Noen erfaringer fra tilsyn 2011 og 2012 P

Noen erfaringer fra tilsyn 2011 og 2012 På Montessoriforbundets skolelederkonferanse v/gen sekr Torgeir Flateby KFF

Tilsynsområder høsten 2011 • styrets sammensetning, jf. privatskoleloven § 5 -1 • krav om politiattest, jf. privatskoleloven § 4 -3 • plikt til å ha ulykkesforsikring, jf. privatskoleloven § 7 -1 b • krav om godkjent skoleanlegg, jf. privatskoleloven § 2 -4 første ledd • plikt til å ha frukt- og grøntordning, jf. privatskoleloven § 7 -1 c • rett til fysisk aktivitet, jf. forskrift til privatskoleloven § 2 A-1

Tilsynsområder våren 2012 • styrets ansvar og oppgaver, jf. privatskoleloven §§ 5 -1 og 5 -2 • forsvarlig system, jf. privatskoleloven § 5 -2 tredje ledd • krav til fylkesmannens godkjenning av skoleanlegg, jf. privatskoleloven § 2 -4 • inntaksreglement, jf. privatskoleloven § 3 -1 • ordensreglement, jf. privatskoleloven § 3 -9

Tilsyn m økonomiforvaltningen • styrets sammensetning, jf. privatskoleloven § 5 -1 • inntak, reglement og praksis, jf. privatskoleloven § 3 -1 • beregning og innkreving av skolepenger, jf. privatskoleloven § 6 -2 • drift eller eierskap til annen virksomhet, jf. privatskoleloven § 2 -2 • regnskapsførselen, jf. privatskoleloven § 7 -1 • anvendelsen av tilskudd og skolepenger, jf. privatskoleloven § 6 -3 • styrets oppgaver knyttet tilskuddsforvaltningen, jf. privatskoleloven § 5 -2

U-dirs ”kilder” ved tilsyn • Innsendt dokumentasjon fra skolen • Data fra Brønnøysundregistrene • Skolenes nettside For skolene betyr dette at det er meget viktig at opplysningen i Brønnøysund til enhver tid er oppdatert og at en er presis i presentasjoner og fremstillinger på skolens nettsider

Konsekvenser av avvik Med hjemmel i privatskoleloven § 7 -2 a kan U-dir: • • Pålegge retting Holde tilbake statstilskudd Kreve tilbake tilskudd Trekke tilbake godkjenningen Tilsynsrapporter har status som enkeltvedtak (jf. forvaltningsloven § 2 første ledd) – og skolen har dermed klagerett

De mest vanlige avvikene Høsten 2010 presenterte U-dir et ”kakediagram” som viste hvordan avvikene fordelte seg ved den første tilsynsrunden etter at U-dir overtok tilsynene. 49 på inntak 39 på ordensregler 26 på styrets rolle og oppgaver 11 på kvalitetssikringssystem 6 på skoleanlegg Et implementert internkontrollsystem (kvalitetssikringssystem) burde fanget opp det meste av dette opp i forkant av tilsynene

Skoleeierne har ikke tilfredsstillende internkontrollsystemer. Rektorene ved skolene er i stor grad overlatt til seg selv, uten videre oppfølgning fra skoleeier ”Særlig betenkelig er det at skoleeierne etter gjentatte nasjonale tilsyn på kravene til forsvarlig system etter opplæringslova § 13 -10 og privatskolelova § 5 -2 i hovedsak ikke forholder seg til regelverket på dette området” (rapporten 2008, våre understrekninger) Tilsynsrapportene som er kommet den siste tiden tyder ikke på at skolene enda er i mål.

Legg merke til at en kan oppleve å få godkjent på et område, eksempelvis om godkjenning av lokaler, men likevel få avvik på ”forsvalig system” på punktet om godkjenning av lokaler.

Noen formuleringer i tilsynsrapportene • Noen punkter er hentet fra endelige tilsynsrapporter, mens andre er hentet fra foreløpige rapporter • Når du leser tilsynsrapporter er det avsnittene om U-dirs observasjoner og vurderinger som er av interesse. Du trenger ikke bruke mye tid på beskrivelsen av tilsynet og lignende som er likt fra rapport til rapport.

Styrets rolle, psl §§ 5 -1 og 5 -2 og vol § 24 • Psl § 5 -1 regner opp de interessegruppene som har møterett. Dette er et fokusområde ved tilsyn. • Psl § 5 -2 beskriver styrets ansvar, med konkretisering av hva som ikke kan delegeres. • Styrets skal være oppnevnt i samsvar med rettsgrunnlaget. (AS-loven, Stiftelsesloven, Foreningsregler og Samvirkeloven mest vanlig). • Dersom en fra interessegruppene er eierutnevnt styremedlem kan ikke ”erstatte” de som ifl psl § 5 -1 har rett til å møte for en interessegruppe.

U-dirs observasjoner og vurderinger om styrets rolle • Noen ganger er ikke alle interessegruppene innkalt til møtene, eksempelvis er det ikke ansatte representert fra både lærere og andre ansatte • Manglende dokumentasjon av at alle er innkalt • Mangler ved protokoll/referater • Et relativt hyppig avvik er at endringer i styresammensetningen ikke er rapportert til Brønnøysund • En skole fikk ikke avvik, men bemerkning om at en møteinnkalling var sendt ut bare 3 dager før møtet, mens det skulle vært en uke før.

Kvaltetssikringssystem, psl § 5 -2 tredje ledd (Internkontroll) • U-dir sier at omfanget av regelverket er så omfattende at det ”ikkje kan etterlevast utan eit fungerande system for internkontroll” • Videre sier de at internkontrollsystemet er en nødvendig forutsetning for at privatskolen ”skal kunne prestere” og hjelpemiddel for å ”kunne levere rett kvalitet, på rett måte og til rett tid”

Når er systemet godt nok? 1. Systemet skal sikre ”forståing”. Dvs at styret og skoleledelsen forstår hva lovkravene går ut på 2. Systemet skal føre til ”levering av resultat” – oppfylle lovkravene • Disse to punktene utgjør ”fundamentet” for internkontrollen. Videre skal systemet sørge for : • • • Overvåking Korreksjon Dokumentasjon Rapportering til og grunnlag for vedtak i skolestyret Evaluering om systemet er formålstjenlig Revisjon av systemet når det er nødvendig

Risikovurdering og funksjonalitet • U-dir sier at det må dokumenteres at risikovurderinger ligger til grunn for hvor ofte et virksomhetsområde kontrolleres • Ved tilsyn blir det lagt vekt på systemets egnethet og funksjonalitet. Dette vil bli lagt vekt på ved vurdering av eventuelle avvik og pålegg. • (Dette tror vi KFF-KSS ivaretar på en rimelig god måte, men dokumentasjonen på de enkelte punktene må skolene fremskaffe. KFF-KSS er kun et ”verktøy”)

U-dirs observasjon og vurderinger • Oppsummert kan det sies at skolene i for liten grad bruker feltet for DOKUMENTASJON/KOMMENTAR i kontrollerende del av systemet (sjekklistene). • Det heter eksempelvis i en tilsynsrapport at Udir ikke kan se at ”skulen har utarbeidd skriftlege rutinar for handsaming av søknader om inntak og saker om brot på ordensreglementet”. • Det betyr altså at rutinene må være skriftliggjort – som del av de aktuelle reglementene og/eller som egen rutinebeskrivelse som vises til i dokumentasjonsfeltet i sjekklistene.

Observasjon og vurderinger forts Stikkord: • Delegasjonsreglement • Rutinekalender Tilsyn viser at det legges vekt på delegasjonsreglement og rutinekalender som dokumentasjon på at forsvarlig system er godt nok.

Godkjent skoleanlegg, psl § 2 -4 • Begrepet skoleanlegg omfatter undervisningslokalene, andre lokaler som blir brukt av elevene og utearealer. • ”Godkjenninga har som formål å medverke til at skuleanlegget fremjer helse trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold og førebyggjer sjukdom og skade” • Jfr. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler gjelder

U-dirs observasjoner og vurderinger • På dette tilsynsområdet er det to former for avvik/merknader som dukker opp: 1. Det mangler godkjenningsdokumenter 2. Det mangler rutinebeskrivelser for hvordan dette området følges opp over tid og ved endringer. – Det etterlyses rutinebeskrivelser som må vises til i dokumentasjonsfeltet i sjekklistene.

• Rutinebeskrivelsene må si noe om hva en foretar seg når: bygger om/utvider, gjør vesentlige fysiske inngrep, skolen flytter, kjøper/leier nye lokaler, osv. • Det er altså ikke nok å lege frem godkjenningsdokumenter – oppfølgingsrutinene må dokumenteres • Godkjenningene skal gjelde de lokalene skolen ”til ei kvar tid bruker”

Inntaksregler og søknadsskjema, psl § 3 -1 • Vilkårene skal være like med vilkårene for inntak i offentlig skole • Ikke begrensninger på hvem som kan søke • Saklige, objektive og etterprøvbare inntaksprioriteringer ved oversøknad, se rundskriv Udir-5 -2010 • Ikke be om info som er egnet til siling eller taushetsbelagte opplysninger • Likebehandling av søkerne • Forutsigbarhet for søkerne • Virkningen av for sent innkomne søknader

Udirs observasjoner og vurderinger • Mange av funnene går på at prioriteringskriteriene ved oversøkning ikke er saklige, objektive og etterprøvbare. Det åpnes for mye for subjektivt skjønn. Eks. bruker skolene begrep som ”bør” og ”kan” prioriteres. Det blir for upresist. • En skole legger opp til lovlig kvote (vg skole)for søkere på særskilte vilkår, men så blir de tatt på at de definer slike søkere som personer med funksjonshemminger og vanskelige oppvekstvilkår. Dette åpner for uakseptabel personlig skjønn mener tilsynet

• Tilsynet har også fokus på søknadsskjemaene. Det må være samsvar mellom dem og inntaksreglene. • De konkluderer ofte med at det etterspørres «ikke-relevant informasjon» , så som 11 -sifret fødselsnummer • -og forhold som ikke har direkte tilknytning til lovlige inntakskriterier som er nevnt i inntaksreglene. • For en skole sies at det er feil når de i pkt 3 i inntaksreglene har en bestemmelse om kjønnskvotering ved 40/60% skjevfordeling, men ikke har gjentatt det i prioriteringslista på pkt 4.

• I en foreløpig rapport heter det at inntaksreglene er for upresise ved en skole som har to søknadsfrister. Hvordan prioriteres dem som står på venteliste etter første inntak? • I tilsynet ved en vg-skole viser Udir at de går konkret inn i søkerlistene og vurderer om inntaksreglene følges. De påstår ved denne skolen at søker nr. 49 gikk foran nr. 57, selv om 57 i følge inntaksreglene burde prioriteres. I dette tilfellet hadde søker 57 takket nei til plassen. Dette viser eksempel på hvor detaljert de sjekker dette med inntak

• Avvik for å be om opplysning om en tidligere har hatt hjelpe- og støttetimer • Avvik å spørre om hva som er målformen • Avvik å spørre om hvorfor barnet søkes inn på skolen • Avvik å spørre om ”andre opplysninger om barnet som kan ha betydning for skolen” • Avvik å ha noe om skolepenger i inntaksreglementet • Avvik å kreve underskrift på kontrakt for å ta imot skoleplass

Avvik å benytte karakterkrav ut over grunnskole/VG 1/VG 2 Avvik å bruke romkapasitet og behov for individuell oppfølging som vilkår Avvik dersom adm. gebyr og forskudd på skolepenger er høyere enn kr. 1. 000, En kan i inntaksprosessen bare be om opplysning om det som er relevant i forhold til inntaksregelen og saklige prioriteringskriterier

• Mangler saksbehandlingsrutinene ved enkeltvedtak. Bl. a. mangler det opplysning til søkeren om klageretten (ved enkeltvedtak) og henvisning til forvaltningsloven om retten til å klage , klagefrist, klageorgan og framgangsmåte ved klage, Jf forvaltningsloven, særlig kap III, IV, V og VI. Se særlig §§ 11, 18, 27 , 28 og 29. • Endog når en elev har fått ja til skoleplass

Ordensreglemet, psl § 3 -9 og • Elevenes rettssikkerhet er i fokus ved alle tilsynstema, men er særlig synlig her Reglementet må ha en tredeling: • Akseptabel/ikke akseptabel oppførsel • Mulige sanksjoner • Fremgangsmåte ved regelbrudd må være i samsvar med forvaltningsloven (jf det som fremgår under pkt om inntaksregler og henv til forvaltningsloven)

U-dirs observasjoner og vurderinger • Noen avvik går på at fremgangsmåten (saksbehandlingen) ved regelbrudd ikke fremgår av reglementet. Jf. det som fremgår om inntaksregler foran om henvisning til forv. loven. • Anvendelse av regelverk som ikke fremgår av reglementet fører til avvik • Anvendelse av andre sanksjoner enn dem som fremgår av reglementet fører til avvik

• En foreløpig rapport sier at skolen ikke kan ha et punkt i ordensreglene som sier at rutiner beskrevet i skolens sosiale læreplan kan anvendes i sanksjonssammenheng. • De kan heller ikke ha bestemmelse om at det kan ”iverksettes spesielle tiltak for å løse akutte miljøog ordensproblemer” • Slike bestemmelser blir ikke forutberegnelig for elevene. • Sanksjonslisten må være uttømmende

• En skole får avklart at det i ordensreglementet skal fremgå hvem som beslutter bruk av reaksjoner (Jf psl § 3 -10 om bortvising besluttes av daglig leder) • Økonomiske forhold er en kontraktsmessig sak (forpliktelse til å betale skolepenger) og hører ikke heime i ordensreglene.

Økonomiforvaltningen, psl kap 6 og økonomiforskr. • En omfattende tilsynsrunde med regnskapene er på gang nå. • Regnskap, noter, annen virksomhet, innkjøpsregler, eierskap i A/S, utleie, øknomirutiner fordelt i skolen… mm • Notene i regnskapet er av stor betydning. Notene skal gi relevant informasjon

• Ikke sjablongmessig fordeling av felleskostnader o. s. v. • Spesifisering av finansieringskilder – statsstøtte, kommunal støtte til spesialundervisning (kommunevis) og lignende. • Innkjøpsrutiner må vedtas • En skole får pålegg fordi de leier ut lokaler til barnehage. Det defineres som annen virksomhet det må søkes godkjenning for. (Psl § 2 -2 første ledd)

Hvordan lese tilsynsrapporter? • Vi avslutter med å bla litt på www. Udir. no