MANAJEMEN PERPUSTAKAAN Oleh Drs H Zulfikar Zen MA

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN Oleh Drs H. Zulfikar Zen, MA • Sekretaris Jenderal PP-IPI • Dosen Universitas Indonesia • CONSAL Executive Board HP 0818945958

Makalah pada DIKLAT CALON PUSTAKAWAN TINGKAT AHLI Diselenggarakan Oleh PUSDIKLAT DEPUTI BIDANG SUMBERDAYA PUSTAKAWAN PERPUSTAKAAN NASIONAL RI, Jakarta, 11 -16 Mei 2009

PERPUSTAKAAN • Institusi pengelola karya tulis , karya cetak dan karya rekam secara profesional dengan sistem yg baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka (UU No. 43 Th 2007 Ttg Perputakaan)

Perpustakaan memiliki. . . • • unit kerja sumber daya manusia, ruangan khusus bahan pustaka (>1000 judul dari berbagai disiplin ilmu yg sesuai dg jenis perp, dan dikelola secara sistematis) (Kepmenpan 132/2002)

Jenis Perpustakaan • • • Perpustakaan Nasional Perpustakaan Umum Perpustakaan Sekolah/Madrasah Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Khusus

LAURA WENDELL Penulis Libraries for all : how to start and run a basic library , 1988 Sebelum mendirikan perp. ajukan 8 PERTANYAAN

8. Pertanyaan 1. Apakah masyarakat benar-benar memerlukan perpustakaan? 2. Apakah masyarakat memang memerlukan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasinya. 3. Apakah ada sumber informasi masyarakat lain, mis. surat kabar, majalah, radio TV, dsbnya.

8. Pertanyaan 4. Apakah ada pemberi informasi lain, mis. supir taksi, pedagang yg membawa berita dari perkotaan, penyuluh kesehatan, petani yang sukses dsbnya. 5. Apakah mereka puas dengan informasi tersebut atau masih kurang?

8. Pertanyaan 6. Apakah siswa/mhs (di lembaga pendd). memerlukan informasi untuk menunjang pendidikannya? 7. Apakah mereka masih memerlukan informasi khusus? misalnya dalam bidang-bidang keterampilan, dsbnya. 8. Apakah mereka sudah puas dg informasi yg ada. Kalau “SUDAH”, untuk mendirikan perpustakaan perlu di pertimbangkan.

LAHIRNYA PERPUSTAKAAN Karena 1. KOLEKSI 2. PUSTAKAWAN 3. PEMAKAI

IDEALNYA … • Karena adanya PEMAKAI (users, readers, members, customers, clients, patrons) MASYARAKAT PEMAKAI

PILAR PERPUSTAKAAN 1. PEMAKAI 2. KOLEKSI 3. PUSTAKAWAN

1. PEMAKAI • PEMAKAI POTENSIAL, yaitu orang atau lembaga yang seharusnya menggunakan jasa perpustakaan • PEMAKAI AKTUAL, yaitu orang atau lembaga yang telah menggunakan jasa perpustakaan

PEMAKAI POTENSIAL • TARGET, yaitu pemakai dari lembaga sendiri, misalnya siswa dan guru pada Perp. Sekolah, karyawan dan staf pada Perp. Khusus • NON TARGET, yaitu pemakai di luar lembaga yang bersangkutan.

PEMAKAI AKTUAL • PEMAKAI AKTIF, yaitu pemakai yang dengan kesadaran sendiri menggunakan perpustakaan • PEMAKAI PASIF, yaitu pemakai yang menggunakan perpustakaan disebabkan karena unsur-unsur lain, misalnya karena tugas, karena memerlukan sesuatu dsbnya.

ISTILAH PEMAKAI • • Pemakai (users) Anggota (members) Pelanggan (customers) Pembaca (readers) Pemerhati (patrons) Klien (clients) Pengunjung (visitors)

2. KOLEKSI • SUBJEK • BENTUK • PROSES : Fiksi dan Non-Fiksi : Buku dan buku Monograf dan Serial : Tercetak (printed), Terekam (recorded) Terpasang (online)

Syarat Koleksi • Jumlah (kuantitas) perbandingan dengan jumlah pemakai • Mutu (kualitas) Sesuai dengan kebutuhan dan mutakhir (baru) • Pengadaan dulu: Kalau 2 (Just in case) • Pengadaan kini : Ada bila dibutuhkan (Just in time)

Standar perpustakaan 1. Tak satupun dan tak mungkin memiliki perpustakaan yang lengkap 2. Ukuran perpustakaan bukan lagi berdasarkan “Kepemilikan” tetapi lebih kepada peluang “Akses” • -- Menuntut Kerjasama dan Jaringan

3. PUSTAKAWAN • Seorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan, serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (UU No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan)

ISTILAH PUSTAKAWAN • • Pustakawan (librarians) Ahli Informasi (information specialists) Pialang informasi (information brokers) Pramu Informasi (information workers) Ahli Dokumentasi (documentalists) Manajer Pengetahuan (knowlegde managers). Pustakawan guru (teacher-librarians) Petugas perpustakaan (library staff)

• • Pustakawan PNS (Ahli dan Trampil) Pustakawan Non-PNS/swasta Penjaga buku (books custodian) Garda Pengetahuan (the of guardian knowledge)

HAK dan KEWAJIBAN PUSTAKAWAN HAK 1. Pengahsilan dan jaminan kesejahteraan sosial 2. Pembinaan karis sesuai dengan tuntutan pengembangan kualitas, dan 3. Kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana, dan fasilitas perp. Untuk menunjang kelancaran tugas (pasal 31, UU No. 43/2007)

HAK dan KEWAJIBAN PUSTAKAWAN KEWAJIBAN 1. Memberikan layanan prima terhadap pemustaka 2. Menciptakan suasana perpustakaan yg kondusif dan 3. Memberikan keteladanan dan menjaga nama baik lembaga dan kedudukan sesuai dg tugas dan tanggung jawabnya. (pasal 31, UU No. 43/2007)

TUNJANGAN FUNGSIONAL Tahun Terendah II/b Tertinggi / IV/e 1992 Rp. 22. 500. - Rp. 110. 000. - 2000 Rp. 92. 500. - Rp. 185. 000. - 2003 Rp. 120. 000. - Rp. 500. 000. - 2007 Rp. 240. 000. - Rp. 700. 000

PUSTAKAWAN sbg PROFESI karena … • • Memiliki pengetahuan keterampilan khusus Memiliki lembaga pendidikan profesi Memiliki lembaga pelatihan (internship) Memiliki otoritas dan mandiri dalam pekerjaan Memiliki organisasi dan Kode Etik Memiliki standar Memiliki orientasi layanan kepada masyarakat

• BAGIAN II

5 HUKUM ILMU PERP. 1. 2. 3. 4. 5. Books are for use Every reader his book Every book its reader Save the time of the reader Library is a growing organism

HAM DAN INFORMASI 1. UUD 1945, pasal 28 F 2. Deklarasi PBB, 1948, tentang Hak Azasi Manusia, pasal 19 3. UU No. 39/1999 tentang Hak Azasi Manusia, pasal 14 4. UUNo. 43/ 2007 tentang Perpustakaan, pasal 5 5. UU No 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal 4:

UUD 1945 • Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.

Deklarasi PBB 1948 Setiap orang berhak: • untuk bebas berpendapat dan berekspresi; termasuk bebas memiliki pendapat tanpa campur tangan dan • untuk mencari, menerima dan menyebarkan informasi dan gagasan melalu media apapun tanpa batas

UU No. 39 TH 1999 • (1) Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya. (2) Setiap orang berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.

United Nations Universal Declaration of Human Rights • • Everyone have the right to freedom of opinion and expression; this right includes freedom of hold opinions without interference and to seek, receive and impart information and ideas through any media and regardless of frontiers

UU No. 39 TH 1999 • (1) Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya. (2) Setiap orang berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.

UU No. 43 Tahun 2007 • • • Masyarakat mempunyai hak yang sama untk memperoleh layanan serta memanfaatkan dan mendayagunakan perpustakaan Masyarakat di daerah terpencil, terisolasi atau terbelakang sebagai akibat faktor geogtafis berhak memperoleh layanan perpustakaan secara khusus. Masyarakat yang memiliki cacat dan/atau kelainan fisik, emosiaonal berhak memperoleh layanan peroustakaan yang disesuaikan dengan kemampuan dan keterbatasan masing-masing.

UU No 14 Tahun 2008 (1) • • • (1) Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik sesuai dengan ketentuan undang ini. (2) Setiap orang berhak: a. melihat dan mengetahui Informasi Publik ; b. menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh Informasi Publik c. mendapatkan salinan Informasi Publik melalui permohonan sesuai dengan undang-undang ini; d. menyebarluaskan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

UU No 14 Tahun 2008 (2) • • (3) Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan permintaan Informasi Publik disertai alasan permintaan tersebut. (4) Setiap Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan gugatan apabila dalam memperoleh Informasi Publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan undang-undang ini.

Informasi Publik • adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan/atau diterima oleh Badan Publik yang berkenaan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/ atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang seduai dengan Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

PERPUSTAKAAN dlm UU 43/2007 • Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka

PARADIGMA BARU • Satu media >< Multimedia • Gudang >< Pasar • Penjaga Buku >< Garda Ilmu Pengetahuan • Non-profit >< Profit (Not for Profit) • Gratis >< Membayar • Mandiri >< Jaringan

MANAJEMEN • “proses perencanaan, pengorganisasian, pengisian staf, pemimpinan, dan pengontrolan untuk optimasi penggunaan sumber-sumber dan pelaksanaan tugas dalam mencapai tujuan organisasional secara efektif dan secara efisien”.

FUNGSI MANAJEMEN • • • Perencanaan (planning); Pengorganisasian (organizing). Penetapan staf (staffing), Pembimbingan (leading) Pengawasan (controlling).

SUMBERDAYA • • Manusia (men dan women) Dana (money) Materi (materials) Metode (methods), Pasar (market), Mesin (machines), Informasi (information).

PENGELOLAAN PERP. • • PEMAKAI Pelanggan LAYANAN Bermutu Dan Memuaskan KEPUASAN Setia / Loyal PEMAKAI SETIA Menggunakan Perp. Secara Reguler, Merasa Memiliki, Mengajak Orang Lain, Perp. Sebagai Pilihan Utama • CARI PEMAKAI BARU & PERTAHANKAN PEMAKAI LAMA (LANGGANAN)

PUSTAKAWAN = MANAJER • Stop thinking as a librarian, start as a manager Librarians • As knowledge managers and information analysts. They will perform a range of business roles. They will works as integral members of the business teams that need these roles, and many will work with these teams rather than in a library

KOMPETENSI • Kompetensi Personal, merupakan sikap, keterampilan dan etika (nilai) yang dianut • Kompetensi Profesional, kemampuan: A. Mengelola Lembaga Informasi B. Mengelola Sumberdaya Informasi C. Mengelola Layanan Informasi D. Menerapkan alat dan teknologi (Special Library Association, Juni 2003)

7 KEMAMPUAN MANAJER: • • Kemampuan teknis (Technical skills), Kemampuan politik (Political skills), Kemampuan analisis (Analytical skills), Kemampuan memecahkan masalah (Problem-solving skills) • Kemampaun bergaul (People skills), • Kemampuan system (System skills) • Kemampuan Bisnis (Business skills)

Pustakawan Digital 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Tool literacy, . Resource literacy, Social-structural literacy, Reserach literacy, Publishing literacy, Emerging technology literacy, Critical literacy,

PERPUSTAKAAN • PERPUSTAKAAN KONVENSIONAL • Koleksi berbasis Cetak • PERPUSTAKAAN TEROTOMASI • Otomasi kegiatan Perp. • PERPUSTAKAAN DIGITAL Koleksi dalam bentuk DIGITAL

PUSTAKAWAN ERA INFORMASI Jane E. Klobas pustakawanharus memiliki wawasan yang luas, karena pustakawan akan menjadi manajer pengetahuan dan analis informasi, akan terlibat langsung secara integral dalam kegiatan bisnis, pekerjaannya tidak hanya di pepustakaan. Mount dan Massoud • Personal traits, yaitu memiliki sifat dan kepribadian yang baik, • Education, yaitu pendidikan yang bai, serta • Experiences, pengalaman yang cukup.

LAYANAN BERMUTU 1. Realibility, 2. Competence, 3. Responsiveness, 4. Access, 5. Courtesy, . 6. Communicative, 7. Credibility, 8. Security, 9. Understanding or knowing the customers, 10. Tangible

• BAGIAN III

MANAJEMEN 1. PEMBENTUKAN (Belum ada menjadi ada) 2. PEMBINAAN (Memcapai tujuan) 3. PENGEMBANGAN Meningkatkan Kinerja • PERPUSTAKAAN

PEMBENTUKAN • • PELAKU Perp. Umum (Kab/Kota) (a). Pemda (Gubernur Bupati/Walikota, Camat, Lurah) dan (b). Masyarakat, (Yayasan, Keluarga, Yayasan, Pribadi, Perusahaan, dsb. ) Perp. Sekolah. (a). Pemda (Dinas Pendidikan) dan (b) Warga Sekolah (Kepala Sekolah, Guru, Komite Sekolah, dan Masyarakat)

PEMBENTUKAN • Perp. Perg. Tinggi (a). Pemerintah (Dikti, Diktais, Kopertis. Kopertais), (b) Warga PT (Rektor, Dekan, Direktur, Dosen, dan Masayarakat) • Perp. Khusus dibentuk oleh instansi atau lembaga

PERTANYAAN • • Apa Perlu? (8 Pertanyaan) Dasar Hukum? 3 Pilar (Pemakai, Koleksi, Tenaga)? Keberlanjutan? Terutama DANA

LANGKAH 2 PEMBENTUKAN 1. Mengadakan pertemuan dg libatkan pengambil keputusan dan pihak terkait. 2. Membuat konsep yang jelas tentang tujuan yang hendak dicapai. 3. Menyusun rencana, anggaran dan program kerja 4. Melaksanakan pembentukkan berdasarkan landasan hukum yg jelas.

Harus Jelas 1. 2. 3. 4. 5. Pertimbangan atau alasan Tugas dan Fungsi Jenis Layanan dan koleksi Bagan Struktur Organisasi SDM (Kepala, staf), tanggung jawab dan wewenang 6. Anggaran 7. Gedung, Sarana dan Prasarana

PEMBINAAN • Suatu kegiatan, usaha, tindakan atau kegiatan yg dilakukan secara terus menerus agar perpustakaan mencapai tujuannnya serta mengikuti perubahan atau perkembangan yang terjadi.

OBJEK BINAAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Status SDM Layanan dan Koleksi Anggaran Kerjasama Sarana dan Prasana Promosi dan Pemsyarakatan Penelitian atau Kajian

Status Perpustakaan • Kedudukan dan status perpustakaan sangat menentukan keberhasilan perpustakaan dalam mencapai tujuannya • Kedudukan dan status menentukan wewenang, (otoritas), SDM, anggaran, dsbnya. • Di pemerintahan misalnya eselonisasi,

SDM • Keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan oleh “Pustakawan” atau “Staf” • Pembinaan diutamakan adalah meningkatkan “Profesionalisme” dan “Kompetensi”, baik kompetensi “pribadi” maupun kompetensi “profesional”. • Melalui pendidikan, formal, nonformal atau informal.

LAYANAN DAN KOLEKSI • Tugas utama perpustakaan adalah Pengadaan, pengolahan, pelestarian dan pelayanan. • PELAYANAN merupakan tujuan utama. • Pembinaan pelayanan terkait erat dengan pengembangan Koleksi. • Pemakai datang ke perpustakaan adalah untuk mencari informasi yg tersimpan dalam koleksi. • Layanan harus “memuaskan” dan mengikuti perkembangan ilmu.

ANGGARAN • Perpustakaan memerlukan anggaran yg berkelanjutan (rutin), anggaran pembangunan atau investasi • Sebagian besar anggaran diperlukan untuk pengembangan koleksi. • Harus dibedakan anggaran untuk pembangunan dan investasi dengan anggaran untuk operasional layanan • Minimal 5% dari anggaran operasional sekolah untuk perpustakaan (UU 43/2007 dan Manifesto Unesco/IFLA). • Anggaran 20% untuk pendidikan APBN/APBD sebagian untuk Perpustakaan, terutama Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Sekolah

Kerjasama • Tak satupun perpustakaan mampu mengadakan seluruh kebutuhan pemustaka • Kerjasama menjadi kebutuhan yg sering disebut dengan JARINGAN. • Dalam kerjasama harus saling menguntungan dilakukan secara IKHLAS yg difahami oleh seluruh staf perpustakaan. • Perlu koordinator sebagai pusat jaringan • Dalam jaringan “berat sama dipikul, ringan boleh bawa sendiri” • Kerjsama antara Perp. Sekolah dan Perp. Umum harus berjalan dengan baik. (keduanya adalah lembaga Pemda)

SARANA DAN PRASARANA 1. Citra (image) perpustakaan dicerminkan oleh gedung, ruang, sarana dan prasarana yg dimiliki. 2. Perpustakaan adalah lembaga “Jasa” yg harus menyenangkan, nyaman, mudah dijangkau. 3. Tata ruang, perabot, dan perlengkapan sangat menentukan citra. 4. Layanannya harus memuaskan cepat dan tepat serta moderen (mutakhir) 5. Mengukuti perkembangan zaman, termasuk pemanfaatan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi)

PROMOSI “Buku dan Pemakai” ≠ “Gula dan Semut” Sbg lembaga jasa Perpustakaan harus mengadakan Promosi dg cara: 1. Memasyarakatkan Perpustakaan tugas perpustakaan dan pustakawan 2, Memperpustakakan Masyarakat tugas pengambil keputusan, org yg berpengaruh dan masyarakat (mis. Gub, Bupati, Walikota, Camat, Lurah, Kep. Sek. Guru/Dosen, Orang Tua, Ulama, dsbnya)

PENELITIAN atau KAJIAN • Dalam rangka Evaluasi dan mendapatkan masukan dari apa yang telah dilakukan, sebaiknya dilakukan PENELITIAN atau KAJIAN terhadap berbagai aspek Perpustakaan, terutama layanan yang telah diberikan. Apakah masyarakat sudah puas. • Keberhasilan dipertahankan ditingkatkan, kegagalan diperbaiki atau dihilangkan

PENGEMBANGAN • Adalah upaya yang dilakukan untuk meningkatkan sesuatu yang telah dicapai • “Library is a growing organism”, Ilmu pengetahuan dan teknologi berhembangan, kebutuhan semakin banyak dan bervariasi. • Tantangan muncul setiap saat, terutama tantangan media elektronik. • Mempertahankan pemakai lama jauh lebih penting dari mencari pemakai baru dan juga lebih murah serta menguntungkan.

PENGEMBANGAN Untuk Meningkakan Mutu Layanan dan Jumlah Pemakai (transaksi) sangat ditentukan oleh: , 1. Pengembangan Koleksi 2. Pengembangan SDM 3. Pengembangan Sarana dan Prasarana

PENGEMBANGAN TERAPKAN 4 PILAR TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM) a. b. c. d. User Satisfaction (memuaskan pemakai) Respect to people (menghargai orang) Speak with the fact (berdasarkan fakta) Contineous improvement (perbaikan terus menerus. )

PILIHAN GOOD MANAGER BAD MANAGER Listen to advice Ignore the advice of others Are approachable Are unapproachable Do not take the credit for others Are knowledgeable about their profession Take the credits for others Lack knowledge of their profession

GOOD MANAGER Understand the ethos of profession they practice BAD MANAGER Have no understanding of the ethos of the profession Understand the aims and Do not understand the aims objectives of the organization and objectives of the organization Take responsibility for all things that happen under their management Believe in and nurture their staff Blame others for all mistakes Do not believe in or nurture their staff

BUKU • Adalah teman yg tidak suka memujimu dan menyeretmu pd kejahatan, Ia sahabat yg tidak membuatmu bosan, ia tetangga yg tidak mengancam keselamatanmu, Ia sahabat yg tidak berniat memeras kebaikan dirimu dg rayuan, dan ia tidak akan menipumu dg kepalsuan dusta (Aljahizh dalam Don’t be Sad, 2005 p. 159)

Opening a book is like flying to the blue sky, reaching the bright star for lighting our mind. It is like diving into deep blue ocean, exploring the hidden treasure for enriching our soul

MEMBACA Bak terbang ke langit biru, meraih bintang yang bersinar, mencerahkan pikiran kita Bak menyelam ke laut dalam, memperoleh harta karun yg tersebunyi, memperkaya jiwa kita.