Koulutuksen jrjestmisen ja opintojen jrjestmisen prosessit Pekka Linna

Koulutuksen järjestämisen ja opintojen järjestämisen prosessit Pekka Linna, CSC 30. 9. 2015

Taustaa • 2008 käynnistyi raketti-hanke, jonka yhtenä osana selviteltiin mahdollisuutta toteuttaa yhteinen opintohallinnon järjestelmä • Työtä tehtiin osahankkeessa, jonka nimi oli Raketti-Opi • Melko pian todettiin, että järkevä tavoite ei ole yhteinen järjestelmä – Kannattaa lähteä yhteistyössä tunnistamaan sitä, mikä opintohallinnossa on yhteistä – Tälle pohjalle voidaan sitten rakentaa yhteistyö

Yhteisen pohjan hyöty • Mikäli korkeakouluilla on käytössä yhteinen tapa tarkastella toimintaa voidaan tältä pohjalta – keskustella oman talon toiminnasta ja kehittämistarpeista (hyvät käytännöt) – ilmaista toiminnan tarpeet (tilaaminen) – ilmaista jonkin tietojärjestelmän tuottamat palvelut (tarjoaminen)

Työn merkitys • Viime vuosina on tietojärjestelmähankkeissa pyritty – yhteistyöhön kehitysvaiheessa – tulosten käyttöönottoon muissa korkeakouluissa • Näissä pyrkimyksissä on aina hyödynnetty niitä valtakunnallisia yhteisiä kuvauksia ja määrityksiä, mitä on ollut olemassa • Esimerkiksi http: //blogs. helsinki. fi/otm-hanke/

Prosessit • Lähestymistavaksi valittiin prosessit • Kuvataan ne arvoa lisäävät välttämättömät työvaiheet, jotka tarvitaan että haluttu lopputulos saavutetaan • Ei kuvata yksittäisen korkeakoulun toimintatapoja tai yksittäisen työntekijän tehtäviä

Työskentelytapa • Korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon edustajista koostuva Synergiaryhmä on työstänyt prosessimäärityksiä eteenpäin • Vuodessa on järjestetty kolmesta neljään kaksipäiväistä työpajaa • Lisää tietoa Synergiaryhmästä: – https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Synergia

Työn eteneminen • Työtä tehtiin alkuun pelkästään työpajoissa • Näkökulma oli kuitenkin niin haastava, että näin lyhytkestoiset ponnistukset eivät riittäneet • Keväällä 2011 järjestettiin nelipäiväinen leiri, jossa työtä ponnistettiin eteenpäin • Henkilövaihdosten ja katkojen jälkeen ehdotus prosesseiksi tuotiin korkeakoulujen arvioitavaksi keväällä 2015

Ehdotus keväällä 2015 • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Prosessit_vi imeisin-virallinen • Koulutus- ja opetussuunnittelu • Opiskelijahaku ja –valinta • Opiskeluoikeuden syntyminen ja yllapito • Opetus • Opiskelun tuki • Opiskelun jälkeinen toiminta

Korkeakoulujen kommentit • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/KKkierros_2015 -04 • Yleissävy: – Prosessit pitkällä, palvelut kesken – Prosessien ja palveluiden suhde jäsentymätön – Prosesseissa omistaja epäselvä – Pääprosessien luonne epäselvä • Onko yhteenkuuluvien toimintojen luokka vai tietyn arvoa tuottavan prosessin vaiheiden kuvaus

Jatkotyöstäminen • Synergiaryhmä asetti pienen työryhmän toukokuussa 2015 viemään työtä eteenpäin • Työryhmä kävi korkeakoulujen kommentit läpi ja ryhtyi muokkaamaan prosesseja niiden pohjalta – Prosesseja jaettiin ja yhdistettiin – Terminologiaa tarkistettiin

Työryhmän ehdotus • Pääperiaatteet muokkauksessa: – yhdellä pääprosessilla on yksi omistaja (kenen prosessi? ) – pääprosessi kuvaa yhden arvonlisäysketjun, ei ryhmää samankaltaisia toimintoja • Merkittävä muutos – koulutuksen järjestämisestä tarkempi kuvaus

Synergiaryhmän ehdotus • Työryhmän esitys käytiin läpi Synergiaryhmän työpajassa syyskuussa 2015 ja sitä muokattiin vielä jonkin verran eteenpäin. • Synergiaryhmän ehdotus syyskuulta 2015 – https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Prosessit_20 15 -08 -toimintaryhma_ehdotus

Pääprosessit • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Prosessit_201508 -toimintaryhma_ehdotus • Koulutussuunnittelu • Opetustarjonnan suunnittelu • Opiskelijavalinta • Opetuksen toteuttaminen • Opiskelijaksi hakeutuminen • Opintojen suunnittelu • Opintojen suorittaminen • Opiskeluoikeuden yllapito

Kuva pääprosesseista

Koulutussuunnittelu • • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Koulutussuunnittelu_2015 -08 toimintaryhma_ehdotus Korkeakoulun koulutusvastuiden strateginen suunnittelu – • Koulutuksen perustaminen – • Tarjottavalle koulutuskokonaisuudelle määritellään kokonaisvaltaiset tavoitteet ja tutkinto-ohjelman kohdalla myös sidotaan tiettyyn tutkintoon tai tutkintoihin. Tehdään päätös määritellyn mukaisen koulutuskokonaisuuden sisällyttämisestä korkeakoulun koulutusvalikoimaan. Koulutustarjonnan suunnittelu – • Määritellään millä aloilla korkeakoulu tarjoaa koulutusta ja millaisia tutkintoja se voi myöntää. Määritellään koulutustarjonta tietylle ajallisesti rajatulle kaudelle, kuten vuositasolle tai tulos- ja tavoitesopimuskaudelle. Tietyissä tilanteissa koulutustarjonta määräytyy sovittujen kokonaisopiskelijamäärien, aloituspaikkojen tai kohdennetun rahoituksen mukaan. Koulutustarjonnan kehittäminen – Koulutuksen kehittämisen prosessissa korkeakoulu kerää ja analysoi erilaisilla palaute- ja arviointikäytännöillä tietoa toiminnan vaikuttavuudesta sekä toimintaympäristön muutoksista kehittääkseen koulutustarjontaansa. Kehittämistyössä voidaan huomioida työelämä- ja aluepoliittiset tarpeet sekä tarpeet eri koulutustyypeille.

Opetussuunnittelu • • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opetussuunnittelu_2015 -08 toimintaryhma_ehdotus Opetussuunnitelman laatiminen – Määritellään ne opintokokonaisuudet ja/tai opintojaksot, joista koulutus koostuu sekä kuvataan koulutuksen ja sen osien osaamistavoitteet, rakenne ja sisältö. Opetussuunnitelma sisältää opetuksen toteuttamisen, opiskelijoiden opintosuunnitelmien laadinnan sekä opintosuoritusten arvioinnin ja rekisteröinnin kannalta tarpeelliset tiedot. • Opiskelijapalautteen kerääminen – Kerätään opiskelijoilta erilaisilla palaute- ja arviointikäytännöillä koulutusta koskevaa palautetta. • Työelämäpalautteen kerääminen – Kerätään valmistuneilta ja työnantajilta erilaisilla palaute- ja arviointikäytännöillä toiminnan tuloksellisuutta koskevaa palautetta. Korkeakoulu kerää tietoa ja raportoi vastavalmistuneiden työelämään sijoittumisesta sekä tekee uraseurantaa. • Opetusuunnitelman kehittäminen – Opetusuunnitelman kehittämisen prosessissa korkeakoulu kerää ja analysoi erilaisilla palauteja arviointikäytännöillä tietoa toiminnan tuloksellisuudesta sekä toimintaympäristön muutoksista kehittääkseen koulutusten sisältöjä ja tavoitteita.

Opetustarjonnan suunnittelu • • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opetustarjonnan-suunnittelu_2015 -08 toimintaryhma_ehdotus Opetustarjonnan määrittäminen – Määritetään se, mitä opetusta toteutetaan tietyllä ajanjaksolla. • Opetushenkilöstön työajan käytön suunnittelu – Määritetään opetushenkilöstölle työajat. • Opiskelijoiden lukujärjestysten suunnittelu – Määritellään opetuksen ajankohdat ottaen huomioon yleisimmät tai pakolliset yhdistelmät. • Tilankäytön suunnittelu – Määritellään salien, ryhmätyötilojen, laboratorioiden ja muiden tilojen opetuskäytön ajankohdat. • Muiden opetusresurssien käytön suunnittelu – Määritellään instrumenttien, IT-välineiden ja muiden opetusresurssien käytön ajankohdat. • Opetustarjontaan liittyvän palautteen kerääminen – Kerätään palautetta opetuksen organisoinnista henkilökunnalta ja opiskelijoilta. • Opetustarjonnan kehittäminen – Kehitetään opetustarjonnan suunnittelua, annetun palautteen pohjalta

Opiskelijavalinta • • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opiskelijavalinta_2015 -08 -toimintaryhma_ehdotus Valintaperusteiden suunnittelu – • Hakijamarkkinointi ja –viestintä – • Valintakokeet ja/tai ennakkotehtävät suunnitellaan, järjestetään ja suoritukset arvioidaan. Toimitetut tiedot ja dokumentit käsitellään ja analysoidaan. Opiskelupaikan myöntäminen – • Koulutukselle määritellyt valintaperusteet muutetaan yksiselitteisiksi mitattaviksi kohteiksi. Valinnan toteuttaminen – • Mahdollisia hakijoita houkutellaan hakemaan tarjoalla oleviin koulutuksiin. Prosessi sisältää markkinointi- ja viestintätoimet, jotka korkeakoulu kohdistaa oppijoille ja heidän sidosryhmilleen, kuten heidän lähipiirilleen, oppilaitoksille, yrityksille ja yhteisöille. Prosessi kattaa oppijan ja korkeakoulun välisen hakua edeltävän yhteydenpidon. Valintaperusteiden mallintaminen – • Määritellään koulutuskohtaisesti hakijoiden valintakelpoisuus (pohjakoulutusvaatimukset), sekä hakukohdekohtaisesti opiskelijavalintaperusteet ja valintamenettely. Valintaperusteet ovat lainsäädännön ja koulutuksen järjestäjän määrittämiä perusteita, joiden mukaan valintamenettelyssä valintakelpoisten hakijoiden ryhmästä valitaan opiskelijoita koulutukseen. Määritellään valintaperusteiden ja hakeneiden toimittamien tietojen ja näyttöjen pohjalta opiskelupaikkaan hyväksyttävät opiskelijat koulutukseen hakeneiden joukosta. Ei-tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijavalinnan kriteereitä ovat esimerkiksi ilmoittautumislomakkeen täyttäminen, opetusryhmään mahtuminen ja osallistumismaksun suorittaminen. Opiskelupaikan peruuttaminen – Opiskelijalle myönnetty opiskelupaikka peruutetaan, jos valintapäätös on perustunut opiskelijan antamiin virheellisiin tietoihin. Peruutetaan opiskelupaikka, mikäli opiskelijaksi hyväksytty ei ilmoita ottavansa paikkaa vastaan.

Opetuksen toteuttaminen • • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opetuksen-toteuttaminen_2015 -08 -toimintaryhma_ehdotus Opetuksen toteutuksen suunnittelu – • Opetusmateriaalien toteuttaminen – • Opetushenkilökunta arvioi opiskelijan suorituksen. Aiemmin hankitun osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen – • Opettaja tai opettajat opettavat eli tarjoavat oppimismahdollisuuksia sekä tukevat ja ohjaavat opiskelijoita. Opintosuorituksen arviointi ja hyväksyminen – • Korkeakoulu tarjoaa opiskelun edellyttämiä materiaaleja, välineitä ja tiloja. Opetus – • Tuotetaan, hankitaan tai osoitetaan opiskelussa käytettävät materiaalit ja muut resurssit Resurssien tarjoaminen – • Tuotetaan tai hankitaan opetuksessa käytettävät esitysmateriaalit. Opiskelumateriaalien ja -resurssien toteuttaminen – • Suunnitellaan opetuksen tarkennettu sisältö, opetusmuodot, oppimistapahtumat ja suoritustavat opetussuunnitelmassa määriteltyjen tavoitteiden ja sisältöjen pohjalta. Opiskelijan esittämää näyttöä muualla tapahtuneesta oppimisesta arvioidaan opetussuunnitelman ja siinä määriteltyjen tavoitteiden sekä opiskelijan henkilökohtaisen opintosuunnitelman näkökulmasta. Esitetyn näytön ja siitä tehdyn arvion perusteella tehdään päätös opiskelijan esittämän korvaavuus- tai sisällyttämisanomuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Opintosuoritusten hallinta – Opintosuoritusten arvioinnin tuloksena syntyvän tiedon ylläpitoa ja ylläpidon edellytyksistä huolehtimista.

Opiskelijaksi hakeutuminen • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opiskelijaksi_hakeutuminen_ 2015 -08 -toimintaryhma_ehdotus • Koulutustarjontaan perehtyminen – Opiskelija hankkii tiedon tarjolla olevista kouluttautumismahdollisuuksista. • Opiskelupaikan hakeminen – Opiskelija ilmoittaa halustaan aloittaa opinnot tarjolla olevassa koulutuksessa. • Osaamisen osoittaminen – Opiskelija osoittaa osaamisensa esimerkiksi todistuksilla tai pääsykokeeseen osallistumalla. • Opiskelupaikan vastaanottaminen – Opiskelijaksi hyväksytty ottaa opiskelupaikan vastaan, minkä johdosta opiskelijalle syntyy opiskeluoikeus

Opintojen suunnittelu • • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opintojen-suunnittelu_2015 -08 -toimintaryhma_ehdotus Opintojen rakenteellinen suunnittelu – • Aikaisemmin hankitun osaamisen hyödyntäminen – • Opiskelija sijoittaa ja ajoittaa eri lukuvuosille, lukukausille ja periodeille suunnittelemansa opinnot. Opiskelija suunnittelee mahdolliset poissaolokaudet. Opiskelija sijoittaa opintosuunnitelmaan työharjoittelun ja opinnäytetyön. Opiskelija ajoittaa opintosuunnitelmaan kansainvälisen liikkuvuuden jaksot ja muissa korkeakouluissa suoritettavat opinnot. Läsnä- tai poissaoloilmoittautuminen – • Opiskelija tarkistaa suunnitelmiansa työelämää koskevien tietojensa perusteella. Opintojen suorittamisen suunnittelu – • Opiskelija muodostaa suorittamistaan opinnoista opetussuunnitelman mukaisia omaan henkilökohtaiseen opintosuunnitelmaansa soveltuvia kokonaisuuksia. Työelämätietouden hyödyntäminen – • Opiskelija hakee hankitun osaamisen tunnustamista (AHOT). Suoritettujen opintojen koostaminen – • Opiskelija valitsee opetussuunnitelman puitteissa, mitä aikoo suorittaa osana opiskelemaansa koulutuskokonaisuutta, eli laatii henkilökohtaisen opintosuunnitelman. Opiskelija ilmoittautuu lukukaudelle läsnäolevana tai poissaolevana. Työjärjestyksen suunnittelu – Opiskelija suunnittelee työjärjestyksensä ajanjaksolle, josta on käytettävissä tarpeelliset tiedot

Opintojen suorittaminen • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opintojensuorittaminen_2015 -08 -toimintaryhma_ehdotus • Opetukseen ilmoittautuminen – Opiskelija ilmoittautuu opinnon toteutukselle. Opintototeutuksen valintakriteerinen perusteella opiskelija hyväksytään tai ei hyväksytä suorittamaan opintoa. • Opiskelu – Opiskelija osallistuu opinnon toteutukselle läsnä tai etänä ja suorittaa opinnon, harjoittelun tai opinnäytetyön opetuksen toteutussuunnitelmassa kuvatun mukaisesti ja saa suorituksestaan arvioinnin

Opiskeluoikeuden ylläpito • • https: //confluence. csc. fi/display/OPI/Opiskeluoikeuden-yllapito_2015 -08 toimintaryhma_ehdotus Ilmoittautumisen seuranta – Valvotaan, että opiskelija ilmoittautuu koulutukseen läsnäolevana tai poissaolevana. Mikäli opiskelija ilmoittautuu poissaolevaksi, estetään opetukseen ilmoittautuminen. Mikäli opiskelija ei ilmoittaudu läsnä- tai poissaolevaksi, poistetaan hänen opiskeluoikeustensa. • Opiskeluoikeuden päättäminen – Päätetään opiskelijan opiskeluoikeus, kun tämän siirtää opiskeluoikeutensa toiseen korkeakouluun. Päätetään opiskeluoikeus, kun opiskelija ilmoittaa opintojen keskeyttämisestä. Päätetään opiskeluoikeus kurinpidollisesta syystä. Päätetään opiskeluoikeus, koska opiskelija on ilmoittanut luopuvansa siitä. • Kerrannaisoikeuksien hallinnointi – Opiskeluoikeuden ja siihen liittyvien kerrannaisoikeuksien päättymisen johdosta muutosten tekeminen opiskelijaa koskeviin tietoihin. Tehdään oikeuksiin tarvittavat muutokset, kun opiskelija vaihtaa koulutusohjelmaa korkeakoulun sisällä. • Opiskeluoikeuden jatkaminen – Käsitellään opiskelijan hakemus lisäajasta opiskeluoikeudelle. Opiskeluoikeuden voimassaoloaikaa pidennetään. • Opiskeluoikeuden palauttaminen – Palautetaan opiskelijan opiskeluoikeus.

Kuva pääprosesseista

Tulevaisuudesta • Tässä kuvatut prosessit olivat siis koulutuksen järjestämisen ja opintojen järjestämisen prosesseja • Olisi suuri tarve sanoa myös jotakin sellaista, mikä auttaa tunnistamaan keskeiset oppimista ja opiskelua sekä opetusta tukevat palvelut • Opiskelun ja opetuksen prosessit järkevällä abstraktiotasolla?

Tulevaisuudesta • Tässä kuvatut prosessit olivat siis koulutuksen järjestämisen ja opintojen järjestämisen prosesseja • Olisi suuri tarve sanoa myös jotakin sellaista, mikä auttaa tunnistamaan keskeiset oppimista ja opiskelua sekä opetusta tukevat palvelut • Opiskelun ja opetuksen prosessit järkevällä abstraktiotasolla? – Vai johtaako vain valtavaan kinasteluun?

Työryhmä • Tällä hetkellä ollaan kokoamassa työryhmää (n. 5 henkeä) • Tähän työryhmään haetaan koulutuksen asiantuntijoita – Pedagoginen työ – Pedagoginen kehitystyö – Pedagoginen johtajuus – Opetusteknologian tuntemus • Suoranaista IT-osaamista ei ryhmässä tarvita.

Edetään ketterästi • Käytetään raakaversiota opiskelun ja opetuksen prosesseista kehyksenä • Tuetaan niiden avulla ideoiden vaihtoa opiskelun ja opetuksen tukemisen tarpeista ja tavoista • Tehdään tämän jälkeen kehykseen tarpeelliseksi havaitut muutokset • Käydään uusi kierros, jossa hyödynnetään tarkistettua kehystä

Kysymyksiä, kommentteja? Ilmoittautuminen mukaan jatkotyöhön: Pekka Linna pekka. linna@csc. fi