Hankintatoimen prosessit Tarpeesta sopimukseen ja tilauksesta maksuun Hyvksytty

Hankintatoimen prosessit Tarpeesta sopimukseen ja tilauksesta maksuun Hyväksytty 22. 6. 2017 Hankinnasta maksuun prosessiohjausryhmässä Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori

Kuvausten värikooditus Tilauksesta perintään Kuuluu käsiteltävään prosessikokonaisuuteen, mutta ei ko. kuvassa käsittelyn kohteena. Kuuluu kiinteästi käsiteltävään prosessin, avataan osana ko. kuvausta. Hankintalinjaukset Hankintojen suunnittelu ja seuranta On juuri käsiteltävänä olevassa kuvauksen kohteena ja avattuna, ns. aktiivisena. Kuvauksia luetaan ylhäältä alaspäin siten, että ylimpänä on aina prosessihierarkiassa ylempänä olevat ydinprosessit, prosessit tai osaprosessit. Jokaisen uuden prosessin tai osaprosessin kohdalla on ensin esitetty yleiskuvaus kohteesta. Seuraavilla sivuilla edetään yksityiskohtaisemmalle tasolle, kunnes siirrytään seuraavaan prosessiin tai osaprosessiin. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 2

Hankinnat osana taloushallinnon prosessikokonaisuutta Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintalinjaukset Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Seija Friman Kilpailutus 20. 6. 2017 Hankintojen suunnittelu ja seuranta Tilauksesta/Hankinnasta maksuun Sopimus-, toimittaja hallinta Valtiokonttori Tilaaminen Ostolaskujen käsittely Maksaminen Arviointi 3

Prosessi / Prosessialue Osaprosessi tai palvelutuokio Ma Tavoitteet: lli p Mittarit: Kaava ros es Osaprosessi tai palvelutuokio sik Kriittiset menestystekijät ort tip oh jak si Syötteet Lopputulokset Asiakkaiden tarpeet: Linjaukset: Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 4

Tarpeesta sopimukseen Tarpeen tunnistaminen Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Sopimus Tavoitteet: Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (hankinta tarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta aina tilaukseen maksuun ja raportointiin) Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva. Mittarit Kriittiset menestystekijät Kaava Syötteet Lopputulokset … … Asiakkaiden tarpeet: Asiakkaan ydintoiminnan merkitys hankintoihin (vrt. PHRAKL >< VK). Asiakkaan tarve minimoida hallintokustannukset, jolloin hyvän koulutuksen/ohjeistuksen/tuen saaminen on tärkeää. Strategiat, linjaukset, tms. VM asettanut Ha. Ma-prosessin taha-strategiassa kehittämiskohteeksi tavoitteena menojen käsittelyyn sitoutuvan htv: n väh. 30 % v. 2020. VN: n periaatepts 4. 2. 2010: virastojen toimeenpantava hankintojen organisoinnin ja ohjauksen tehostaminen ja nimettävä hankintatoimen vastuutaho sekä lisättävä konsernipalveluiden käyttöä. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 5

Hankinnasta maksuun Ostolakujen käsittely Tilaaminen Maksaminen Arviointi Tavoitteet: Kustannustehokkaat ja laadukkaat hankinnat; lainmukaisuus; sujuva ja helppo tilaaminen; pitkälle automatisoitu laskujen käsittely; laskujen maksu oikeamääräisenä ja oikea-aikaisesti; automatisoitu tiliotteen käsittely. Tavoitetilassa toimittajatiedot saadaan tarjousvaiheessa ja tietoja hyödynnetään koko muun elinkaariprosessin ajan. Laskutuksen edellyttämät viitteet ja kohdistamistiedot annetaan toimittajalle sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimus voi suoraan toimia tilauksena. Ma lli p Mittarit ro se Kriittiset menestystekijät s Kaava sir ap ort Sopimuksellisten, tilauksellisten ja tiliöintikoodillisten laskujen osuus ostolaskujen kokonaismäärästä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin Osaprosessien ja järjestelmäintegraation yhteen toimivuus Edellä olevien laskujen automaatioaste suhteessa asetettuihin tavoitteisiin Oikea osaaminen jokaisessa osaprosessissa; seurantakohderakenteen ja seurannan tarpeen ymmärrys, BI-raporttien käytön osaaminen tip oh ja Sopimushallinta, erit. laskutus-, viite- ja kohdistustiedot ks Menotiliotteen käsittelyn automaatioaste i Robotiikan ja digitalisaation hyödyntäminen Myöhässä maksettujen laskujen määrä suhteessa maksettujen laskujen kokonaismäärään HAMA-hyvät käytännöt –ohjeen mukainen toiminta Maksetut viivästyskorot Hankinta- ja tilaustavan vaikutuksen ymmärrys laskujen käsittelyyn (esim. automaattinen tiliöinti tuote- ja palvelukategorian takaa) Syötteet Lopputulokset Solmittu hankintasopimus, menopäätös, Toimitus, lasku … … Asiakkaiden tarpeet: Asiakkaan ydintoiminnan merkitys hankintoihin (vrt. PHRAKL>< VK). Asiakkaan tarve minimoida hallintokustannukset, jolloin hyvän koulutuksen/ohjeistuksen/tuen saaminen on tärkeää. Strategiat, linjaukset, tms. VM asettanut Ha. Ma-prosessin taha-strategiassa kehittämiskohteeksi tavoitteena menojen käsittelyyn sitoutuvan htv: n väh. 30 % v. 2020. VN: n periaatepts 4. 2. 2010: virastojen toimeenpantava hankintojen organisoinnin ja ohjauksen tehostaminen ja nimettävä hankintatoimen vastuutaho sekä lisättävä konsernipalveluiden käyttöä. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 6

Prosessi X prosessialuepalaveri, raportointijakso: kk/2017 M all ip ros Mittareiden tulokset Yleistilanne Tuottavuus suht. tavoitteeseen Läpimenoaika / tavoite Pääpaino yleistilanteen raportoinnissa on siinä, miten prosessi toimii / ei toimi ja näihin liittyvät havainnot, kehittämistarpeet, yms. ei niinkään prosessin hallintamallin tilanteen analysoinnissa. Tarkastellaan sitä, mitä prosessilla on tarkoitus saada aikaiseksi ja miten siinä onnistutaan. Vaikuttavuus / hankintojen onnistuminen / puitesopimusten käyttö%, tms. Kriittisten menestystekijöiden tilan arviointi Esim. hankinnoissa onnistuminen tai rekrytoinneissa tms. onnistuminen hankinta/rekrytointiosaamisen tai oikein toteutetun määrittelyn johdosta. Toimittajien tyytyväisyys / palvelun käyttäjien tyytyväisyys / hankkijoiden tyyt. Säädösten ajantasaisuuden arviointi Onko tullut esiin muutos- tai täsmentämistarpeita, tms. Taloudellisuus (€/suorite) Keskeiset jakson tulokset Poikkeamat, ongelmat, riskit es Osaamisen tason ja osaamiskapeikkojen arviointi Esim: onko virastoissa riittävää hankintaosaamista, seurantakohteiden käytön ymmärrys virastoissa, Poliisin tehtäväkiertoon liittyvien toimenpiteiden ymmärrys Palkeiden palvelutuotannossa, jne. sir ap ort tip oh ja ks i Keskeiset tehtävät seuraavalla jaksolla Asiakastarpeiden toteutumisen arviointi Ovatko prosessin lopputulokset relevantteja sen asiakkaan kannalta? Onko puutteita, väärinymmärryksiä, kehittämistarpeita, jne. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 7

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintalinjaukset Seija Friman 20. 6. 2017 Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Valtiokonttori Hankintojen suunnittelu ja seuranta 8

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Hankintalinjaukset Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintojen suunnittelu ja seuranta Tavoitteet: • Vastuiden ja tehtävien selkiyttämisellä tavoitellaan parempaa resurssien johtamista ja riskien- sekä prosessien hallintaa. • Yhtenäisillä toimintatavoilla, kuten hankintojen keskittämisellä, päällekkäisen työn vähentämisellä ja suunnitelmallisella puitesopimusten hyödyntämisellä, tavoitellaan prosessin tehostumista sekä automaatioasteen kasvua. • Hankinnat saadaan paremmin tukemaan ydintoiminnan tavoitteita tehostamalla suunnittelua ja seurantaa. Hankintatoimen linjaukset, joista viraston johto päättää, perustuvat valtion hankintastrategiaan ja hankintatoimen tavoitearkkitehtuuriin sekä mahdolliseen hallinnonalan hankintastrategiaan. Hankintojen linjausten tulee tukea viraston omaa toimintaa ohjaavia tavoitteita ja strategioita. • Virasto voi laatia hankintatoimen kehittämistä tukemaan valtion yhteiseen hankintakategoriamalliin tai siitä sovellettuun malliin perustuvan hankintayksikön kategoriakartan, jossa huomioidaan hankintayksikön hankintojen merkittävyys ja luonne sekä käytettävissä olevat henkilöresurssit. Mikäli yksikössä laaditaan hankintakategoriakartta, voidaan yksikössä nimetä myös hankintakategoriasta vastaava taho. Kehittämistyön edetessä voidaan määritellä mm. kategoriakohtaisia linjauksia ja toteutusohjeita. • Kategorisointi tukee viraston hankintatoimen organisointivaihtoehtojen sekä tehtävien ja työnjaon määrittelyä. Suurten ja yksikön ydintoiminnan kannalta keskeisten hankintojen kilpailuttaminen ja tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen kannattaa keskittää hankintaosaamisen varmistamiseksi ja sopia hankintaryhmän roolista eli ns. kaupallis-juridisesta asiantuntija-avusta kilpailutuksissa. • Keskittäminen voidaan tehdä hankintakategorioittain, jos hankintayksikön hankinnat on ryhmitelty hankintakategoriamallin pohjalta ja hankintayksikön hankintatehtävissä toimivien henkilöiden lukumäärä sen mahdollistaa, esim. erikseen ICT-hankinnoista vastaavat henkilöt ja muista hankinnoista vastaavat henkilöt. • Virastojen hankintaosaamisen kehittämisen tulee perustua siihen, että hankintaosaamisen yksilökohtaisen tason selvittäminen sekä osaamisen kehittämistoimet otetaan olennaiseksi osaksi kehityskeskusteluita. Lisäksi hallinnonalan hankintatoimen sekä muiden hankintaverkostojen tapaamisiin ja/tai hankintakoulutukseen osallistutaan suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti käytössä olevien resurssien puitteissa. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 9

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Hankintalinjaukset Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintojen suunnittelu ja seuranta Viraston hankintatoimen ohjaus-, organisointi- ja työnjakotehtävät • Mikäli hankintatoimen vastuuta ei ole siirretty virastoa ohjaavaan kirjanpitoyksikköön hankintojen vähäisestä määrästä ja/tai luonteesta johtuen, nimetään hankintatoimesta vastaava henkilö sekä määritetään vastuuhenkilön tehtävät. • Toteutetaan hankintatoimen muu organisointi eli esim. päätös mahdollisesta hankintaryhmästä, ohjausryhmästä, tms. • Määritellään hankintatoimen työnjako esim. hankintakategorioiden/tuoteluokittelun pohjalta. • Tehdään päätös siitä, että käyttääkö virasto itse sähköistä kilpailutusjärjestelmää eli Hanki-palvelua (Cloudia-järjestelmää) vai ostaako virasto Hanki-palvelun Hanselilta. Tehdään päätös myös siitä, että kuinka paljon virasto hankkii muita hankintatoimen palveluja Hanselilta ja, että kuinka paljon hankintatoimeen resursoidaan viraston omia resursseja. • Määritellään hyväksymisvaltuudet ja pienhankintaraja (työjärjestys). • Varmistetaan menettelyt sille, että hankinnat toteutetaan julkisia hankintoja koskevien säädösten ja määräysten mukaisesti. • Työjärjestyksessä ja taloussäännössä huomioidaan hankintaohjeen laatiminen ja ylläpito. • Luodaan menettely hankintojen tuoteluokittelun eli kategorisoinnin hyödyntämiselle hankintojen ohjauksessa, suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa. • Määritellään kilpailutusten keskittäminen ja tilaamisen hajauttaminen/keskittäminen • Määritellään hankintojen suunnitteluprosessi (sisältäen suunnitteluohjeiden laatimisen, hankintatarpeiden keruun ja priorisoinnin sekä suunnitelman hyväksymisen ja seurannan yhteistyössä taloushallinnon ja substanssivastaavien kanssa) • Päätetään hankintojen toteuttamistapoja koskevista linjauksista (toteutetaan hankintaomana työnä tai ulkoistetaan kokonaan/osittain tai hyödynnetään hankintayhteistyömahdollisuuksia) • Luodaan menettelyt sen varmistamiseksi, että yhteishankintayksikön puitejärjestelyjä hyödynnetään. Valtorin, Senaatti-kiinteistöjen, Valtiokonttorin ja Palkeiden palvelujen käyttö toteutetaan niitä koskevien linjausten mukaisesti. • Järjestetään hankintojen seuranta ja valvonta. • Hyödynnetään hankintatoimen tietojärjestelmiä ja sähköistä asiointia. • Huomioidaan vastuullisuuden periaatteet ja innovaatiotoiminnan tukemiseen liittyvät kysymykset. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 10

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Hankintalinjaukset Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintojen suunnittelu ja seuranta Hankintalain tavoite: • Hankintayksikkö järjestää hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. • Hankintojen suunnittelu tarkoittaa yksikön toiminnan edellyttämien hankintatarpeiden kartoittamista ja ennakointia riittävän aikaisessa vaiheessa yhteistyössä substanssiyksiköiden kanssa, jotta budjetoinnissa osataan varautua toiminnan mukaisten, suunniteltujen hankintojen määrärahatarpeisiin. Jo tehdyistä hankintasopimuksista ja vuosittain toistuvista hankinnoista aiheutuvat menot otetaan myös mukaan hankintasuunnitelmiin. Hankintasuunnitelman laatimisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi valtion yhteistä kategorisointimallia. • Hankintojen seuranta. Virastojen on seurattava hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä mm. Netra-hankintaraporttien ja Hanselin hankintadatapalvelun avulla vähintään kvartaaleittain. Lisäksi hankintojen seurantaan kuuluu muiden hankintatoimen tunnuslukujen ja mittareiden seuranta sekä hankintasuunnitelmien ja kilpailutuskalenterin toteutumisen seuranta. Seurannassa tulee mahdollisesti hyödyntää uuden Handi-palvelun (=hankittavana oleva uusi palvelu) raportointitoiminnot kuten reaaliaikainen määrärahaseuranta tilauspäätösten tueksi (esim. avoimet tilaukset ja niihin sidotut varat). Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 11

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintalinjaukset Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintojen suunnittelu ja seuranta Hankintasuunnitelman laatiminen Kilpailutuskalenterin laatiminen ja julkaiseminen Hankintojen seuranta Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Viraston hankintasuunnitelman laatimisen vuosikello Alkuvuoden aikana virasto • toteuttaa hankintojen toteutuman seurantaa ja päivittää hankintasuunnitelman sekäkilpailutuskalenterin • laatii tulevan vuoden hankintojen alustavan budjetin (osana TAE-kierrosta) • kartoittaa hankintatarpeet • tarkentaa hankintasuunnitelman tulevalle vuodelle Vuoden seuraavan kvartaalin aikana virasto • seuraa hankintojen toteutumista • päivittää kuluvan vuoden hankintasuunnitelmaa ja kilpailutuskalenteria • toteuttaa tulossopimuksiin liittyvän väliraportoinnin Vuoden kolmannen kvartaalin aikana virasto • seuraa hankintojen toteutumaa • päivittää kuluvan vuoden hankintasuunnitelmaa ja kilpailutuskalenteria • kartoittaa hankintatarpeet sekä yhdistää ja priorisoi ne Loppuvuoden aikana • ministeriö toimittaa hallinnonalalleen kategorioiden ohjausmallin • virasto seuraa hankintojen toteutumista • virasto päivittää kuluvan vuoden hankintasuunnitelmaa ja kilpailutuskalenteria • virasto kokoaa ja hyväksyy tulevan vuoden hankintasuunnitelman • virasto hyväksyy tulevan vuoden/vuosien kilpailutuskalenterin Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 12

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintalinjaukset Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintojen suunnittelu ja seuranta Hankintasuunnitelman laatiminen Kilpailutuskalenterin laatiminen ja julkaiseminen Hankintojen seuranta Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Hankintatarpeiden kartoittaminen Tarpeiden yhdistäminen ja priorisointi Hankintamäärärahojen jakaminen Hankintojen toteutusvaihtoehtojen suunnittelu Hankintatarpeiden kartoittaminen ja olemassa olevien sopimusten määrärahatarpeiden selvittäminen • Kartoitetaan ja ennakoidaan, millaisia harkinnanvaraisia menoja eli erikseen suunniteltavia hankintoja viraston toiminta ja sille asetetut tulostavoitteet edellyttävät pakollisten menojen eli • Selvitetään pakollisten menojen osuus – mitä, minkä suuruisia ja miten pitkäksi kaudeksi tehtyjä sitoumuksia virastolla on (vuokra-, huolto-, leasing- ja muut pitkäkestoiset sopimukset ja substanssitoiminnan pakolliset tarpeet) viraston toiminnan ylläpitoon ja viraston ydintoimintaan tarvittavien hankintojen lisäksi? • Hankinnan toteuttamisen tulee tehostaa viraston toimintaa, luoda asiakkaalle lisäarvoa tai olla nykyisen toiminnan kannalta välttämätöntä. Hankintatarpeiden yhdistäminen ja priorisointi • Yhdistetään toimintayksiköiden samoja tuoteryhmiä koskevat hankintatarpeet yhdessä toteutettaviksi hankinnoiksi. • Priorisoidaan toimintayksiköiden esittämät yhdistetyt hankintatarpeet kiireellisyyden, kriittisyyden tai muiden priorisointikriteerien perusteella annettujen määräkehysten puitteissa siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat viraston kanssa sovittujen tulostavoitteiden ja tehtävien toteuttamista. Hankintamäärärahojen jakaminen • Tehdään hankintoihin liittyvien määrärahojen käytön sisäinen budjetointi hankintatarpeiden kartoituksen, yhdistämisen ja priorisoinnin perusteella. Hankinnan toteutusvaihtojen suunnittelu • Määritellään hankintatarpeiden toteutustapavaihtoehdot (oma työ; hankinta sidosyksiköltä/in-house –yksiköiltä ml. VNHY; hankinnat yhteishankintayksikön, hallinnonalan tai viraston omia puitejärjestelyjä hyödyntäen; omat yksittäiset kilpailutukset; toisen viraston tai laitoksen kanssa tehtävä yhteishankinta tai toimeksianto hankinnan toteuttamisesta toiselle yksikölle). • Tuetaan sisäistä budjetointia eli hankintoihin liittyvien määrärahojen jakoa priorisoinnin perusteella sovittuihin käyttökohteisiin ja sovituille toimintayksiköille vuositasolla. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 13

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintalinjaukset Hankintasuunnitelman laatiminen Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Kilpailutuskalenterin laatiminen ja julkaiseminen Hankintojen suunnittelu ja seuranta Hankintojen seuranta Kilpailutuskalenterin julkaiseminen Kilpailutuskalenterin laatiminen Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Kilpailutuskalenterin laatiminen • Kootaan kilpailutuskalenteriin hankintasuunnitelmasta tiedot tulevista kilpailutettavista hankinnoista. • Varataan kuhunkin kilpailutukseen tarvittavat hankinta-, substanssi- ja muut asiantuntijaresurssit (sisäiset/ulkoiset). • Ajoitetaan kilpailutukset kilpailutuskalenteriin hankintatarpeen kiireellisyyden ja muiden kriteerien sekä käytettävissä olevien resurssien perusteella. • Seurataan kilpailutuskalenterin toteutumista ja tehdään tarvittavat muutokset. Kilpailutuskalenterin julkaiseminen Seija Friman • Kilpailutuskalenteri voidaan julkaista hankintayksikön internet-sivuilla. • Lähetetään hankintayksikön valitsemat kilpailutustiedot julkaistavaksi valtion yhteisessä kilpailutuskalenterissa. 20. 6. 2017 Valtiokonttori 14

Hankintojen johtaminen ja organisointi Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintalinjaukset Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintojen suunnittelu ja seuranta Hankintasuunnitelman laatiminen Kilpailutuskalenterin laatiminen ja julkaiseminen Hankintojen seuranta Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Hankintojen seuranta • Virasto seuraa • vähintään kvartaaleittain hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä mm. Netra-hankintaraporttien ja Hanselin hankintadatapalvelun avulla • muita hankintatoimen tunnuslukuja ja mittareita • hankintasuunnitelmien ja kilpailutuskalenterin toteutumista Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 15

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Seija Friman 20. 6. 2017 Tilauksesta maksuun Kilpailutus Valtiokonttori Sopimus 16

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Tilauksesta maksuun Kilpailutus Sopimus Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Hankinnan valmistelu sisältää seuraavia tehtäviä: Hankinnan tavoitteiden ja tarkoituksen määrittely (laaja hankinta) • Tehtävänä on tunnistaa loppukäyttäjien tarpeet ja hankinnan lopputuloksen vaikuttavuustarpeet, jotta vaatimukset ja vertailuperusteet osataan laatia oikein, sekä ottaa tarvittaessa huomioon innovatiivisuuden ja vastuullisuuden näkökulmat. Hankinnan organisointi ja projektointi (laaja hankinta) • Tehtävänä on valmistella hankinta eri osaamisesta koostuvalla tiimillä • Hankinnan projektinhallinta: Tehtävänä määritellä tavoitteet, aikataulu, roolit, resurssit Hankittavan kokonaisuuden määrittely ja hankintatarpeen alustava vaatimusmäärittely • Tarvetta tunnistettaessa pyritään vastaamaan kysymykseen, miksi ja mitä tarpeita hankinnan tulee tyydyttää. Järjestelmähankinnan ollessa kyseessä pitää hankinta nähdä osana viraston sovellusarkkitehtuuria. Liiketoiminta- ja tietohallintostrategiasta luodaan kehittämissuunnitelma, jonka pohjalta hankinta ja tarjouspyyntö tehdään. • Tavoitteiden määrittely vastaa kysymykseen, mitä hankinnalta halutaan ja miksi se pitäisi hankkia. Tavoitteiden määrittely tukee tarpeiden tunnistamista. • Tarpeet poimitaan, karsitaan ja arvioidaan, jotta niistä saadaan vaatimuksia. Nykytilan ongelmat tunnistetaan ja mallinnetaan. Tehdään vaikutusarviointi sidosryhmiin, vaikka tarve ei niihin suoranaisesti liittyisikään. • Hahmotetaan toimintakokonaisuus - Miten tarpeet yhdistetään, miten prosessi toimii, mikä on hankinnan rooli kokonaisuudessa? Vaatimukset priorisoidaan. • Selvitään tavarasta tai palvelusta sen elinkaaren aikana aiheutuvat kustannukset (esim. laitteenkäyttökustannukset sekä koulutus-, huolto- ylläpito- ja käytöstä poiston kustannukset) ja riskit sekä mahdollisuudet toteuttaa hankinta innovatiivisella tavalla tai hyödyntää käytöstä poistettavaa tavaraa innovatiivisesti. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 17

Tarpeesta sopimukseen Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Hankinnan suunnittelu Tilauksesta maksuun Kilpailutus Sopimus Hankinnan rahoitus ja ennakoidun arvon alustava määritys • Ennen hankinnan käynnistystä on selvitettävä hankinnan ennakoitu arvo sekä varmistettava, että hankintaan on olemassa määrärahat. Arvon määritys on tärkeintä silloin, kun hankinnan arvo on lähellä raja-arvoja. Hankinnan riskien kartoittaminen (laaja hankinta), tietoturva- ja muut erityisvaatimukset Markkinakartoitus ja tekninen vuoropuhelu • Selvitetään löytyykö markkinoilta sopivaa tuotetta / palvelua, tiedotetaan toimittajille tulevasta hankinnasta ja käydään teknistä vuoropuhelua hankinnan alustavasta sisällöstä. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 18

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Tarjoajat Hansel Hankintayksikkö Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminen Tilauksesta maksuun Kilpailutus Hankintapäätöksen tekeminen Tarjousten käsittely • Ennakkoilmoituksen laatiminen HILMAan • Hankintamenettelyn valinta • Tarjouspyynnön laadinta • Vaatimusmäärittelyn tekeminen • Tarjoajan soveltuvuusvaatimusten määrittely • Kokonaistaloudellisesti edullisimman vertailuperusteiden määrittäminen • Sopimusehtojen laatiminen ja sopimusluonnoksen liittäminen tarjouspyyntöön • Tarjouksen laatimisohjeiden määrittäminen (jättöaika, osoite, pyydettävät selvitykset) • Hankintailmoituksen laatiminen • Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminen HILMAssa • Tarjouspyynnön toimittaminen hankintamenettelyn mukaisesti • Vastausten antaminen tarjoajien lisäkysymyksiin • Tarjouspyynnön mahdollinen täsmentäminen • Toimii yhteishankintayksikköroolissa hankintayksikkönä • Tuottaa hankintayksiköille sovitut kilpailutukseen liittyvät asiantuntijapalvelut • Osallistuu hankintakilpailuun hankintamenettelyn mukaisesti • Vastaanottaa tarjouspyynnön ja esittää lisäkysymyksiä • Laatii tarjouksen tarjouspyyntöön 20. 6. 2017 Seija Friman Sopimus 19 Valtiokonttori

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminen Tilauksesta maksuun Kilpailutus Tarjousten käsittely Sopimus Hankintapäätöksen tekeminen Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Sähköisen kilpailutusratkaisun käyttö Tarjouspyynnön julkaisu: Tarjousten käsittely: Hankintapäätöksen tekeminen: • Tarjouskilpailu voidaan viedä läpi Hankipalvelussa kilpailutuksen arvosta riippumatta. • Tarjouspyyntö valmistellaan Hanki-palvelussa substanssitoiminnan asiantuntijoiden kanssa. • Tarjouspyyntö tehdään Hanki-palveluun mahdollisimman pitkälle rakenteisessa muodossa. Tarjouspyyntö laaditaan yksityiskohtaisina kysymyksinä. Hankinnan valmistelun yhteydessä suunnitellaan valmiit vastausvaihtoehdot kysymyksiin, joista tarjoaja voi valita parhaiten soveltuvan vastauksen. Valmiisiin vastausvaihtoehtoihin kytketään pisteytys • Tarjouspyyntö julkaistaan. • Kiinnostunut tarjoaja voi kysyä kysymyksiä ja täsmennyksiä hankintayksiköltä Hankipalvelussa. Kysymykset ja hankintayksikön niihin antamat vastaukset tulevat näkyviin Hanki-palvelussa kaikille tarjoajille • Tarjoajat jättävät tarjouksensa. • Hanki-palvelu muodostaa tarjousten avaamisesta avauspöytäkirjan, joka tallentuu palveluun. • Tarjousten arvioinnin ensimmäisessä vaiheessa hankintahenkilö käynnistää automaattisen tarkastuksen: Automaattinen tarkastus tekee tarkastuksen myös kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteiden täyttymisestä niiltä osin kuin mahdollista. • Jos tarjouspyyntö on tehty kokonaan rakenteisiin kysymyksiin perustuvana, hankintahenkilö saa automaattisen pisteytyksen tarkastettavaksi. Samalla hankintahenkilö näkee automaattisen pisteytyksen tuloksen ja järjestelmän antaman ”hankintapäätösesityksen”. • Kun pisteytys ja perustelut ovat valmiit, hankintahenkilö siirtyy Hanki-palvelussa luomaan hankintapäätöksen • Laaditaan hankintapäätös, jonka ratkaisija hyväksyy. Hankintapäätös lähetetään tarjoajille tiedoksi. • Hankintayksikkö ja valittu toimittaja täydentävät sopimuksen ja sopimus allekirjoitetaan. • Sopimuksen tiedot ja siihen liittyvät tiliöinti- ja laskutustiedot tallennetaan mahdollisesti käytössä olevaan sopimustenhallintajärjestelmään. Asiakirjat arkistoidaan ja taloussuunnitteluun välitetään tieto sidotusta määrärahasta. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 20

Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Kilpailutus Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminen Tarjousten käsittely Tarjoajat Hansel Hankintayksikkö Hankinnan suunnittelu Sopimus Hankintapäätöksen tekeminen • • Tarjousten vastaanotto ja arviointi määräajanmukaisuudesta Mahdollinen hylkäämispäätös määräajan ylittymisen johdosta Tarjousten avaaminen ja avauspöytäkirjan laadinta Tarjoajan soveltuvuuden arviointi ja soveltumattoman tarjoajan hylkääminen Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi ja tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen hylkääminen Tarjousten vertailu Mahdollinen tarjousten täsmentäminen tai täydentäminen, mikäli kyse on puutteellisuudesta / epäselvyydestä ja tarjousvertailuun vaikuttamattomasta seikasta • Tarjouksen arviointi tai pisteytys perustellaan kirjallisesti vertailumuistioon tai hankintapäätökseen • Laaditaan yhteenveto vertailun lopputuloksesta • Toimii yhteishankintayksikköroolissa hankintayksikkönä • Tuottaa hankintayksiköille sovitut kilpailutukseen liittyvät asiantuntijapalvelut • Vastaanottaa tarjouspyynnön ja esittää lisäkysymyksiä • Laatii tarjouksen tarjouspyyntöön Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 21

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Hankintayksikkö Tarjousten käsittely • • Hankintapäätöksen laadinta ja hyväksyminen Hankintapäätöksestä tiedottaminen Mahdollisten valitusten tarkistaminen Markkinaoikeudesta Sopimusluonnoksen viimeistely ja lähettäminen toimittajalle Sopimuksen allekirjoittaminen valitun toimittajan/toimittajien kanssa Jälki-ilmoituksen laatiminen EU-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa Allekirjoitetun sopimuksen arkistointi (esim. sopimushallintaan/asianhallintaan) Tarjoajat / toimittaja Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminen Tilauksesta maksuun • • Hankintapäätöksen vastaanottaminen Mahdollisesti hankintapäätöksestä valittaminen (ja siirtyminen valitusprosessiin) Sopimusluonnoksen viimeistelyjen kommentointi Sopimuksen allekirjoittaminen Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori Sopimus Hankintapäätöksen tekeminen 22

Tarpeesta sopimukseen Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Sopimuksen laadinta ja sopimushallinta Sopimusvalvonta Toimittajayhteistyö Sopimusten elinkaarenhallinnan kehittäminen. Sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä kehitetään virastoissa Hanko-raportin ohjeistuksen mukaisesti. Sopimuksen luonne, laajuus, kesto ja arvo sekä siihen liittyvät riskit määrittävät sen, että mitä kaikkia tehtäviä sopimushallinnan vaiheeseen kuuluu ja mihin toimenpiteisiin on syytä ryhtyä. Virastossa luodaan menettelyt sopimusten hallinnalle ja seurataan menettelyjen toteuttamista: • Määritetään sopimusten elinkaarenhallinnan vastuut • Pidetään sopimuksista rekisteriä, sopimusasiakirjat arkistoidaan asianmukaisesti ja sopimuksia päivitetään sopimusmuutostilanteissa • Seurataan sopimusten toteutumista. Mahdollisiin toimitusten viivästymisiin ja virheisiin reagoidaan välittömästi sekä edellytetään, että toimittaja ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin edellä mainittujen sopimusrikkomusten johdosta 1. Sopimuksen elinkaaren hallinta • Sopimusasiakirjan laadinta ja hallinta • Sopimushallinnan vastuiden määrittäminen • Muutoshallinta • Sopimusvalvonta • Sopimuksen päättäminen ja sopimuksen toteutumisen jälkiarviointi 2. Sopimusrekisteri ja sopimustenhallintajärjestelmä 3. Sopimuksesta tiedottaminen ja viestintä sopimuskaudella 4. Sopimusasiakirjan arkistointi vaatimusten mukaisesti Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 23

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Sopimuksen laadinta ja sopimushallinta Tilauksesta maksuun Kilpailutus Sopimusvalvonta Sopimus Toimittajayhteistyö Sopimuksen laadinta • Kun osapuolet ovat hyväksyneet sopimuksen, tulostetaan valmisteltu sopimus ja sopimus allekirjoitetaan molempien osapuolten toimesta, jollei sopimusta allekirjoiteta sähköisesti • Sopimuksen tiedot tallennetaan esim. sopimustenhallintajärjestelmään / asianhallintajärjestelmään • Toimittaja hyväksyy sopimuksen tietojen yhteydessä toimitus- ja laskutusehdot • Palkeet lisää toimittajan valtiota laskuttavaksi toimittajaksi Kiekun toimittajarekisteriin, mikäli toimittaja ei ole jo rekisterissä sekä sopimuksen tiedot Handi-palveluun Sopimuksen hallinta • Sopimuskauden aloitus / katselmointi • Sopimustietojen ylläpito sopimustenhallintajärjestelmässä tai sopimusrekisterissä • Sopimusten muutoshallinta / lisätyötilaukset • Lisätyötilauksen tekeminen / sopimustekstin muuttaminen • Lisätyötilauksen / sopimusmuutoksen hyväksyminen • Lisätyötilauksen / sopimusmuutoksen arkistointi • Lisätyön vastaanottaminen Hansel huolehtii puitejärjestelyjen osalta sopimuksen laadinnasta ja sopimushallinnasta. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 24

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Sopimuksen laadinta ja sopimushallinta Tilauksesta maksuun Kilpailutus Sopimusvalvonta Sopimus Toimittajayhteistyö Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Sopimusvastuuhenkilön, muiden asiantuntijoiden tai asiantuntijaryhmän tehtäviin kuuluu sopimuksen luonteesta ja laajuudesta riippuen muun muassa seuraavia sopimusten ja tilausten valvontaan liittyviä tehtäviä: • Sopimuksen toteutumisen, toteutusaikataulun ja/tai projektisuunnitelman seuranta sekä reagointi virheisiin, puutteisiin ja viivästyksiin viipymättä laatimalla toimittajalle huomautus tai reklamaatio • Toimittajan sopimusvelvoitteiden täyttämisen ja edistymisen sekä raportoinnin valvonnan järjestäminen • Hankintayksikön omien sopimusvelvoitteiden täyttymisen ja edistymisen valvonnan järjestäminen • Sopimuksen laskutuksen ja varojen käytön valvonnan järjestäminen sekä tarvittaessa laskujen asiallinen tarkastaminen ja hyväksyminen • Sopimuksen toteuttamisessa käytettävän hankintayksikön omaisuuden valvonnan järjestäminen • Sopimuksen toteutumiseen liittyvä viestintä osapuolille ja sidosryhmille • Virasto saa ilmoituksen, mikäli sopimuskauden aikana toimittajan taloudellisen tilanteen automaattisissa tarkastuksessa on ilmennyt epäselvyyksiä, joko e. Nestistä tai muusta seurantapalvelusta. • Mikäli yksikössä on käytössä sopimustenhallinta, jossa on hälytysmekanismi, virasto saa ilmoituksen sopimuksen päättymisestä hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättymistä • Mikäli yksikössä on käytössä sopimustenhallinta, jossa on hälytysmekanismi, virasto saa ilmoituksen sopimuksista, jotka ovat olleet voimassa esimerkiksi yli viisi vuotta ilman, että niitä on kilpailutettu uudestaan. • Reklamaatio • Päätös reklamaation tekemisestä virheellisen tuotteen / palvelun johdosta • Reklamaation laatiminen ja sen käsittely toimittajan kanssa • Toimittajan vastineen käsittely Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 25

Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Sopimuksen laadinta ja sopimushallinta Sopimusvalvonta Sopimus Toimittajayhteistyö Hankintayksikkö/Sopimusvastuuhenkilö Kilpailutus Virastossa luodaan menettelyt toimittajahallinnalle / toimittajayhteistyölle. Menettelyjen toteuttamista seurataan osana sopimushallintaa: Hansel Hankinnan suunnittelu • Puitejärjestelyihin liittyvä toimittajayhteistyö Toimittajahallinta ja -yhteistyö käsittää potentiaalisten toimittajien ja nykyisten sopimustoimittajien hallintaan liittyviä tehtäviä. Toimittajahallintaan ja -yhteistyöhön kuuluu: • Käsitelty aiemmin kohdassa hankinnan valmistelu • Toimittajan arviointi • Toimittajariskien hallinta • Toimittajien ostosalkkuanalyysi ja hankintojen kategorisointi • Toimittajasuhteiden hallinta ja kehittäminen • Sopimustapaamisten järjestäminen sekä osallistuminen tapaamisiin • Sopimustapaamisten ja muiden merkittävien sopimustapahtumien dokumentoinnin järjestäminen • Ongelmien ja erimielisyyksien selvittäminen viipymättä ja siirtäminen tarvittaessa ylemmälle tasolle • Toimittajan suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 26

Tilauksesta maksuun Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Seija Friman Kilpailutus 20. 6. 2017 Kirjauksesta tilinpäätökseen Tilauksesta maksuun Sopimus Valtiokonttori Tilaamin en Menojen käsittely Maksami -nen Raportointi ja arviointi 27

Tilauksesta maksuun Tarpeesta sopimukseen Menojen käsittely Tilaaminen Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Tilauksesta maksuun Maksaminen Raportointi ja arviointi Tilaaminen Handi-palvelussa • Palvelujen ja tavaroiden tilaaminen tehdään palvelussa. Palvelu ohjaa käyttäjää oikean tuotteen ja hankintatavan valinnassa ja tarkistaa käyttäjän tilausoikeudet ja -valtuudet sekä tilauksen vastaavuuden hankintasuunnitelmaan. Tilaus, tilausvahvistus, toimituksen hyväksyntä ja laskun käsittely tehdään palvelussa. Määrärahan riittävyys tarkastetaan palvelussa tilaamisen yhteydessä. Tilauksia ei pystytä vertaamaan hankintasuunnitelmiin ennen kuin hankintasuunnitelmat laaditaan johonkin sovellukseen. Hankintayksiköille, joilla on olemassa aito sovellus suunnittelua varten, voidaan toteuttaa aito integraatio. • Tilausehdotukselle syntyy tiliöinti lähtökohtaisesti automaattisesti eli tilausehdotuksen tiliöinti hyväksytään samanaikaisesti tilausehdotuksen kanssa • Palveluun viedään sopimuksesta ne tiedot, joihin lasku kohdistetaan. Sopimuksen tietoihin voi liittyä myös maksuaikataulu/maksupostit, tmv. , jolloin myös nämä tiedot tallennetaan sopimuksen tietoihin. • Toimittajien kanssa on sovittava uusi toimintatapa sähköiseen tilaamiseen (uusien sopimusten osalta katalogit, sopimusten tuettava sähköistä tilaamista): Toimittajilta on pyydettävä katalogit tilaamista varten (mahdollinen verkkokauppatilaaminen vaatii hyvää ennakointia ja toteuttamiseen on varattava aikaa). • Tiliöintikoodi korvattaneen palvelun muilla toiminnallisuuksilla. Ostolaskujen / menojen käsittely • Mikäli sopimuskohdistus ei ole ollut virastossa käytössä, sopimuskohdistus tulee uuden palvelun myötä viraston käyttöön. • Tavoitteena on, että sopimustiedot saataisiin palveluun sopimustenhallintajärjestelmistä. Aluksi osa sopimustiedoista viedään kuitenkin palveluun manuaalisesti, mutta esimerkiksi Senaatti-kiinteistöjen Koki-järjestelmästä saadaan vuokrasopimusten tiedot suoraan palveluun laskujen automaattista käsittelyä varten. Laskut kohdistetaan sopimuksiin joko kiinteähintaisina, jolloin jokaiselle kohdistuvalle laskulle on erikseen määritelty kohdistettava summa, tai bruttosummaan perustuvina, jolloin yksittäisen laskun summaa ei erikseen määritellä. Bruttosummaan perustuvaa käsittelyä on tarkoitus lisätä. Maksaminen • Uusi järjestelmä käyttöön 1. 10. 2017. Uusien maksamisratkaisujen, kuten prepaid-korttien, käyttöönotto. Raportointi ja arviointi • Virastoille tulee uusi reaaliaikainen raportointimahdollisuus, joten seuranta- ja raportointimahdollisuudet paranevat • Tavoitteena mahdollisimman reaaliaikainen raportointi (Palkeet / KPY). Hankittavat uudet palvelut tulevat tarjoamaan nykyistä paremmat raportointimahdollisuudet. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 28

Tilauksesta maksuun - tilaaminen Tarpeesta sopimukseen Menojen käsittely Tilaaminen Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Tilauksesta maksuun Maksaminen Raportointi ja arviointi Katalogi, Punchout, Vapaateksti • Katalogit ovat pääasiallinen tapa tilata • Toimittajalta tiedot tuoteluetteloon, Palkeet tarkastaa tuoteluettelon, jonka kpy hyväksyy julkaistavaksi joko kokonaan tai osittain • Tilausehdotuksen tekeminen • Asiatarkastaminen • Tilausehdotuksen hyväksyminen tai hylkääminen ja palauttaminen hankintaehdotuksen tekijälle • Tilausvahvistuksen vastaanottaminen ja sen hyväksyminen (tai hylkääminen ja tilauksen peruminen tai sen muuttaminen) • Toimituksen hyväksyminen (tai hylkääminen) • Vastaanottokuittauksen tekeminen • Tiliöintitiedot on linkitetty tuotetietoihin, jotka on linkitetty LKP-tilikarttaan • Tehty integraatio toimittajan verkkokauppaan (erityisnäkymä, esim. Tullilla omansa) • Verkkokaupassa tuotteet / palvelut kerätään ostoskoriin • Ostoskoritiedot siirtyvät uuteen palveluun ja prosessi jatkuu kuten katalogiostoissa • Mikäli tuoteluetteloon liittyvää tuotetta ei ole katalogissa, laaditaan vapaaseen tekstiin perustuva kuvaus joka lähetetään toimittajalle • Tiliöinti tehdään alusta loppuun käsin. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 29

Tilauksesta maksuun - tilaaminen Tilauksesta maksuun Tarpeesta sopimukseen Menojen käsittely Hankintayksikkö Tilaaminen Raportointi ja arviointi Tilaussuunnitelmaan perustuva tilaaminen • Virasto määrittelee tuotteet, käyttäjät ja budjetin, jonka rajoissa voidaan ilman erillistä hyväksymistä tilata. Keskitetty budjetti helpottaa toteuttamista (sopii esim. projekteihin) • Virasto laatii tilaussuunnitelman • • Toimittaja Maksaminen Tilauksen vastaanotto Tilausvahvistuksen lähettäminen Laskun lähettäminen Tilauksen toimittaminen • Käänteisen ostotilauksen tekeminen: Tilausehdotus tulee toimittajalta. Toimittajan järjestelmä on integroitu sähköisen tilaamisen palveluun. • Tilaaminen toimittajan tilausehdotuksen perusteella: Ulkopuolinen toimittaja pystyy tekemään tilausehdotuksen, esim. tuoteryhmiin rajoittuen. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 30

Tilauksesta maksuun – menojen käsittely ja maksaminen Tilauksesta maksuun Tarpeesta sopimukseen Menojen käsittely Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Tilaaminen Sopimuslaskun vastaanotto ja automaattinen käsittely • Palvelussa on sopimustiedot. Sopimukseen perustuvat laskut voidaan käsitellä ja kohdistaa automaattisesti sopimuksen tietojen perusteella. Tilauksellisen laskun vastaanotto ja automaattinen käsittely • Tilaaja on tehnyt uudessa palvelussa tilauksen palvelusta tai tuotteesta. Tilaukseen perustuva lasku voidaan käsitellä ja täsmäyttää automaattisesti tilauksen tietojen perusteella. Handi-palveluun haetaan tiliöintikoodin korvaavaa laskun automaatista tiliöintiä. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori Maksaminen Raportointi ja arviointi Konsernitoimijoiden sisäinen velotus • Tavoitetilassa on toteutettu liittymiä vakiotoimittajien sopimushallintaan. Senaatti-kiinteistöiltä sopimustiedot tulevat automaattisesti liittymällä: • vuokrasopimuksessa sovittuun vuokratasoon ja vuosittaisiin indeksitarkastuksiin ja • toimitilapalvelusopimuksessa sovittuun palvelutasoon ja vuosittaiseen kustannustason tarkastukseen. • Toimitilasopimus tallennetaan sopimustenhallintajärjestelmään, josta sopimuksen laskutustiedot siirtyvät Handi-palveluun. Palvelu muodostaa laskuille käsittelysäännöt, kohdistaa saapuvan laskun oikealle sopimukselle, tiliöi ja tarkastaa sen sopimustietojen perusteella, hyväksyy laskun ja siirtää sen maksatukseen. 31

Tilauksesta maksuun – menojen käsittely ja maksaminen Tilauksesta maksuun Tarpeesta sopimukseen Menojen käsittely Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Tilaaminen Maksaminen Raportointi ja arviointi Menotositteiden käsittely • Palvelussa on oikeellisuustarkistuksilla (validointisäännöillä) estetty virheiden siirtyminen Kiekun puolelle. Viraston tulee suunnitella huolellisesti oikeellisuustarkistukset ja varmistaa menotositteiden oikeellisuus, jotta vältetään virheellisten menotositteiden palautuminen palveluun hyväksymiskiertoon korjattavaksi. • Jos virastolla on erillinen maksupäätösjärjestelmä, maksut käsitellään siellä ja vain kirjanpitotieto tulee Kieku-järjestelmään. • Mikäli lasku ei kohdistu automaattisesti, Palkeiden mahdollisuudet korjata kohdistuminen lisääntyvät nykytilaan verrattuna. Mikäli kyseessä on selkeästi yksiselitteinen tekninen virhe, on Palkeilla jo nyt mahdollisuus pureutua kohdistumattomuuden syihin ja selvittää asiaa toimittajan kanssa. • Vastikkeettomat menot, jotka ovat luonteeltaan avustuksen kaltaisia, tullaan jatkossa käsittelemään Handi-palvelussa. Myös näiden tositteiden osalta pyritään lisäämään automatisointia. Maksuunpano Otetaan käyttöön uusi maksuliikeratkaisu 1. 10. 2017 Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 32

Tilauksesta maksuun – menojen käsittely ja maksaminen Tarpeesta sopimukseen Menotositteiden käsittely Perustietojen ylläpito Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Raportointi ja arviointi Menojen käsittelyn kaudenvaihde • Menotositteen asiatarkastaminen ja liitteiden lisääminen kirjanpitoyksikköön kiertoon tulevien tositteiden osalta. • Menotositteen hyväksyminen kirjanpitoyksikköön kiertoon tulevien tositteiden osalta. • Poikkeustapauksissa toimittajan lisäämispyynnön tekeminen Palkeisiin ennen laskua (hankintavastaava) • KOM-yksikön perustaminen ja täydentäminen tiliöintiin (asiatarkastaja) • Toimittajatietojen päivittäminen tai uuden toimittajan perustaminen • Informointi virastolle toimittajan perustamispyynnön jälkeen • Menotositteen tiliöinti • Kun meno on loppuun käsitelty (=hyväksytty–tilassa), se lähtee automaattisesti ostoreskontraan ilman erillisiä Palkeiden suorittamia eräajoja • Reskontra-aineistojen täsmäytys • Maksuaineiston muodostaminen • Tutkii kaikki virheet, kohdistusvirheiden selvittäminen, toimenpiteen syiden perusteella, esim. yhteys toimittajaan. Palkeet Taloushallin. Asiatarnon Hyväk-syjä kastaja asiantuntija Maksaminen Menojen käsittely Tilaaminen Virasto Tilauksesta maksuun Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 33

Tilauksesta maksuun – menojen käsittely ja maksaminen Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Maksaminen Menojen käsittely Tilaaminen Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde (useita rooleja) Ammattikäyt- Hyväk täjä syjä Palkeet Virasto Asiatarkastaja Perustietojen ylläpito Raportointi ja arviointi • Poikkeustapauksissa maksuvalmiin toimeksiannon toimittaminen • Poikkeustapauksissa ilmoittaminen Palkeille, että maksulle merkitään maksukielto • Maksutoimeksiannon vastaanottaminen, aineiston täsmäyttäminen, tarkastus ja hyväksyntä • Maksuaineiston tarkastus ja hyväksyntä • Menotiliotteen noutaminen ja tiliöinti (automaattiset) • Tiliotteiden hyväksymiskierto • Siirto kirjanpitoon 20. 6. 2017 Seija Friman • Kirjauskausikäsittely • Lähtevien maksujen välitilin kuittaus • Ostoreskontran ja kirjanpidon täsmäytys 34 Valtiokonttori

Tilauksesta maksuun – Raportointi ja arviointi Tilauksesta maksuun Tarpeesta sopimukseen Menojen käsittely Keskeisiä huomioon otettavia asioita/Mikä muuttuu? Tilaaminen Maksaminen Raportointi ja arviointi Hankintatoimen raportointi • Konsernitason tietotarpeet: Hankintatoimen taloudellisuus ja prosessin tehokkuus. • Hankintayksikön tietotarpeet: Toiminnan suunnittelu ja seuranta. • Palvelun tuottajien, kansalaisten ja muiden viiteryhmien tietotarpeet avoimen ja läpinäkyvän hallinnon näkökulmasta. Hankintatoimen ohjausta ja johtamista varten tulee olla tietoa hankintayksikön hankintojen tilasta. Hankintojen kategorisointi ja analyysit auttavat viraston hankintojen ohjauksessa ja suunnittelussa ja muodostavat rungon hankinnan toteutusvaihtoehdon valinnalle. • Virasto voi tehdä taustatietoanalyysillä hankintatoimen ohjausta, suunnittelua, toteutusta ja seurannan kehittämistä varten selvityksiä viraston hankintatoimen tilasta. • Spend-analyysi tarkoittaa hankintaan liittyvien määrärahojen käytön selvittämistä. • Toimittaja-analyysillä voidaan selvittää, mitkä ovat viraston suurimmat toimittajat joko laskutuksen euromäärien perusteella tai laskujen lukumäärien perusteella. • Ostosalkkuanalyysissa käytetään hyödyksi hankintojen volyymitietoja, joita saadaan esim. Netra-raportista, toimittaja-analyysiä suurimmista toimittajista sekä markkinakartoituksen avulla tehtyä markkina-analyysia markkinoilla olevien toimittajien määristä. Näiden tietojen avulla yksikön kannalta tärkeimpiä ja suurivolyymisimpiä tuotteita ja palveluita voidaan ryhmitellä. Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 35

Tilauksesta maksuun – Arviointi Tilauksesta maksuun Tarpeesta sopimukseen VK prosessinomistajana Hankintayksikkö Tilaaminen • • • Menojen käsittely Maksaminen Raportointi ja arviointi Määrärahojen käytön seuranta kvartaaleittain tai kuukausittain Hankintakustannusten seuranta Hankintasuunnitelmien toteutumisen seuranta Hankintojen jälkiarviointi Hankintatoimen tilan ja prosessikustannusten seuranta • Valtiotasoisen ”hankinnasta maksuun” –prosessin seuranta, mittaaminen ja kehittäminen VM • Strategiset linjaukset • Yhteishankintojen ohjaus ja Hanselin omistajaohjaus Seija Friman 20. 6. 2017 Valtiokonttori 36