Agensi Teknikal Dalaman (ATD) berkuatkuasa 1 April 2011 sebagaimana arahan daripada KPKT. Bahagian OSC dan Jabatan Memproses PBT terpaksa meminda semua prosedur kerja yang telah disijilkan oleh SIRIM semenjak tahun 2009 agar selaras dengan Template ISO Proses-Proses Utama Versi MS ISO 9001: 2008 yang dikeluarkan oleh KPKT. Pematuhan kepada ketiga-tiga Template ini amat penting kerana sistem OSC Online dibangunkan berdasarkan Template tersebut dan tidak akan mendatangkan masalah kepada PSP untuk mengunakan OSC Online kerana ia adalah terjemahan daripada kaedah secara manual kepada online. 16

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 8 PENAMBAHBAIKAN OSC ONLINE Pihak pengurusan MP Kemaman telah bersetuju untuk memperluaskan My SMS 15888 MP Kemaman dengan sistem OSC Online bagi tujuan pemakluman edaran permohonan kepada Agensi Teknikal. Penambahbaikan ini dibuat kerana OSC banyak menerima cadangan daripada agensi teknikal luaran agar menyediakan satu platform sebagai ‘alert’ kepada mereka sekiranya permohonan diedarkan kerana tugasan menyediakan ulasan teknikal bukan tugas utama jabatan mereka. 17

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 9 KESIMPULAN Sistem OSC Online banyak membantu PBT terutama Bahagian OSC kerana tidak perlu lagi menerima banyak dokumen/pelan ketika ‘submission’. Semakan dokumen/pelan dikaunter telah berkurangan memandangkan PSP berminat untuk mendapatkan komen secara bertulis daripada setiap ‘check point’ di Bahagian OSC di dalam tempoh 3 hari selepas menghantar permohonan melalui OSC Online. Setiap komen daripada Bahagian OSC dapat dilihat di dalam sistem ini. Dengan itu, pengeluaran surat pemakluman bagi dokumen yang tidak lengkap kepada PSP sebagaimana kaedah secara manual telah tidak diperlukan lagi. 18

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 9 KESIMPULAN Mempercepat dan memudahkan pengguna sistem di PBT dan Agensi Teknikal Luaran untuk mendapatkan maklumat yang dikemukakan oleh PSP. Semua ulasan yang dibuat oleh agensi teknikal dapat dikongsi dengan semua pengguna termasuk PSP. Bahagian OSC tidak perlu lagi mengimbas/fax surat ulasan kepada PSP atau pemohon sebagaimana amalan secara manual. 19

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ 10 PENUTUP Pelaksanaan OSC Online banyak membantu MP Kemaman terutama Bahagian OSC dan Jabatan Memproses PBT, pelabur / pemaju hartanah / orang ramai dalam mempercepatkan kelulusan permohonan Cadangan Pemajuan. Dengan mempercepatkan proses ini, ia akan meningkatkan pertumbuhan ekonomi negara amnya dan daerah Kemaman khususnya bagi memudahkan rakyat berurusan dengan cepat dan mudah selaras dengan moto. “ 1 Malaysia; Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan” ‘MP Kemaman : Merakyatkan Pembangunan Kemaman’ 20

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’ SEKIAN, TERIMA KASIH. Untuk Maklumat Lanjut, sila hubungi; Bahagian Pusat Setempat (OSC), Majlis Perbandaran Kemaman E-mail : OSC@mpkemaman. gov. my Laman Web : http: //mpk. terengganu. gov. my/home Jalan Air Putih, 24000 Kemaman Tel : 09 -8597777 Faks : 09 -8595455 21