Ley General de Archivo Ley Estatal de Archivo

Ley General de Archivo Ley Estatal de Archivo

CONTENIDO INTRODUCCIÓN v Normatividad Archivística v Sistema Institucional de Archivo v Grupo Interdisciplinario INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO v Cuadro General de Clasificación v Catálogo de Disposición Documental v v Ficha Técnica Inventario Documental AUDITORÍAS ARCHIVÍSTICAS

LEY GENERAL DE ARCHIVO 15 junio 2018 • Publicación en el DOF 15 junio 2019 • Entrada en vigor 19 diciembre 2019 • Implementación del Sistema Institutional Archivos 15 junio 2020 • Armonización de las legislaturas • Establecer programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos 15 diciembre 2020 • Sesión de Consejos Locales

01 DE JUNIO 2020

Imagen de ultima armonización

En Jalisco, ¿como vamos?

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE JALISCO Y SUS MUNICIPIOS

v Aprobada el 07 de noviembre de 2019. v Entró en vigor el 20 de noviembre de 2019. v Se abroga la Ley que Regula la Administración de Documentos Históricos del Estado de Jalisco, contenida en el decreto 17032. 140 artículos, v 09 títulos, v 27 capítulos y v 09 Tansitorios. v

Objeto Organización Conservación administración y preservación de los archivos en posesión de cualquier autoridad

CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVO El Consejo Estatal adoptará de manera obligatoria los lineamientos que establezca el Consejo Nacional para analizar, valorar y decidir la disposición documental de las series documentales producidas por los sujetos obligados

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO Es el conjunto de: Estructuras, Funciones, Registros, Procesos, Procedimiento, Criterios y Herramientas Que regulan la gestión documental y la administración de los archivos al interior de la institución.

INTEGRACIÓN Artículo 21. El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por: Oficialía de Partes Área coordinadora Archivo de Trámite Archivo de concentración Archivo Histórico

PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.

INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO Son los instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital. Ø Cuadro General de Clasificación Archivística. Ø Catálogo de Disposición Documental (CADIDO). Ø Ficha Técnica. Ø Inventario Documental.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA (CGCA) Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las series documentales generadas por las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. v Es aplicable a todos los Sujetos Obligados. v Es de observancia general para todo el personal. v Permite establecer criterios uniformes para administración documental en la dependencia. la

ELEMENTOS DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA *Fondo Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con el nombre de éste. Institución Referencia alfanumérica para identificar una sección, serie y sub serie. Código *Sección Cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Función / Área *Serie La división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico. Actividades *Sub-serie La división de una serie. Actividades

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA (FONDO) ARCHIVO GENERAL DE LA CONTRALORÍA DEL ESTADO (SECCIÓN) CONTROL Y EVALUACIÓN A DEPENDENCIAS DEL EJECUTIVO CÓDIGO 7 C. 1 SERIE SUBERIE ENTREGA-RECEPCIÓN 7 C. 1. 1 CONSTITUCIONAL 7 C. 1. 2 ORDINARIA

FICHA TÉCNICA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental. • Contenido: v Descripción de los datos de identificación v Contexto v Contenido v Valoración v Condiciones de acceso v Fechas Extremas v Responsable de la custodia de la serie o subserie

Identificación Contexto Contenido • Unidad Administrativa • Sección • Serie / Subserie • Código • • Función de la serie Áreas de la U. A. relacionadas Contenido de la serie Tipología Documental

Fechas Extremas Condiciones de Acceso • Fecha de Inicio • Fecha de Fin • Información Publica • Información Reservada • información Confidencial Valoración • Primarios • Secundarios

Vigencia Documental Archivo Tramite Archivo Concentración Responsable de la custodia

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) Registro general y sistemático que identifica los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental. v Da certeza para la conservación y eliminación de documentos. v Es aplicable a todas las direcciones que integran el Sujeto Obligado. v Es de observancia general para el personal administrativo, académico y funcionarios que genera, produce y maneja documentación de archivo.

ELEMENTO Fondo DESCRIPCIÓN Registrar el nombre del Fondo (Sujeto Obligado). Sección Registrar el nombre de la sección determinada en la Ficha Técnica. Código Codificación con el que se identifico la serie o subserie en el Cuadro de Clasificación Archivística. Serie o Subserie Descripción Nombre genérico de la serie y/ o subserie documental. Breve descripción del contenido de la serie documental.

ELEMENTO DESCRIPCIÓN VALOR PRIMARIO A Valor Administrativo: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie documental. L Valor Legal: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie documental. C/F Valor Contable o Fiscal: marcar con una X si es el caso el valor documental de la serie documental.

ELEMENTO Periodo de Reserva Confidencial DESCRIPCIÓN Indicar con número los años de reserva en caso de ser necesario. Marcar con una X si corresponde.

ELEMENTO DESCRIPCIÓN TÉCNICAS DE SELECCIÓN Eliminación Marcar con una X si corresponde. Conservación Marcar con una X si corresponde. Muestreo Marcar con una X si corresponde. Observaciones Indicar la información que se necesite especificar o describir. (Eje: El periodo de reserva esta determinado durante el tiempo en que se encuentre abierto el proceso de la auditoria)

INVENTARIO DOCUMENTAL Es un instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).

Inventario General: Cuando se describirán documentos activos y tener un control propio del archivo de trámite. (No aplica para encargado de archivo de concentración). Transferencia Primaria: Cuando se describirán documentos a transferir de Archivo de Trámite a Archivo de Concentración. (No aplica para encargado de archivo de concentración).

Transferencia Secundaria: Cuando se describirán documentos a transferir de Archivo de Concentración a Archivo Histórico. (No aplica para encargado de archivo de trámite). Baja Documental: Cuando se describirá documentación para baja documental (No aplica para encargado de archivo de trámite).

ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL Grupo Interdisciplinario Coadyuvar en la valoración documental.

INTEGRACIÓN DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO Archivo de Concentración OIC Archivo Histórico Área Coordinadora de Archivos A. T. Oficialía de Partes Informática DGJ U. T.

Artículo 12. Los sujetos obligados …… Los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo. LGA

Este artículo es relativo a las facultades que la Ley otorga a los órganos Internos de control y sus homólogos en la Federación y las entidades federativas para realizar auditorías archivísticas en sus programas de trabajo.

Artículo 115 …. Los órganos internos de control o equivalentes de los sujetos obligados vigilarán el estricto cumplimiento de la presente ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo. LAEJM

AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA LAEJM Artículo 131. La auditoría archivística es una herramienta de control y supervisión de los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto obligado, a fin de verificar el cumplimiento de las normas que establece esta ley, así como los lineamientos que emita el Consejo Nacional dentro del sujeto obligado y descubrir las fallas en sus estructuras y sus vulnerabilidades.

• Verificar establecimiento del SIA. • Contar con recursos humanos, financieros y materiales para funcionamiento. • Comprobar la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta NIVEL ESTRUCTURA L NIVEL DOCUMENTAL • Revisar cumplimiento de las disposiciones establecidas por el Consejo Nacional • Atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna del S. O. NIVEL NORMATIVO

¿Para que nos ayuda una auditoria archivística? Para tener un correcto Diagnóstico de archivos. ¿COMO? A través de un Proceso, que permite obtener una visión INTEGRAL, de la situación y problemática archivística, de una entidad mediante el análisis y evaluación, de las áreas de archivo y clasificación de los documentos ….

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ARCHIVÍSTICA La correcta implementación de los Instrumentos de control y Consulta Archivísticos Control en la organización en los Archivos de Trámite y Concentración

Análisis de la organización integración y funcionamientos del Sistema Institucional de Archivos, el cual es responsable del cumplimento de la Ley Estatal. La revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos por parte de la Área Coordinadora de Archivos.

¿Cada cuando se tiene que realizar una auditoria archivística? La Ley Estatal nos marca que deberá integrarse en el plan anual que realice el Área Coordinadora de Archivo. Se programan teniendo en cuenta el proceso de la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA) así como los instrumentos archivísticos plenamente identificados y definidos por la entidad en sus MANUALES; Pero como posiblemente no se tienen manuales nos basaremos en la Ley Estatal y Ley General Archivos.

Propuesta I. Contar con Área Coordinadora de Archivo. II. Integración del Sistema Institucional de Archivo. III. Crear el Grupo Interdisciplinario. IV. Realizar una auditoría archivística que conlleven a observaciones con recomendaciones.

¡GRACIAS! Área Coordinadora de Archivo Ext. 31145* Correo electrónico: coordinacionarchivo. ce@gmail. com