PRAKTIK AUDIT MUTU INTERNAL LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UST

PRAKTIK AUDIT MUTU INTERNAL LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UST OKTOBER 2019

Tindakan yang harus dikuasai auditor dalam Pelaksanaan Audit lapangan 1. Teknik Bertanya 2. Mencatat Hasil 3. Membuat Temuan 4. Melakukan Rapat Penutupan 5. Membuat Laporan Audit

Tahapan Audit Kepatuhan 1. Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim. 2. Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit. 3. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal acara audit untuk disetujui oleh teraudit. 4. Tim auditor melakukan audit dengan berpedoman pada checklist yang telah dibuat pada saat audit dokumen/desk evaluasi/audit sistem.

Bukti-Bukti penunjang dikumpulkan dari: 1. Wawancara dengan pengelola/ stakeholder 2. Pemeriksaan dokumen atau rekaman 3. Pengamatan terhadap aktivitas/proses 4. Pengamatan terhadap kondisi lapangan

Faktor Keberhasilan dalam Wawancara 1. Persiapan yang dilakukan baik 2. Wawancara dengan orang yang tepat 3. Usahakan agar wawancara dalam keadaan santai 4. Auditor harus berusaha sampai mendapatkan akar masalah

Beberapa kiat pada saat wawancara 1. Lakukan wawancara terpisah antara kepala bagian dan bawahannya/ staff 2. Hindari mengkonfrontasi cross-check pernyataan auditee-auditee lain (misal atasan) 3. Hindari kesan selalu membaca checklist 4. Buatlah pertanyaan yang jelas/spesifik/ tidak bermakna ganda

Yang Harus Dicatat saat visitasi 1. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar 2. Contoh-contoh ketidaksesuaian dokumentasi /rekaman 3. Aspek dari operasi yang menyimpang /cenderung mengarah kepada ketidaksesuaian terhadap

Catatan temuan meliputi 1. Apa yang ditemukan 2. Dimana ditemukan 3. Mengapa dianggap sebagai ketidaksesuaian 4. Siapa yang hadir/ ada pada saat ditemukan

Setiap anggota tim auditor membuat catatan potensi temuan ketaksesuaian untuk disampaikan pada rapat Tim Auditor

o Ketua tim memimpin rapat tim auditor untuk merumuskan daftar temuan audit. o Pernyataan temuan audit harus o mengikuti kaidah PLOR : ü Problem (masalah yang ditemukan) ü Location (lokasi ditemukan problem) ü Objective (bukti temuan) ü Reference (dokumen yang mendasari)

Klasifikasi. Temuan. Audit: v Observasi(OB): Ketaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah. v Ketaksesuaian(KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu. v Ketaksesuaian(KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu

Pertemuan / Rapat Tim Auditor Sebelum membuat laporan audit perlu dilakukan pertemuan tim auditor tanpa teraudit. 1. Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor 2. Melengkapi formulir ketidaksesuaian 3. Meninjau semua ketidaksesuaian 4. Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi temuan major 5. Mempersiapkan kesimpulan audit 6. Mempersiapkan agenda (closing) meeting

TEMUAN YANG DILAPORKAN Harus disetujui process (auditee) 2. Berdasarkan bukti 1. owner

RAPAT PENUTUPAN KEGIATAN AUDIT 1. 2. 3. 4. 5. Ketua bersama anggota tim auditor mengadakan rapat penutupan audit bersama teraudit membahas temuan audit untuk disepakati Ketua tim auditor dan teraudit bersama-sama menandatangani daftar temuan audit. Ketua tim auditor menutup acara audit Tim auditor membuat laporan audit Ketua tim auditor menyerahkan laporan audit kepada Client

AUDIT SISTEM / AUDIT DOKUMEN/ DESK EVALUASI Audit Sistem (Audit Dokumen) adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan‐persyaratan standar sistem audit mutu. Audit ini dilakukan di kantor (desk evaluation)

Lampiran 1. CATATAN AUDIT Form. LPM. UST. FCA. 01 No Referensi (Pernyataan Butir Mutu) Pertanyaan (Hasil audit sistem) Y T Catatan audit visitasi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Y = Ya; T = Tidak Yogyakarta, . . . . Auditor

REFERENSI (BUTIR MUTU) Referensi (butir mutu) adalah rujukan yang digunakan sebagai dasar sebuah tindakan atau pengambilan keputusan. Referensi yang digunakan dalam audit mutu internal diantaranya adalah: buku pedoman, peraturan akademik, pernyataan standar mutu, statuta, dan perundang-undangan yang berlaku.

AUDIT KEPATUHAN / AUDIT LAPANGAN Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikan bahwa setiap standar, prosedur Kerja dilaksanakan secara tertib dan benar. (ada/tidak ada; dilaksanakan/ tidak dilaksanakan) Audit ini dilakukan di tempat teraudit (visitasi).

TUJUAN AUDIT 1. Memastikan apakah temuan/rencana tindakan koreksi pada siklus audit tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti. 2. Memastikan kesiapan program studi dalam melaksanakan program Akreditasi √ 3. Memastikan pembimbingan akademik sesuai dengan prosedur yang benar √ 4. Memastikan proses pembelajaran sesuai dengan prosedur yang benar √ 5. Tujuan lain, sebutkan: √

RUANG LINGKUP AUDIT 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu serta Kerja sama 3. Mahasiswa √ √ √ 4. Sumber daya manusia 5. Keuangan, Sarana Prasarana 6. Pendidikan 7. Penelitian, , dan kerjasama 8. pengabdian kepada masyarakat 9. Luaran Tri Dharma 10. Tujuan lain, sebutkan:

TEMUAN AUDIT 1. Ketidaksesuaian KTS/OB (Initial Auditor) 1. KTS Mayor (SH) dst. . . . Referensi (butir mutu) Standar Pembimbingan Akademik Mahasiswa UST 2016 butir e : Dosen wali berkewajiban mendokumentasi kemajuan belajar mahasiswa setiap semester dalam bentuk hard copy dan/atau softcopy. . . . . Pernyataan Pelaksanaan pembinbingan mahasiswa oleh Dosen wali di program studi X tidak disertai dengan dokumen kemajuan belajar. . . .

2. Saran Perbaikan lanjutan No Bidang Kelebihan Peluang Peningkatan 1 Pembimbingan Program studi telah memiliki Program studi dapat mencetak Akademik Standar Pembimbingan Akademik formulir-formulir dokumen Mahasiswa 2016 yang di dalamnya dilengkapi pembimbingan disosialisasikan dengan formulir dokumen kepada semua dosen wali. pembimbingan akademik mahasiswayang sejenis v Saran perbaikan disesuaikan dengan hasil temuan v Kelebinan dan peluang peningkatan harus sinkron

KESIMPULAN AUDIT 1. Dokumentasi lengkap dan terstruktur untuk mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Ya Tidak Lainnya, sebutkan : _______ 2. Program studi telah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal secara konsisten dan berkelanjutan. Ya Tidak Lainnya, sebutkan : _______ 3. Temuan pada periode audit ini adalah: ( )___(Major), ( ) ___(Minor), ( )___(Obervasi) 4. PTK pada temuan audit sebelumnya telah ditindak lanjuti secara efektif. Ya Tidak Jika tidak, sebutkan rekomendasi tim auditor : ___________ 5. Kaprodi menunjukkan komitmennya terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk tercapainya kepuasan stakeholder. . Ya Tidak Lainnya, sebutkan : _______

PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK) Permintaan Tindakan Koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.