Projektorganisation Inhalt Modelle der Projektorganisation Durchfhrung Lehrgesprch Diskussion
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Projektorganisation • Inhalt: Modelle der Projektorganisation • Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion • Ergebniserwartung: Kenntniserwerb bezüglich gängiger Projektorganisationsformen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 1
Projektorganisation: Begriffsbestimmung Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Realisierung eines Projektes. (DIN 69901) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 2
Mindestbestandteile der Projektorganisation Auftraggeber l l l Projektauftrag Bestimmung Projektleiter Genehmigung Zielsetzung / Planung Zuweisung Ressourcen Strategische Projektentscheidungen Prioritätsentscheidungen Projektbearbeitende Stellen Projektleiter l l l Projektvorbereitung und -planung Überwachung und Steuerung Herbeiführen von Entscheidungen Berichterstattung Dokumentation Führung des Projektteams l Mitwirkung bei Planung und Steuerung l Termin-, Kosten- und fachgerechte Durchführung übernommener Projektaufgaben l Informations- und Berichtspflicht l Einhaltung projektorganisatorischer Regelungen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 3
Unterschiedliche Projektorganisationsformen Bei der Anwendung sind die Funktionsbereiche und die Branchen zu berücksichtigen. Projektgröße Reine Projektorganisation Matrix. Projektorganisation Auftrags. Projektorganisation EinflußProjektorganisation Projektmanagement in der Linie Grad des Überschreitens von Bereichen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 4
Unterschiedliche Projektorganisationsformen Projektleitung in der Matrixorganisation Anzahl der Projekte Projektleitung in der Organisation Projektleitung in der Fachabteilung Steigende Größe und Komplexität WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 5
Unterschiedliche Projektorganisationsformen Organisationsform Koordination Matrix Bedeutung für Unternehmen gering groß sehr groß Umfang des Projektes gering groß sehr groß Unsicherheit bzgl. Zielerreichung gering groß sehr groß Standard kompliziert neu gering mittel hoch mittel lang Technologie Zeitdruck Projektdauer Reine PO Komplexität gering mittel hoch Bedürfnis nach zentraler Steuerung mittel groß sehr groß Mitarbeitereinsatz nebenamtlich (Stab) Teilzeit (variabel) hauptamtlich Projektleiter-Persönlichkeit abhängig von qualifiziert, sozialkompetent vielseitig, sehr fähig WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 6
Einfluß-Projektorganisation Bei der Einfluß-Projektorganisation übt der Projektmanager eine Stabsfunktion ohne Weisungsbefugnis aus. Er verfolgt den Ablauf des Projektes und berät seinen Vorgesetzten über durchzuführende Maßnahmen. Alle Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse und daher auch die Gesamtverantwortung liegen beim Vorgesetzten des Projektmanagers. Bei der Einflußorganisation werden l die das Gesamtprojekt betreffenden Koordinationsfunktionen formell nicht durch den Projektmanager wahrgenommen und l Entscheidungen vom Projektmanager zu seinen Vorgesetzten bzw. zur Unternehmensleitung delegiert, was häufig zu einer Überlastung der Unternehmensleitung bzw. des Vorgesetzten des Projektmanagers führt. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 7
Einfluß-Projektmanagement in einer funktionalen Stammorganisation Geschäftsführung Controlling Projektmanager Einkauf WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Vertrieb Forschung und Entwicklung Projektorganisation Produktion Finanzen 8
Reine Projektorganisation Bei der Reinen Projektorganisation werden die Kompetenzen formell auf den Projektmanager übertragen. Alle an der Durchführung eines Projektes beteiligten internen Organisationsteilnehmer werden dem Projektmanager unterstellt. Stammorganisation Projektorganisation Aus der Abbildung (Patzak, Rattay 1995) wird die Ausgliederung der Projektmitarbeiter aus der Stammorganisation und ihre direkte Unterstellung unter den Projektmanager ersichtlich. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 9
Reine Projektorganisation: Vorteile l volle Konzentration auf das Projekt l rasche Entscheidungsfindung aufgrund kurzer Kommunikationswege l größere Entscheidungs- und Handlungsspielräume im Projekt l starke Identifikation der Organisationsteilnehmer mit den Projektzielen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 10
Reine Projektorganisation: Nachteile l Probleme bei der Mitarbeiterabstellung aus den Abteilungen der Stammorganisation l Probleme bei der kontinuierlichen Auslastung der Organisationsteilnehmer l Die Mitarbeiter sind von ihren Fachkollegen und damit von der Know-how Entwicklung der Stammorganisation abgeschnitten l Rückgliederung der Mitarbeiter in die Abteilungen der Stammorganisation problematisch WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 11
Objektorientierte Aufbauorganisation Unternehmensleitung Produktgruppe A Produktgruppe B Produktgruppe C Produkt A 1 Produkt B 1 Produkt C 1 Produkt A 2 Produkt B 2 Produkt C 2 Produkt A 3 Produkt B 3 Produkt C 3 (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 12
Funktionsorientierte Aufbauorganisation Unternehmensleitung F&E Beschaffung Produktion Absatz Projektgruppe A Projektgruppe B Finanzierung Administration (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 13
Gemischtorientierte Organisation eines Unternehmens. Gesamtaufgabe Planungs- und Entscheidungsprozeß Funktion Objekt Ausführungsprozeß Funktion Objekt Funktion: Tätigkeiten, wie z. B. Fertigen, Verkaufen, Finanzieren Objekt: Materieller oder immaterieller Natur, wie z. B. Produkt, Kunde, Gebiet WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 14
Formen der Aufbauorganisation l Linienorganisation l Stablinienorganisation l Matrixorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 15
Die Ablauforganisation: Begriffsbestimmung Der Ablauforganisation kommt die Aufgabe zu, den Arbeitsprozeß zu strukturieren. Diese Strukturierung erfolgt entweder im Rahmen der gegebenen Aufbauorganisation oder löst eine Änderung der Aufbauorganisation aus. Die Projektorganisation plant, steuert und überwacht das Vorgehen bei der Strukturierung der Ablauforganisation. Ausgangspunkt für die Ablauforganisation die Problemerkennung. Daran schließt sich die Problemanalyse und die Projektplanung an. Der Organisations- bzw. Projektauftrag enthält dabei die Aufgabenstellung für eine ablauforganisatorische Tätigkeit. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 16
Die Ablauforganisation: Aufgaben Die ablauforganisatorische Systementwicklung gliedert sich in drei Hauptaufgaben: l Systemanalyse: Um ein neues System entwickeln zu können, ist es erforderlich, das bisherige System einschließlich seiner Schwachstellen zu kennen. Ferner müssen die Anforderungen an das neu zu erstellende System detailliert in Erfahrung gebracht werden. Daher ist die Durchführung einer Systemanalyse erforderlich. l Systemgestaltung: Die Erkenntnisse der Systemanalyse bilden dann die Grundlage für die Neu- und Umgestaltung des Systems bis zur Einführungsreife. l Systemeinführung: Ist das System einführungsreif, so ist es in dem Unternehmen, für das es gestaltet wurde, zu implementieren bzw. zu realisieren. Den Abschluß der ablauforganisatorischen Aufgabenstellung bildet die Kontrolle, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden. (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 17
Vor- und Nachteile der Grundformen der Aufbauorganisation Objektorientierte Aufbauorganisation Funktionsorientierte Aufbauorganisation Vorteile Sie entspricht dem Bearbeitungsfluß im Unternehmen. Entscheidungen werden produktbezogen und dadurch schneller getroffen. Sie bietet Spezialisierungsmöglichkeiten in betrieblichen Funktionen. Vorgabe von Gewinnzielen auf Organisationseinheiten ist möglich. einzelne Fixkosten lassen sich verursachungsgerecht auf die Produkte verrechnen. Sie fördert das Ressortdenken, d. h. die Verbindung zum Produkt fehlt. Nachteile Die wirtschaftlichen Ziele beschränken sich mehr auf Eigenbeeinflußbarkeit, weniger auf den Gesamtnutzen. Keine Spezialisierungsvorteile, da die betrieblichen Funktionen dezentral ausgeführt werden. Sie eignet sich nicht für Unternehmen mit stark differenzierter Produktpalette. Es ist ein hoher Koordinationsaufwand zwischen den Funktionsbereichen erforderlich. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 18
Linienorganisation Bei der Linienorganisation sind alle Abteilungen in einen einheitlichen Instanzenweg eingegliedert. Von der Unternehmensleitung bis zum Arbeiter existiert eine eindeutige hierarchische Linie der Weisungsbefugnis und Verantwortung. Kennzeichnende Merkmale: l Verrichtungszentralisation l Einfachunterstellung l Ausschließlich Vollkompetenz Die Linienorganisation ist durch eine „reine“ Baumstruktur gekennzeichnet. Jede Stelle hat einen einzigen Vorgesetzten, jeder Vorgesetzte hat mehrere unterstellte Mitarbeiter. Es handelt sich um eine Organisationsform mit autoritärer Stellung des Vorgesetzten. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 19
Linienorganisation: Struktur Leitung Fertigung Teilefertigung Montage (nach Vertrieb Verkauf Faktura Beschaffung Disposition Einkauf Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 20
Linienorganisation Vorteile: l l l Eindeutige Unter- bzw. Überstellungsverhältnisse Einheitliche Kommunkations- und Berichtswege Klare Aufgaben-, Befugnis- und Verantwortungsabgrenzung Vorgesetztenausgerichteter Entscheidungsprozeß Gute Übersichtlichkeit Einfache Steuer- und Betreubarkeit der Mitarbeiter Nachteile: l In größeren Unternehmen Überlastung der Führungskräfte l Zusammenarbeit und Teamwork sind erschwert l Gefahr der Bürokratisierung l Geringe Entscheidungsqualität, da keine Spezialisierung gegeben ist l Betonung des hierarchischen Denkens (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 21
Stablinienorganisation Bei der Stablinienorganisation handelt es sich um eine Variante der Linienorganisation, bei der gewisse Funktionen im Rahmen einer Stabsstelle erfüllt werden. Der Instanzenweg wird beibehalten. Einzelnen Instanzen können jedoch Stabsstellen zugeordnet werden, die eine vorbereitende, planende, überwachende und beratende Funktion wahrnehmen. Die Stabsstellen verfügen jedoch über keinerlei Weisungsbefugnis. Kennzeichnende Merkmale: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement l Verrichtungszentralisation l Einfachunterstellung l Voll- und Teilkompetenz Projektorganisation 22
Stablinienorganisation: Struktur Leitung Wertanalyse Fertigung Teilefertigung Montage Vertrieb Verkauf Faktura Organisation Beschaffung Disposition Einkauf (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 23
Stablinienorganisation Vorteile: l l l Entlastung der Führungskräfte von Aufgaben Bessere Entscheidungsqualität durch Einbeziehung von Spezialisten Ausgleich zwischen dem Spezialistendenken und der Gesamtbetrachtung durch die Linie Einheitlicher Instanzen- und Kommunikationsweg Klare Zuständigkeitsabgrenzung Nachteile: l Konfliktmöglichkeit zwischen der Linien- und der ihr zugeordneten Stabsstelle l Gefahr der Überdimensionierung der Stabsstelle - Wasserkopfbildung l Manipulationsmöglichkeit der Stabsstelle durch ihr Spezialwissen l Geringere Entscheidungstransparenz l Gefahr der Trennung der Führungsmannschaft eines Unternehmens in Manager und Technokraten (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 24
Matrixorganisation Die Matrixorganisation ist eine Kombination von funktionsorientierter und objektorientierter Organisationsstruktur. Objektstellen können z. B. bestimmte Projekte sein. Typische Funktionsbereiche sind dagegen z. B. Fertigung und Konstruktion. Bei dieser Organisationsform kooperieren die verschiedenen Bereiche miteinander, ohne daß die übergeordnete Leitungsinstanz eingeschaltet wird, wie es bei einer Linienorganisation der Fall wäre. Eine gute Kommunikation ist hier sehr wichtig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Kennzeichnende Merkmale: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement l Objektzentralisation l Mehrfachunterstellung l Vollkompetenz oder l Teil- und Vollkompetenz Projektorganisation 25
Matrixorganisation Unternehmensleitung Forschung & Entwicklung Beschaffung Produktion Absatz Finanzierung Administration Projekt Neuprodukt A Projekt Sortiment B Projekt Neuverfahren WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 26
Matrixorganisation Vorteile: l Sicherung der Unternehmenseinheitlichkeit l Nutzung von Spezialisierungsvorteilen l Entlastung der Geschäftsleitung l Problemlösung durch Spezialisten l Flexibilität und Reaktionsfähigkeit Nachteile: l l l Konfliktgefahr durch Mehrfachunterstellung Gefahr des Eingehens unbefriedigender Kompromisse Bedarf an vielen Führungskräften Hohe Kostenintensität Tendenz zur Bürokratisierung (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektorganisation 27
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