Guide utilisateur GALAAD Mdecin coordonnateur CNSA Direction ESMS

Guide utilisateur GALAAD Médecin coordonnateur CNSA – Direction ESMS | GALAAD Mise à jour du document : Août 2018

Outils et support GALAAD Outils d’accompagnement : • Guides utilisateurs (par profil de médecin) • Fiches mémo • Supports de formation Accès GALAAD En cas de problème, merci d’envoyer votre demande à l’e-mail : http: //galaad. cnsa. fr support@cnsa. fr Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 2

Glossaire Acronyme / Sigle AGGIR ARS CD CNSA EHPAD FP FINESS Définition Autonomie Gérontologique – Groupes Iso-Ressources Agence Régionale de Santé Conseil Départemental Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie Etablissement d‘Hébergement pour Personnes gées Dépendantes Fiche Personne Fichier National des Établissements Sanitaires et Sociaux GIR Groupes Iso-Ressources GMP GIR Moyen Pondéré GPP Groupe Patients Proches PMP Pathos Moyen Pondéré SMTI Soins Médicaux et Techniques Importants Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 3

Guide utilisateur | Médecin coordonnateur Sommaire 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 4. Valider une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 4

Navigation 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord GALAAD permet selon les 7 profils utilisateurs existants de naviguer entre différents écrans pour permettre la gestion d’une étude et tous les éléments la composant. 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import Les profils utilisateurs : Les écrans : 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude ANCNSA § Administrateur national CNSA CNCNSA § Consultant national CNSA MGARS § Médecin gestionnaire ARS 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR MC § Médecin coordonnateur MVARS § Médecin valideur ARS MVCD § Médecin valideur CD 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports PCR 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans § Président de la commission régionale de coordination médicale (CRCM) § § § § Authentification Tableau de bord Bilan des études Fiche étude Fiche service Fiche personne Echantillonnage AGGIR Echantillonnage PATHOS Validation AGGIR Validation PATHOS Fiche argumentaire Signature AGGIR Signature PATHOS Edition du certificat Administration Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 5

Interface 1. GALAAD Bandeau et titre : 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord Logo ; Profil utilisateur Fil d’ariane : 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import Permet de se positionner dans la gestion de l’étude 3. Saisir une étude Onglet : 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude Permet de naviguer sur différents contenus selon le profil utilisateur et la page demandée Liste récapitulative des alertes : 4. Valider une étude Message de contrôle de saisie ou d’avertissement 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude Contenu : 6. Ressaisir les volets AGGIR Critères de recherche 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude Contenu : 8. Signer à distance Résultat de la recherche 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 6

Tableau de bord (liste des études) 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord Lors de la connexion à GALAAD le tableau de bord présente par défaut la liste des études « Active » de l’année en cours 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude • • • 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire Liste des études Edition d’un bilan Tableau de contingence par effectif Export Excel Impression des fiches personnes de l’étude 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS Zone d’import : Etudes finalisées dans les applications tierces 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur 4 statuts sont renseignés automatiquement en fonction de l’état d’une fiche étude : • Active • Annulée • Reportée • Clôturée Une étude est Active lorsque son état est : • Initialisée • En saisie • Finalisée • En validation • En ressaisie AGGIR • Validée • En commission Edition d’un bilan multi -études : Fiche synthétique des études de l’établissement de l’année N-1 dont l’état est « Validée » et le statut « Clôturée» . GALAAD 7

Tableau de bord (Description des champs 1/2) 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Identifiant Etude = numéro FINESS géographique + année de la date d’évaluation + n°séquentiel sur 1 chiffre + type de structure (E pour EHPAD et U pour USLD) Etat AGGIR • En saisie A • Finalisée A • En validation A • En commission A • Validée A Etat PATHOS • En saisie P • Finalisée P • En validation P • En commission P • Validée P Les taux validés correspondent au nombre de volets validés sur le nombre total affiché Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 8

Tableau de bord (Description des champs 2/2) 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR Tri de la colonne Date d’évaluation MC Correspond à la date de référence de l’étude pour la validation. Le soulignement signifie qu’un lien permet d’accéder à une autre page. Tous les liens de la ligne en surbrillance permettent d’accéder à la « fiche étude » Date de Validation ARS Correspond au début de la validation des volets PATHOS de l’étude par le MVARS. Date de Validation CD Correspond au début de la validation des volets AGGIR de l’étude par le MVCD. 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Règles de gestion de l’état d’une étude : • Initialisée : dès sa création par le MGARS. • En saisie : dès l’enregistrement des 3 dates : Date de validation PATHOS, Date de validation AGGIR et Date de l’évaluation. • Finalisée : dès que le MC a cliqué sur « Finaliser l’étude » sur l’écran « Fiche étude » ou après l’import d’une base • En validation : dès que l’échantillon AGGIR ou PATHOS de l’étude a été constitué et validé. • En commission : dès que le MV clique sur le bouton « Envoyer l’étude en commission » lors de la validation de l’étude. • En ressaisie AGGIR : dès que le MVCD ou le PCR clique sur « Ressaisir les volets AGGIR de l’étude » lorsqu’il y a un taux d’erreur > 5% • Validée : dès que toutes les FP sont validées. Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 9

Préparer l’import 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude Quelques règles avant l’import : L’import n’est possible que pour les études qui sont à l’état « En saisie » Pour être à l’état « En saisie » l’étude doit au préalable : § Avoir été créée et initialisée par le MGARS. Les MVCD et MVARS ont saisi les dates de validation AGGIR et PATHOS et le médecin coordonnateur a saisi la date d’évaluation dans la fiche étude. 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude § L’import ne peut être partiel (toutes les données des fiches personnes de l’établissement doivent être présentes ) § Si une fiche personne a déjà été saisie manuellement dans GALAAD, l’import est impossible. 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude Les alertes AGGIR/PATHOS : Ø Elles sont affichées avant que le médecin coordonnateur procède à la finalisation de l’import : Option 1 : Le médecin coordonnateur modifie les fiches dans son logiciel de soins et réimporte la base dans GALAAD Option 2 : Le médecin coordonnateur procède directement à la finalisation de l’import sans modifier les fiches dans son logiciel de soin. 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Dès que l’import est terminé dans GALAAD, les fiches personnes ne sont plus modifiables. L’étude passe à l’état « Finalisée » . Un email est envoyé aux médecins valideurs ARS et CD ainsi qu’au médecin gestionnaire ARS Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 10

Importer le fichier 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 1. Sélectionner l’étude à importer, dans la colonne de gauche du tableau de bord. Le bouton « Import » est devenu actif dans la zone d’import du tableau de bord. 2. Cliquer sur le bouton « Choisissez un fichier » de la zone d’import. 3. Sélectionner le fichier. XML 4. Cliquer sur le bouton « Importer » Une page de synthèse de l’import est affichée 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes • Si l’import est réussi Affichage de la page de synthèse des données chargées par service. Un email est envoyé au médecin coordonnateur qui a réalisé l’import de l’étude ainsi qu’au MGARS avec le certificat de dépôt en pièce jointe. >>> L’étude passe à l’état «Finalisée » • Si l’import est en erreur : Affichage d’une page récapitulative des erreurs rencontrées lors du chargement Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 11

Contrôler et finaliser l’import 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import Liste des erreurs et alertes : • Avant la finalisation de l’import, vérifier la liste des erreurs et/ou alertes de la base importée. • Merci de noter qu’en aucun cas au cours de la procédure d'import, les fiches individuelles ne sont modifiables dans GALAAD. 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Cliquer sur le lien « Liste des erreurs » pour afficher le détail des alertes AGGIR/PATHOS. Les alertes AGGIR/PATHOS ne sont pas bloquantes pour la finalisation de l’import. > Soit le médecin coordonnateur modifie les fiches dans son logiciel de soins et réimporte la base dans GALAAD. >> Soit il finalise l’import et clique sur « Importer » sans correction des fiches. Dès que l’étude est « Finalisée » , les fiches ne sont plus modifiables par le médecin coordonnateur. Un email est envoyé aux médecins valideurs ARS et CD ainsi qu’au médecin gestionnaire ARS Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD Ecran d’import Type d’erreur d’import Liste des alertes bloquantes 12

Initialiser le service 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Un email d’alerte est envoyé 2 semaines avant la date de validation AGGIR ou PATHOS si la saisie de l’étude n’a pas commencé 1. Sélectionner l’étude depuis le tableau de bord Accès à la fiche étude 2. Enregistrer la date d’évaluation (*) puis cliquer sur « Enregistrer » (*) Champs obligatoires. Affichage de la liste des services de l’établissement (1 service par défaut est associé à l’établissement) 3. Sélectionner le service en cliquant sur la ligne dans le tableau Affichage de la fiche service [option] Cliquer sur ajouter un service si nécessaire et renseigner les zones obligatoires 4. Renseigner les zones obligatoires (*) puis enregistrer Affichage de la section « Liste des FP » associée au service et des boutons d’action permettant de saisir ou supprimer une fiche personne (FP) Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD Ecran fiche service 13

Créer les fiches personnes 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 1. Cliquer sur le bouton « Ajouter une fiche personne » depuis la fiche service 2. Renseigner les zones obligatoires (*) de l’onglet « Références » puis enregistrer Un message de confirmation de l’initialisation de la fiche personne s’affiche. Cliquer sur « OK » Les onglets AGGIR et PATHOS sont activés, les informations PATHOS et AGGIR peuvent être saisies. 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports Ecran fiche personne Modèle fiche personne 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 14

Saisir le volet AGGIR 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 1. Cliquer sur l’onglet « AGGIR » depuis la fiche personne 2. Cocher si nécessaire, un ou plusieurs adverbes qui définissent le niveau de perte d’autonomie de la personne pour les activités correspondantes Plusieurs cases peuvent être cochées pour une même variable. Si 3 cases sont cochées, un message d’information apparaît 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans 3. Cocher « Fin de saisie » dès que la grille AGGIR de la personne est complétée puis cliquer sur « Enregistrer » Message de confirmation des données saisies. Cliquer sur « OK » Si des alertes existent, un message apparaît. Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 15

Saisir le volet PATHOS 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 1. Cliquer sur l’onglet « PATHOS » depuis la fiche personne 2. Saisir les domaines pathologiques, l’état du patient en déplaçant le curseur/souris dans le tableau de gauche et cliquer sur le profil de soin correspondant Les états pathologiques sélectionnés s’affichent dans le tableau de droite. Les pathologies peuvent être supprimées ou modifiées 3. Cliquer sur « Enregistrer » 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports La saisie au minimum d’un état pathologique/profil de soin est obligatoire. Si le patient n’a aucune pathologie, sélectionner : è « Autres domaines » è « Aucune pathologie pertinente à retenir» è « S 0 » puis cliquer sur «Enregistrer » 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 16

Contrôler les volets 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR Lors de l’enregistrement des fiches, un contrôle est effectué. Si des alertes existent, un message apparaît. Le message n’est pas bloquant, la fiche peut être validée en l’état. Si le MC souhaite corriger les alertes, il doit le faire avant la finalisation de l’étude : 1. Cliquer sur « Annuler » 2. Modifier les critères dans les volets AGGIR et/ou PATHOS 3. Cocher « Fin de saisie » et « Enregistrer » Une fois l’étude finalisée seule la liste des alertes reste accessible depuis la « Fiche étude » . 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Liste des alertes AGGIR / PATHOS Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 17

Finaliser l’étude 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 1. Cliquer sur « Finaliser l’étude » depuis la fiche étude • Affichage de la liste des alertes si des données AGGIR et /ou PATHOS sont incohérentes et qu’elles n’ont pas été modifiées avant la finalisation de l’étude, • L’étude est désormais en attente de validation AGGIR et PATHOS et reste consultable pendant 6 mois. 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire Un message de confirmation apparaît sur le tableau de bord. 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Une fois l’étude finalisée, les fiches personnes ne peuvent plus être modifiées. Si des alertes existent, elles pourront être modifiées uniquement lors de la validation. LA CORRECTION DES INCOHERENCES AGGIR/PATHOS PEUT ETRE FAITE JUSQU’À LA FINALISATION DE L’ETUDE GALAAD 18

Valider une étude 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 3 cas se présentent : § Validation de la fiche sans modification, § Validation de la fiche avec modifications sans désaccord avec le médecin coordonnateur § Désaccord sur la fiche, demande d’intervention de la Commission Régionale de Coordination Médicale (CRCM) La page de validation permet de : § Vérifier le volet PATHOS et le volet AGGIR d’une fiche personne § Modifier le volet § Saisir une fiche argumentaire § Valider la fiche personne La validation s’effectue sous la connexion GALAAD d’un médecin valideur CD pour le volet AGGIR et d’un médecin valideur ARS pour la partie PATHOS 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports Valider une fiche sans modification 1. Cocher la case « Valider la fiche » 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche suivante » 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 19

Modifier le volet AGGIR 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR La saisie initiale se situe dans le tableau « Saisie 1 » et peut être modifiée dans le tableau « Saisie 2 » . 1. Cocher/décocher dans le tableau « Saisie 2 » l’état de perte d’autonomie à modifier La nouvelle saisie apparaît systématiquement en rouge afin de permettre l’identification des variables modifiées sur la liste des 10 variables discriminantes. 2. Cocher la case «Valider la fiche» si aucune autre modification ne doit être apportée. 3. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche suivante » La fiche validée et enregistrée n’est plus modifiable 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Taux d’erreur : Le taux d’erreur* sur l’ensemble des fiches validées doit être inférieur ou égal à 5% pour finaliser la validation sans ressaisie. *(Taux d’erreur = nombre de variables discriminantes modifiées dans l’échantillon / nombre total de variables discriminantes de l’échantillon. ) Si le taux d’erreur est supérieur à 5%, le médecin coordonnateur doit ressaisir les volets AGGIR de l’étude. Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 20

Modifier le volet PATHOS 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans 1. Sélectionner dans le tableau de gauche le domaine, sous domaine pathologique avec le profil de soin associé. La pathologie créée est affichée dans le tableau de « saisie corrigée » Et / Ou Sélectionner dans le tableau de gauche le domaine, sous domaine pathologique avec le profil de soin à modifier Lors de la modification d’un profil de soin sur une pathologie déjà saisie, un message d’information apparaît Et / Ou Cliquer sur « Supprimer » dans la colonne action du tableau de saisie corrigée pour supprimer une pathologie saisie 2. Cocher la case «Valider la fiche» si aucune autre modification ne doit être apportée 3. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche suivante » La fiche validée et enregistrée n’est plus modifiable Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 21

Saisir une fiche argumentaire 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans En cas de désaccord 1. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche argumentaire » du volet PATHOS ou du volet AGGIR 2. Renseigner les zones de commentaires obligatoires (*) Commentaires obligatoires pour le médecin coordonnateur et le médecin valideur 3. Cliquer sur le bouton « Enregistrer » Les 2 zones de commentaires doivent être saisies 4. Cliquer sur « Choisissez un fichier » si une pièce justificative doit être jointe à l’argumentaire [option] La fiche argumentaire doit, au préalable, être enregistrée. Dès le fichier sélectionné, cliquer sur « Joindre » . La pièce jointe est insérée en bas de page. 5. Cliquer sur « Retour à la Fiche » La fiche ne peut plus être validée ; elle reste en attente de validation par le Président de la CRCM. Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD Pièce jointe : • Le poids de la pièce jointe ne doit pas excéder 5 Mo • Fichiers autorisés : Documents (. pdf, . doc, . xls etc…) - Images (. jpg, . png, etc…) 22

Signer les fiches validées AGGIR 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude La signature des fiches validées AGGIR se rencontre dans 2 cas : - Une validation en plusieurs fois : Il est alors possible de signer uniquement les fiches qui ont été validées. Les autres fiches peuvent être validées dans un deuxième temps. - Toutes les fiches ont été validées (à l’exception des fiches à destination de la CRCM). 1. Cocher les 2 cases « Signature des fiches validées (médecin valideur CD) » et « Signature des fiches validées (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» les fiches ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur cela permet de sécuriser la validation des fiches pour les deux médecins. 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD Ecran de signature AGGIR 23

Signer l’étude AGGIR 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Une étude peut être signée lorsque toutes les fiches ont été validées et qu’il n’y a pas de fiche en CRCM. 1. Cocher les 2 cases « Signature de l’étude (médecin valideur CD) » et « Signature de l’étude (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature de l’étude. [Option] Cocher la case « Enregistrer les fiches modifiées » si le MVCD choisit de prendre en compte les modifications dans le calcul du GMP final. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» l’étude ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur, cela permet de sécuriser la validation de l’étude pour les deux médecins. 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » Ecran de signature AGGIR Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 24

Ressaisir les volets AGGIR 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire Lorsque le taux d’erreur est supérieur à 5%, la ressaisie des volets AGGIR de l’étude est obligatoire. Le MVCD ou le PCR déclenche le processus de ressaisie AGGIR en cliquant sur le bouton « Ressaisir les volets AGGIR de l’étude » depuis la fiche signature, lorsque toutes les fiches ont été validées. > Le MVCD clique sur le bouton «Ressaisir les volets AGGIR de l’étude » Affichage de la fenêtre d’authentification pour le MC > Le MC saisit son identifiant et son mot de passe puis clique sur s‘authentifier > Le MVCD saisit une nouvelle date de validation AGGIR La ressaisie des volets AGGIR de l’étude peut, dès lors, être effectuée par le MC 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Pour Ressaisir le volet AGGIR des FP de l’étude : 1. Depuis le fiche étude, cliquer sur le lien de la liste des services pour accéder aux fiches personnes 2. Cliquer sur le lien de la fiche personne pour accéder au volet « AGGIR » 3. Saisir le volet AGGIR (cf : 3. 3 Saisir le volet AGGIR) 4. Finaliser l’étude (cf : 3. 6 Finaliser l’étude ) L’étude passe à l’état « Finalisée » . Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 25

Signer les fiches validées PATHOS 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude La signature des fiches validées PATHOS se rencontre dans 2 cas : - Une validation en plusieurs fois : Il est alors possible signer uniquement les fiches qui ont été validées. Les autres fiches peuvent être validées dans un deuxième temps. - Toutes les fiches ont été validées (à l’exception des fiches à destination de la CRCM). 1. Cocher les 2 cases « Signature des fiches validées (médecin valideur ARS) » et « Signature des fiches validées (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» les fiches ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur cela permet de sécuriser la validation des fiches pour les deux médecins. 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD Ecran de signature PATHOS 26

Signer l’étude PATHOS 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude Une étude peut être signée lorsque toutes les fiches ont été validées et qu’il n’y a pas de fiche en CRCM. 1. Cocher les 2 cases « Signature de l’étude (médecin valideur ARS) » et « Signature de l’étude (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature de l’étude. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» l’étude ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur, cela permet de sécuriser la validation de l’étude pour les deux médecins. 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance Ecran de signature PATHOS 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 27

Signer à distance 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import Cette fonctionnalité est accessible pour le médecin coordonnateur depuis la fiche étude et ouvre l’accès à l’écran d’échantillonnage, à l’écran de validation et à l’écran de signature. R I G AG 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans 1. Cliquer sur le bouton « Signature AGGIR » ou « Signature PATHOS » depuis la fiche étude pour accéder directement à la page de signature OU Cliquer sur le bouton « Validation AGGIR » ou « Validation PATHOS » pour consulter les fiches validées A la dernière fiche, au clic sur « Enregistrer/fiche suivante » , la page de signature s’affiche 2. Cocher la case «Signature de l'étude (médecin coordonnateur) » puis cliquer sur « Enregistrer la signature » La signature est enregistrée. S O H PAT Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 28

Exporter les études 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude L’export Excel est effectué sur les résultats de recherche du tableau de bord. L’export peut également être effectué sur une seule étude si elle est sélectionnée dans le tableau de bord 1. Sélectionner, l’année , le statut des études à exporter puis cliquer sur « Recher » : La liste des études selon les critères sélectionnés s’affiche 2. Cliquer sur le bouton « Export Excel» La totalité de la liste est exportée ou une seule étude si le bouton radio a été coché Liste des données exportées 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 29

Editer des bilans (Niveau établissement) 1. GALAAD 1. 1 Navigation 1. 2 Interface 1. 3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2. 1 Préparer l’import 2. 2 Importer le fichier 2. 3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3. 1 Initialiser le service 3. 2 Créer les fiches personnes 3. 3 Saisir le volet AGGIR 3. 4 Saisir le volet PATHOS 3. 5 Contrôler les volets 3. 6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4. 1 Modifier le volet AGGIR 4. 2 Modifier le volet PATHOS 4. 3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5. 1 Signer les fiches validées 5. 2 Signer l’étude 3 types de fiches synthétiques au format PDF peuvent être générées depuis le tableau de bord : • Un bilan « mono-étude » : Il correspond à une étude dont l’état est « Finalisée » ou « En validation » ou « En commission » ou « Validée » . • Un tableau de contingence par effectif : Il synthétise les données par effectif sur une étude dont l’état est « Finalisée » ou « En validation » ou « En commission » ou « Validée » . 1. Sélectionner l’étude dans la liste des études du tableau de bord en cochant la case correspondante dans la colonne de gauche Les boutons « Editer un bilan » « Imprimer les FP » ou «Contingence » deviennent actifs 2. Cliquer sur le bouton correspondant 6. Ressaisir les volets AGGIR 6. 1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7. 1 Signer les fiches validées 7. 2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8. 1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9. 1 Exporter les études 9. 2 Editer des bilans • Un bilan « multi-études » : Il correspond aux études de l’année N-1 dont l’état est « Validée » et le statut « Clôturée » . 1. Cliquer sur le bouton «Editer bilan en PDF » depuis le tableau de bord dans la zone [Bilan étude GALAAD] Modèle de bilan d’étude Modèle de tableau de contingence Annexes Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 30

Guide utilisateur Médecin coordonnateur Annexes • • • Ecran fiche service • Liste SMTI / GPP (groupes de patients proches) • • • Liste des alertes AGGIR / PATHOS Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Ecran fiche personne Modèle fiche personne Liste des profils PATHOS Liste des variables discriminantes Liste des états pathologiques par domaine Ecran d’import Type d’erreur d’import Liste des alertes bloquantes Erreurs non bloquantes : Finaliser l’import Ecran de signature AGGIR Ecran de signature PATHOS Modèle de certificat Modèle de bilan d’étude Modèle de tableau de contingence Retour « Sommaire » Liste des données exportées GALAAD 31

Ecran fiche service Retour à la fiche étude Permet de supprimer une ou plusieurs fiches personnes : sélectionner la case dans la colonne « Action » de la fiche à supprimer puis cliquer sur le bouton « Supprimer les FP » Liste des fiches personnes associées au service. Les fiches personnes sont affichées au fil de l’eau dans la liste. Les informations saisies pour les fiches personnes restent modifiables dès lors que l’étude n’est pas finalisée Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Permet d’ajouter une fiche personne au service Retour « Initialiser le service » GALAAD Retour « Sommaire » 32

Ecran fiche personne 3 onglets composent la fiche personne : Les références , le volet AGGIR et le volet PATHOS Le clic sur les onglets permet de naviguer entre les différents volets. Si des données ont été saisies dans les volets AGGIR ou PATHOS sans être enregistrées, des messages s’affichent pour confirmer l’opération demandée. Retour à la fiche service Ces informations restent modifiables tant que l’étude n’a pas été finalisée Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur La création de nouvelles fiches personnes peut être effectuée dans les 3 onglets composant le service Retour « Créer les fiches personnes » GALAAD Retour « Sommaire » 33

Modèle fiche personne Grille AGGIR de saisie initiale Liste des variables discriminantes Grille AGGIR de saisie finale lors de la validation par le médecin valideur CD NB : la grille reste vierge si la fiche n’appartient par à l’échantillon de validation Liste des états pathologiques par domaine Liste des états pathologiques et profils de soins associés (Initiale à gauche, finale à droite) Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour « Créer les fiches personnes » GALAAD Liste des profils PATHOS Retour « Sommaire » 34

Liste des profils PATHOS Profils Désignation T 1 Pronostic vital en jeu au quotidien T 2 Equilibration et surveillance rapprochée P 1 Prise en charge psychiatrique de crise P 2 Prise en charge psychiatrique de soutien R 1 Rééducation fonctionnelle d'entretien ou individuelle R 2 Rééducation fonctionnelle d'entretien ou allégée CH Plaies, soins locaux complexes et lourds DG Pathologie froide non encore diagnostiquée M 1 Accompagnement d'un mourant lucide M 2 Accompagnement d'un état crépusculaire S 1 Surveillance occasionnelle programmée S 0 Aucun soin et aucune surveillance particulière Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour « Modèle fiche personne » GALAAD Retour « Sommaire » 35

Liste des variables discriminantes Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur N° Libellé 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cohérence Orientation Toilette Habillage Alimentation Elimination Transferts Déplacement intérieur Déplacement extérieur Alerter Retour « Modèle fiche personne » GALAAD Retour « Sommaire » 36

Liste des états pathologiques par domaine Affectations cardio-vasculaires 1 - Insuffisance cardiaque 2 - Coronaropathie 3 - Hypertension artérielle 4 - Troubles du rythme 5 - Phlébites - lymphoedème - ins. veineuse 6 - Embolie et thrombose artérielle - amputation 7 - Artériopathies chroniques 8 - Hypotension orthostatique Affectations neurologiques 9 - Malaises - vertiges - P d C - chutes 10 - Accidents vasculaires cérébraux 11 - Comitialité focale et généralisée 12 - Syndrome parkinsonien 13 - Syndrome confusionnel aigu Affectations psychiatriques 14 - Troubles chroniques du comportement 15 - Etats dépressifs 16 - Etats anxieux 17 - Psychose - délires - hallucinations 18 - Syndrome démentiel Affectations pleuro-pulmonaires 19 - Broncho-pleuro-pneumopathies 20 - Insuffisance respiratoire 21 - Embolies pulmonaires Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Maladies infectieuses 22 - Syndromes infectieux généraux 23 - Syndromes infectieux locaux 24 - Infections urinaires basses Affections dermatologiques 25 - Escarres 26 - Autres lésions cutanées Affections rhumatologiques 27 - Pathologie de la hanche 28 - Pathologie de l'épaule 29 - Pathologie vertébro-discale 30 - Autres états pathologiques osseux 31 - Polyarthrite et états pathologiques articulaires Maladies digestives 32 - Syndromes digestifs hauts 33 - Syndromes abdominaux 34 - Affection hépatique - biliaire pancréatique 35 - Dénutrition Affections endocrinologiques 36 - Diabète 37 - Dysthyroïdie 38 - Troubles de l'hydratation Retour « Modèle fiche personne » GALAAD Affections uro-néphrologiques 39 - Rétention urinaire 40 - Insuffisance rénale 41 - Incontinence Autres états pathologiques 42 - Anémies 43 - Etats cancéreux 44 - Hémopathies malignes 45 – Syndrome inflammatoire - fièvre inexpliquée 46 - Etats pathologiques oculaires évolutifs 47 - Etat grabataire - troubles de la marche 48 - Etat terminal 49 - Autres états pathologiques 50 - Aucune pathologie pertinente à retenir Retour « Sommaire » 37

Liste SMTI / GPP (groupes de patients proches) SMTI GPP Libellé GPP Règle de gestion GPP 1 GPP 2 GPP 3 GPP 4 Pronostic vital en jeu au quotidien Prise en charge psychiatrique de crise Rééducation intensive SMTI Soins palliatifs GPP 5 Les autres situations SMTI profil T 1 profil P 1, sans T 1 certains profils R 1, sans T 1 ou P 1 profil M 1, quels que soient les profils associés - NON SMTI Non SMTI GPP 6 GPP 7 GPP 8 GPP 9 Libellé GPP Les déments susceptibles d'être perturbateurs non SMTI Les mourants non lucides Les pathologies chroniques stabilisées Les autres situations non SMTI Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Règle de gestion profil M 2 seuls profils S 0 et S 1 - Retour « Modèle de certificat » GALAAD Retour « Sommaire » 38

Liste des alertes AGGIR / PATHOS Volets AGGIR /PATHOS Volet AGGIR • Déplacement intérieur A et Cohérence C • Déplacement intérieur A et Orientation C • Cohérence C et orientation C et Toilette A • Cohérence C et orientation C et Habillage A • Cohérence C et orientation C et Alimentation A • Cohérence C et orientation C et Elimination A • Cohérence C et orientation C et Transferts A • Cohérence A et Orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette C Elimination C Habillage B • Cohérence A et orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette C Elimination B Habillage C • Cohérence A et orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette B Elimination C Habillage C • Cohérence A et orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette C Elimination C Habillage C Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur • GIR 1 et Dément S 1 et profil R 1 sur autre pathologie que phlébite, Broncho pleuro pneumopathie, insuffisance respiratoire. • GIR 1 et Dément S 0 et profil R 1 sur autre pathologie que phlébite, Broncho pleuro pneumopathie, insuffisance respiratoire. • Cohérence C et Orientation C et Démence P 2 • Cohérence C et Orientation C sans Démence • Cohérence C et Orientation C et Profil R 1 • Cohérence A et Orientation A et troubles du comportement • Alimentation A et Troubles de l’hydratation T 2 • Alimentation A et Troubles de l’hydratation S 1 • Alimentation A et Troubles de l’hydratation DG • GIR 5 ou 6 avec Etat terminal • Incompatibilités avec déplacement intérieur A : • Syndrome confusionnel aigu T 2 • Embolie pulmonaire T 2 • Syndrome infectieux généralisé T 2 • Accident vasculaire cérébral T 2 • Pathologie de la hanche T 2 • Pathologie vertébrodiscale T 2 Retour « Contrôler les volets » GALAAD Retour « Sommaire » 39

Ecran d’import Import réussi Import en échec Liste des services et des fiches personnes associées qui sont importées dans l’étude. L’étude passe à l’état « Finalisée » Voir section Synthèse des données chargées Liste des erreurs rencontrées lors du chargement : 2 types d’erreurs : • Erreurs Bloquantes : le fichier doit être modifié A voir : - Type d’erreur d’import - Liste des alertes bloquantes • Erreurs non bloquantes : l’import peut être finalisé A voir : - Type d’erreur d’import - Erreurs non bloquantes : Finaliser l’import Cliquer sur Liste des erreurs Tableau détaillé des erreurs rencontrées Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour « Contrôler et finaliser l’import » » GALAAD Retour « Sommaire » 40

Type d’erreur d’import Code erreur Signification Libellé du type d’erreur Erreur_01 Le fichier n’a pas le format XML. Erreur_02 Le FINESS géographique, le type de l’établissement, ou l’année Mauvaise étude importée de l’évaluation du fichier XML ne correspondent pas aux données de l’étude sélectionnée par le MC. Le schéma du fichier XML n’est pas correctement construit. Fichier XML mal formé Exemple : - Balise fermante manquante - Mauvaise déclaration du XML Le fichier XML n’est pas valide s’il ne respecte pas le schéma Fichier XML non conforme défini par le XSD. Erreur_03 Erreur_04 Le format du fichier est incorrect. Message d’erreur « Le format du fichier est incorrect. Veuillez vérifier votre fichier, corriger le problème et le réimporter. » . « Le fichier que vous tentez d’importer ne correspond pas à l’étude sélectionnée. » « Le fichier que vous tentez d’importer n’est pas correctement construit. » « Le fichier que vous tentez d’importer n’est pas conforme au schéma XSD attendu. » Erreur_05 Une donnée obligatoire est manquante dans le fichier. Donnée obligatoire manquante « <libellé de la balise> est obligatoire. » . Erreur_06 Une ou plusieurs données n’ont pas une valeur cohérente bloquante (ex : une fiche personne a un PMP nul) Donnée incohérente bloquante « L’étude importée présente un PMP égal à 0. » Erreur_07 Une ou plusieurs données n’ont pas une valeur cohérente. Donnée incohérente non bloquante « <Message de l’incohérence non bloquante> » Retour « Liste des annexes » Retour « Contrôler et finaliser l’import » » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour « Ecran d’import » GALAAD Retour « Sommaire » 41

Liste des alertes bloquantes Balise concernée Description Message signature. Logiciel finess. Geographique type. Etablissement annee. Evaluation nombre. Services service num. Service libelle. Service date. Evaluation. Service nombre. FP fiche. Personne num. FP La signature logicielle est plus longue que 25 caractères. Le numéro FINESS n’est pas sur 9 caractères. Le numéro FINESS contient des lettres qui ne sont pas en position 2. Le numéro FINESS a en position 2 une lettre qui n’est ni ‘A’ ni ‘B’ Le type d’établissement est différent de ‘EHPAD’ et ‘USLD’ L’année d’évaluation n’est pas un entier entre 1920 et 9999. Le nombre de services n’est pas un entier. La signature logicielle ne peut être plus longue que 25 caractères. Le numéro FINESS a un format incorrect, format attendu : Voir norme FINESS. Le numéro FINESS contient des valeurs invalides. Le type de l’établissement n’est pas valide. L'année d'évaluation est invalide. Le nombre de services contient une valeur invalide. Le nombre de services à importer est différent du nombre de service indiqué. Le nombre de service à importer ne correspond pas au nombre de service indiqué. Il y a des doublons dans les numéros de service. Le numéro de service n’est pas un entier. Le numéro de service n’est pas compris entre 0 et 9999. Le libellé de service est plus long que 255 caractères. La date d’évaluation du service n’est pas au format JJ/MM/AAAA. La date d’évaluation est postérieure à la date du jour. Le nombre de FP n’est pas un entier. num. FP Le numéro FP n’est pas un entier. num. FP sexe age annee. Entree contexte. Psychologique aggir. STCH Le numéro de la FP n’est pas compris entre 0 et 9999. Le champ sexe de la FP contient une autre valeur que ‘ 1’ ou ‘ 2’. L’âge du patient est < 18 ou > 120 ans. L’année d’entrée est postérieure à l’année en cours. L’année d’entrée n’est pas un entier entre 1920 et 9999. Le Contexte psychologique n’est pas compris entre 1 et 3. La chaîne AGGIR ne fait pas 96 caractères La chaîne AGGIR contient d’autres caractères que ‘ 0’ ou ‘ 1’ La variable PATHOS contient des valeurs invalides, c'est-à-dire des lettres incompatibles avec l’état pathologique. La variable est position 50 contient la lettre ‘L’, et les autres variables ne sont pas codé à ‘ 0’. La chaîne de la variable PATHOS ne fait pas 50 caractères Le numéro de service doit être unique pour une étude. Le numéro de service a un format incorrect, format attendu : entier entre 1 et 9999. Le numéro de service contient des valeurs invalides. Le libellé de service ne peut être plus long que 255 caractères. La date d’évaluation du service doit être au format JJ/MM/AAAA. La date d’évaluation du service doit être antérieure à la date du jour. Le nombre de FP contient une valeur invalide. Le nombre de FP à importer pour ce service ne correspond pas au nombre de FP indiqué. Le numéro de la Fiche Personne doit être unique pour une étude. Le numéro de la Fiche Personne a un format incorrect, format attendu : entier entre 1 et 9999. Le numéro FP contient des valeurs invalides. Le sexe contient des valeurs invalides. L’âge du patient doit être compris entre 18 et 120 ans. L’année d’entrée doit être antérieure à la date du jour. L'année d'entrée est invalide. Le contexte psychologique contient des valeurs invalides. La variable AGGIR doit contenir 96 caractères. La variable AGGIR contient des valeurs invalides. pathos Le nombre de FP à importer par service est différent du nombre de FP par service indiqué. Il y a des doublons dans les numéros de Fiche Personne. Retour « Liste des annexes » Retour « Contrôler et finaliser l’import » » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur La variable PATHOLOGIE contient des valeurs invalides. La variable PATHOLOGIE doit contenir 50 caractères. Retour « Ecran d’import » GALAAD Retour « Sommaire » 42

Alertes non bloquantes : Finaliser l’import Si les alertes sont non bloquantes, l’import peut être finalisé Cliquer sur le lien « Liste des erreurs » pour afficher la liste des alertes répertoriées Cliquer sur le bouton « Importer » en fin de liste pour finaliser l’import Retour « Liste des annexes » Retour « Importer une étude » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour « Ecran d’import » GALAAD Retour « Sommaire » 43

Ecran de signature AGGIR Bloc de signature de l’étude lorsque toutes les fiches sont validées Bloc de signature pour les fiches validées Nombre FP non validées Lien d’accès aux fiches non validées et/ou fiches pour la commission GMP initial = GMP finalisé par le médecin coordonnateur GMP en temps réel = GMP calculé en temps réel (avant signature) Retour « Liste des annexes » Ressaisir les volets AGGIR de l’étude Réinitialise à blanc le volet AGGIR de l’étude qui doit être ressaisi en totalité par le médecin coordonnateur Retour «Signer les fiches validées AGGIR» Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Envoyer l’étude en commission Permet d’envoyer l’étude au Président de la CRCM pour arbitrage et décision. Retour «Signer l’étude AGGIR » GALAAD Enregistrer les fiches modifiées Permet de prendre en compte les modifications effectuées sur les Fiches, dans le calcul du GMP final. La case reste grisée et inaccessible tant que toutes les fiches n’ont pas été validées Retour « Sommaire » 44

Ecran de signature PATHOS Bloc de signature de l’étude lorsque toutes les fiches sont validées Bloc de signature pour les fiches validées Nombre FP non validées Lien d’accès aux fiches non validées et/ou fiches pour la commission PMP initial = PMP finalisé par le médecin coordonnateur PMP en temps réel = PMP calculé en temps réel (avant signature) Retour « Liste des annexes » Envoyer l’étude en commission Permet d’envoyer l’étude au Président de la CRCM pour arbitrage et décision. Retour «Signer les fiches validées PATHOS» Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD Retour «Signer l’étude PATHOS » Retour « Sommaire » 45

Modèle de certificat Liste SMTI / GPP Effectif total de la population étudiée Retour « Sommaire » Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur GALAAD 46

Modèle de bilan d’étude 1. POPULATION OU STRUCTURE ÉTUDIÉE 2. AGE ET SEXE 3. AUTONOMIE CORPORELLE ET MENTALE 4. ETATS PATHOLOGIQUES 5. PROFILS DES STRATÉGIES THÉRAPEUTIQUES 6. SMTI ET GROUPES DE PATIENTS PROCHES (GPP) 7. SOINS MÉDICOTECHNIQUES NÉCESSAIRES Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour «Editer des bilans» GALAAD Retour « Sommaire » 47

Modèle de tableau de contingence Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour «Editer des bilans» GALAAD Retour « Sommaire » 48

Liste des données exportées Champ Description Provenance de la donnée Identifiant Libellé département Libellé établissement Libellé voie Nom commune FINESS géographique FINESS juridique Capacité installée (hors HT AJ) Année de dernière convention Motif de validation Tarif global ou partiel Dates de formation PATHOS des médecins coordonnateurs Date de réalisation de la coupe Date de validation de la coupe AGGIR Date de validation de la coupe PATHOS Validation AGGIR sur site, sur pièces ou tacite Validation PATHOS sur site, sur pièces ou tacite Présents le jour de la coupe GMP initial Contestations AGGIR GMP validé PMP initial Nombre de fiches PATHOS validées Nombre des fiches PATHOS modifiées avec accord Contestations PATHOS PMP Final Date d'envoi du PV PATHOS/ AGGIR à la structure pour signature Date de retour du PV PATHOS/ AGGIR Commentaires Année de la convention Motif de l’étude Prénoms, noms et date de formation PATHOS du MC correspondant, séparés par des virgules (Prénom Nom : jj/mm/aaaa) Date d'évaluation (1ère saisie de service sur l'établissement) Date de signature finale du volet AGGIR Date de signature finale du volet PATHOS Type de validation du volet AGGIR : sur site, sur pièce, tacite Type de validation du volet PATHOS : sur site, sur pièce, tacite Nombre de fiches individuelles dans la base PATHOS GIR avant validation sur l’ensemble des fiches de l’étude Nombre de fiches argumentaires AGGIR après validation sur l’ensemble des fiches de l’étude PMP avant validation sur l’ensemble des fiches de l’étude Effectif de l'échantillon PATHOS Nombre de fiches PATHOS modifiées sans fiche argumentaire Nombre de fiches argumentaires PATHOS PMP après validation sur l'ensemble des fiches de l'étude Date de l'envoi du certificat GALAAD Date de retour du certificat Commentaire de l’étude GALAAD Retour « Liste des annexes » Guide utilisateur – Médecin Coordonnateur Retour «Exporter les études» GALAAD FINESS FINESS GALAAD GALAAD GALAAD GALAAD GALAAD Retour « Sommaire » 49