CAF Heinolan kansalaisopisto 18 11 2011 Mist kyse

CAF Heinolan kansalaisopisto 18. 11. 2011

Mistä kyse? • CAF on laadunhallintatyökalu ja itsearviointimalli • Arvioitavana organisaation toiminta ja tulokset

Osa-alueet

Prosessi meillä: • Tavoitteena osa-alueiden läpikäynti ja itsearviointi kevään 2012 aikana • Sisältää 5 seminaaripäivää Wellamon ja I-Hopiston kanssa • Välissä oppilaitoskohtaista työstämistä • Rahoitus seminaareihin ja oppilaitoskohtaiseen työskentelyyn Päijät. Osaaja -hankkeesta

Miten? • Yhteisissä päivissä prosessin ohjattua läpikäyntiä- myös käytäntöä • Oppilaitoskohtainen työskentely Heinolan kansalaisopistossa: – Kaikki päätoimiset yhdessä – Pienemmät ryhmät, esim. vahvistettu Keho – Sirkka yksin, parin kanssa

Itsearvioinnin käytännön toteuttaminen eli konsensuskeskustelu: 1. Laaja-alaisesti kerätään vahvuudet ja parantamiskohteet kultakin arviointialueelta 2. Muodostetaan niistä yhteinen lista ( +, -) 3. Esitellään yksittäisissä arvioinneissa annetut pistemäärät/taso 4. Muodostetaan yksi lopullinen pistemäärä ko. arviointialueelle

Mitä tuloksena? • Raportti , jossa 1. Vahvuudet ja parantamisalueet kirjattuna 2. Arviointialueittaiset pisteytykset 3. Kehittämisehdotukset THAT´S IT? ? ?

Miten eteenpäin? • Osaan kehittämistarpeista reagoidaan nopeasti / heti • Laaditaan kehittämissuunnitelma , jossa priorisoidaan kehittämistoimenpiteet

Kehittämissuunnitelma: • Mikä tärkeintä – mistä aloitetaan? • Missä aikataulussa toimenpiteet pyritään aikaansaamaan? realistiset aikataulut • Kehittämissuunnitelman toteuttaminen on luonteva osa opiston muuta toimintaa • Vastuuhenkilöiden nimeäminen • Määritellään seuraavan itsearvioinnin ajankohta

TULOKSET 25. 5. 2012

1. JOHTAJUUS Vahvuudet • Yksityisessä oppilaitoksessa voidaan toimia suhteellisen itsenäisesti ja joustavasti, ilman esim. kunnallisen ylläpitäjän melko tiukkoja rajoituksia. • Visio, missio ja strategia ovat sisäistyneenä ja tulevat ilmi omassa työssä – ei erityisesti miettien, vaan luontevasti työnteon lomassa. • Rehtori on läsnä ja lähestyttävä henkilöstölle arjessa. • Opistoa koskeva tiedottaminen toimii Kehittämisen kohteet • • Yhtenäisen linjan löytäminen (muut osastot) / toteuttaminen käytännössä. Toimistohenkilöstön laajempi/syvempi osallistuminen strategia-, visio- ja missioprosessiin. Painopistealueiden tarkempi analysointi Visio-, missio- ja strategiatyön tuloksiin syvempi /säännönmukaisempi palaaminen Systemaattinen strategian peilaaminen arjen tilanteiden myötä opekokousten yhteydessä tarkastelua Täsmennystä opetushenkilöstön, kiinteistön ja toimiston henkilöstön toimenkuvien kesken Puheeksi työajan joustot johtoryhmätasolla vaikutus opiston arkeen Keskittymistä lisää ajankohtaiseen, käsiteltävissä olevaan asiaan tai tilanteeseen Opiston/rehtorin ydintehtävän kirkastaminen • Pisteet yhteensä 4+ 2, 5 +3 - +3 = 12 + /20 p

2. STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU • Vahvuudet • • • Säännöllinen ja systemaattinen asiakaspalautejärjestelmä Nopea reagointi ja kerätyn tiedon hyödyntäminen. Opisto arvioi vuosittain strategian toteutumista. • Kehittämisen kohteet • Opiston palveluita käyttämättömien tarpeet esille • Markkinointisuunnitelman jalkauttaminen sidosryhmätyöhön • Toimintaympäristön muutosten hahmottaminen, nuuskinta • Henkilöstörakenteen kehittäminen strategian painopisteistä käsin. Mitä puuttuu? Uuden henkilöstön rekrytoiminen resurssit! • Ryhmäkehityskeskustelukäytännön kehittäminen ja vakiinnuttaminen • Pisteet yhteensä: 2+3+2+2, 5 = 9, 5/ 20

3. HENKILÖSTÖ • Vahvuudet • Vajaakuntoiset, työllistämistoiminta arvopohjasta ja strategioista johdettuja. • Joustavuus ja nopeus tuntiopettajien ja asiantuntijapalveluiden hankinnassa, • Joustavuus kouluttautumismahdollisuuksissa. • Hankkeet kouluttautumisen tukena. • Kehittämisen kohteet • • Henkilöstön osallisuuden lisääminen Henkilöstön näkemys TTA: n yhteyssä seuraavan vuoden toimien täytöstä Henkilöstösuunnitelma taloon Järjestelmä tuntiopettajien aidon koulutustarpeen selvittämiseksi Osaamisalueiden kirjaaminen hallinto-ohjelmaan Perehdyttämissuunnitelman kokoaminen olevassa olevien käytäntöjen selkiinnyttämiseksi Tuntiopettajien kehittämiskeskustelukäytännön luominen ääni kuuluviin • Pisteet yhteensä: 2+1+3 = 6 /15

4. KUMPPANUUDET JA RESURSSIT Vahvuudet • • • • Setlementti on neutraali kumppani –arvopohja erityinen vahvuus Nopea reagointikyky ja joustavuus sidosryhmiltä saatuihin viesteihin Monipuolisuus toimijana (setlementti) Olemassa olevaa yhteistyötä monella tasolla: paikalliset verkostot kaupungin sisällä, yhteistyö keskusjärjestöjen kanssa (Ko. L, Selementtiliitto) Monipuolinen ja järjestelmällinen palautejärjestelmä Sosiaalisen median kanavat erilaisten asiakasryhmien tehokas tavoittaminen Rahoituspohjan monipuolisuus Kustannustehokkuus – padagogisuus toimintaa ohjaavina tekijöinä Valtionosuustuntien käytön suunnitelmallisuus, seuranta Mediapajan osaaminen Edelläkävijänä toimiminen tietotekniikassa ja verkko-opetustarjoinnassa Monipuoliset kouluttautumismahdollisuudet ja avun saatavuus Henkilöstöllä käytössään pääsääntöisesti ajanmukaiset ja tarpeelliset TVT-laitteet ja –ohjelmistot Pisteet yhteensä: 3+2+3+3+2 = 13/ 25 P

KUMPPANUUDET JA RESURSSIT Kehittämisen kohteet • • • • Yritysyhteistyön vähäisyys lisääminen tarpeen Käytävä keskustelua tehtävänjaosta sidosryhmätyöstä (Jyränkölän sisällä) Tiedottaminen koko Jyränkölää ajatellen Opiskelijan ja ei opiskelijan äänen saaminen paremmin kuuluviin Opiskelijafoorumin/ideointiryhmän perustaminen, ideointiväylien/tilaisuuksien lisääminen Taloudellisuusseurannan tehostaminen kursseittain – yksikköhintatietoisuuden lisääminen Opintomaksujärjestelmä talouden seuranta ja ennustettavuus vaikeaa Kustannusseurannan ja ennakoitavuuden parantaminen Tietoisuuden lisääminen tietoturvaan liittyvistä asioista henkilöstön kesken Ennakoinnin lisääminen – proaktiivisuus Salassapitolomakkeen luominen uusille työntekijöille/harjoittelijoille Muutamia teknisiä rajoitteita esim. Second Lifen käytössä Tuntiopettajien aktiivisuuden lisääminen: IT –koulutukset, sähköiset kirjeet ja tuntikirjanpito TVT-suunnitelman ajantasaistaminen.

5. PROSESSIT Vahvuudet • • • Palveluiden/opetuksen saavutettavuuteen panostetaan toimintojen suunnittelussa (ajallinen, fyysinen, sisällöllinen) Prosessit on sisäistetty arjessa, vakka käsitteissä on epätietoisuutta toimii. Asiakkaiden palautteet käsitellään säännöllisesti vaikutus kehittämiseen Kehittämisen kohteet • • • Epäselvyyttä ydin-tukiprosessien määrittelyssä prosessikartan laatiminen ja ydintehtävien määrittely Toimenkuvien selkiinnyttämistä edelleen Markkinointisuunnitelman loppuun saattaminen Tuntiopettajien roolin kasvattaminen toiminnan kehittämisessä Ilmoittautumiskäytäntöjen yksinkertaistaminen • Pisteet yhteensä: 3+3+2 = 8 /15

6. ASIAKASTULOKSET Vahvuudet • Opiskelijat tyytyväisiä opetuksen laatuun ja henkilöstöön. Kehittämisen kohteet • • • keskeyttämiset, uudet opiskelijat seuranta Osallisuutta kuvaavien mittarien laatiminen Lisää asiakkaiden palautetta – tapoja kerätä sitä. Pisteet yhteensä: 2+3 = 5 /10

7. HENKILÖSTÖTULOKSET Vahvuudet • • • Työhyvinvointikyselyt, asiakaspalautteen kerääminen säännöllisiä OSAAVA- hankkeen avulla parannettu kouluttautumismahdollisuuksia ja kehittämään mm. osaamisen jakamista Tulosten mukaan …? Kehittämisen kohteet • • • Osaamista ja osaamisen kehittymistä kuvaavia mittareita kehitetty ja tietoa ei tällä hetkellä systemaattisesti kerätty Opettajien osaamisen kirjaaminen ja kouluttautumisen seuranta HELLEWIIN Viestinnän kehittäminen Yhteisen opettajanhuoneen /kohtaamispaikan / kehittäminen kohtaamismahdollisuuksien lisääminen Sisäisen, osastojen välisen yhteistyön kehittäminen avoimemmaksi • Pisteet yhteensä: 2+3, 5= 5, 5/10

8. YHTEISKUNNALLISET TULOKSET • Vahvuudet • • • Mediapaja, työllistäminen Arvopohja tukena toiminnalle Oppilaitosyhteistyö hanketoiminnassa • Kehittämisen kohteet • • Oman vaikuttavuuden esiinnostaminen julkisuudessa Sidosryhmien arvioinnin/osallisuuden tehostaminen • Pisteet yhteensä: 3+3 = 6/10

9. KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET Vahvuudet • • • Opisto on melko kustannustehokas vertailtaessa muihin opistoihin Vahva hankeosaaminen lisää opistoon tulevan ulkopuolisen rahoituksen määrää ja tasapainottaa taloutta. Hankerahoitus lisääntynyt kahden viime vuoden aikana. Opetussuunnitelma/tarjonta on uudistuva ja dynaaminen. Uusien hankkeiden valinta perustuu kehittämissuunnitelmaan Hanke- ja kehittämistoiminnan hallintaa ja tulosten arviointia edesauttaa Keho-työskentely ja hanketaloustiimin toiminta. Vakiintunut, hienoisessa nousussa oleva opiskelijamäärä Opiskelijoiden sosiaalinen ja ikäjakauma on kattava. Suunnittelu on melko tehokasta: suunniteltujen mutta ei -toteutuneiden kurssien määrä on laskenut. Hankerahoituksen määrän lisääntyminen ja kehittämistoiminnan systematisoituminen. Kehittämisen kohteet • • Hellewin tuomien mahdollisuuksien kartoittaminen kurssien hinta/kannattavuusseurannassa Taloudellisen tuloksen ennakoitavuus-läpinäkyvyys Taloussuunnittelu- sisäisten menojen seurantaan tunnuslukuja Kaupungin avustuksen kasvattamisen puolesta tehtävä työtä Opiston todellisen tuloksen selvittämiseksi tarvittavien uusien mittareiden määritteleminen Tunnuslukujen ja taloustilanteen käsittelyä yhdessä henkilöstön kanssa vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Uusien toimintatapojen ja käytäntöjen kirjaaminen ja seuranta. Tilauskoulutuksen/sivukyliin vietävän koulutuksen määrän lisääminen • Pisteet yhteensä: 3, 5 + 2+2, 5 = 8 / 15

KEHITTÄMISKOHTEET VUODELLE 2012 -2013 • 5: Prosessit • 9: Keskeiset suorituskykytulokset • 2: Strategiat ja toiminnan suunnittelu Aikataulutus lukuvuodeksi 2012 -2013

KEHITTÄMISKOHTEET: • 2013 -2014 • 2014 -2015 Keväällä 2015 Caf-kokonaisprosessin tsekkaus ja uusien kehittämisalueiden valinta