GESTIN DOCUMENTAL I Archivo UNIDAD II RECURSOS BSICOS

GESTIÓN DOCUMENTAL I (Archivo) UNIDAD II RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO Y PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO Facilitadora: Martha Libia Sierra Gil

MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO 1. FICHEROS Y TARJETEROS Las fichas o tarjetas se colocan horizontal o verticalmente, se desplazan, las unas en relación con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la señalización. Hoy en día existen ficheros modernos, de fácil manejo o aquellos de gavetas o compartimientos, con cierre o sin él y de gran capacidad. Es muy importante diferenciar los archivadores de los tarjeteros o ficheros. En los archivadores se guardan documentos, en los tarjeteros o ficheros se guardan fichas donde registros y datos.

2. CLASIFICADORES Los clasificadores se fabrican en distinto tamaño, modelos y materiales, y sus usos son diversos, por ejemplo para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios, puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la empresa. Para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organización. Eje: Clasificador de Acordeón

3. CARPETAS Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o marcación de la carpeta se hace sobre la pestaña y es el nombre que adquiere la carpeta. Una carpeta tiene capacidad máximo para 100 documentos conservando su forma original.

Veamos algunas ilustraciones que nos muestran la forma como las carpetas deben ser utilizada de acuerdo a su capacidad de albergue. Uso incorrecto Uso correcto Primera figura: abertura normal. Se amplia a medida que se introducen los documentos. Segunda figura

Si la abertura se abre de manera natural, alberga hasta 100 hojas Si la abertura no se abre de manera natural, las hojas se trepan como lo muestra la figura

Carpetas con su máxima capacidad o sea 100 hojas Carpetas con más de 100 hojas.

4. BOLSAS • Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tienen separadores o compartimentos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.

5. LEGAJOS Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. No deben ir sujetos a la carpeta principal sino al legajo y este va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el más actualizado al principio o al final. En el caso de las hojas de vida, se prefiere que al final se queden las recibidas de último. El legajo se identifica con los siguientes datos: • -Identificación de la empresa • -Nombre de la dependencia a la cual pertenece • -Título para el archivo • -Año al cual pertenecen los documentos

5. RÓTULOS O MARBETES • Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, y gran variedad de colores. Eje:

6. INDICE • Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el portaíndice que tiene cada gaveta y se acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.

7. GUÍAS • Son cartulinas o cartones para separar distintos grupos de documentos dentro de una carpeta. Pueden ser simples o complejos.

8. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos. Los sistemas de clasificación se subdividen en: Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).

Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios. Ventajas: La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético. Reglas para ordenar alfabéticamente: Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las más usadas.

USOS GENERALES DEL SISTEMA ALFABÉTICO: ü En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida ü En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación es solicitada por áreas o temas. ü Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para sus asuntos profesionales, sociales y personales. ü Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan sus operaciones por medio de distritos geográficos, sucursales, regionales, etc. ü En las empresas en general para la correspondencia de sus clientes

El sistema alfabético se subdivide en: 1) Por nombres de personas naturales: «Las personas naturales son todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición» (Código Civil) 2) Por nombres de razones sociales: Razón social o firma social es el nombre con el cual se conoce la empresa. En Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio. 3) Por nombres de lugares geográficos: También se llama archivo geográfico. 4) Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas, materia: Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas, o clasificación analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o contenido

NOMBRES DE PERSONALES NATURALES «Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. Este comprende el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo» (Código Civil) Si interpretamos esta definición para fines del archivo, los nombre de las personas naturales constan de dos unidades importantes: los nombres de pila y los apellidos (paterno y materno). Así, tenemos entonces que los nombres constan de varias UNIDADES y cada unidad en varios ELEMENTOS que se desglosan de la siguiente manera en este ejemplo: PAULO ALFONSO COSTA TABARES

Algunas personas llevan un solo apellido, por razones personales, por costumbres. En tales casos, la primera unidad sólo tendría un solo elemento e irá separado de la segunda unidad con una coma.

REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES v. PRIMERA REGLA: Los nombres de las personas constan de dos unidades: los apellidos y los nombres. Eje: Gaspar Contreras Vélez Genaro Atistizábal Torres Luis Felipe Castro José Daniel Betancur Muñoz Gloria María Colón Ch. Ramón Cruz Colorado PRIMERA UNIDAD-APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD-NOMBRES Primer elemento Segundo elemento Primer elemento ARISTIZÁBAL Torres, Genaro BETANCUR Muñoz José CASTRO, Segundo elemento Luis Felipe María COLÓN Ch. , Gloria CONTRERAS Vélez, Gaspar CRUZ Colorado, Ramón

Observe cuidadosamente el siguiente ejemplo cuya característica es que todos los apellidos empiezan por la misma letra. Para facilitar la organización de cada unidad de clasificación, es conveniente descomponerla por letras así: NOMBRE COMPLETO NOMBRE POR UNIDADES Gaspar Carazo Vélez CARAZO Vélez, Gaspar Oliver Castelar García CASTELAR García, Oliver Luis Felipe Castro CASTRO, Luis Felipe Michael Castañeda Jaramillo CASTAÑEDA Jaramillo, Michael Gloria María Canales Paéz CANALES Páez, Gloria María Lidia Casas Solano CASAS Solano, Lidia Ramón Carranza Jaramillo CARRANZA Jaramillo, Ramón Teodoro Camacho Cano CAMACHO Cano, Teodoro

Para ordenar es necesario comparar letra por letra como se observa en el ejemplo siguiente. Esto es siguiendo un total y correcto orden alfabético. OBSERVEMOS: C A M A C H O C A N A L E S C A R A Z O C A R R A N Z A C A S T A Ñ E D C A S T E L A R C A S T R O A

VEAMOS COMO QUEDA ORDENADOS EN ORDEN ALFABÉTICO: PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES Primer elemento Segundo elemento Primer elemento CAMACHO Cano, Teodoro CANALES Páez, Gloria CARAZO Vélez, Gaspar CARRANZA Jaramillo, Ramón CASAS Solano, Lidia CASTAÑEDA Jaramillo, Michael CASTELAR García, Oliver CASTRO, Luis Segundo elemento María Felipe

v. SEGUNDA REGLA: Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda. PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES Primer elemento Segundo elemento Ríos Rojas Alberto Ríos Rojas Ana Cristina Ríos Rojas Ana María Ríos Rojas Dagoberto Ríos Rojas John Ríos Rojas José Manuel Al ordenar recuerde que nada va primero que algo

v. TERCERA REGLA: Si los nombres de los individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad o de identificación respectivo, la dirección o cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo dato no representa unidad, sino un elemento adicional. OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Calle 40 40ª-21 ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Diagonal 20 80 -10 REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 3. 976. 220 REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 5. 227. 310

v CUARTA REGLA: apellidos con prefijos y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad sino que hacen parte integral de cada elemento. PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES Primer elemento Segundo elemento De la Fuente Rizo, María José De la Osa Mejía, Raúl De la Rosa Amado, Ángel De la Torre, De la Vega O`Neill, Juan Delgado, Fabián Rober Diego

v QUINTA REGLA: Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios. Cuando están acompañados del nombre completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre paréntesis. OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO Cardenal Aníbal Duque, Aníbal (cardenal) Coronel Fausto Martínez, Fausto (coronel) Ingeniero Antonio Páez, Antonio (ingeniero) Sor Consuelo Pérez, Consuelo (sor) Hermana Mariana Restrepo, Mariana (hermana) Monseñor Ángel Trujillo, Ángel (monseñor)

v SEXTA REGLA: Nombres de mujeres casadas. Existen dos criterios originados por dos necesidades específicas: ü En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las entidades toman como primer apellido el paterno y la clasificación es así según el ejemplo: María Victoria Rueda de Pérez, María Victoria Martha Dora García de Suárez Martha Dora Emilia Posada viuda de Escobar, Emilia Martina Morales de Mora Martina Rosario Espinosa de Polanco, Rosario Gloria Cristina Russo de Gómez, Gloria Cristina

Observemos el ejemplo anterior ordenado alfabéticamente y por sus respectivas unidades: PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Espinosa (de) Polanco, Rosario García (de) Suárez Martha Morales (de) Mora Martina Segundo elemento Dora Posada (viuda de) Escobar, Emilia Rueda (de) Pérez, María Victoria Russo (de) Gómez, María Cristina La preposición de y la expresión viuda de pueden escribirse entre paréntesis, pero no es indispensable hacerlo. De todas maneras no debe considerarse como unidad de clasificación. Algunas mujeres acompañan sus nombres con los dos apellidos del esposo (de Ospina Pérez) para efectos de archivo.

ü El segundo criterio difundido por algunas empresas privadas y oficiales, tiene su origen en la costumbre norteamericana, de tomar como primer apellido el del esposo y con base en este criterio, observemos el siguiente ejemplo: María Victoria Rueda de Pérez, María Victoria Rueda de Martha Dora García de Suárez, Martha Dora García de Emilia Posada viuda de Escobar, Emilia Posada viuda de Martina Morales de Mora, Martina Morales de Rosario Espinosa de Polanco, Rosario Espinosa de de Gloria Cristina Russo de Gómez, Gloria Cristina Russo Cuando se presentan dudas en la escritura de nombre de una persona natural, es conveniente optar por la forma como aparece registrado en el documento de identificación

NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES «Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente» (Código Civil) REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES v PRIMERA REGLA: Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados. Eje: Banco Mundial Primera unidad Segunda unidad

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas, civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas. Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vaya al comienzo de la razón social, por ejemplo: La Casa de los Jóvenes Primera unidad Segunda unidad Tercera unidad

Descompongamos en unidades los siguientes nombres de empresas: Industria Nacional de Automóviles La Industria del Calzado La Ermita Bar y Restaurante «La Cabaña» PRIMERA SEGUNDA UNIDAD Diario «El. UNIDAD Liberal» Diario «Tribuna Libre» Nacional de Industria La Industria del La Ermita Bar y Restaurante «La Diario El Liberal Diario Tribuna TERCERA UNIDAD Automóviles Calzado Cabaña» Libre

v SEGUNDA REGLA: En las razones sociales o firmas se debe evitar toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato aclaratorio. Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA) Asociación Protectora de Animales Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA) Observemos la división en Unidades de estas empresas:

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD TERCERA UNIDAD Instituto Colombiano de Administración Asociación Protectora de Animales Instituto de Desarrollo Económico CUARTA UNIDAD Agropecuario v TERCERA REGLA: Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados, almacenes de cadena, etc. , este conserva el orden y la escritura numéricos. Eje: Juzgado 25 civil municipal Emisora 110 Almacén Avenida 39 Notaría 13 Juzgado 25 civil municipal Emisora mil cien Almacén Avenida treinta y nueve Notaría 13

Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera: PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD TERCERA UNIDAD CUARTA UNIDAD Emisora Mil Cien Juzgado 25 Civil Municipal Almacén Avenida Treinta y Nueve Notaría 13 QUINTA UNIDAD v CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en algunas ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más común para organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero también existe otra norma que es aceptada y es ordenarla tal como se hace con los nombres de las personas naturales o sea por el primer apellido. Eje: Juan Iguazú e Hijos Limitada, Juan

v QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad. Observemos los siguientes ejemplo: NOMBRE NORMAL NOMBRE ORGANIZADO Empresa Colombiana de Gas S. A. Empresa Nacional de Electricidad S. A. Empresa Venezolana de Aviación & Cía. Empresa Mexicana de Módulos S. A. Colombiana de Gas S. A. (Empresa) Nacional de Electricidad S. A. (Empresa) Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa) Mexicana de Módulos S. A. (Empresa)