CURSO TALLER ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE GESTIN Lic

CURSO TALLER: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Lic. Norman Berríos Silva Director de Programa Sectorial I – DNDAAI 1

OBJETIVOS 1. 2. 3. Lograr que los participantes cuenten con instrumentos teórico prácticos para el tratamiento técnico de los documentos de archivo Conocer los aspectos básicos de la identificación, clasificación y ordenamiento de documentos y archivos. Facilitar la localización de los documentos para la recuperación inmediata de la información

CONCEPTOS OPERATIVOS

HISTORIADOR BIBLIOTECÓLOGO Testimonio del pasado Mensaje cultural que se edita dirigido a varios usuarios JURISTA MUSEOLOGO Texto con validez legal para probar un hecho Objeto que puede exhibirse que lleva información DOCUMENTÓLOGO Información para determinada materia AMPLITUD DEL CONCEPTO DE DOCUMENTO ARCHIVERO Texto que surge del cumplimiento de funciones, de la tramitación ES DOCUMENTO LO QUE SE GRABA O FIJA EN UN SOPORTE PERDURABLENBS 4

DIFERENCIA ENTRE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTO BIBLIOGRAFICO Documento de Archivo Documento Bibliográfico • Único fuente de primaria • Forman Series • fuente secundaria de información. • Forman Colecciones • Son productos intencionalmente por un autor para su difusión • Se genera en forma espontánea como testimonio del cumplimiento de sus funciones

¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO? “Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad” (CIA 2000)

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO SOPORTE: Es la parte material o física (arcilla, madera. pergamino, lienzo, papel, película, disco, etc. ) MEDIO: Es el vehículo de la información, utilizado para fijar el contenido (escritura, gráficos, colores, símbolos, notas musicales etc. ) CONTENIDO: Es la información el mensaje (pago de impuestos, proyectos. )

. ¿Qué es el Tipo documental? Los tipos documentales se derivan de las funciones desarrolladas por los órganos de las instituciones. Cada función se traduce en uno o varios tipos documentales. se manifiesta en una diagramación, formato, la forma como se distribuye el contenido del documento. Oficio Comprobante de Pago Legajo de personal

UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL Es la parte menor indivisible de una serie documental, que puede ser simple o compuesta. SIMPLE. Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una unidad de información: El oficio, la carta, el informe, la solicitud, el memorando, recibo, etc. COMPUESTA. - Formado por dos o más documentos o tipos documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de información: El legajo de personal, el expediente, la historia clínica, etc.

UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADES DE CONSERVACIÓN CAPETA O FOLDER CD, DVD, USB CAJA DE ARCHIVO LEGAJO PAQUETE VOLUMEN DISCO DURO SOBRE

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA CUERPO BALDA NIVEL 2 1 A 1 2 3 4 5 B 6 7 8 9 10 C D E F 11 12 13 14 15 16 17 21 22 23 24 25 18 19 20 26 27 28 29 30 31 32 3

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ARCHIVO HISTORICO A G Fases de los Archivos ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO PERIFERICO ARCHIVO DE GESTION N S I A

EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA) Archivo de Gestión Es el archivo de la oficina o de la unidad productora de los documentos. Se forma mediante las acumulación cotidiana y organizada de los documentos. Los documentos de este archivo permanecerán en él mientras se encuentren sin finalizar su trámite.

ARCHIVO PERIFÉRICO SE CONSTITUYEN POR RAZONES PRÁCTICAS DE CONSERVACIÓN Y USO DE LOS DOCUMENTOS: • COMPLEJIDAD FUNCIONES DE • UBICACIÓN GEOGRÁFICA • NIVEL ESPECIALIZACIÓN DE

ARCHIVO CENTRAL • • • ES EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE MAYOR NIVEL JERÁRQUICO DE UNA ENTIDAD, TIENE COMO FUNCIONES: Desarrollar los procesos técnicos archivísticos Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas. Formular los documentos de gestión archivística Supervisar y asesorar los archivos periféricos y de gestión Promover la capacitación del personal que labora en los archivos Propiciar el uso de tecnología moderna

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS 1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Según el cual cada documento debe estar en su fondo de procedencia y los fondos de una misma procedencia no deben mezclarse con otros. Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS 1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Los fondos deben conservar o recibir la clasificación correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado o a las actividades desarrolladas por las personas o entidades.

TIPOS DOCUMENTALES

- Orden de Compra Documentos fuentes - Orden de Servicio Área de Bienes - Pedido Comprobante de Salida - Nota de Entrada al Almacén - Inventario Físico

Historia Clínica TIPOS DOC. (EXPEDIENTES) Legajo de Personal Comprobante de pago Resolución Directoral Licitación

EL EXPEDIENTE COMO UNIDAD DOCUMENTAL

EL EXPEDIENTE COMO UNIDAD DOCUMENTAL

El expediente • Se forma mediante la agregación sucesiva de diferentes tipos documentales. • Los documentos se deben ordenar y foliar siguiendo la cronología de los hechos

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. 25

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO El documento de apoyo informativo es recogido para informar sobre un asunto concreto nos sirve de apoyo a la gestión. Éstos documentos no son documentos de archivo 26

INTANGIBILIDAD DE LOS EXPEDIENTES 1. Obligación de mantener la intangibilidad material de los actuados administrativos es decir de los expedientes y por extensión a los registros y archivos sin variar su foliación. No pudiendo introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que hayan sido firmados por la autoridad competente. 2. Los documentos ingresados, forman parte de su acervo documentario, por lo cual no deberán de salir de la institución, salvo que sea requerido por alguna entidad que tenga facultad para ello. deberá registrar la salida del documento. 27

FUNCION TIPO DOCUMENTAL ACTIVIDADES T Control de asistencia, permanencia y puntualidad. ADMINISTRAC. DE RECURSOS HUMANOS Reporte de Ingreso y Salida. Papeleta de Permiso Registro de Refrigerio Rol de vacaciones. Evaluación del Evaluación Semestral, Anual comportamiento Programa Semestral de laboral. capacitación. Capacitación de Programa de Charlas personal. Escalafón Legajo de Personal 28

TIPO DOCUMENTAL La doctora Vicenta Cortés definió el tipo documental como "el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que lo ha producido". Incluso su nombre, para ella, se deriva de esa actividad, como por ejemplo "informe" procede de la acción de "informar". Informar Oficiar = Informe = Oficio Solicitar = Solicitud Ordenar disponer= memorando Comprobar el pago= C. de pago Supervisar archivos=S. de Arch. Identificar al trabajador=Legajo de personal. 29

Resolución Jefatural Nº 375 -2008 -AGN/J Aprueba la Directiva Nº 005 – 2008 –AGN /DNDAAI, Normas para la foliación de los documentos de los archivos integrantes al Sistema Nacional de Archivos. 30

FOLIACION DE DOCUMENTOS La foliación se realizará de adelante hacia el final, de tal manera que la primera hoja del escrito y demás hojas serán foliadas en forma correlativa y por estricto orden cronológico, formando con todos ellos un solo cuerpo. El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales, etc

EXPEDIENTES CON MÁS DE 200 FOLIOS Exp. 1025362009 TOMO III

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS CLASIFICAR ORDENAR SIGNAR Base para la toma de decisiones en la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura

Organización de documentos CLASIFICAR. -Es separar o dividir un conjunto de elementos en clases o grupos susceptibles de subdivisiones. Debemos distinguir dos grandes bloques de documentos: • Aquellos que se reciben y generan con interés informativo • Aquellos que se derivan de las funciones y actividades de la oficina. - Generalmente forman expedientes, se caracterizan por ser únicos, son aquellos que forman las series documentales de la oficina

Organización de documentos ORDENAR. - Es unir y relacionar los elementos de cada grupo, mediante el sistema más conveniente. Ordenamiento alfabético. - Consiste en la utilización del alfabeto, como criterio para la ordenación. Ordenamiento numérico. - Se utiliza el número correlativo para la ordenación de expedientes. Ordenamiento cronológico. - Es aquel en el que se utiliza la fecha de tramitación del documento.

Organización de documentos SIGNAR. - Es asignar símbolos de codificación. Sistema convencional establecido por la entidad, pueden ser letras o números o la combinación de ambos para su identificación. Dichos símbolos representan a los nombres o títulos facilitando su inmediata localización. Ejemplo: OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES SEGE/03 ORDEN DE LA SERIE SECCIÓN GERENCIA DE PERSONAL PERS/01 PRIMERA SERIE DE PERSONAL SECCIÓN PERSONAL

¿Qué es la serie documental ? La serie documental, es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo asunto o el mismo tipo documental y que por consiguiente, son archivados, usados o eliminados como unidad. Personal PEREZ JUAN Legajos de Personal

¿Qué es la serie documental ? CONJUNTO DE TIPOS DOCUMENTALES PRODUCIDOS POR UN SUJETO EN EL DESARROLLO DE UNA MISMA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA, REGULADO POR LA MISMA NORMA JURÍDICA Y/O PROCEDIMIENTO. SE DENOMINA POR LO GENERAL EN PLURAL PLANILLAS ACTAS INVENTARIOS

La sección y las series documentales PERS/00 PERSONAL 01. 02. 03. 04. Cuadro de asignación de personal Presupuesto analítico de personal Legajos de personal Licencias 01. Con goce de haber 02. Sin goce de haber 05. Planillas de pago (copia) 06. Correspondencia

MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION CONT/00 CONTABILIDAD 01. Auxiliar Standard 02. Libros Contables 01. Diario 02. Mayor 03. Caja Bancos 03. Balance 01. General 02. Comprobación y Estados Presupuestarios 03. Constructivo 04. Evaluación Física Financiera. . .

¿Qué es el fondo documental ? ADMINISTRACION HOSPITAL DOS DE MAYO AUDITORIA INTERNA IMAGEN INSTITUCIO NAL PLANIFICACIÓN ARCHIVO CENTRAL El fondo documental es el conjunto de toda la documentación que produce una entidad. Se denomina con el nombre de la institución

Las agrupaciones documentales ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FONDO SECCIÓN NORMAS ARCHIVÍSTICAS SERIE SUPERVISIONES TIPO DOCUMENTAL. OFICIO INFORME DIAGNÓSTICO OFICIO 42 FUNCIÓN: Supervisar los archivos integrantes del SNA

LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PLAP /00 ADMINISTRACION ADMI/00 IMAGEN INSTITUCIONAL CONTROL INSTITUCIONAL COIN/00 SERIES DOCUM. IMIN/00 FONDO DOCUMENTAL RECURS OS SECCION O HUMAN ASUNTO OS PRICIPAL TESORERIA TESO/00 CONTABILIDAD CONT/00 ARCHIVO CENTRAL ARCE/00

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

EL CUADRO DE CLASIFICACION Es el primer instrumento de descripción que refleja la estructura de un archivo con base en el organigrama funcional en relación a las atribuciones y competencias de cada dependencia o entidad productora. 45

ESTRUCTURA DEL CUADRO DE CLASIFICACION 1. - DENOMINACIÓN DEL FONDO 2. - DENOMINACIÓN DE SECCIONES 3. - DENOMINACION DE SERIES, y sub SERIES 46

PAUTAS PARA LA FORMULACION DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN SE ELABORA POR CADA UNIDAD ORGÁNICA (SECCIÓN). PROCEDIMIENTO GENERAL: Determinar las funciones y actividades que desarrolla la unidad orgánica. Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica. Denominar la serie documental priorizando el asunto que trata o el tipo documental. Codificar la sección. Codificar la serie en forma correlativa. Nota. - de existir series que se repiten debe aclararse en que unidad orgánica se encuentra la copia

. ¿Cuales son las Ventajas del Cuadro de Clasificación? VENTAJAS DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: üFacilita la distribución de los documentos en las series y sub-series üFacilita la distribución de las series documentales en las secciones üPermite la adecuada instalación de las unidades de archivamiento en los diferentes niveles de archivo. üSirve como base para el desarrollo de las diferentes etapas del proceso archivístico.

MUCHAS GRACIAS berriosnorman 1@hotmail. com nberrios@agn. gob. pe www. agn. gob. pe