STANDARISASI SISTEM MUTU Sistem penjaminan mutu yang paling

STANDARISASI & SISTEM MUTU � Sistem penjaminan mutu yang paling mapan dan paling banyak digunakan di seluruh lembaga di dunia adalah sistem penjaminan mutu International Organization for Standarization (ISO). Istilah ISO diambil dari bahasa Yunani “isos” yang berarti sama, atau standar. Oleh karenanya ISO digunakan sebagai standar mutu yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization atau Badan Standar Internasional. ISO yang berdiri pada 1947 bersifat organisasi non pemerintah yang berpusat di Jenewa, Swiss (Prasetya, 2004)

� Sejarah tentang sistem penjaminan mutu ISO berawal dari kondisi perang dunia ke II yang ingin mendapatkan bahan peledak dengan standar mutu yang bagus. Berawal dari sinilah kemudian bagian pengadaan barang militer Inggris mengembangkan serangkaian standar yang secara umum dapat menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam menyediakan produk bermutu tinggi.

� Pada akhir 1960 -an dibuat standar sistem mutu AQAP (Allied Quality Assurance Publicators) yang dikembangkan dari standar-standar sebelumnya. Pada awal 1970 -an, Inggris mengembangkan lebih lanjut seri AQAP dan disebut “DEFSTAN 05 series” oleh. United Kingdom Ministry of Defence. Pada saat yang bersamaan angkatan bersenjata Amerika Serikat mengembangkan MIL STD 9858 A. Disisi lain perusahaan-perusahaan yang tidak bertransaksi dengan militer kemudian mengembangkan BS 5157 yang kemudian dikembangkan BS 5750 bagian 1, 2 dan 3 pada tahun 1979. Pada tahun ini pula pemeriksaan pihak ke tiga yang merupakan karakteristik ISO 9000 mulai dikembangkan. Selain itu pada tahun ini komisi ISO Inggris yaitu British Standard Institute(BSI) menyerahkan proposal untuk pembentukan komisi teknik baru dengan nomor ISO/TC 176. Sebagai hasil dari ISO/TC 176 yang telah melakukan sosialisasi ke seluruh dunia dalam tahun 1987

� Sistem manajemen mutu merupakan salah satu proses yang masih menjadi bagian dari proses MMT. Proses pengembangan secara terus menerus dalam MMT akan berhasil jika terdapat proses yang komprehensif untuk melakukan pengujian, pencermatan, analisis, dan pelaporan terhadap kegiatan yang berkaitan dengan proses dalam upaya untuk merelisasikan produk. Shoki, dkk mengatakan bahwa ISO 9000 dapat diintegrasikan dengan MMT untuk pengembangan menyeluruh sistem mutu yang mana pengembangan mutu dapat dicapai dengan mendasarkan pengujian proses-proses organisasi yang berkaitan dengan definisi proses, pengembangan proses dan desain proses.

� ISO 9001: 2000 merupakan ISO versi baru yang di luncurkan pada bulan Oktober 2000. Bagi semua organisasi yang telah memperoleh sertifikat ISO, maka memiliki kewajiban untuk melakukan modifikasi sesuai dengan persyaratan baru yang diterapkan dalam ISO 9001: 2000, walaupun tidak terdapat perbedaan yang sangat bertolak belakang. ISO tentang sistem mutu merupakan sistem ISO dengan seri ISO 9000 yang mulai dikeluarkan pada tahun 1987. ISO 9000 terdapat berbagai varian yaitu ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, dan ISO 9004

� ISO 9000 menguraikan filosofi umum dari standar sistem mutu, karakteristik, jenis-jenis, dan dimana serta kapan standar ini tepat digunakan, serta mendiskripsikan unsur-unsur yang harus dimasukkan dalam model penjaminan mutu ini. ISO 9001 memuat sistem mutu untuk desain/ pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan, ISO 9002 untuk produksi dan instalasi, ISO 9003 untuk inspeksi dan pengujian akhir, dan ISO 9004 merupakan panduan manajemen mutu dan elemen sistem mutu (Sonhadji, 1999)

� Perubahan untuk versi ISO 1994 dengan versi 2000 adalah penggabungan ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 menjadi ISO 9001 saja. Perubahan lain adalah struktur yang mendasarkan pola Plan-Do-Check. Action (PDCA), pendekatan proses, penekanan pada pelanggan, dan peningkatan berkesinambungan (continual improvement), dan penekanan pada peranan dan tanggung jawab manajemen puncak terhadap sistem manajemen mutu (Gazpers, 2001). Pada tahun 2000, ISO yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) tersebut kemudian di beri nama dengan ISO 9001: 2000.

� Pada bulan Mei 2008 ISO 9001: 2000 diperbaruhi menjadi ISO 9001: 2008. Perubahan yang dilakukan dari versi 2000 ke versi 2008 memang tidak sedrastis ketikadilakukannya perubahan dari versi 1994 ke versi 2000. Namun demikian, tetap terdapat banyak hal penting dalam perubahan versi tersebut, utamanya berkaitan dengan penyesuaian terhadap teknologi informasi dan penggunaan tenaga kerja luar. Organisasi yang telah memperoleh SMM ISO 9001: 2000 harus melakukan update pada versi 2008 ini selambat-lambatnya pada bulan November 2010.

� Dengan semakin luasnya berbagai hal yang berkaitan dengan wilayah yang harus distandarisasi, maka semakin banyak pula jenis-jenis standar baru yang ada dan diimplementasikan pada berbagai negara. Standar-standar ISO yang berkaitan dengan berbagai bidang tersebut beberapanya terdapat pada tabel.

ISTILAH-ISTILAH PENTING DALAM SNI § Mewujud ( Entity ), kasat mata atau tidak kasat § § mata Mutu ( Quality ) , keseluruhan karakteristik demi kepuasan kebutuhan ( satisfaction of need ) Jaminan Mutu ( Quality Assurance, QA ), kegiatan terencana dan sistematis yang diterapkan demi pemberian keyakinan yang memadai bahwa produk bermutu Pengendalian Mutu ( Quality Control, QC ), teknik dan kegiatan operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu Inspeksi ( Inspection ), kegiatan seperti pengukuran, pemeriksaan, pengujian, pembandingan mutu yang ditentukan, agar diperoleh

SNI : Standar Nasional Indonesia Ada 5 seri yaitu : SNI 19 -9000 -1992 SNI 19 -9001 -1994 SNI 19 -9002 -1994 SNI 19 -9003 -1994 SNI 19 -9004 -1992

ISO 9000 : Quality management and quality assurance standards-guidelines for selection and use ISO 9001 : Quality sistem model for quality assurance in design/development, production, installation and servicing ISO 9002 : Quality sistem model for quality assurance in production and installation ISO 9003 : Quality sistem model for quality assurance in final inspection and test ISO 9004 : Guidelines-quality management and quality systems elements

Dimensi Kualitas Ada 8 dimensi yang digunakan untuk menganalisis karakteristik kualitas produk. 1. Performa ( Performance ): aspek fungsional produk, misalnya percepatan, kenyamanan, dll 2. Features, pelengkap dari performa, misal servis makan/minum, TV 3. Kehandalan ( reliability ), keberhasilan suatu produk dalam periode waktu tertentu di bawah kondisi tertentu 4. Konformitas ( conformance ), kesesuaian produk terhadap spesifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya 5. Daya tahan ( durability), ukuran masa pakai produk 6. Kemampuan pelayanan ( service ability ), berkait dengan kecepatan, kesopanan, kompetensi, kemudahan, serta akurasi 7. Estetika ( aesthetics), keindahan produk 8. Kualitas yang dipersepsikan, bersifat subyektif, terkait dengan perasaan pelanggan dalam mengkonsumsi produk. Biasanya pelanggan terpengaruh oleh merek tertentu yang diyakini pasti baik.

� � � � FOKUS PADA PELANGGAN (Customer Focus) Organisasi bergantung pada pelanggan mereka, karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang & yang akan datang. Organisasi harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi pelanggan. 2. KEPEMIMPINAN (Leadership) Pemimpin organisasi harus menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang- orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam pencapaian tujuan- tujuan organisasi. 3. KETERLIBATAN ORANG (Involvement of people) Orang/ karyawan pada semua tingkatan merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi.

� 4. PENDEKATAN PROSES (Process Orientation) � Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara efisien, apabila aktivitas dan sumber- sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. � � 5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN (System Approach to Management) � Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses- proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan- tujuannya.

� 6. PENINGKATAN TERUS MENERUS (Continual Improvement) � Peningkatan terus- menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus- menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus- menerus meningkatkan efektifitas dan atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus- menerus mambutuhkan langkah- langkah konsolodasi progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen mutu.

� . � � � 7. PENDEKATAN FAKTUAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN (Factual Approach to Decision Making) � Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah- masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. � � 8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN (Mutually Beneficial Supplier Relationship) � Suatu organisasi dan pemasok adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan

Unsur Utama TQM 1. Fokus pada pelanggan 2. Obsesi terhadap kualitas 3. Pendekatan Ilmiah 4. Komitmen jangka panjang 5. Team Work 6. Improve secara berkesinambungan 7. Pendidikan dan Latihan 8. Kebebasan terkendali 9. Kesatuan tujuan 10. Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

Inspeksi � Arti sempit inspeksi adalah memeriksa atau pemeriksaan. Inspeksi adaiah gabungan kegiatan operasional dan managerial, yang meliputi: review, survey, check, measure, detection, examination, data collection, analyze^ documentation, reporting, test, recording, dan auditing atau verification. Ada 2 langkah inspeksi, yaitu: pengendalian rnutu dan penjaminan mutu � Pengendalian mutu ( Quality Control, QC ): terhadap raw material, process and equipment or technology. Langkahnya ialah: review dokumen, survei lokasi obyek, pengecekan obyek, pengukuran, deteksi penyimpangan, penelitian lanjut ( eksaminasi ), dokumentasi cacat, pelaporan singkat, penyajian rekapitulasi, perekaman perbaikan dalam kartu rekam ( record card)

Penjaminan mutu ( Quality Assurance, QA ): Ø langkah managerial secara sistematis untuk mengadakan auditing atas hasil kerja pengendalian mutu. Bisa dilakukan secara internal oleh pemilik obyek maupun eksternal oleh perusahaan independen. Langkahnya adaiah: review dokumen, audit hasil QC, pelaporan sesuai format standar. Cakupan Inspeksi 1. Plant inspection 2. Boiler inspection 3. Welding inspection 4. Rotating Equipment Inspection 5. Offside inspection 6. Statutory inspection Qc/ ncfann -an ctang) • 7. Electrical inspection

Pengendalian Mutu Terpadu ( PMT ) ( Total Quality Control) • Adalah sistem manajemen yang mengikutsertakan seiuruh karyawan dari tingkatan organisasi dengan penerapan konsep pengendalian kualitas dan metoda statistik untuk mencapai kepuasan pelanggan dan yang mengerjakannya. Ada 2 arti TQC: 1. TQC sebagai faisafah, mengharuskan seiuruh karyawan mempunyai pola pikir dan bertindak berdasarkan: . Market in concept. proses berikut adalah pelanggan kita. self control atau self Plan- Do- Check- Action ( PDCA ). Quality Assurance 2. TQC sebagai Sistem Manajemen Ada 3 tingkatan manajemen, yaitu: a. Manajemen Puncak ( Top Management): perumus visi dan misi b. Manajemen Menengah ( Midle Management) pengurai atau penjabar visi dan misi menjadi rancangan aktifitas lengkap dengan budged c. Manajemen bawah ( Foreman and Operators) melaksanakan standar perusahaan Karakteristik TQC

Karakteristik TQC 1. Berorientasi pada kepuasan pelanggan 2. Merupakan manajemen partisipatif 3. Semua harus tertulis 4. Berorientasi pada proses agar hasil optimal 5. Saling terkait, tidak mementingkan pekerjaan sendiri Cara penerapan TQC A. Mentalitas dasar B. Sistem Manajemen C. Sarana D. Pendekatan Penerapan dan Pengembangan

A. Mentalitas Dasar -> pola berpikir dan pola bertindak ada 4 aspek, yaitu: Sumber Daya Manusia ( SDM ), Kesadaran Mutu, Manajemen PDCA, Berbicara berdasar data atau fakta. SDM: - tidak saling menyalahkan - kerjasama dan partisipatif - keserasian hubungan atasan dan bawahan Kesadaran Mutu: - mutu berarti kepuasan pelanggan - proses berikutnya adalah pelanggan kita - orientasi pasar - kualitas adalah QCDSM ( Quality, Cost, Delivery, Safety, Morals) Manajemen PDCA: pengendalian mutu dimulai sejak darl proses awal sampai akhir, selalu dilakukan tindakan pencegahan dan perbaikan Berbicara berdasar data dan fakta: selalu berdasar pada data dan standar tertulis dan terukur, bukan NATO ( No Action Talk Only)

B. Sistem Manajemen • Ada 5 aspek sistem manajemen 1. Policy Management a. What Business are we in ( WBAWi) -> saat ini b. Aim -> yang akan dicapai c. Mission -> cara atau strategi pencapaian d. Vission -> cita-cita atau angan-angan e. Key Result Areas -> kunci keberhasilan f. Five year policy -> kebijakan jang. Ka menengah g. One year policy -> kebijakan jangka pendek 2. Activity Management a. Activity plan -> rancangan kegiatan b. 7 ab/e of control point and check point c. Management Graph -> ploting berbentuk grafik

3. QCC or SS management -> pengendalian dan inovasi QCC -> Quality Control Circle, terdiri 4 - 1 0 orang pelaksana peningkatan dan pengendalian mutu dalam unit kerja yang sama SS -> Suggestion System, menampung usulan-usulan tertulis dari karyawan demi produktifitas dan efisiensi kerja 4. Diagnosis dan review -> evaluasi periodik oleh Top Management tentang sinkronisasi policy dan activity management 5. Calendar of Event ( COE ) -> ploting jadwal secara baik, berupa daftar rencana pertemuan selama satu tahun ( waktu, tempat, peserta, materi, dll)

C. Sarana ( Tools ) Empat hal pokok dalam sarana, yaitu: sumbang saran, langkah peningkatan, Tools dan manajemen tools 1. Sumbang saran ( Brainstorming ) -> pengumpulan pendapat dari semua yang hadir agar diperoleh masukan sebanyak mungkin dan terbaik 2. Langkah peningkatan -> ada 8 langkah penting untuk problem solving / improvement. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) menemukan persoalan mencari dan menemukan sebab mempelajari faktor paling dominan merencanakan cara penanggulangan melaksanakan rencana (4) memeriksa hasil standarisasi rencana berikutnya

3. Tools -> alat bantu analisis masalah/fakta. Ada 7 alat bantu a. lembar pengumpul data ( check sheet) b. stratifikasi ( stratification ), pengelompokan data c. Grafik dan bagan pengendalian ( graphic and control chart) -> circle graph line, bar and d. Diagram Pareto -> gabungan grafik garis dan balok untuk menyatakan perbandingan masing-masing jenis data terhadap keseluruhan e. Diagram sebab akibat ( cause and effect ), juga disebut diagram tulang ikan, berisi faktor-faktor berpengaruh. f. Diagram Pencar ( scatter diagram ) -> korelasi antar 2 data atau 2 faktor yang ada g. Histogram, diagram balok berisi sebaran data yang

D. Pendekatan Penerapan dan Pengembangan Untuk melaksanakan TQM diperlukan pendekatan yang dapat menjamin sistern manajemen secara menyeluruh dan terpadu. Diperlukan diagnosis sebelum diterapkan, antara lain: a. pengamatan terhadap situasi ditinjau dari beberapa segi b. Identifikasi masalah c. analisis: - kepemimpinan yang digunakan - kedewasaan karyawan - sifat / suasana umum - lainnya yang dipandang perlu Perubahan yang diharapkan terjadi: a. Pengetahuan ( knowledge ) b. Sikap ( attitude ) c. Perilaku (individual behaviour) d. Perilaku organisasi ( group behaviour)

Standarisasi dalam industri manufakturing Pada saat bahan baku atau bahan setengah jadi dikerjakan dengan mesin, diharapkan hasilnya seperti yang telah ditentukan sebelumnya, baik ukuran, bentuk; posisi maupun tingkat kehalusan permukaannya. Syarat komponen berkarakteristik geometri ideal adalah: 1. ukuran/ dimensi teliti 2. Bentuk tepat/ sempurna 3. Permukaan halus sekali Karakteristik geometri ideal sulit dihasilkan. Perbedaan antara karakteristik hasil dan karakteristik ideal disebut deviasi/ simpangan

Beberapa sebab terjadinya penyimpangan a. Penyimpangan saat penyetelan (setting)mesin, tergantung ketelitian meter pada mesin b. Penyimpangan pengukuran geometri (measuring), pengukuran, pembacaan, penekanan c. Penyimpangan gerakan mesin (operating), ketidak lurusan alat iris, spindel goyang d. Keausan pahat atau aiat potong (wearing), setelah lama dipakai e. Perubahan cuaca udara dan suhu benda (condition), karena pemuaian atau pengerutan f Besar gaya pemotongan (penetration), gaya tekan alat iris pada permukaan benda kerja

• Penyimpangan-penyimpangan di atas tidak dapat dihilangkan, tetapi hanya dapat dikurangi atau diminimalisir, sehingga penyimpangan geometrik masih dapat diterima. Oleh karena itu perlu penetapan sampai berapa jauh penyimpangan masih dapat diterima. • Komponen dengan sifat ketertukaran (Exchangable components ). Ketika dibuat suatu poros, dapat dilakukan 2 cara pengerjaan, yaitu pengerjaan bebas tak terkontrol dimensi, dan pengerjaan terkontrol dimensi terbesar dan terkecilnya. Hasil ke dua proses tentu berbeda. Proses tak terkontrol menghasilkan poros terlalu kecil atau terlalu besar, sehingga perlu pengerjaan lagi bila poros akan dimasukkan ke dalam lubang bantalan.

Proses pengerjaan ke dua akan menghasilkan poros dengan ukuran baik, sehingga tidak perlu ada pengerjaan lagi ketika poros harus dimasukkan ke dalam lubang bantalan. Komponen hasil proses ke dua disebut komponen mempunyai sifat ketertukaran. Beberapa keuntungan komponen yang mempunyai sifat ketertukaran: 1. Waktu perakitan lebih pendek 2. komponen dapat dibuat oleh beberapa pabrik 3 dapat diproduksi secara massal 4. manajemen produksi lebih mudah, produktivitas lebih fleksibel, kualitasnya terjamin.