Nyttige erfaringer br benyttes Om erfaringer og suksessfaktorer

”Nyttige erfaringer bør benyttes!” Om erfaringer og suksessfaktorer ved implementering og bruk av e. Meldinger Erfaringskonferansen 14. – 15. februar 2011 Prosjektleder Irene Henriksen Aune 1

Om Arendal kommune § § § 42 000 innbyggere 1300 ansatte i Omsorg, Mestring og Rehabilitering (OMR) 9 sykehjem 11 hjemmesykepleiesoner 218 bemannede boliger § IKT tatt i bruk i alle deler av OMR siden 2005 2

ELIN-K fase 1 - Pilotkommune siden 2006 § 3 fastlegekontorer § § § Legegruppen Grandgården - Plenario Tromøy legesenter - Winmed Pollen legesenter - Vision (fra 2010) § § § 2 hjemmesykepleiesoner 2 korttidsavdelinger ved sykehjem Tjenestekontoret § § § Utvikling og testing 2006 – 2009 Pilotering 2010 Drift 2011 3

Status 14. februar 2011 300 § PLO-meldingene er tatt i bruk ved 9 av 11 legekontor § 31 av 37 leger er i gang 250 200 150 Sendte: Mottatt: 100 50 Legene i nabokommunene begynner å etterlyse samme mulighet! Des Nov Okt Sept Aug Juli Juni Mai April Mars Feb Jan 0 4

Forberedelser til bredding § Informasjon og forankring § § Oppsett av kommunikasjonsparter § § § § Brev undertegnet av kommuneoverlege til alle fastlegene Informasjon og presentasjon i fastlegeutvalget Avtaleutkast med frist for tilbakemelding Lastet ned alle legekontorenes sertifikater til egen mappe Sjekket legenes HERid i adresseregisteret – noen manglet To legekontorer hadde oppgitt feil org. nr. Fikk hjelp av CGM Egen brukerveiledning på oppsett viste DES, ikke eb. XML Hvordan se forskjell på krypterings- og signeringssertifikater? La inn Com Parter etter mal fra den første som Tieto hadde satt opp Etablerte Endringslogg Adressekit til legekontorene (8 Winmed-kontorer) § Burde hatt en kvalitetssjekk på hvilke tjenestetyper CGM la inn 5

TIPS: § Alle legene måtte registreres som meldingsmottakere i fagsystemet for å få satt opp kommunikasjonen. § For å hindre at disse ble benyttet før de var klare, satte vi (VENT) etter navnet og fjernet detter hvert som kommunikasjonen var etablert og testet. 6

Testing av kommunikasjon § Installasjon av adressekit § CGM avtalte tid med legekontorene og utførte installasjon. § § § Avtalte å bruke Line Danser som gjennomgående testpasient. Vi sjekket at testmeldingene kom frem og at applikasjonskvitteringer ble mottatt. Legekontorene fikk noen uforståelige feilmeldinger og avviste meldinger når kommunen prøvde å sende § § Måtte fjerne HERid på legene og bare beholde HPR-nr Måtte legge inn kommunens orgnr som avsender ID til to legekontor 7

Rutiner § Rutinebeskrivelse - kommune § § ”Kokebok for e. Meldinger” § Kort om bakgrunn § Hvilke meldinger skal brukes når § Rutiner ved sending av meldinger § Rutiner ved mottak av medlinger § Rutiner ved feil og avvik § Hvilke legekontor som kan kommunisere elektronisk Rutinebeskrivelse – legekontor § Basert på mal fra Bergen kommune - Justert til lokale forhold 8

Opplæring • Tilbyr kurs fra 1300 – 1500 for inntil 20 personer • Annonseres i kursportalen med beskjed til teamledere • Innleder med Rutinebeskrivelsen • Gjennomgår og tester alle meldingstypene • Bruker egen testpasient i produksjonsbasen 9

TIPS § Bruk egen kommune som mottaker av alle testmeldinger fra kursene § § Du unngår da å spamme legenes innbokser Du kan også (sannsynligvis) slette meldingene etterpå slik at det ser ryddig og greit ut til neste kurs 10

Når alt er klart… § ”Start-pakke” til legekontorene § § § Sendte ut brukerveiledning fra CGM sammen med rutinebeskrivelsen for legekontorene og følgebrev Tilbud om å komme rundt til dem hvis det var ønskelig Klarsignal til kommunens ansatte § § Fjernet (VENT) etter legenes navn Oppdaterte rutinebeskrivelsen E-post med informasjon til alle teamledere Avtale med IKT Agder om kontroll av meldingsflyten daglig 11

TIPS § § § Etablér gjerne en ordning med meldingsansvarlige på hver lokasjon. Disse gis et særskilt ansvar for å innføre gode rutiner på sin arbeidsplass, samt å følge opp at meldingene faktisk blir behandlet og at applikasjonskvittering kommer. Disse er også lokasjonens hovedkontakt mot systemansvarlig. 12

Oppfølging § § Loggen i fagsystemet viste raskt at legene tok meldingene i bruk Følger denne nøye i starten og gir tilbakemeldinger ved feil bruk Sjekker jevnlig at meldinger blir fulgt opp og merket som ”Behandlet” i kommunen Siden tjenestebasert adressering ikke virker ennå, er det en utfordring å fange opp alle meldingene som skal til Tjenestekontoret – sjekker ubehandlede meldinger som er eldre enn 1 uke 13

Suksesskriterier § § Forankring og forståelse hos alle parter Dedikerte ressurser § § § God dialog med leger og leverandører Klare ansvarsforhold Gode rutiner § § § Tett oppfølging Tålmodighet Timing 14

Legesystemleverandører ELIN-K Tieto Lokal prosjektleder 15

Slik begynner det å se ut… 16

Takk for oppmerksomheten! Spørsmål? 17