Kuliah 13 Produktivitas dan Manajemen Perubahan Produktivitas Metode

Kuliah 13, Produktivitas dan Manajemen Perubahan • • Produktivitas Metode peningkatan produktivitas Manajemen Perubahan Manajemen Jasa 1

Produktivitas dalam Organisasi Perusahaan Produktifitas ; Adalah ukuran sampai sejauh mana sebuah kegiatan mampu mencapai target kuantitas dan kualitas yang telah ditetapkan 2

Indikator Peningkatan Produktivitas • Jumlah keluaran (output) meningkat dengan menggunakan sumber daya (input) yang sama. • Jumlah keluaran (output) yg dicapai sama atau meningkat padahal menggunakan sumber daya (input) yang lebih sedikit. • Jumlah keluaran (output) yg diperoleh jauh lebih besar dibandingkan dengan pertambahan sumber daya (input) yang relatif lebih kecil. 3

Metode Peningkatan Produktifitas • Metode Just in Time (JIT) – Adalah sebuah metode pengendalian proses produksi dgn jalan meminimumkan pengelolaan persediaan melalui penggunaan seluruh material & bahan produksi dengan jalan hanya mendatangkannya pada waktu tertentu. • Metode Desain dan Pengerjaan dengan Bantuan Komputer (CAD & CAM) – Terdapat dua metode, yaitu ; • Sistem Pengerjaan yang Fleksibel, merupakan penggunaan teknologi komputer dalam melakukan desain dan pengerjaan kegiatan perusahaan, khususnya dalam kegiatan produksi. • Sistem Pengerjaan Terintegrasi Komputer, merupakan keseluruhan intregasi dari seluruh aktivitas perusahaan yang terkait satu sama lain melalui sebuah sistem komputer. 4

Metode utk Peningkatan Produktifitas … • Manajemen berbasis Supply Chain (SCM) – Adalah konsep yang menjelaskan proses interaksi antara pemasok, pabrik /perusahaan, distributor, dan konsumen. – SCM, merupakan proses pengelolaan penyediaan produk oleh perusahaan mulai pemesanan bahan baku dari pemasok hingga distribusinya kpd konsumen, dgn fokus pada pengurangan pemborosan dan peningkatan nilai bagi konsumen. – SCM memandang bhw dlm proses interaksi antara pemasok, pabrik/perusahaan, distributor, serta konsumen perlu dilakukan efisiensi utk meminimumkan pemborosan. Hasil efisiensi tsb digunakan utk meningkatkan kualitas produk bagi konsumen. 5

Penyebab inefisiensi menurut Metode JIT • Overproduction, yaitu fenomena di mana perusahaan memproduksi terlalu banyak unit produk padahal belum tentu sesuai dengan jumlah permintaan konsumen. • Waiting, yaitu fenomena ketidak sesuaian alur kerja di perusahaan, seringkali proses pengerjaan terhambat atau terlambat dikarenakan proses yg lain belum diselesaikan sehingga pengerjaan yang terhambat tsb harus menunggu sebelum akhirnya dikerjakan. • Transportation, yaitu fenomena di mana proses pengerjaan dari satu tempat ke tempat yang lain, atau dari satu bagian ke bagian lain, berjalan secara tidak efesien. 6

Penyebab Inefisiensi menurut metode JIT … • Processing, yaitu fenomena di mana kadangkala dalam sebuah proses produksi dari suatu perusahaan terdapat kegiatan yang tidak diperlukan. • Motion, yaitu fenomena pergerakan dari pegawai yang tidak perlu dan tidak terkait dengan pekerjaan. • Stock, yaitu terkait dengan adanya persediaan yang berlebih di perusahaan, bahkan mungkin di luar kebutuhan perusahaan, padahal banyaknya persediaan juga berarti tingginya biaya pemeliharaan thdp persediaan tsb. • Defective Products, yaitu fenomena terjadinya kerusakan atau ketidak-sesuaian produk akhir dari standar yang telah ditentukan. 7

Manajemen Perubahan dalam lingkungan perusahaan adalah suatu keniscayaan yg pasti terjadi. Oki perlu adanya manajemen perubahan. Menurut Prof. Dr. J. Winardi, Manajemen perubahan adalah upaya yang ditempuh manajer untuk memanajemeni perubahan secara efektif, di mana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi, kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi. 8

Fungsi, cara, dan tujuan Perubahan • Perubahan mendorong agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman dan kemajuan teknologi. • Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang ditimbulkan oleh perubahan lebih besar daripada beban kerugian yang harus ditanggung. • Tujuan perubahan adalah ; – Memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. – Mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. 9

Berbagai peranan dalam Perubahan • Sponsor – yaitu individu atau kelompok yang mempunyai kekuasaan memberikan persetujuan untuk perubahan. • Agent – individu atau kelompok yang mepunyai tanggung jawab membuat perubahan. • Target – yaitu individu atau kelompok yang menjadi objek atau yang harus berubah. • Advocate – yaitu individu atau kelompok yang ingin mencapai perubahan tetapi kurang memiliki kekuasaan. 10

Langkah dalam Manajemen Perubahan • Envisioning, manajer memberikan inspirasi dan ide serta pentingnya melakukan perubahan kepada staf manajemen di perusahaan, termasuk dampak perubahan thdp masa depan perusahaan. • Activating, proses sosialisasi mengenai perubahan yang harus dilakukan kpd seluruh bagian dalam organisasi sehingga seluruh anggota perusahaan menyadari penuh perlunya perubahan. • Supporting, melakukan identifikasi thdp berbagai sumber daya yg diperlukan utk perubahan yang akan dilakukan. Sumber daya ini dapat berupa sumber daya fisik, sumber daya manusia, ataupun metode mutakhir untuk melakukan perubahan. 11

Langkah dalam Manajemen Perubahan… • Installing, pengambilan keputusan mengenai perubahan yang akan dilakukan untuk kemudian disosialisasikan untuk dijalankan di seluruh bagian perusahaan. • Ensuring, memastikan bahwa seluruh kegiatan atau rencana berjalan dengan lancar. • Recognizing, melakukan identifikasi atas segala hal yang belum dilakukan dan menentukan apa saja yang belum tercapai oleh perusahaan sehubungan dengan perubahan yang terjadi. 12

Hambatan terhadap perubahan • Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri, yg disebut resistensi perubahan (resistance to change). • Sumber penolakan atas perubahan; – Penolakan yg dilakukan oleh individual – Penolakan kelompok/organisasional. 13

Penolakan individual • Kebiasaan. Merupakan pola tingkah laku yang ditampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup. Jika perubahan berpengaruh besar thdp pola kehidupan tadi maka muncul penolakan. • Rasa aman. Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, maka potensi menolak perubahan pun besar. Contoh ; mengubah cara kerja padat karya ke padat modal. • Faktor ekonomi. Kemungkinan menurunnya pendapatan jika diolakukan perubahan. • Takut akan sesuatu yang tidak diketahui. Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Muncul keragu-raguan akan masa depan karena kondisi sekarang sudah pasti. • Persepsi. Cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya yg kemudian mempengaruhi sikapnya. 14

Penolakan Organisasional • Inersia struktural. Penolakan yang terstrukur karena organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, dsb dianggap sdh menghasilkan stabilitas. • Fokus perubahan berdampak luas. Dampak perubahan tidak mungkin terjadi hanya pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. • Inersia kelompok kerja. Norma kelompok punya potensi untuk menghalangi persetujuan individual. • Ancaman terhadap keahlian. Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. • Ancaman terhadap kekuasaan yang telah mapan. Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah. • Ancaman terhadap alokasi sumberdaya. Kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan sebagai ancaman bagi mereka. 15

Strategi dlm melakukan perubahan • Perusahaan perlu berbeda dengan perusahaan lainnya Lakukan diferensiasi. • Lakukan perubahan secara radikal dalam menjalankan bisnis. • Ubah pola manajemen yang bersifat hierarkis menjadi pola manajemen yang lebih menghargai dan mengakomodasi kualifikasi dan kemampuan seseorang yang potensial. • Susun model manajemen perubahan yang baru yang melakukan perubahan paradigma ke arah manajemen perubahan, membangun kepercayaan, menghilangkan ketakutan akan kegagalan sehingga seluruh orang akan bekerja secara produktif dan berjiwa entrepreneur. • 16

Manajemen Jasa • Menurut Karl Albrecht ; – Manajemen Jasa adalah pendekatan keseluruhan dari perusahaan dalam mewujudkan tercapainya kualitas pelayanan atau jasa sebagaimana yang diinginkan oleh konsumen, dan merupakan faktor pendorong utama dalam operasi bisnis (Dessler-2004) • Dua konsep dalam memahami jasa ; – Reaksi kejujuran dari konsumen (moment of truth) – Siklus jasa (the cycle of service) 17

Pentingnya Manajemen Jasa Manajemen jasa semakin penting karena beberapa alasan ; • Jasa sebagai keunggulan Kompetitif – Jasa merupakan salah satu keunggulan kompetitif yang saat ini digunakan oleh berbagai perusahaan dalam melakukan strategi. • Jasa sebagai penentu jumlah Konsumen – Manajemen jasa yang buruk cenderung akan menyebabkan hilangnya konsumen bagi perusahaan. • Jasa sebagai penentu Profit – Berkurangnya jumlah konsumen dgn sendirinya akan menyebabkan berkurangnya profit yang akan diperoleh perusahaan, karena perusahaan tidak bisa mempertahankan konsumennya untuk tetap loyal pada perusahaan, disebabkan jasa yang disajikan buruk. 18

Tiga Prinsip Jasa Karl Albrecht • Strategi pelayanan yang baik (wellconceived service strategy) – Setiap orang ingin diperlakukan dgn baik, oki, perusahaan harus menerapkan strategi pelayanan yg baik yang sesuai dgn tingkat kenyamanan dan keleluasaan konsumen • Penempatan orang-orang yg berorientasi pelanggan (customeroriented front-line people) – Perusahaan harus menempatkan para petugas depan (front-liner) dari orang-orang yang memiliki orientasi terhadap pelanggan, yaitu orang-orang yang menyadari bahwa pelanggan merupakan aset yang begitu penting bagi perusahaan. • Penerapan sistem pelayanan yang bersahabat (customer-friendly systems). – Sebagaimana halnya seorang sahabat kepada sahabat lainnya, jika konsumen memiliki keperluan, maka perusahaanlah yang pertama kali akan didatanginya karena sudah merasa sbg sahabat loyal. 19

Terima Kasih 20