KIRJOITTAJAMAKSUJEN KSITTELY JA SEURANTA AnnaKaarina Linna Tietoasiantuntija Turun

KIRJOITTAJAMAKSUJEN KÄSITTELY JA SEURANTA Anna-Kaarina Linna Tietoasiantuntija Turun yliopiston kirjasto

KIRJOITTAJAMAKSUJEN SEURANNASTA Turun yliopiston kirjasto on aloittanut ensimmäisenä yliopistokirjastona Suomessa yliopiston maksamien kirjoittajamaksujen seurannan vuoden 2017 alusta yhteistyössä talouspalveluiden kanssa. Talouspalvelut perustaneet maksuille oma pääkirjatilin ja toimittaa koosteen (excel-tiedosto) kolme kertaa vuodessa kirjastoon, jossa näkyvät kaikki pääkirjatilille kirjatut laskut. Kirjasto kouluttanut ostolaskujen käsittelijöitä kirjoittajamaksujen tunnistamisesta. Tositenumeron perusteella kirjaston nimetty asiantuntija hakee laskun tiedot yliopiston ostolaskujärjestelmästä o Osa laskuista skannattuna (joko kuvina tai PDF-tiedostoina) o Jos maksu laskettu luottokortilla, tiedot löytyvät pääkirjatililtä mutta tositteisiin ei pääse käsiksi (arviolta 20 % kaikista maksuista).

KIRJASTOSSA IDENTIFIOITAVAT TIEDOT JA NIIDEN RIKASTAMINEN Kirjaston asiantuntija tarkistaa kunkin maksun tarkemmat tiedot joiden pohjalta identifioi onko kyseessä aito kirjoittajamaksu. Lisäksi identifioidaan julkaisun, julkaisukanavan ja kustantajan yksilöivät tiedot: o Artikkelin ja julkaisukanavan nimi o ISSN- tai ISBN-numero o Maksava yksikkö: tiedekunta ja laitos Bibliografisten tietojen perusteella voidaan tunnistaa ja kirjata onko kyseessä full open access vai hybridi-julkaisukanava. Lisäksi kirjataan maksumäärä (euroina) Suomen akatemian rahoittamat maksut pystytään erottelemaan projektinumeron perusteella. o Akatemialle on toimitettu tiedot projekteista, joista on maksettu APC-maksuja

INTEGROINTI JULKAISUTIEDONKERUUSEEN Kunkin julkaisun osalta tarkistetaan löytyykö julkaisutieto yliopiston tutkimustietojärjestelmästä: o Jos löytyy mutta julkaisua ei ole rinnakkaistallennettu, kirjasto tekee sen kustantajan ehtojen mukaisesti (yleensä CC BY –lisensoitu). o Jos ei löydy, kirjasto tallentaa julkaisun tiedot ja rinnakkaistallenteen kustantajan ehtojen mukaisesti tutkimustietojärjestelmään.

MITÄ ERIÄ SISÄLLYTETÄÄN AVOIMEN JULKAISEMISEN MAKSUIHIN? Sisällytetään: o Kirjoittajamaksu / APC - Article Processing Charge o Avoimen julkaisemisen maksu / Open access fee Ei sisällytetä: o Kielentarkistus / Language proofing o Ylimääräiset sivut / Extra page charge / Overleghts page charge / Over X page charge o Värisivut / Full color pages o Submission fee (on kuitenkin tarkistettava ettei kyse OA-lehdestä) Hankalissa tapauksissa ostolaskujen käsittelijöitä on ohjeistettu ottamaan yhteyttä kirjastoon jo laskun kirjaamisvaiheessa.

TIETOJEN KOOSTAMINEN LASKUNKÄSITTELIJÄN NÄKÖKULMASTA APC-maksujen tietoja kerätään ja rikastetaan kaksiportaisesti: ostolaskujen käsittely on keskitetty talouspalveluihin ja kirjaston tietoasiantuntijuus kirjastoon. 1. Taloudessa laskunkäsittelijät haarukoivat kaikesta yliopistolle saapuvasta laskuaineistosta APC-maksut ja kohdentavat oikealle kirjanpidon pääkirjatilille I. 2. Mikäli laskut ovat sisällöllisesti epäselviä, ts. tarpeen tehdä rajanvetoa onko kyse APC-maksusta vai jostakin muusta, niin tähän kirjaston asiantuntijat tarjoavat tulkinta-apua. Laskujen sisällöllinen kategorisointi vaatii kirjaston asiantuntemusta. I. II. Esim. alkuun laskunkäsittelyn yhteydessä pyrittiin tyypittelemään lehtiä open access vs hybridi, mutta tämä osoittautui liian haasteelliseksi. Käytännön kokemusten pohjalta tehtävä siirrettiin kirjaston asiantuntijoille, jotka käyvät tositteet raportoinnin näkökulmasta tarkemmin läpi ja kategorisoivat

TIETOJEN KOOSTAMINEN LASKUNKÄSITTELIJÄN NÄKÖKULMASTA Talouspalveluiden näkökulmasta DOI-tiedon lisääminen kuuluisi selkeästi jälkimmäiseen prosessivaiheeseen, tätä tietoa ei ole laskuilta tyypillisesti saatavissa. TY: ssa APC-maksuja koskevien tietojen rikastaminen on tehty jälkikäteen, joten tämän vuoksi laskunkäsittelyyn ei ole tullut viivettä, laskut saadaan eräpäivänä maksuun ja ne tulevat kohdennetuksi kirjanpidollisesti oikein. Tämä on asia, joka primääristi on ostolaskuprosessin tavoite. Talouspalveluiden ja kirjaston yhteistyöstä on hyvät kokemukset puolin ja toisin. Käytännössä tiedon keräämisessä täytyy huomioida myös taloushallintojärjestelmän tekniset mahdollisuudet. o TY: ssa Martin riviselite on ainoa kenttä (pituus 50 merkkiä), johon nykyisessä järjestelmässä tietoja voidaan tallentaa siten, että ne olisivat raportoitavassa. o Talouden tarpeet vaativat, että selitteessä on vähintään toimittaja nimi, joten selitteen kenttäpituus loppuu kesken ainakin niillä toimittajilla, joiden nimi on

HAVAITTUJA KEHITTÄMISKOHTEITA Olisi hyödyllistä saada tieto myös muista rahoituslähteistä kuin Suomen akatemiasta o Asia ollut selvityksessä yliopiston talouspalveluissa mutta sitä ei vielä ratkaistu. APC invoices should clearly state what the invoice concerns. A) Name and email address of the author who is affiliated to the paying institution B) Complete statement of the author’s affiliation to the paying institution (as specific as possible, preferably down to department level) C) Funding organisation (research funder) D) Date of acceptance E) Date of publication F) Journal title G) ISSN H) Article title I) Article type J) DOI-link K) Amount due L) Discounts and discount group (if applicable) M) CC license Kustantajien toimittamat laskutiedot ovat sisällöltään hyvin vaihtelevia. o Fin. ELib: illä yhteispohjoismaiset suositukset siitä mitä laskulla pitäisi olla. o TY: ssä kommentoitu riittäviksi

POHDINTAA Toimeksiannon mukaan on tarkoitus on laatia yhteinen ohjeistus siitä, mitä tietoja APC-maksujen keruuta varten olisi tarkoitus merkitä talousjärjestelmiin ja saada tälle ohjeistukselle UNIFI: n tuki. TY: n kokemusten perusteella voidaan pohtia rajanvetoa siitä, mitä tietoja tallennetaan talousjärjestelmiin ja voisiko APC-maksujen tiedonkeruun perustaa tutkimustietojärjestelmien varaan, jolloin ne yhdistyisivät julkaisutiedonkeruun tietoihin ja siirtyisivät VIRTAjulkaisutietopalveluun. o Esim. jo nyt Jyväskylän yliopistossa merkitään hankenumero julkaisujen metatietoihin.