MANAJEMEN PRODUKTIVITAS DAN KUALITAS PENINGKATAN PRODUKTIVITAS MELALUI TQC

MANAJEMEN PRODUKTIVITAS DAN KUALITAS PENINGKATAN PRODUKTIVITAS MELALUI TQC SEBAGAI SUATU SISTEM MANAJEMEN PERTEMUAN 13 PANJI PRAMUDITHA, S. SOS. , M. M

Karena unsur manusia merupakan subyek dan objek dari pembangunan, maka peningkatan produktivitas tidak bisa dibebankan kepada mereka, tapi harus menjadi beban dari pemborosan waktu dan biaya yang ditimbulkannya, birokrasi yang tidak perlu, ekonomi biaya tinggi yang membebani produksi dan distribusi dsb, TOTAL QUALITY CONTROL (TQC) atau dalam bahasa Indonesianya disebut Pengendalian Mutu Terpadu (PMT) adalah pelaksanaan dari konsep produktivitas dalam perusahaan, sebagai sustu sistem manajemen untuk mencapai hasil secara efektif dan efesien. Sebagai suatu sistem produktivitas yang didukung oleh semua

faktor penunjang, maka TQC adalah suatu sistem manajemen yang mengikutsertakan seluruh anggota organisasi dengan penerapan teknik kendali mutu untuk mencapai tingkat produksi yang optimal dengan cara yang efektif dan dengan tingkat efesiensi yang baik. TQC sebagai suatu sistem manajemen memerlukan persyaratan awal sebagai sarana penunjang utama, agar program peningkatan produksi dan produktivitas melalui sistem ini bisa berjalan lancar, dimana seluruh unsur dipadukan dalam kegiatan nyata. Gerakan TQC atau PMT memerlukan keterampilan manajerial dan keterampilan teknis tenaga kerja, baik tenaga kerja yang

berperanan sebagai Manajer atau Pimpinan Perusahaan ataupun tenaga kerja teknis atau kaum pekerja. Perpaduan keterampilan manajerial dan teknis itulah yang dikembangkan secara terpadu dalam TQC yang kemudian disusun dalam bentuk Quality Control Circle (QCC). QCC ini pada mulanya ditemukan dikembangkan di USA sejak tahun 1920 dan pada tahun 1940 QCC ini dikembangkan dengan menggunakan metoda statistik. Oleh Dr. JM Duran dan Dr. WE Deming pada tahun 1950. Metoda ini terus menerus dikembangkan di West Point sehingga menjadi alat ampuh dalam peningkatan kualitas personal dan pengembangan teknologi persenjataan yang canggih.

TQC dan Gerakan Produktivitas Gerakan peningkatan produktivitas dengan sistem TQC telah diterima secara umum dikalangan perusahaan dan Serikat Pekerja. SPSI sendiri telah menempatkan program peningkatan produktivitas dalam urutan prioritas, m sebagai bentuk partisipasi aktif SPSI. TQC dengan alat pelaksana QCC atau Gugus Kendali Mutu (GKM) memerlukan beberapa persyaratan: a. Keterbukaan Manajemen b. Penghasilan yang memadai (Upah di atas UMR/UMK) c. Jaminan sosial yang menjamin d. Motivasi yang jelas dan berencana e. Keterampilan manajemen dalam memperbaiki pemasaran

Bidang 2 kerja yang dikembangkan dalam gerakan peningkatan produktivitas melalui TQC dibagi dalam 3 kelompok: a. Bidang Administrasi 1. Perbaikan disiplin kerja 2. Pemanfaatan secara maksimal jam kerja (maks. 40 jam) 3. Perbaikan lay out peralatan kantor 4. Perbaikan lingkungan kerja 5. Perbaikan sistem metoda kerja b. Bidang Produksi 1. Mengurang/menghilangkan lost time

2. 3. 4. 5. 6. Mengurangi repairing material Mengurangi kecelakaan kerja Menjaga kebersihan lingkungan kerja Pencatatan hasil kerja Perbaikan sistem dan metoda kerja c. 1. 2. 3. 4. Bidang Pemasaran Perbaikan sistem dan metoda Perbaikan saluran pemasaran Penekanan biaya pemasaran dengan target sama Perbaikan sistem penentuan harga jual

Keseluruhan bidang 2 yang ditingkatkan itu harus dimulai dengan latihan keterampilan, penetapan panitia bersama antara unit SPSI dan Pengusaha. Semua unit yang menjalankan QCC dipantau hasil dan perkembangannya dalam periode tertentu, misalnya tiap triwulan. Hasil pemantauan ini dievaluasi tiap semester dan akhir tahun. TQC hanyalah suatu sistem manajemen belaka, katakanlah sebagai alat mencapai tingkat efektivitas dan efesiensi, bukan satu 2 nya cara. TQC masih harus didukung oleh faktor 2 lainnya seperti suasana kerja yang harmonis, keterbukaan manajemen, upah dan jaminan sosial yang layak dan tekad pimpinan dan pe-kerja untuk memperbaiki sistem, dan motivasi yang baik.

Pengertian dan Langkah 2 Pengendalian Mutu Terpadu dan Gugus Kendali Mutu Pengendalian Mutu Terpadu Sistem Manajemen yang mengikutsertakan seluruh anggota organisasi (baik tingkat pimpinan maupun pelaksana) dengan penerapan konsepsi dan teknik kendali mutu untuk mendapatkan kepuasan pelanggan dan yang mengerjakannya. Gugus Kendali Mutu Sekelompok orang (biasanya terdiri dari 3 s. d 8 orang) yang memiliki pekerjaan sejenis, membahas dan menyelesaikan persoalan kerja yang dihadapi dan mengadakan perbaikan secara terus menerus dengan mempergunakan teknik kendali mutu.

Ketua Kelompok biasanya dijabat secara bergantian diantara kelompok. Kegiatan GKM merupakan bagian dari kegiatan PMT. Filsafat yang Mendasari Aktifitas GKM 1. Karyawan punya pikiran dan kreativitas 2. Karyawan mengetahui benar pekerjaannya 3. Karyawan tidak boleh diperlakukan sebagian dari mesin 4. Keinginan manusia selalu berubah 5. Pembentukan karyawan secara utuh dalam tempat kerjanya. Tujuan Penerapan Pengendalian Mutu Terpadu (PMT) 1. Terumuskan dan terlaksananya kebijaksanaan dan sasaran

perusahaan/organisasi 2. Peningkatan kerjasama dan semangat karyawan. 3. Pengembangan kemampuan karyawan. Bila ketiga hal tsb dapat diwujudkan, maka dapat diharapkan terjadinya peningkatan produktivitas dan perbaikan titik impas (break even point) dan pada gilirannya terciptanya 3 K, yaitu Kemajuan Kemakmuran Bagi Seluruh Anggota Organisasi Kebahagiaan

Konsep Kendali Mutu Pengertian 2 dan aturan 2 dasar yang biasa dianut/diikuti para praktisi kendali mutu, antara lain : 1. Mutu adalah kesesuaian terhadap kebutuhan pemakaian dan pengertian mutu mencakup mutu barang dan jasa, mutu biaya, mutu penyampaian/penyerahan, mutu keselamatan dan kesehatan kerja, dan mutu semangat para pelaksana dan pimpinan. 2. Kendali berarti proses dilaksanakannya rangkaian RPET (Rencana, Pelaksanaan, Evaluasi, dan Tindakan) 3. Bicara harus dengan data atau berdasarkan fakta 4. Jangan salahkan orang lain

5. Pola hubungan atasan – bawahan harus berdasarkan prinsip partisipasi dan pengembangan personal 8 Langkah Penyelesaian Masalah, dan Teknik Kendali Mutu 1. Menemukan persoalan 2. Menemukan penyebab persoalan 3. Menentukan penyebab utama 4. Membuat rencana penanggulangan 5. Pelaksanaan 6. Evaluasi hasil terhadap rencana 7. Standarisasi 8. Rencana selanjutnya

Teknik Kendali Mutu Teknik 2 yang digunakan dalam proses kendali mutu antara lain : a. Lembar pemeriksaan (Check sheet) b. Pengelompokkan/Stratifikasi (Stratification) c. Diagram Pareto (Pareto Diagram) d. Histogram e. Diagram Pancar (Scatter Diagram) f. Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) g. Bagan Kendali dan Grafik (Control Chart and Graph)

Selain 7 alat tsb, ada lagi teknik kendali mutu yang digunakan a. l: 1. Tes Estimasi (Test Estimation) 2. Analisis Varian Ganda (Multivariance Analisys) 3. Pemeriksaan Sampel (Sampling Inspection) 4. Bagan Arus (Flow Chart) 5. Probabilitas Binominal (Binominal Probability Paper) 6. Korelasi dan Analisis Regresi (Corelation and Regression Analisys) 7. Statistik Tahan Uji (Reliability Statitiscs) 8. Bagan Sistem Jaminan Mutu (Quality Assurance System Chart) 9. Kemampuan Proses Kontrol (Control Prosess List)

Cara Penerapan Pengendalian Mutu Terpadu (PMT) Penerapan PMT akan lebih berhasil bila dimulai dengan seminar maupun penataran agar seluruh anggota organisasi mulai dari pimpinan atas sampai seluruh pelaksana mempunyai bahasa yang sama tenrtang PMT, mengetahui dan dapat memakai metoda dan teknik yang diperlukan sesuai dengan bidang pekerjaannya. Setelah seminar untuk pimpinan atas, disarankan agar ditetapkan organisasi PMT dengan personalnya, atau setidak-tidaknya ditetapkan orang 2 yang bertanggungjawab langsung dalam menangani urusan PMT. Bila seminar/penataran telah dilaksanakan, maka harus segera dibuat program penerapan PMT yang isinya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi.

Mengingat PMT merupakan sistem manajemen yang hendak digunakan dalam pengelolaan organisasi, maka program PMT harus sejalan dan menjadi satu (built-in) dengan kegiatan organisasi ataupun bisnis. Pelaksanaan program harus dikontrol dan dievaluasi untuk menentukan langkah 2 yang diperlukan dalam mengatasi kesulitan dalam perumusan program selanjutnya. Penerapan PMT berarti diputarnya terus-menerus lingkungan RPET (Rencana, Pelaksanaan, Evaluasi, dan Tindakan) diseluruh organisasi oleh setiap kelompok dan setiap individu secara terpadu. Dukungan dan keterlibatan pimpinan atas pada periode awal sangat diperlukan dan sangat menentukan keberhasilan program.

Manfaat yang Dapat Diperoleh dari Penerapan PMT Dari penerapan PMT kita akan memperoleh manfaat jangka panjang maupun jangka apendek. (Jangka pendek = 2 tahun, jangka panjang = 5 - 10 tahun ke atas). Manfaat Jangka Pendek: 1. Adanya peningkatan dalam sistem perencanaan dan evaluasi 2. Sasaran perusahaan dalam cara menangani masalah ataupun persoalan 3. Sasaran perusahaan dan sasaran bagian menjadi lebih jelas. 4. Mulai adanya kesamaan bahasa dalam praktek manajamen mutu

5. Pengetahuan dan keterampilan manajer dalam membuat rencana dan melakukan evaluasi bertambah baik 6. Peningkatan dalam sistem informasi. 7. Moral dan motivasi para pimpinan meningkat. 8. Para pimpinan dan karyawan lebih memahami dan pengertian mutu dan menyadari pentingnya data 9. Struktur organisasi menjadi lebih tepat dan batasan wewenang serta tanggungjawab menjadi lebih jelas. 10. Komunikasi antara atasan dan karyawan meningkat. 11. Kualitas kerja meningkat. 12. Hubungan antara karyawan meningkat. 13. Produktivitas meningkat.

14. 15. 16. 17. 18. 19. Keterampilan memimpin rapat meningkat. Gaya memimpin berubah menjadi lebih demokratis. Peningkatan dalam keterampilan mengelola. Evaluasi prestasi yang lebih cepat. Motivasi untuk berprestasi meningkat. Pengertian tentang pentingnya pendidikan bertambah baik. Manfaat Jangka Panjang 1. Sistem perencanaan dan evaluasi menjadi mapan. 2. Kepercayaan diri pimpinan dan karyawan sangat tebal. 3. Kemampuan individu dan penguasaan atas bidang usaha organisasi menjadi mantap.

4. Hasil usaha yang meyakinkan. 5. Iklim perusahaan yang sehat dan dinamis. 6. Kesejahteraan dan kebahagiaan karyawan yang membanggakan. 7. Pengembangan manajemen dinamis 8. Kerjasama yang terkoordinasikan dengan kejelasan organisasi. 9. Perusaahaan menjadi tahan goncangan karena produktivitas dan break even point-nya sangat baik.