Realisierung Abschlu Controlling Change Planung Archetypen Vorprojekt Projektauswahl

Realisierung Abschluß Controlling Change Planung Archetypen Vorprojekt Projektauswahl Definition ! Projektauftrag Erfolgsfaktoren Projektfreigabe Risikofaktoren Teildisziplinen Meilensteine Nutzen Auflösung Projektzeitpunkt €

Phase Methodik Projekt Start R E A L I S I E R U N G Startsitzung Information Log-Buch Dokumentation Umsetzung - Prozeß Status-Bericht Lenkungsauschuß Meilenstein Instrument Wiki Beschreibung

Phase A B S C H L U S S P H A S E Methodik Präsentation Struktur Abschlußbericht Evaluierung Bericht Auflösung Unterzeichnung Instrument Wiki Beschreibung

PROJEKTMANAGEMENT DEFINITION Laut DIN 69901: Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projektes Ein Projekt: 1. ist zeitlich begrenzt 2. hat eine eigene Projektorganisation 3. ist interdisziplinär und abteilungsübergreifend 4. ist komplex und dynamisch 5. ist neuartig und risikobehaftet 6. hat ein Ziel

PROJEKTAUSWAHL Die Projekte richtig machen ist das EINE! Die richtigen Projekte machen das ANDERE! Bewertung Projekt Typen Strategie Organisation Produktentw. Softwareentw. Forschung Marketing Human Res. Bau Projekte Aeonospace Automotive uam Umsatz Kosten Qualität Innovation Motivation

Forschung & Entwicklung Einführung Projekt Reife Rückgang Auslauf satz m U rag t r E CAPEX Produkt PRODUKT-PROJEKT PHASEN ion tit Inves Konzept Planung Umsetzung - Einführung Abschluss

ERFOLGSFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT • • • Projektwürdige Aufgabenstellung Projektauftrag mit messbaren Zielen Machtpromotoren Kompetente Projektleiter & Teammitglieder Projektmanagement mit Augenmaß Zeitliche Ressourcen Klare Rollenverteilung Gezielte Projekt – Kommunikation Elektronische Hilfsmittel Projekt – Management – Kultur

RISIKOFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Personalmangel Unrealistische Zeitpläne Unzureichendes Budget Mangelnde Qualifikation Fehlendes Controlling Externe Lieferanten (Qualität, Termine) Unvollständiges Lastenheft Schnelle Anfangserfolge Änderungen durch Auftraggeber Konflikte im Projektteam

PROJEKTMANAGEMENT – REGELKREIS SOLL Vor Projekt – Steuerung Messdaten Änderung IST SOLL Mengengerüst Projekt – Planung Abweichung Projekt – Controlling Maßnahmen Planung + Realisierung Nach Projekt

PROJEKT – CONTROLLING KONTROLLE + EINLEITEN VON STEUERNDEN MAßNAHMEN Vorgehensmodell: 1. 2. Feststellen des IST-Zustandes Feststellen einer etwaigen Abweichung zum Plan • Abweichungsanalyse • Ursachenforschung • Trendanalysen 3. Festlegen von Projektsteuerungsmaßnahmen • nicht erwünschte Entwicklungen auszugleichen • anbahnende Abweichungen vermeiden

PROJEKTMANAGEMENT-TEILDISZIPLINEN (Nach PMBOK = Projekt Management Body of Knowledge) Integrationsmanagement Umfangsmanagement Zeitmanagement Kostenmanagement Qualitätsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Risikomanagement Beschaffungsmanagement

NUTZEN DES PROJEKTMANAGEMENTS • Effektivität durch interdisziplinäre Teamarbeit • • • Effizienz durch konzentriertes planvolles Vorgehen Kontrolle durch gezielte Projektsteuerung Termintreue durch professionelle Planung Transparenz durch Projektdokumentation Personalentwicklung durch Führung im Projektteam Wissensmanagement durch Teamarbeit

SITUATIONSANALYSE – MINDMAPPING • • • Ziel der „Situationsanalyse“ ist es eine tieferes und umfassendes Verständnis für die Ausgangssituation zu bekommen Zeigt Mängel im aktuellen Zustand auf und setzt sie in Beziehung zu dem angestrebten SOLL Zustand Methoden der Situationsanalyse • Beobachten……………. • Dokumentenanalyse………………. . • Befragung……………… • Systemanalyse…………. . • Mapping Tools……………

MINDMAP ZUR SITUATUIONS-ANALYSE eigene Mode andere Hype MAFO Trends Kompetenzen Medien intern Anspruchsträger Technology extern Demograf Globalis. 15 % ROI >15 % TRS % Mangel Bedürfnisse Wünsche Finanz Projekt X EBITDA Erfolgsfaktoren speed fern wirk muss sein darf nicht Wirkung Motivation neben wirk Personal Recht EU Förderung Regulator Hygiene Frustration intern

URSACHE-WIRKUNGSANALYSE (Ishikawa - Diagramm) • Ishikawa-Diagramm: Visualisierung eines Problemlöseprozesses bei dem nach den primären Ursachen eines Problems gesucht wird. • Technik der 5 Warum`s: Bis zu fünf Warum Fragen erforderlich bis man an die eigentliche Wurzel des Problems gelangt. • Erstellen des Diagramms: In einer moderierten Arbeitsgruppe mit je einem Vertreter der Problem-Kategorie. • Kategorien im Diagramm: Fünf M Mensch Material Methode Maschine Milieu Umfeld, Management, Messung, Prozesse

ISHIKAWA (FISBONE) DIAGRAMM Me de ial ter tho Ma h nsc Me sch Ma Mi lieu ine Problem

PROJEKT – ZIEL 1. eindeutig und allgemein verständlich 2. realistisch und erreichbar sein 3. den Lösungsweg nicht vorschreiben 4. in Subziele gegliedert sein 5. in 3 Sätzen kommunizierbar sein 6. Teilziele müssen messbar sein

Messkriterien Teilziele Hauptziel ZIELE-HIERARCHIE Ziel Leistung Termin Kosten

PROJEKTABGRENZUNG (NICHT-Ziele) Projekt-Ketten: sind als mehrere Projekte zu behandeln Projekt-Netzwerke: Workflows: bedürfen einer Multiprojekt – Organisation sind Teile des Operationsmanagement Abgrenzung von der Umgebung: zeitliche inhaltliche soziale Nicht-Ziel: Die wichtigsten NICHT-Ziele sind im Lastenheft angeführt.

PROJEKT ABGRENZUNG Projektidee NICHT-Projekt

UMFELDANALYSE – PORTER´S 5 FORCES (Kräfte aus dem externen Umfeld) Rivalität zwischen existierenden Unternehmen [Prestige] Verhandlungsstärke der Kunden [Alternativangebote] Bedrohung durch Ersatzprodukte [Man braucht es nicht mehr] Verhandlungsstärke der Zulieferer [Monopolstellung] Bedrohung durch neue Konkurrenten [Ein anderer kann es besser] z. B. : Erdgas - russische Sicht z. B. : Mobile Phones - Siemens Sicht

UMFELDANALYSE – SWOT Innerbetriebliche Stärken und Schwächen; Externe Chancen und Gefahren Stärken Schwächen Chancen Gefahren Strengths Weaknesses Opportunities Threats Vorgehensmodell: 1. Auflistung aller internen Stärken und Schwächen 2. Auflistung aller externen Chancen und Risken 3. Stärken + Chancen Maximieren 4. Schwächen + Gefahren Minimieren

SWOT ANALYSE MATRIX DARSTELLUNG [0] Chancen [T] Gefahren Externe Analyse SWOT Interne Analyse [S] Stärken [W] Schwächen [SO] SO Strategie [WO] WO Strategie Chancen, die zu den Stärken des Unternehmers passen Schwächen eliminieren um neue Möglichkeiten zu nutzen [ST] ST Strategie [WT] WT Strategie Stärken Nutzen um Bedrohungen abzuwenden Verteidigen!

AUFWANDS- UND KOSTENSCHÄTZUNG (TOP-DOWN) Vorgehensweise: 1. Aus den Teilzielen werden Hauptaufgaben definiert 2. Ermittlung der direkten Projektkosten • • • 3. Personal Consulter Material Reisen Werkzeug Messgeräte, IT Ermittlung der indirekten Projektkosten • • Gemeinkosten Raummiete Energie, Strom IKT

AUFWANDSCHÄTZUNG (Excel Sheet)

PROJEKTORGANISATION Projekt Auftraggeber Lenkungsausschuss Projektleiter Controller Assistenz Temporär MA MA MA Temporär

PROJEKTORGANISATION Funktion Name Ziele Aufgaben Kompetenzen Auftraggeber Erreichen der Projektergebnisse Abstimmung mit U-Strategie Auftragserteilung Entscheidungen - Abweichung Nominierung Projektleiter Budgetfreigabe Projektleiter Erreichen der Projektdefinition Erreichen aller Projektziele Vorprojekt bis Lastenheft Projektplanung + Steuerung Kommunikation, Dokumentation, Bericht Zusammenstellen Projekt-Team Führung des Projektteams Verfügung über Projektbudget Lenkungs. Ausschuss Einhaltung U-Strategie Synergie zu anderen Projekten Abstimmung bei Meilensteinen Lobbing; Projekt. Controller Projektcontrolling Planung, IST-Erfassung Abweichungsanalyse Einfordern von IST Team. Mitglieder Eigenverantwortliche Erreichung der Teilziele Termingerechte Erfüllung Berichtsplicht Projektsitzungen Auswahl Hilfsmittel Anspruch auf Information Vorgesetzte von Teammitgliedern Gesamtübersicht über Projekte des MA Know How - Transfer Kooperative Zusammenarbeit Disziplinäre Verantwortung Einhaltung Zeitressource

UNTERNEHMENSORGANISATION Reine Stabs Projektorganisation Matrix Projektorganisation Board Projektleiter Projekt 1 Projekt 2 Produktion Vertrieb Service Projekt 3 Projekt 1 Produktion Vertrieb Service Projekt 2 Projekt 3 Projekt = Org. Einheit wenige Projekte Management by Projektleiter = Stabstelle Netzwerk Gleichberechtigter keine dauerhaften Mitarbeiter Matrix zwischen Linien und Projektleitung führt häufig zu Konflikten zwischen Projektleitung und Linienführung

MATRIX - PROJEKTORGANISATION Weak Matrix Balanced Matrix CEO f 1 f 2 f 3 Projektleiter Projektkoordination CEO Projekte Projektleiter Strong Matrix f 1 f 2 CEO f 3 Projekte f 1 f 2 f 3 Projektleiter Composite Matrix Projekt A Projekt B

PROJEKTLEITER - EFFIZIENZ Zeit [Können mal Mitarbeiter] Entscheidung: E = Q x A [Qualität mal Akzeptanz] Führung: F = A x M [Aufgaben mal Mitarbeiter] Beziehung L = K x M Sachebene Leistung:

PROJEKTLEITER - AUFGABEN Fähigkeiten Was ist zu tun? Teambildung Auswahl nach fachlicher UND sozialer Kompetenz Teamführung Konfliktfähigkeit Fachkompetenz Planerisches Denken Organisieren Unternehmerisch Denken Administrative Fähigkeiten Ressourcen Zuordnung Beziehungsfähigkeit Ziele definieren und kommunizieren Konflikte sofort ansprechen Selber Hand anlegen Methoden einsetzen Service für Teammitglieder Einfaches Gu. V - Modell einsetzen Möglichst automatisieren Nach Verlässlichkeit der Teammitglieder Nähe schafft Beziehung

PROJEKT TEAM - TEAMBILDUNG (Bruce Tuchman) Forming (Orientierung) Abhängigkeiten klären Führung akzeptieren Storming (Konflikt) Meinungsverschiedenheiten, Spannungen Widerstand gegen Führung Norming (Struktur) etablieren von Normen und Beziehungen erhöhtes Vertrauen zur Führung Performing (Arbeit) Aufgabenorientierung, Zielerreichung Kooperation Adjourning (Auflösung) Abschluss der Aufgaben verringern der Abhängigkeit

PROJEKT – TEAM: ZUSAMMENSETZUNG Nach Belbin arbeiten Teams dann effektiv, wenn sie aus einer Vielzahl heterogener Rollentypen zusammen gesetzt sind. DENKEN INTERAKTION HANDELN Teamrolle Innovator Rollenbeitrag bringt neue Ideen Wegbereiter entwickelt Kontakte Integrator fördert Zusammenarbeit Macher überwindet Hindernisse Beobachter untersucht Vorschläge Mitarbeiter arbeitet am Objekt Umsetzer setzt Pläne um Perfektionist vermeidet Fehler Spezialist liefert Fachwissen fachlicher Beitrag Namen

DAS LASTENHEFT • Das Lastenheft ist „die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“ WAS • • WOFÜR zu erarbeiten ist sollte vom Auftraggeber formuliert sein Grundlage zur Einholung von Angeboten In der Bauwirtschaft auch als LV = Leistungsverzeichnis benannt Auftragnehmer schreiben häufig das Lastenheft selbst • Auftraggeber kann es nicht

Gliederung des Lastenheftes: 1. Spezifikation des zu erstellenden Produktes („die Last“) 2. Anforderungen an das Produkt bei einer späteren Verwendung [z. B. Temperatur, Speicher, Geschwindigkeit] 3. Rahmenbedingungen für Produkt und Leistungserbringung [z. B. Material, Normen, Richtlinie, …] 4. Vertragliche Konditionen [z. B. Gewährleistung, Risiko, …] 5. Anforderungen an den Auftragnehmer [z. B. Zertifizierung, …] • Anforderungen an das Projektmanagement [z. B. Dokumentation, Messverfahren …]

PROJEKT - AUFTRAG • • kein Projekt ohne Projektauftrag Vertrag zwischen Projektleiter und Auftraggeber Inhalte eines Projektauftrages: • • Projekttitel Ausgangssituation Projektziele Budget – Kostenschätzung Wirtschaftlichkeit Projektorganisation Verweis auf Lastenheft Mit der Unterzeichnung endet die Vorprojektphase