PROGRAM KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN PKPK BIL 22016 Kaedah

PROGRAM KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN (PKPK) BIL. 2/2016 Kaedah Perolehan Secara Tender Seksyen Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia Sarawak

KAEDAH PEROLEHAN 2 Sebut Harga 3 © 2011 ahmad. fauzi@t reasury. gov. my Tender Kontrak Pusat / Sistem Panel 1 Pembelian Terus 4 Pegawai Perolehan 6 Rundingan Terus Perolehan Perunding 5

GAMBARAN KESELURUHAN: PROSES TENDER Proses Tender Semasa Penyediaan Spesifikasi 30 hari ~140 hari Penyediaan Pengiklanan tender dokumen 20 hari min. 21 hari Pembukaan kotak tawaran tender Ulasan/ Penilaian tawaran tender 1 hari 14 hari 1 Penilaian Teknikal 2 Penilaian Kewangan Penyediaan Penilaian/ Pengeluaran kertas Ulasan oleh Surat taklimat Lembaga Tawaran tender Perolehan 21 hari 30 hari 1 hari 2 hari

TATACARA PEROLEHAN SECARA TENDER

TENDER Nilai perolehan melebihi RM 500, 000 setahun bagi (1 PP – PK 2, Perenggan 8): Bekalan (AP 171. 1) Perkhidmatan (AP 190(c) Kerja (AP 181. (a) (baru) Dilarang memecahkecilkan perolehan Kerja Kategori Perolehan Bekalan Perkhidmatan Apakah had nilai perolehan secara tender? Apakah 1 PP berkaitan perolehan secara tender?

PERANCANGAN TENDER (SECARA TAHUNAN DAN AWAL) • Peruntukan kewangan (AP 168). • Barangan guna sama (AP 178. 1). • Kajian pasaran (AP 169. 1). • Tentukan jenis perolehan (B/P/K). • Pendaftaran Kontraktor (AP 184). • Menyediakan carta/jadual proses. • Penggunaan mata wang • Dasar-dasar khusus: - penggunaan bahan/barangan/perkhidmatan tempatan; - keutamaan kepada syarikat Bumiputera; - perolehan secara Free on Board (FOB) - pemindahan teknologi dan pengembangan industri tempatan • Penggunaan borang-borang piawai

PERKARA-PERKARA YANG PERLU DI AMBIL PERHATIAN • Semua proses tender hendaklah dirahsiakan; • Pegawai yang mempunyai kepentingan dengan petender perlu mengisytiharkan kepentingan dan menarik diri secara bertulis daripada menguruskannya. (banyak kebocoran)

PENYEDIAAN SPESIFIKASI • Jawatankuasa Spesifikasi Teknikal hendaklah sekurangnya 3 orang pegawai mahir dan berkelayakan. • Dilantik oleh Ketua Agensi. (Siapakah yang boleh lantik J/K Spesifikasi) • Masa yang mencukupi. • Butiran spesifikasi yang jelas. • Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, bagaimanapun jika tidak dapat dielakkan, guna ungkapan ‘atau persamaan’. (Bolehkah spesifikasi menjurus kepada model/negara tertentu? ) • Berasaskan fungsi penggunaan dan sekurang-kurangnya memenuhi Standards Malaysia(MS) atau Standards Antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. (ditandaaraskan dengan barang buatan tempatan) • Kelulusan MAMPU bagi perolehan yang melibatkan teknologi maklumat (kecuali stand alone).

BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI Lazimnya mempunyai ciri-ciri berikut: • Tempoh masa • Jenis • Bilangan yang • Warna diperlukan • Saiz • Perolehan secara • Berat • Bentuk/ukuran pukal • Jumlah tenaga • Kualiti • Pembungkusan manusia • Tahap kepakaran/ • Cara penghantaran kelulusan • Keupayaan • Nisbah minimum kandungan • Butir-butir lain yang berkaitan. Mempunyai DUA ciri penting : • Ciri-ciri wajib • Ciri-ciri sampingan Ø Kriteria penilaian Ø Borang-borang tender sesuaikan dengan kriteria

PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER 1 Sediakan dokumen berasingan untuk teknikal dan harga. 6 Tawaran tender hendaklah dalam 2 sampul berlakri berasingan bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Tawaran berasingan bagi lawatan ke luar negara kerana tujuan pemeriksaan sebelum penerimaan (PDI), penilaian tender dan latihan (semua kos lawatan akan ditanggung oleh Kerajaan) 2 Syarat wajib nama syarikat dan harga tidak dicatat dalam dokumen tawaran teknikal 5 Cadangan pemindahan teknologi bagi membantu industri tempatan mempertingkatkan kepakaran dalam pelbagai bidang terutama yang berteknologi baru dan terkini. (Peringatan mengenai rasuah) Bagi barangan import, 4 tawaran harga perlu secara FOB kecuali bagi perolehan ubat-ubatan dan perolehan perisian ICT yang diimport. 3

BANTAHAN SPESIFIKASI • Bantahan spesifikasi boleh dibuat oleh petender dalam tempoh: - 14 hari bagi tender tempatan - 28 hari bagi tender antarabangsa - Dari tarikh dokumen tender mula dijual • Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa untuk menimbang bantahan (Pengerusi dari agensi, wakil Perbendaharan dan wakil agensi lain)

MAKLUMAT DOKUMEN TENDER • Tajuk tender • Terma-terma kontrak • Arahan kepada petender • Senarai kuantiti/ringkasan tender • Spesifikasi • Borang tender • Surat setuju terima • Syarat-syarat tender (sebahagian) • Jadual kadar harga • Lukisan teknikal/pelan • Tempat penghantaran • Cadangan pemindahan teknologi • Prestasi/trek rekod • Profail dan kedudukan kewangan petender • Perkara lain yang berkaitan • SENARAI SEMAKAN Arahan khusus tender antarabangsa: • Cadangan pembiayaan secara pinjaman dua hala, kredit pembekal atu kaedah pembiayaan perniagaan yang lain • Cadangan pemindahan teknologi • Harga FOB Apakah maklumat/dokumen dalam dokumen tender?

MAKLUMAT DOKUMEN TENDER a) Semua tawaran harga tender oleh syarikat hendaklah dikemukakan tanpa kenaan GST; b) Syarikat hendaklah mengisytiharkan status pendaftaran dan mengemukakan nombor pendaftaran GST kepada Agensi; c) Sekiranya syarikat yang berjaya adalah berdaftar GST dengan JKDM, Kementerian/Jabatan akan mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada syarikat dengan tawaran harga termasuk kenaan GST;

MAKLUMAT DOKUMEN TENDER : GST d) Bagi syarikat yang mengisytiharkan tidak dikenakan cukai di bawah Akta GST, tetapi akan menjadi syarikat yang berdaftar GST setelah ditawarkan perolehan tersebut, SST akan dikeluarkan tanpa kenaan GST dan syarikat hendaklah: • memaklumkan dengan segera kepada Kementerian/Jabatan berkenaan perubahan status pendaftaran syarikat tersebut di bawah Akta GST; dan • Syarikat hendaklah membuat permohonan untuk pelarasan bagi kenaan GST. e) Pelarasan harga kenaan GST hendaklah dimuktamadkan oleh Pegawai Pengawal atau mana pegawai yang diturun kuasa oleh Pegawai Pengawal.

IKLAN TENDER • Sekurang-kurangnya 1 akhbar harian utama berbahasa Melayu. Tender Tempatan • Tempoh tender sekurang-kurangnya 21 hari. (digalakkan lebih lama-mulai tarikh iklan /jual /lawatan /taklimat) • Sesalinan kenyataan tender dalam laman web agensi • Portal My. Government/My. Procurement • Laman web CIDB (www. tender. gov. my) - kerja sahaja Tender Antarabangsa • Sekurang-kurangnya 2 akhbar harian tempatan utama (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris). • Tempoh tender sekurang-kurangnya 56 hari. • Kenyataan tender dihantar kepada Kedutaan- Kedutaan Asing yang mana berkaitan

IKLAN TENDER (SAMB. ) Penjualan Iklan Tender: • Semak sijil pendaftaran ON-LINE (kod/sah laku) • Borang tender mempunyai nombor siri (satu petender satu borang sahaja dan boleh hantar satu tawaran sahaja - tawaran alternatif tidak dibenarkan) • Daftar penjualan borang tender • Bayaran mengikut kadar • - minimum RM 50 • - soft copy RM 10 • *(tawaran dalam hard copy sahaja) • Kandungan Iklan Tender: • • Jabatan yang memanggil tender Tajuk tender Syarat-syarat petender yang layak Tempat, tarikh dan waktu lawatan tapak (jika ada) • Tempat, tarikh dan masa dokumen dijual • Harga, cara dan kepada siapa bayaran dokumen tender • Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup (tarikh tutup 21 dari tarikh jualan dokumen tender atau 21 hari selepas tarikh lawatan tapak yang mana terkemudian) Bolehkah dokumen tender dijual kepada pembekal yang akan tamat pendaftarannya?

Tempoh Sah Laku Penerimaan Tender • Peti Tawaran • minimum 90 hari dari tarikh tutup tender • pelanjutan sebelum tarikh Ø Dikunci dengan dua kunci tamat sah laku asal berasingan (dimaklumkan kepada semua Ø Dilabel tajuk, tarikh dan yang membeli dokumen waktu tutup tender) Ø Semua tender yang • pelanjutan perlu mendapat diterima hendaklah kelulusan Pengerusi LPA dimasukkan dalam peti tender • pembatalan tender perlu mendapat kelulusan Pengerusi LPA dan dimaklumkan kepada . LPA sebab-sebabnya kemudian

Tawaran Lewat • Tidak boleh diterima Anggaran Harga Jabatan • Anggaran Jabatan masuk dalam Peti Tawaran • Pada tarikh tutup tawaran/sebelum waktu tutup • Di mana sukar masuk harga lampau

MEMBUKA TENDER • Pembukaan Peti Tawaran - Dibuka secepat mungkin oleh Jawatankuasa Pembuka Tender § § Sekurang-kurangnya 2 pegawai, seorang daripadanya hendaklah pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional; Dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis; Berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian; Dilantik bila perlu

TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER • Buka peti tender pada tarikh dan waktu yang ditetapkan; • Membuka dan memberi nombor kod bersiri bagi setiap tawaran; • Menyempurnakan borang jadual tender dengan mencatatkan: * nama petender * amaun yang ditender * tempoh siap/tempoh penyerahan. • Tandatangan ringkas setiap lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaan; • Menjadualkan dokumen tawaran harga dengan menggunakan nombor kod; • Memadamkan tanda pengenalan petender pada dokumen tawaran teknikal. (XXXXXX) * SENARAI SEMAKAN Apakah tugas Jawatankuasa Pembuka Tender?

PENILAIAN TENDER Kerja (Turnkey/Design&Build) Bekalan Dan Perkhidmatan - Jawatankuasa Penilaian Teknikal - Jawatankuasa Penilaian Harga Kerja (Konvensional) - Jawatankuasa Penilaian GARIS PANDUAN PENILAIAN TENDER

PENILAIAN HARGA PENILAIAN TEKNIKAL (Minimum 3 org) • Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Terdiri drpd pegawai-pegawai mahir, berpengalaman & berkelayakan • Seorang pegawai Kump P&P • Berasaskan spesifikasi teknikal yang disediakan & syarat tender • Dibuat secara mesyuarat • Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen • Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa. • Jawatankuasa Penilaian Harga (minimum 2 orang) yang terdiri daripada pegawai yang mahir dan pengalaman (seorang Kump. P&P) • Penilaian meliputi syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun dan sebagainya. • Perbandingan di antara satu tender dengan tender yang lain berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama • Harga-harga tender matawang asing hendaklah ditukar kepada nilai Ringgit/gunakan kadar pertukaran pada tarikh tender ditutup. • Secara mesyuarat • Dalam tempoh 30 hari • Laporan penilaian hendaklah ditandatangani

PENILAIAN TENDER • Jawatankuasa Penilaian Tender Kerja - Jawatankuasa Penilaian (minimum 3 orang) - sekurang-kurangnya seorang Juruukur Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang berkenaan - Dibuat secara mesyuarat - Penilaian dalam 30 hari dari tarikh terima dokumen - Laporan ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa. • • • Semua dokumen tender adalah “SULIT” Proses tender perlu dirahsiakan Syarat melarang pengiklanan atau publisiti Penjelasan lanjut daripada petender hanya dengan kebenaran bertulis Pengerusi LPA –Urus Setia Dilarang mengubah maklumat dalam dokumen tender

PENYEDIAAN KERTAS TAKLIMAT TENDER Perlu mempunyai maklumat berikut: Salinan iklan surat khabar salinan spesifikasi tender jadual tender diterima salinan sijil pendaftaran (dicetak sendiri) penilaian, syor dengan justifikasi perakuan maklumat-maklumat lain yang berkaitan Perakuan/Taklimat Tender : • Diperakukan oleh Ketua Agensi berasaskan laporan penilaian tender. • Hendaklah mengambil kira dasar semasa kerajaan.

PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN • Lembaga Perolehan dilantik oleh YB Menteri Kewangan dan diwartakan (AP 192); • Keputusan sebulat suara; (majortiti tidak boleh) • Dalam had nilai kuasa yang dibenarkan; (tertakluk kepada had nilai di dalam 1 PP-PK 2) • Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai kuasa, perakuan dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad. (Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam tempoh 3 minggu selepas penilaian selesai)

SETUJUTERIMA TENDER - Surat niat (jika perlu) - Surat setujuterima - Tandatangan kontrak * Ditandatangani oleh Menteri atau mana-mana pegawai yang diberikuasa oleh Menteri secara bertulis (Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949); * Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal; * Selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat Setujuterima.

TUGAS URUSETIA TENDER • Perancangan awal dan jadual pelaksanaan tender • Menyediakan dokumen tender • Menguruskan iklan/pelawaan tender • Menyediakan kemudahan dan rekod penjualan dokumen tender • Mengatur lawatan tapak/premis (jika berkaitan) • Menjaga keselamatan Peti Tender • Menutup Peti Tender pada tarikh dan waktu ditetapkan • Mengatur pembukaan Peti Tender - Menguruskan pelantikan jawatankuasa pembuka

TUGAS URUSETIA TENDER • Mengatur penilaian tender - Menguruskan pelantikan Jawatankuasa penilaian • Menyediakan Kertas Taklimat Tender • Mengatur mesyuarat Lembaga Perolehan • Merekod segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan, nama/kod petender yang dipilih, harga tawaran, tempoh siap • Sebab-sebab penerimaan/penolakan • Perolehi tandatangan selepas keputusan Apakah tugas-tugas Urus Setia Tender?

TATACARA PEROLEHAN SECARA TENDER TERHAD

RUJUKAN TENDER TERHAD: 1 PP-PK 2 -Perenggan 9 TENDER TERHAD BEKALAN/PERKHIDMATAN/KERJA • Tender Terhad sehingga RM 10 juta boleh diputuskan oleh Lembaga Perolehan ‘A’ Agensi • Dipelawa di kalangan 10 syarikat berdaftar dengan Kementerian Kewangan/CIDB dan mempunyai SPKK. Sekiranya, tender terhad bernilai di bawah RM 5 juta perlu bertaraf Bumiputera. • Pemilihan syarikat berdasarkan: – Kemampuan kewangan dan teknikal – Pengalaman – Prestasi kerja – Lain-lain asas yang berkaitan *Sekiranya yang layak melebihi 10 syarikat, laksana secara tender terbuka

PERBEZAAN KAEDAH SEBUT HARGA DAN TENDER Bil. Perkara 1. Had Nilai SEBUT HARGA • >RM 20, 000 - RM 500, 000 TENDER • >RM 500, 000 2. Tempoh Notis • 7 hari • 21 hari 3. Tempoh Sah Laku • Maksima 90 hari • Minimum 90 hari 4. Kaedah Penerimaan • Sampul surat berlakri Sama • Perlu peti sebut harga • Perlu peti tender 5. Jawatankuasa • Ada Pembuka 6. Dokumen Sebut Harga • Ada • Lampiran Q & arahan • Dokumen tender /syarat kepada penyebut harga Catatan Tempoh minimum, boleh lebih lama. Keputusan hendaklah dibuat secepat mungkin Sama

PERBEZAAN KAEDAH SEBUT HARGA DAN TENDER Bil. Perkara 7. Jawatankuasa Penilaian 8. Tempoh penilaian SEBUT HARGA • Dua (2) J/kuasa TENDER • Dua (2) J/kuasa (Teknikal dan Kewangan) • 2 minggu • 2 – 4 minggu 9. Pihak Berkuasa • Jawatankuasa melulus Sebut Harga (JKSH) • Dilantik oleh Pegawai Pengawal. • Dipengerusikan oleh pegawai P&P. • Lembaga Perolehan diluluskan oleh Kementerian Kewangan 10. Kontrak Formal • Kontrak Formal jika sesuai atau Pesanan Kerajaan adalah memadai • Surat Setuju Terima • Kontrak Formal jika sesuai (kontrak bermasa) Catatan

SEKIAN, TERIMA KASIH Dayang Arfahiza Binti Abang Junaidi Penolong Pegawai Kewangan Seksyen Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia Sarawak Tel: 082 -421333 ext 500 Emel: arfahiza. junaidi@treasury. gov. my