SISTEM AUDIT SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PERGURUAN TINGGI

SISTEM AUDIT SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PERGURUAN TINGGI Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya 2011

Tahap Audit • Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu. • Audit Kinerja: Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan. 2

Metode Audit • Desk Evaluation: Review dokumen, dilakukan di kantor oleh masing auditor. • Visitasi: Wawancara dan observasi langsung, dilakukan di tempat auditee Audit sistem dan kinerja bisa dilakukan dengan desk evaluation dan visitasi, atau bisa juga dilakukan hanya di desk evaluation atau visitasi. 3

Audit Dilakukan Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal dua atau satu tahun sekali). Dilakukan Audit Eksternal: 1. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk UKPA. 2. ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh badan sertifikasi ISO, baik UKPA maupun UKPPA). 4

Siklus Audit Internal Mutu (AIM) REKTOR 1 Menentukan kebijakan AIM PJM&SPI 3 Menentukan kajiulang 10 kebijakan 2 Tentukan Tujuan Audit Perencanaan Audit Membentuk 4 Tim Audit 9 LAPORAN AUDIT Tim Audit 5 8 Melaksanakan Kajiulang Dokumen dan Persiapan Audit Lapangan 7 Jadwal Audit (Visitasi) 6 checklist Rapat Tim Audit 5

MEKANISME AIM REKTOR 1 2 Menugaskan PJM-SPI menyusun Tim AIM 3 SK Rektor tentang Tim AIM 4 6 Tim AIM melaporkan hasil audit ke Rektor melalui PJM-SPI 5 Tim AIM melaksanakan audit 7 Permintaan Tindakan Koreksi 8 Dekan/ Ketua Program 9 Kajur/Ka. PS untuk memperbaiki Kinerja sesuai target indikator yang dijanjikan Berlanjut pada siklus berikutnya 6

Bagaimana Langkah Kita untuk Menjalankan Audit Internal Mutu (AIM) ? 1. Menyusun organisasi AIM. 2. Membuat dokumen audit. 3. Melakukan AIM. (satu siklus penjaminan mutu) 7

1. Organisasi AIM § Audit internal mutu di bawah kendali Rektor. § Tim AIM dibentuk berdasarkan surat tugas Rektor dengan masa kerja satu periode audit. § Ketua, sekretaris dan anggota tim AIM harus memenuhi persyaratan standar kompetensi auditor. 8

2. Dokumen AUDIT 1. Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) 2. MP Penilaian Kinerja untuk UKPA 3. MP Penilaian Kinerja untuk UKPPA 4. Instruksi Kerja (IK) 5. Borang Kinerja Unv. /Fak. /Prog. 6. Borang Kinerja Jur. /PS 9

3. Melakukan Audit Internal Mutu Tahapan Audit: 1. Audit Sistem 2. Audit Kinerja 10

PERISTILAHAN DALAM AUDIT q Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu. q Teraudit: suatu organisasi yang diaudit, disebut juga auditee. q Klien: seseorang atau organisasi yang meminta audit. q Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif. q Bukti-bukti obyektif: • Catatan/dokumen bersifat kualitatif ataupun kuantitatif. • Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen sistem mutu. 11

Tanggung Jawab Auditor • Menyiapkan perencanaan audit • Membuat laporan audit 12

Tanggung Jawab Auditee • Menginformasikan sasaran audit • Menginformasikan kepada auditor aktivitas/proses dibawahnya • Menyediakan sumber daya untuk kelancaran audit (ISO 9001: 2008) 13

KTS Ke. Tidak. Sesuaian atau Ketidakpatuhan Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan 14

OB Observasi Temuan yang menunjukkan ketidakcukupan terhadap persyaratan yang memerlukan penyempurnaan 15

Kriteria KTS n n n n KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan. KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen. KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi. KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan. KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi/ registrasi. 16

Contoh KTS n n Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan. Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut. Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir. Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan. 17

Contoh KTS n n Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi. Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal. Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan. Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan. 18

Ketidaksesuaian butuh TINDAKAN KOREKSI 19

PTK Permintaan Tindakan Koreksi Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada auditee atas dasar laporan audit agar auditee memperbaiki KTS atau penyebab KTS 20

Tindakan Koreksi Definisi Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara berkelanjutan. 21

Tindakan Koreksi n Mengidentifikasi akar masalah dari KTS. n Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS. n Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS. n Menerapkan langkah pengendalian. n Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan. 22

Tugas Auditor dalam hal KTS § Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang diacu). § Menjelaskan KTS kepada auditee. § Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit). Tugas Auditee dalam hal KTS § Memahami KTS secara rinci. § Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian). § Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan. 23

Distribusi Laporan Audit § Pimpinan puncak teraudit (Rektor, Dekan, Ketua Jurusan/Program Studi). § Auditor dan teraudit. § Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi. 24

Kaji Ulang Manajemen (Management Review) ► Melibatkan sistem mutu organisasi yang menunjukkan adanya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak (Pimpinan Universitas, Fakultas, Jurusan/PS, PJM dan SPI). ► Tujuan Kajiulang Manajemen: § Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan manajemen puncak dalam sistem mutu. § Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu. § Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber daya dan fasilitas. § Menilai efisiensi sistem mutu. 25