La eliminacin de documentos en el Archivo Desconcentrado

La eliminación de documentos en el Archivo Desconcentrado de la Red Asistencial Rebagliati Sr. Adrián Ramos Puma Encargado de Archivo Desconcentrado Red Asistencial Rebagliati

La eliminación de documentos En la Red Asistencial Rebagliati, la eliminación de documentos se ha realizado en dos oportunidades. El último fue el año 2008, para ello se ha cumplido con las normas en materia archivística de la institución y, en cumplimiento del Decreto Ley 19414 (Artículo 10º), y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 022 -75 -ED, (Artículo 24º), que señala el procedimiento a seguir. La Directiva N° 006/86 -AGNDGAI indica el procedimiento a seguir para la eliminación de documentos. La eliminación es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos en desuso, autorizados expresamente por el

Objetivo Orientar las acciones archivísticas para la eliminación de los documentos innecesarios en los archivos desconcentrados de ESSALUD.

Finalidad Conservar los documentos estrictamente necesarios y descongestionar periódicamente los archivos de las oficinas, para aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles, así como los recursos humanos en la atención de los documentos que tengan que conservarse por el valor que tienen.

Procedimiento En el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati Martins – ESSALUD, tenemos un procedimiento legalmente establecido mediante la Directiva Nº 016 -GG-ESSALUD-2013, “Normas del Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)”, cuya base legal es el Decreto Ley Nº 19414 y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo 022 -75 -ED. La Directiva N° 006 -86 -AGN/DGAI procedimiento, como sigue: detalla más aún el

Procedimiento 1. Todo Archivo Central debe contar con un cronograma de eliminación de documentos de acuerdo a los plazos de conservación establecido, a fin de ir descongestionando progresivamente los repositorios, en tanto se cumplan estos plazos. 2. La Red Asistencial Rebagliati solicita al Archivo General de la Nación la eliminación propuesta por el Comité Evaluador de Documentos, con el inventario respectivo.

Procedimiento 3. Las solicitudes deben estar acompañadas de lo siguiente: • Inventario en original y dos copias. • Muestras de la documentación que se va a eliminar. • Acta de Comité de Evaluación de Documentos, en la que deciden proponer la eliminación al Archivo General de la Nación.

Procedimiento 4. El Archivo General de la Nación, una vez recibida la solicitud, designa un supervisor que visitará la Institución para verificar in situ la documentación y analizarla, asimismo, verifica aspectos como la existencia de los originales cuando se trata de eliminación de copias, o si la documentación ha sido auditada, también obtiene datos sobre el volumen, las fechas extremas, los dispositivos legales que la respaldan, etc. Con estos datos el supervisor prepara un informe técnico que es puesto a consideración de la Comisión Técnica Nacional de Archivos (CTNA).

Procedimiento 5. La CTNA, quien tiene la responsabilidad de analizar el expediente, se pronunciará en sentido favorable o desfavorable. Si opina por la procedencia de la eliminación, la jefatura del Archivo General de la Nación, procede a expedir la Resolución Jefatural que autoriza la eliminación. 6. Autorizada una eliminación la ejecución corresponde al Archivo General de la Nación en coordinación con la entidad solicitante

Procedimiento 7. Debemos tener presente que la Comisión Técnica Nacional de Archivos está constituida por los siguientes miembros: • El Jefe del Archivo General de la Nación, quien la preside. • Un representante de los Archivos Públicos del país, nombrado por Resolución Jefatural del AGN, entre una terna propuesta por la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo intermedio del AGN. • Un representante del Colegio de Abogados de Lima. • Un representante de la Academia Nacional de la Historia. • Un representante de la Asociación de Archiveros del Perú. • La CTNA cuenta con un reglamento que norma sus atribuciones y sesiones, las mismas que constan en un libro de actas.

7. Descripción General de documentos a eliminarse: - Comprobantes de Pago: 1990 – 1998 - Correspondencias : 1990 – 1999 - Recetas Médicas: 1980 – 1999 8. Metros lineales a eliminarse: 900 ml. aproximadamente. _________________ Jefe del Órgano de Administración de Archivos Lima, 22 de agosto de 2009

Inventario de documentos para su eliminación Página 1 de Págs. Información General 1. Sector: Ministerio de Trabajo 2. Entidad: ESSALUD 3. Unidad Orgánica: Finanzas 4. Jefe del Órgano de Administración de archivos: 5. Dirección: Jr. Rebagliati s/n Jesús María - Lima 6. Teléfono: 2654901 / Anexo 3379 7. Autorización de eliminación de documentos del Archivo General de la Nación 7. 1 R. I. 7. 2 Sesión de la Comisión Técnica de Archivos:

Inventario de eliminación de documentos Página 2 de Págs. Número de orden Descripción de las series documentales Fechas extremas Observaciones 1 Comprobantes de pago 1990 -1998 Originales-copias 2 Correspondencias 1990 -1999 Originales-copias 3 Recetas médicas 1980 -1999 Originales

Recomendaciones En vista que el crecimiento documental en la Institución ha provocado su acumulación indiscriminada, este excesivo volumen de documentos genera un problema de organización, conservación y disponibilidad de espacio en nuestros Archivos que tienen que enfrentar los órganos desconcentrados es por ello que realizo algunas recomendaciones: Elaborar del Programa de Control de Documentos en la Institución. Que la Oficina de la información realice visitas programadas y/o inopinadas a los Archivos Desconcentrados a nivel nacional. Que los Archivos de Órganos Desconcentrados deben contar con cuatro trabajadores como mínimo.

Muchas Gracias