MANAJEMEN PRODUKTIVITAS DAN KUALITAS Peningkatan Produktivitas Pekerjaan Kantor

MANAJEMEN PRODUKTIVITAS DAN KUALITAS Peningkatan Produktivitas Pekerjaan Kantor PERTEMUAN 12 PANJI PRAMUDITHA, S. SOS. , M. M

Peningkatan Produktivitas Pekerjaan Kantor Peningkatan produktivitas di bidang perkantoran mempunyai beberapa ciri khas. Hal utama harus ditegaskan bahwa pekerjaan tata usaha merupakan masalah penting yang memerlukan perhatian khusus, sebab di negara 2 maju misalnya pegawai TU-nya meliputi lebih dari 50% dari seluruh angkatan kerja. Kunci bagi produktivitas ketatausahaan adalah menyusun pengawasan yang baik agar terdapat keseimbangan alokasi pekerjaan. Kesulitan yang ada dalam meningkatkan produktivitas TU dan Jasa (swasta dan pemerintah) adalah cara memacu pekerja kantor untuk lebih efektif melakukan peekerjaan.

Alasan pokoknya adalah kurangnya norma dan standar yang disusun serta baik atas jenis 2 pelaksanaan kerja TU yang berbeda 2. Art Buchwald, seorang pengarang satire, akhir 2 ini me -ngetengahkan suatu rencana baru bagi pengurangan biaya pemerintah. Dia menyatakan bahwa birokrasi tidak pernah berkurang, kecuali jika para pejabat negara mempunyai inisiatif melakukan hal itu. Dia menyarankan bahwa setiap pegawai negeri yang menyusun bagaimana mengurangi kerjanya akan dipensiun dengan pembayaran penuh sepanjang hidupnya. Ini bagi dari polanya yang tidak begitu lucu. Untuk sebagian besar pengusaha, gaji adalah hanya setengah biaya dari satu jenis kerja, mungkin kurang

yang lainnya untuk ruangan penerangan dan pengaturan udara, telpon dan perjalanan dinas, tempat penyimpanan arsip, komputer dan mesin tik, tanpa memperdulikan kesejahteraan sosial dan bagian terbesar adalah kertas 2 kerja dimana seorang pegawai yang tidak perlu menghabiskan waktunya untuk menghasilkan pekerjaan 2 lain yang tidak berguna. Teknik Meningkatkan Produktivitas Lainnya Ada sejumlah teknik peningkatan produktivitas lainnya seperti manajemen, metoda perencanaan analisa masalah kritis = CPA, evaluasi program dan teknik pengulasan = PERT, analisa jaringan kerja ; evaluasi laba dan biaya penggunaan komputer dsb.

Jadi semua teknik peningkatan produktivitas bagi para pekerja lapangan maupun tata usaha terutama diarahkan pada/untuk: Ø Mempertinggi kemampuan perorangan, dan Ø Mengembangkan sikap positif para pegawai atau dengan Ø perkataan lain mengembangkan kemauan untuk bekerja lebih Ø baik. Masalah 2 Organisasi dan Manajemen dalam Peningkatan Produktivitas Ada konsesnsus yang menyatakan bahwa faktor 2 penting dalam meningkatkan produktivitas tergantung pada manajemen: perencanaan yang lebih baik, prosedur kerja yang lebih efektif,

komunikasi yang lebih baik, sumber 2 kemanusiaan yang lebih efektif, kebijakan, pembuatan keputusan yang ditingkatkan dsb. Dalam survai Ross terhadap 6000 manajer bahwa pemilihan yang berlimpah bagi produktivitas yang ditingkatkan merupakan langkah manajemen yang lebih baik. Semua usaha untuk menaikan produktivitas dalam perusahaan, sektor atau negara memerlukan organisasi serta manajemen yang kokoh adalah menyatukan langkah dalam semua sistem produksi (atas jasa). Pendekatan sistem produktivitas manajemen berlandaskan pada dua konsep dasar: a. Memusatkan pada output ((hasil 2 sistemnya) b. Keterpaduan bagian 2 sub sistem organisasinya dalam satu kesatuan.

Memperkenalkan dua konsep tsb pada praktek manajemen membantu menggantikan input atau proses yang berorientasi pada manajer dengan hasil 2 nya yang berorientasi pada manajer. Jika dua kategori pertama manajer lebih banyak memikirkan dokumen pemrosesan, volume data, pemeliharaan aturan dan instruksi, maka akan lebih mementingkan format dan organisasinya dibandingkan dengan manajemen sebenarnya, sedangkan kategori yang berorientasikan pada hasilnya akan lebih berkaitan dengan penambahan nilai baru terhadap sumber 2 departemental (perusahaan) serta pencapaian hasil akhir yang lebih baik sehingga lebih fleksibel dan lebih sesuai bagi perubahan organisasi yang menghasilkan output lebih baik.

Manajemen yang berorientasi pada hasil itu lebih tepat bagi pengadaan dan pelaksanaan sistem produktivitas, sedangkan pelaksanaan yang berorientasi pada hasil akan lebih dinamis dan fleksibel. Komunikasi mereka dan penghargaan berdasarkan pada hasil, bukannya pada prosedur atau tujuan. Kesemuanya itu menggalakkan inovasi dan inisiatif bawahan. Itulah sebabnya suatu sistem efektif pengaturan produktivitas harus berlandaskan pendekatan manajemen hasil. Sistem manajemen produktivitas terdiri dari dua bagian pokok: Pengaturan Bawahan dan Pengaturan Kerja.

Sistem Manajemen Produktivitas Pengaturan bawahan - Penilaian Pengembangan bawahan Komunikasi Delegasi dan pengawasan Gaya kepemimpinan Gaya organisasi Pengaturan Kerja - Menentukan tujuan Pemecahan masalah Pembuatan putusan. Perencanaan aksi Pengaturan waktu

Gambar tadi menunjukkan hubungan antara manajemen tsb di atas dengan faktor 2 yang mempengaruhi produktivitas. Untuk meningkatkan produktivitas, setiap manajer bisa menggunakan/mempraktekan metode 2 manajemen ini pada semua tingkatan, sedangkan penerapannya yang terpenting terdapat pada tingkat midle management dan pengawasan, sebab disanalah hasil 2 dicapai. Konsekuensinya, ada potensi besar bagi pengembangan itu sendiri, dimana pertanggungjawaban produktivitas terumuskan dengan jelas. Misal, tidak ada sistem peningkatan produktivitas kecuali jika serikat 2 buruh berperan serta dalam perencanaan dan realisasinya. Mereka harus melihat dari dekat agar mengerti

bahwa peningkatan produktivitas tidak tercapai pada pengeluaran untuk upah dan kualitas kehidupan kerja. Untuk inilah setiap organisasi yang efektif untuk meningkatkan produktivitas dalam perusahaan paling sedikit harus menggabungkan usaha 2 manajemen secara umum dan fungsionalnya dengan serikat buruh. Tanggungjawab pokok manajemen dalam peningkatan produktivitas pada perusahaan adalah penetapan tujuan, membuat program peningkatan produktivitas seetra memantapkan satu sistem pengukuran produktivitasnya. Bahasan: (a) Penetapan Tujuan

Untum memulai rencana peningkatan produktivitas, pertama tetapkan ruang lingkupnya dimana peningkatan itu perlu dan dapat dicapai. Cantumkan teknik 2 peningkatan produktivitasnya yang dimulai dari pengenalan tujuan 2 nya. Kenali unsur 2 khusus produktivitas yang kritis terhadap jalannya pelaksanaan perusahaan meliputi kuantitas, kualitas, kepuasan pelanggan serta unsur 2 lainnya. Setelah itu semua, rencanakan sarana yang mengukur setiap unsur kritisnya. Jika tidak, kegunaan unsur tsb bagi organisasi tidak dapat disusun secara kuantitatif. (b) Menentukan Program Peningkatan Produktivitas Ujilah struktur dan organisasi manajemen secara ber-hati 2

Dalam rangka menyusun perubahan 2 yang perlu dalam memenuhi program peningkatan produktivitas yang dirumuskan sesuai dengan tujuan perusahaan. Meskipun terdapat perbedaan tujuan dan pendekatan perusahaan, untuk menetapkan program peningkatan produktivitas adalah sbb: 1. Dalam menentukan perlunya program dan sekaligus memprakarsainya. Direktur memiliki peran yang menentukan. Manajemen tertinggi harus disertakan dalam pengembangan dan penetapan kebijakan peningkatan produktivitas. 2. Langkah berikutnya adalam membentuk satu tim yang terdiri dari Direksi dan wakil 2 pegawai/pekerja dan mungkin juga konsultan dari luar perusahaan.

3. Dengan mendasarkan pada ukuran perusahaan, maka untuk melaksanakan program produktivitas perlu dibentuk unit tersendiri. Dapat pula diikutkan koordinator khusus bidang permesinan industri (mekanik), akuntan, organisasi dan metode maupun dari staf pimpinan. 4. Mendidik pimpinan menengah dan pengawasan itu merupakan suatu hal yang penting. Orang yang bertanggungjawab atas pelaksanaan program memerlukan latihan yang berkenaan dengan konsep produktivitas. 5. Pegawai di semua lini/tingkat dilibatkan melalui pertemuan 2 perusahaan. 6. Programnya harus mengetengahkan laporan dan evaluasi hasil 2 berkala yang memerlukan penyusunan dan tujuan.

7. Jika produktivitas harus diukur dalam setiap unit organisasi perusahaan, maka pengukuran dan tujuan 2 nya harus ditetapkan dan juga harus dibuatkan laporan berkala untuk menetapkan standar bahwa penampilan unit 2 tsb yang memerlukan campur tangan manajemen dan standar penampilan tertinggi sebagai dasar untuk hasil tertinggi yang perlu mendapat penghargaan. 8. Bagian dari usaha menyeluruh adalah menaikkan tingkatan kewaspadaan organisasi di semua faktor yang akan menambah produktivitas serta sistem untuk meningkatkan produktivitas.

(c) Menetapkan Sistem Pengukuran Produktivitas Salah satu langkah penting adalah menentapkan sistem pengukuran produktivitas dalam perusahaan. Masalah 2 utama dalam organisasi harus dipecahkan ditanggulangi dalam kaitannya dengan peningkatan sistem pengukuran produktivitas adalah sbb: 1. Tentukan unsur 2 organisasi yang paling harus diperhatikan/ diawasi 2. Lakukan penelitian untuk menentukan jenis 2 ukuran yang dikembangkan melalui aktivitas sejenis 3. Pilihlah konsep 2 yang dikehendaki dan unit 2 pengukuran output dan input perusahaan maupun aktivitas lainnya.

(4) Hubungi pekerja dan bagian 2 lain untuk menggunakan ukuran 2 tsb bagi penilaiannya dan cara menerapkan ukuran 2 tsb pada pelaksanaannya. (5) Yakinkan tersedianya data dan buatkan beberapa kompromi bila perlu (6) Pilihlah bobot yang sesuai, gabungkan formula 2 dan metode penomoran indeks. (7) Pilihlah aktivitas, percontohan seksi atau kelompok 2 percobaan untuk mengetes sistem pengukuran (8) Ujilah sistemnya pada aktivitas percobaan terpilih (9) Sesudah melalui tenggang waktu yang cukup, evaluasilah nilai sistemnya, buatkan beberapa modifikasi untuk dicoba.

Dalam menentukan sistem pengukuran ada 4 pertimbangan khusus manajemen perusahaan, sbb: 1. Sebuah perusahaan tidak harus meniru/mengikuti pengukuran produktivitas di tempat lain, namun juga hrus mengetahui ukuran 2 yang memenuhi kebutuhan khususnya. 2. Sekali sistem pernah diterapkan, maka usaha memperkirakan/ memperhitungkan secara mekanis masalah yang lebih jauh harus dicegah. 3. Pengukuran output harus sekonkrit dan sesuai mungkin selagi dapat dilihat membantu memotivasi. 4. Apa saja ukuran yang dikenalkan harus terlihat adanya peningkatan yang konstan, dan betul 2 terukur.

3. Peningkatan Produktivitas pada Tingkat Negara Efektivitas nasional tergantung pada produktivitas perusahaan perorangan, maupun kekuatan 2 lingkungan politik, ekonomi, sosial, kebudayaan dan lingkungan lainnya yang berada di luar pengawasan peerusahaan. Keterpaduan dan kekuatan 2 tsb membedakan antara produktivitas total nasional dengan jumlah perhitungan sederhana dan produktivitas perusahaan perorangan. Area Lingkungan Peningkatan Produktivitas a. Perubahan struktual ekonomi makro, ekonomi skala b. Struktur kebijakan tenaga kerja c. Kebijakan pendidikan dan latihan

d. Perubahan teknologi, kebijakan penelitian dan pengembangan e. Infrastruktur (prasarana) f. Faktor 2 lingkungan alam, bahan baku dan energi g. Faktor siklus perdagangan Untuk membuat ukuran singkat atas pengaruh lingkungan terhadap produktivitas sangat sulit. Namundemikian ada sejumlah metode kualitatif yang menggambarkan, se-tidak 2 nya trend utama dari pengaruhnya melalui kegitan Litbang, pendidikan, manajemen, tenaga kerja dan kualitasnya. Bagaimanapun tanpa mendiskusikan pengaruh terhadap produktivitas, dapat dilihat cara 2 utama mempengaruhi peningkatan yang efektif.

Usaha 2 Organisasi Nasional untuk Menaikkan Produktivitas a. Pertimbangan Umum Semua usaha untuk meningkatkan produktivitas dalam skala nasional memerlukan organisasi yang kuat untuk menangani semua bagian dari sistem produksi atau jasa. Karena produktivitas itu tergantung pada sejumlah faktor di dalam maupun di luar perusahaan atupun sektor, maka penting sekali memciptakan kondisi ekonomi, sosial, politik, perundang 2 an, organisasi dan kondisi eksternal lainnya yang berkaitan dengan peningkatan produktivitas. Satu 2 nya organisasi yang dapat berusaha menjaga keseimbangan semua faktor dalam dan luar, adalah negara dengan perangkat legislatifnya.

Oleh karena itulah satu masalah penentu peningkatan produktivitas pada skala nasional adalah menciptakan saling pengertian diantara lembaga yang menaruh manfaat atas produktivitas melalui pembagian pendapatan secara merata, memperkuat keamanan kerja dan sosial, per-undang 2 an ketenagakerjaan, peranserta pekerja dalam proses manajemen dan perubahan 2 berarti progresif lainnya. Masalah itu jauh lebih penting dari hanya peningkatan produktivitas itu sendiri, namun tak ada di skala yang terus dalam skala nasional tanpa dapat memecahkan masalah tsb. Namun demikian dikarenakan adanya saling hubungan antara produktivitas dan masalah ini maka pengembangan program peningkatan produktivitas nasional dan

realisasinya, dalam skala yang terbatas sekalipun, boleh saja berlaku surut dan dapat mempercepat pemecahannya. Untuk melakukan program produktivitas nasional yang membawa hasil beberapa negara telah mendirikan beberapa organisasi khusus bertaraf nasional, berdasarkan daerah atau sektor ekonominya. Biasanya organisasi tsb meliputi dua lembaga yang berwenang menentukan masalah produktivitas dan kebijakan peningkatan produktivitas. Ada sekitar 150 pusat kegiatan nasional, dan regional dibidang produktivitas dan kualitas jalannya kerja, lembaga 2 dan perkumpulan 2 di seluruh dunia yang mencoba memecahkan masalah tsb di atas dengan tingkat kesuksesan yang ber-beda 2.

Masalah 2 pokok yang berhubungan dengan pusat kegiatan semacam itu adalah: 1. Mempercepat proses pelaksanaan tujuan 2 nasional 2. Mengembangkan sistem dan sarana pengukuran produktivitas yang baru 3. Melaksanakan penelitian terapan 4. Menyebarkan informasi dan data yang terkumpul 5. Menawarkan tenaga ahli kepada organisasi yang berminat 6. Memberikan jasa komparasi produktivitas antar perubahan, antar sektor dan atau antar negara.

b. Lingkup Utama Organisasi Peningkatan Produktivitas Pada tingkat sektoral dan nasional terdapat kebijakan independen (tak terikat) yang mungkin membantu atau malah menghalangi pertumbuhan produktivitas dan efektivitas perekonomian nasional yang kegiatannya terutama: 1. Memantapkan iklim sosial dan politik untuk memberikan sebanyak mungkin peran serta masyarakat yang menunjang tujuan dan prioritas nasional. 2. Melaksanakan kebijakan pemerintah (sektoral) yang bertujuan meningkatkan produktivitas pada skala nasional 3. Memantapkan/meningkatkan keefektifan badan 2 statistik pemerintah yang sangat erat berkaitan dengan pengumpulan da-

ta dan analisa pada tingkat ekonomi sektoral dan makro dan untuk digunakan pemrosesan data produktivitas. 4. Memulai/menentukan proses ekonomi makro yang mapan dan fleksibel serta cocok untuk mengkoordinir kebijakan sektoral bagi pemanfaatan opetimal sumber 2 daya manusia dan material nasional yang utama 5. Mengembangkan per-undang 2 an nasional untuk memperkuat basis legislatif hubungan antar perusahaan dan badan 2/ lembaga pemerintah. 6. Meningkatkan peranan insentif keuangan pemerintah seperti pajak, kredit, kebijakan distribusi pendapatan dan lainnya.

Kekhususan Peningkatan Produktivitas di Negara 2 Berkembang Kebijakan dan tindakan yang diinginkan dalam meningkatkan produktivitas di negara maju sudah tentu berbeda dengan di negara 2 berkembang. Pada peningkatan produktivitas. Pola peningkatan produktivitas pada tingkat negara dan perusahaan di negara 2 berkembang harus didasarkan pada kekhususan perkembangan ekonomi dan sosialnya. Strategi bagi penambahan kesempatan kerja harus mempertimbangkan tersedianya modal, tingkatan teknologi, dan pemusatan tenaga kerja. Modal adalah kelemahan paling utama di negara berkembang sedangkan tenaga kerjanya berlebihan.

Meskipun terdapat perbedaan pada negara 2 berkembang masih mungkin kiranya faktor 2 sosek yang dapat membantu merencanakan pendekatan 2 untuk membuat rerangka peningkatan produktivitas. 1. Struktur ekonomi dan industri yang belum juga menyediakan kesempatan adanya peningkatan produktivitas pada skala nasional melalui hubungan sektor manufaktur (pengolahan) yang produktif 2. Instruktur yang tidak memadai termasuk juga pelayanan pemerintah dan yang lainnya (transportasi dan komunikasi, kepariwisataan, perbankan dan keuangan, pertencanaan dan pengawasan, R & D, pemda dlll) yang menghambat distribusi

3. 4. 5. 6. 7. dan pendistribusian kembali output serta menciptakan hambatan sampingan terhadap pertumbuhan produktivitas. Hal ini tidak diusahakan dieliminir. Kekurangan modal investasi dan kurangnya teknologi tepat guna yang baru. Rendahnya tingkat kemampuan dan keterampilan bekerja buruh dan manajer dan kondisi tersedianya sumber 2 tenaga kerja yang banyak Pengembangan pasar yang lemah (miskin) Ketidakseimbangan hubungan ekonomi internasional dengan negara 2 miskin, pola 2 perdagangan yang jelek di negara berkembang Mekanisme perencanaan pemerintah yang lemah.

Ketidakstabilan sosial politik yang menghambat pengenalannya terhadap rencana ekonomi jangka panjang banyak terdapat dinegara 2 berkembang. Untuk menambah faktor yang lebih banyak mungkin saja, tetapi tidak melengkapi model universal terhadap peningkatan produktivitas di negara 2 berkembang dan hanya membantu keperluan penting. Dengan mempertimbangkan jumlah tenaga kerja yang tersedia di negara berkembang salah satu prioritas setelah penciptaan lapangan kerja adalah latihan dan pendidikan tenaga kerja. Perusahaan/negara perlu menjaga dan meningkatkan aktivitas seleksi, latihan, pelaksanaan dan evaluasi kinerja. Agar terciptanya efektivitas, efesiensi dan kualitas kerja yang baik.